Cách chủ nhà hàng mới có thể bắt đầu chấp nhận thẻ tín dụng

Chấp nhận thẻ tín dụng là một trong những quyết định vận hành đầu tiên mà nhiều người sáng lập nhà hàng cần đưa ra. Khách hàng mong đợi điều đó, nhân viên phục vụ dựa vào điều đó, và công tác kế toán hiện đại cũng phụ thuộc vào điều đó. Với một nhà hàng mới, thiết lập chấp nhận thẻ phù hợp có thể giúp tăng doanh số, đơn giản hóa việc xử lý tiền mặt và giảm ma sát tại quầy thanh toán.

Điều quan trọng là xem xét xử lý thanh toán như một phần của việc thiết lập doanh nghiệp tổng thể. Trước khi chọn máy quẹt thẻ hoặc ký hợp đồng xử lý thanh toán, hãy chắc chắn rằng nhà hàng của bạn được cấu trúc đúng, tài khoản ngân hàng đã sẵn sàng và các chính sách nội bộ đã rõ ràng. Nền tảng ban đầu đó có thể giúp tiết kiệm thời gian, giảm phí và tránh những vấn đề tuân thủ có thể phòng ngừa về sau.

Vì sao việc chấp nhận thẻ tín dụng quan trọng với nhà hàng mới

Nhiều thực khách hiện mặc định rằng họ có thể thanh toán bằng thẻ, thiết bị chạm không tiếp xúc hoặc ví điện tử. Nếu không thể, họ có thể gọi món ít hơn, giảm tiền tip, hoặc rời đi. Với một nhà hàng đang cố gắng xây dựng khách hàng quay lại, các lựa chọn thanh toán hạn chế có thể trở thành một rào cản thực sự.

Chấp nhận thẻ cũng có thể giúp:

• Tăng giá trị hóa đơn trung bình, vì khách không bị giới hạn bởi số tiền mặt mang theo
• Tăng tốc độ xoay vòng bàn khi việc thanh toán được xử lý nhanh
• Sổ sách gọn gàng hơn vì giao dịch thẻ dễ đối soát hơn tiền mặt
• Trải nghiệm khách hàng tốt hơn cho các nhóm chia hóa đơn hoặc thanh toán bằng ví điện tử
• Dễ mở rộng sang đặt hàng trực tuyến, giao hàng và mua mang đi

Tuy vậy, việc chấp nhận thẻ không phải là miễn phí. Phí xử lý, chi phí phần cứng, bút toán chargeback và quản lý hoàn tiền đều ảnh hưởng đến biên lợi nhuận. Chủ mới nên xem thiết lập thanh toán là một quyết định kinh doanh, không chỉ là một quyết định kỹ thuật.

Bắt đầu từ nền tảng doanh nghiệp

Trước khi nhà hàng bắt đầu nhận thanh toán bằng thẻ, doanh nghiệp cần được thiết lập đúng cách. Các đơn vị xử lý và ngân hàng thường muốn thấy một pháp nhân hợp lệ, mã số thuế và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.

Với nhiều người sáng lập, điều này có nghĩa là:

• Thành lập LLC hoặc công ty cổ phần
• Xin EIN
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Đăng ký các yêu cầu thuế cấp bang và địa phương
• Lưu trữ hồ sơ chủ sở hữu và phê duyệt nội bộ một cách có tổ chức

Nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn thành lập, các dịch vụ như Zenind có thể giúp doanh nhân thành lập công ty, sắp xếp hồ sơ thành lập và chuẩn bị doanh nghiệp cho ngân hàng cũng như quá trình làm việc với nhà cung cấp. Một bộ hồ sơ gọn gàng sẽ giúp việc nộp đơn mở tài khoản merchant service dễ hơn và giữ tài chính doanh nghiệp tách biệt với tài chính cá nhân ngay từ đầu.

Chọn mô hình xử lý thanh toán phù hợp

Không phải tất cả đơn vị xử lý đều hoạt động giống nhau. Hiểu mô hình định giá trước khi đăng ký là một trong những cách tốt nhất để kiểm soát chi phí.

Định giá theo mức cố định

Định giá theo mức cố định tính một tỷ lệ phần trăm và một khoản phí cố định cho mỗi giao dịch. Mô hình này dễ hiểu và có thể phù hợp với các nhà hàng rất nhỏ hoặc mới mở, muốn cách tính đơn giản.

