Kuinka uudet ravintolan omistajat voivat alkaa vastaanottaa luottokortteja

Luottokorttien vastaanottaminen on yksi ensimmäisistä operatiivisista päätöksistä, joita monen ravintolan perustajan täytyy tehdä. Asiakkaat odottavat sitä, tarjoilijat luottavat siihen, ja nykyaikainen kirjanpito rakentuu sen varaan. Uudelle ravintolalle oikea maksujen vastaanottoratkaisu voi parantaa myyntiä, yksinkertaistaa käteisen käsittelyä ja vähentää kitkaa kassalla.

Keskeistä on tarkastella maksujen käsittelyä osana laajempaa yrityksen perustamista. Ennen kuin valitset päätelaitteen tai allekirjoitat maksunkäsittelysopimuksen, varmista, että ravintolasi rakenne on kunnossa, pankkiasiat ovat valmiina ja käytännöt selkeät. Tämä alkuvaiheen pohjatyö voi säästää aikaa, pienentää kuluja ja auttaa välttämään turhia compliance-ongelmia myöhemmin.

Miksi luottokorttien vastaanottaminen on tärkeää uusille ravintoloille

Monet ruokailijat olettavat nykyään voivansa maksaa kortilla, lähimaksulla tai mobiililompakolla. Jos tämä ei ole mahdollista, he saattavat tilata vähemmän, jättää juomarahan vähemmälle tai lähteä kokonaan pois. Ravintolalle, joka pyrkii rakentamaan toistuvaa asiakaskuntaa, rajalliset maksuvaihtoehdot voivat muodostua todelliseksi esteeksi.

Korttimaksujen vastaanottaminen voi auttaa myös seuraavissa asioissa:

• Suuremmat keskiostokset, koska asiakkaat eivät ole sidottuja lompakossaan olevaan käteiseen
• Nopeampi pöytäkierto, kun maksut käsitellään nopeasti
• Selkeämpi kirjanpito, koska korttitapahtumat on helpompi täsmäyttää kuin käteinen
• Parempi asiakaskokemus ryhmille, jotka jakavat laskun tai maksavat mobiililompakoilla
• Helpompi laajentuminen verkkotilauksiin, toimituksiin ja noutopalveluihin

Korttimaksujen vastaanottaminen ei kuitenkaan ole ilmaista. Maksunkäsittelykulut, laitteistokustannukset, takaisinperinnät ja hyvitysten hallinta vaikuttavat kaikki katteeseen. Uusien omistajien kannattaa käsitellä maksujen käyttöönottoa liiketoimintapäätöksenä, ei vain teknisenä ratkaisuna.

Aloita yrityksen perustasta

Ennen kuin ravintola alkaa vastaanottaa korttimaksuja, yrityksen itsensä tulisi olla perustettu oikein. Maksunkäsittelijät ja pankit haluavat tavallisesti nähdä laillisen yritysmuodon, verotunnuksen ja yrityksen pankkitilin.

Monille perustajille tämä tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa:

• LLC:n tai yhtiön perustamista
• EIN-tunnuksen hankkimista
• Erillisen yrityspankkitilin avaamista
• Osavaltion ja paikallisten verovelvoitteiden rekisteröintiä
• Omistustietojen ja sisäisten hyväksyntöjen pitämistä järjestyksessä

Jos olet vielä perustamisvaiheessa, Zenindin kaltaiset palvelut voivat auttaa yrittäjiä perustamaan yhtiön, järjestämään perustamisdokumentit ja valmistelemaan yrityksen pankki- ja toimittajayhteistyötä varten. Siisti perustaminen helpottaa merchant services -hakemusta ja pitää yrityksen sekä henkilökohtaisen talouden erillään alusta alkaen.

Valitse oikea maksunkäsittelymalli

Kaikki maksunkäsittelijät eivät toimi samalla tavalla. Hinnoittelumallin ymmärtäminen ennen sopimuksen tekemistä on yksi parhaista tavoista hallita kustannuksia.

Kiinteähintainen hinnoittelu

Kiinteähintainen hinnoittelu veloittaa jokaisesta tapahtumasta yhden prosenttiosuuden ja kiinteän maksun. Se on helppo ymmärtää ja voi toimia hyvin hyvin pienille tai juuri avatuille ravintoloille, jotka haluavat yksinkertaisen laskutuksen.

Haittapuolena on, että kiinteähintaiset mallit ovat usein kalliimpia suuremmissa ostoksissa tai volyymiltaan suuremmissa toiminnoissa. Helppous voi tulla lisähintaan.