Tuy nhiên, đánh đổi là các gói phí cố định thường đắt hơn với hóa đơn giá trị lớn hoặc khi vận hành có sản lượng cao. Sự tiện lợi có thể đi kèm chi phí cao hơn.

Định giá theo tầng

Định giá theo tầng nhóm giao dịch thành các loại như đủ điều kiện, trung gian và không đủ điều kiện. Vấn đề là quy tắc cho từng tầng có thể không phải lúc nào cũng minh bạch, và chi phí thực tế có thể khó dự đoán.

Mô hình này thường ít thuận lợi hơn cho chủ nhà hàng muốn nhìn rõ từng thành phần phí.

Định giá interchange-plus

Định giá interchange-plus tách chi phí của mạng thẻ và ngân hàng phát hành khỏi phần markup của đơn vị xử lý. Với nhiều nhà hàng, đây là mô hình minh bạch nhất và thường tiết kiệm chi phí nhất theo thời gian.

Mô hình này đặc biệt hữu ích khi sản lượng giao dịch tăng và chủ doanh nghiệp muốn hiểu chính xác khoản nào đang bị tính phí.

Hiểu các loại phí chính

Chủ nhà hàng nên nắm các nhóm phí chính trước khi so sánh nhà cung cấp.

Phí interchange

Đây là khoản phí do mạng thẻ quy định và được trả cho ngân hàng phát hành thẻ. Thông thường, đây là phần lớn nhất trong chi phí xử lý.

Phí đánh giá hoặc phí mạng lưới

Các thương hiệu thẻ có thể tính thêm phí liên quan đến mạng để duy trì cơ sở hạ tầng thanh toán.

Phần markup của đơn vị xử lý

Đây là khoản phí do chính nhà cung cấp dịch vụ thanh toán thu. Đây là phần có thể thương lượng nhiều nhất trong thỏa thuận và là nơi các nhà hàng có thể so sánh đề nghị.

Chi phí phần cứng và phần mềm

Máy POS, máy tính bảng, máy in, hệ thống hiển thị bếp và phí thuê bao phần mềm đều có thể làm phát sinh chi phí định kỳ hoặc chi phí ban đầu.

Chi phí chargeback và hoàn tiền

Nhà hàng nên hiểu điều gì xảy ra khi khách tranh chấp một khoản thanh toán hoặc khi cần hoàn tiền sau khi có khiếu nại hoặc hủy đơn.

Chọn hệ thống POS phù hợp

Một hệ thống POS cho nhà hàng không chỉ để nhận thanh toán. Nó thường kết nối khu vực phục vụ, bếp và kế toán vào cùng một quy trình làm việc.

Khi đánh giá POS, hãy tìm những tính năng sau:

• Hỗ trợ chạm, quẹt, chip và ví điện tử
• Quản lý bàn và chia hóa đơn
• Gợi ý tiền tip và quản lý gratuity
• Tích hợp với công cụ quản lý tồn kho và bảng lương
• Báo cáo giúp việc đối soát hằng ngày dễ hơn
• Tương thích với nhà cung cấp thanh toán và phần cứng của bạn
• Tích hợp đặt hàng trực tuyến hoặc giao hàng nếu cần

Hệ thống tốt nhất cho một quán cà phê nhỏ có thể không phải là hệ thống tốt nhất cho một nhà hàng phục vụ đầy đủ. Hãy chọn công cụ phù hợp với mô hình kinh doanh thực tế của bạn.

Xây dựng chính sách trước khi mở cửa

Chính sách nội bộ rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn ngay từ ngày đầu.

Xử lý tiền tip

Quyết định cách tiền tip sẽ được thu, khai báo và phân chia. Chính sách này phải phù hợp với luật tiền lương và lao động của bang nơi bạn hoạt động.

Hoàn tiền và hủy giao dịch

Đào tạo nhân viên về thời điểm được hoàn tiền, ai có quyền phê duyệt và cách ghi nhận các giao dịch hủy.

Định giá tiền mặt so với thẻ

Nếu bạn dự định áp dụng giảm giá khi trả tiền mặt hoặc phụ phí khi thanh toán bằng thẻ, hãy chắc chắn rằng cách làm đó được phép tại nơi bạn hoạt động và biển báo tuân thủ quy định.