Portaittainen hinnoittelu

Portaittainen hinnoittelu jakaa tapahtumat kategorioihin, kuten qualified, mid-qualified ja non-qualified. Ongelma on, että kunkin portaan säännöt eivät aina ole läpinäkyviä, ja todellisia kustannuksia voi olla vaikea ennustaa.

Tämä malli on usein vähemmän edullinen ravintolan omistajille, jotka haluavat selkeän näkyvyyden jokaiseen kuluerään.

Interchange-plus-hinnoittelu

Interchange-plus-hinnoittelu erottaa korttiverkoston ja kortin myöntäneen pankin kustannuksen maksunkäsittelijän katteesta. Monille ravintoloille tämä on läpinäkyvin malli ja usein pitkällä aikavälillä kustannustehokkain.

Se on erityisen hyödyllinen, kun tapahtumamäärä kasvaa ja omistaja haluaa ymmärtää tarkasti, mistä veloitus muodostuu.

Ymmärrä tärkeimmät maksut

Ravintolan omistajien kannattaa tuntea tärkeimmät kululuokat ennen palveluntarjoajien vertailua.

Interchange-maksut

Nämä maksut määräävät korttiverkot, ja ne maksetaan kortin myöntäneelle pankille. Ne ovat yleensä suurin osa maksunkäsittelyn kustannuksista.

Arviointi- tai verkkomaksut

Korttibrändit voivat veloittaa lisämaksuja verkkoon liittyen maksuinfrastruktuurin ylläpitämiseksi.

Maksunkäsittelijän kate

Tämä on maksunkäsittelijän itse veloittama maksu. Se on neuvoteltavin osa sopimusta ja tärkein kohta, jossa ravintolat voivat vertailla tarjouksia.

Laitteisto- ja ohjelmistokustannukset

POS-päätelaitteet, tabletit, tulostimet, keittiön näyttöjärjestelmät ja ohjelmistotilaukset voivat kaikki tuoda jatkuvia tai kertaluonteisia kustannuksia.

Takaisinperintä- ja hyvityskustannukset

Ravintoloiden on ymmärrettävä, mitä tapahtuu, kun asiakas riitauttaa maksun tai kun hyvitys on tehtävä valituksen tai peruutuksen jälkeen.

Valitse oikea POS-järjestelmä

Ravintolan POS tekee muutakin kuin vain vastaanottaa maksun. Se yhdistää usein salin, keittiön ja kirjanpidon yhdeksi työvirraksi.

Kun arvioit POS-järjestelmää, etsi seuraavia ominaisuuksia:

• Lähimaksu-, pyyhkäisy-, siru- ja mobiililompakkotuki
• Pöytähallinta ja laskun jakaminen
• Juomarahan kyselyt ja juomarahojen hallinta
• Integraatiot varaston ja palkanlaskennan työkaluihin
• Raportointi, joka helpottaa päivittäistä täsmäytystä
• Yhteensopivuus maksunkäsittelijäsi ja laitteistosi kanssa
• Tarvittaessa verkkotilauksen tai toimituksen integraatiot

Paras järjestelmä pienelle kahvilalle ei välttämättä ole paras täyden palvelun ravintolalle. Valitse työkalu sen liiketoimintamallin mukaan, jota todella harjoitat.

Laadi käytännöt ennen avaamista

Selkeät sisäiset käytännöt auttavat ehkäisemään sekaannuksia ensimmäisestä päivästä lähtien.

Juomarahojen käsittely

Päätä, miten juomarahat kerätään, raportoidaan ja jaetaan. Käytännön tulee olla oman osavaltiosi palkka- ja työlainsäädännön mukainen.

Hyvitykset ja mitätöinnit

Kouluta henkilökunta siihen, milloin hyvitys on sallittu, kuka voi hyväksyä sen ja miten mitätöinnit kirjataan.

Käteinen vai kortti -hinnoittelu

Jos aiot tarjota käteisalennuksia tai korttilisämaksuja, varmista, että lähestymistapa on sallittu siellä, missä toimit, ja että opasteet ovat sääntöjen mukaisia.

Kuitit ja kirjanpitosäännöt

Säilytä tapahtumatiedot, päivän sulkemisraportit ja maksunkäsittelijän tilitykset järjestyksessä, jotta täsmäytys on nopeaa ja tarkkaa.

Vähennä käsittelykustannuksia palvelusta tinkimättä

Ravintolat voivat usein pienentää todellisia maksunkäsittelykustannuksia hallitsemalla sitä, miten tapahtumia käsitellään.

Hyödyllisiä käytäntöjä ovat esimerkiksi:

• Korttimaksujen tekeminen paikan päällä aina kun mahdollista
• Siru- tai lähimaksun käyttäminen syötettyjen korttitietojen sijaan
• Korttitietojen suojaaminen petosriskin pienentämiseksi
• Kuukausiraporttien tarkistaminen piilokulujen tai päällekkäisten veloitusten varalta
• Maksunkäsittelijän katteen neuvotteleminen, kun tapahtumavolyymi kasvaa
• Laitteistovuokrausten välttäminen, jos niiden kokonaishinta on korkeampi kuin suora osto

Pienilläkin operatiivisilla valinnoilla voi olla merkittävä vaikutus vuoden aikana.

Suojaa yritys petoksilta ja takaisinperinnöiltä

Ravintolat eivät ole immuuneja petoksille, maksuriidoille tai niin sanotuille ystävällisille takaisinperinnöille. Yksinkertainen ehkäisystrategia voi säästää aikaa ja rahaa.

Parhaita käytäntöjä ovat esimerkiksi:

• Epätavallisten tai suurten tilausten tarkka vahvistaminen
• Allekirjoitettujen tai sähköisten kuittien säilyttäminen, kun se on tarpeen
• EMV-yhteensopivien päätelaitteiden ja tokenisoitujen maksujärjestelmien käyttäminen
• Henkilöstön kouluttaminen havaitsemaan epäilyttävää toimintaa
• Tilaustietojen säilyttäminen toimitus- ja noutotilauksia varten
• Vastaaminen riitoihin nopeasti ja täydellisellä dokumentaatiolla

Takaisinperintöjä on helpompi puolustaa, kun yritys pitää alusta alkaen järjestettyä kirjanpitoa.

Valmistaudu verkko- ja mobiilitilauksiin

Monet ravintolat vastaanottavat nykyään maksuja myös tiskin ulkopuolella. Verkkotilaukset, noudot, toimitussovellukset ja mobiilimaksulinkit edellyttävät maksujärjestelmää, joka pystyy käsittelemään etämaksuja.

Jos ravintolasi aikoo kasvaa tähän suuntaan, valitse työkalut, jotka tukevat seuraavaa:

• Kortti- ei-läsnä-tilanteen tapahtumat
• Turvalliset maksusivut
• Sähköiset kuitit
• Tilausten seuranta ja täsmäytys
• Integraatio verkkosivuston tai kolmannen osapuolen tilausalustan kanssa

Joustava maksuratkaisu helpottaa laajentumista myöhemmin.

Käynnistyksen tarkistuslista uusille ravintolan omistajille

Varmista ennen ensimmäisen korttimaksun vastaanottamista seuraavat asiat:

• Laillinen yhtiömuoto on perustettu ja hyvässä asemassa
• EIN ja yrityksen pankkitili ovat aktiivisia
• Merchant account -hakemus on hyväksytty
• Maksunkäsittelyn hinnat ja sopimusehdot on tarkistettu
• POS-laitteisto on asennettu ja testattu
• Henkilöstö on koulutettu maksuprosesseihin
• Juomaraha-, hyvitys- ja takaisinperintäkäytännöt on dokumentoitu
• Turva-asetukset ja käyttäjäoikeudet on määritetty
• Testitapahtumat on suoritettu onnistuneesti

Huolellinen käyttöönotto vähentää toiminnallisia virheitä silloin, kun ravintola on kiireinen.

Missä Zenind auttaa

Monille perustajille maksunkäsittely on vain yksi osa ravintolan avaamista. Yritys tarvitsee myös oikean juridisen rakenteen, hakemustuen ja hallinnollisen perustan toimiakseen sujuvasti.

Zenind auttaa yrittäjiä rakentamaan tätä pohjaa tukemalla yrityksen perustamista ja siihen liittyviä startup-tehtäviä. Kun yhtiö on järjestetty kunnolla, yrityspankkitilin avaaminen, merchant services -hakeminen ja ravintolan pyörittäminen niin, että yrityksen ja henkilökohtaiset varat pysyvät erillään, on paljon helpompaa.

Tämä rakenne on tärkeä paitsi maksujen myös pitkän aikavälin kasvun, compliance-vaatimusten ja toimittajien sekä rahoituskumppaneiden luottamuksen kannalta.

Lopuksi

Luottokorttien vastaanottaminen ei ole vain mukavuustekijä. Uudelle ravintolalle se on osa perusliiketoimintamallia. Parhaat tulokset syntyvät, kun oikea juridinen perustaminen, oikea maksunkäsittelijä, oikea POS-järjestelmä ja selkeät sisäiset käytännöt yhdistyvät.

Huolellisesti suunnittelevat omistajat voivat pienentää kuluja, parantaa asiakaskokemusta ja luoda maksuprosessin, joka skaalautuu liiketoiminnan mukana. Mitä aikaisemmin nämä järjestelmät otetaan käyttöön, sitä sujuvampi ravintolan avaus ja kasvu on.