Quy tắc biên nhận và lưu hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ giao dịch, báo cáo chốt ngày và sao kê từ đơn vị xử lý để việc đối soát nhanh chóng và chính xác.

Giảm chi phí xử lý mà không làm giảm chất lượng phục vụ

Nhà hàng thường có thể giảm chi phí xử lý hiệu dụng bằng cách quản lý cách các giao dịch được thực hiện.

Các thực hành hữu ích bao gồm:

• Khuyến khích giao dịch trực tiếp bằng thẻ khi có thể
• Dùng thanh toán chip hoặc chạm thay vì nhập tay
• Bảo vệ dữ liệu thẻ để giảm rủi ro gian lận
• Xem lại sao kê hằng tháng để tìm phí ẩn hoặc phí trùng
• Thương lượng lại phần markup của đơn vị xử lý khi sản lượng giao dịch tăng
• Tránh thuê thiết bị trả góp dài hạn nếu chi phí cao hơn mua đứt

Những lựa chọn vận hành nhỏ có thể tạo ra tác động đáng kể trong cả năm.

Bảo vệ doanh nghiệp khỏi gian lận và chargeback

Nhà hàng không miễn nhiễm với gian lận, tranh chấp thanh toán hay chargeback thiện chí. Một chiến lược phòng ngừa đơn giản có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Các thực hành tốt bao gồm:

• Xác minh cẩn thận các đơn hàng bất thường hoặc giá trị cao
• Lưu giữ biên nhận đã ký hoặc biên nhận điện tử khi cần
• Sử dụng máy chấp nhận thẻ EMV và hệ thống thanh toán được mã hóa token
• Đào tạo nhân viên nhận biết hành vi đáng ngờ
• Lưu hồ sơ đơn hàng cho giao hàng và nhận tại cửa hàng
• Phản hồi tranh chấp nhanh chóng bằng tài liệu đầy đủ

Chargeback dễ phản biện hơn khi doanh nghiệp lưu hồ sơ có tổ chức ngay từ đầu.

Chuẩn bị cho đơn hàng trực tuyến và trên di động

Ngày nay nhiều nhà hàng chấp nhận thanh toán vượt ra ngoài quầy thu ngân. Đặt hàng trực tuyến, nhận hàng bên lề, ứng dụng giao hàng và liên kết thanh toán di động đều phụ thuộc vào một hệ thống thanh toán có thể xử lý giao dịch từ xa.

Nếu nhà hàng của bạn dự định phát triển theo hướng đó, hãy chọn công cụ có thể hỗ trợ:

• Giao dịch không có mặt thẻ
• Trang thanh toán an toàn
• Biên nhận điện tử
• Theo dõi và đối soát đơn hàng
• Tích hợp với website hoặc nền tảng đặt hàng bên thứ ba

Một thiết lập thanh toán linh hoạt sẽ giúp việc mở rộng sau này dễ dàng hơn.

Danh sách kiểm tra trước khi ra mắt cho chủ nhà hàng mới

Trước khi nhận giao dịch thẻ đầu tiên, hãy xác nhận các mục sau:

• Pháp nhân đã được thành lập và đang ở trạng thái tốt
• EIN và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp đang hoạt động
• Hồ sơ đăng ký merchant account đã được phê duyệt
• Tỷ lệ xử lý và điều khoản hợp đồng đã được xem xét
• Phần cứng POS đã được lắp đặt và kiểm tra
• Nhân viên đã được đào tạo về quy trình thanh toán
• Chính sách tip, hoàn tiền và chargeback đã được ghi lại
• Cài đặt bảo mật và quyền người dùng đã được cấu hình
• Các giao dịch thử đã chạy thành công

Một lần ra mắt cẩn thận sẽ giảm lỗi vận hành khi nhà hàng đang bận.

Zenind hỗ trợ như thế nào

Với nhiều người sáng lập, xử lý thanh toán chỉ là một phần trong quá trình mở nhà hàng. Doanh nghiệp còn cần cấu trúc pháp lý phù hợp, hỗ trợ hồ sơ và thiết lập hành chính để vận hành trơn tru.

Zenind giúp doanh nhân xây dựng nền tảng đó bằng cách hỗ trợ thành lập công ty và các nhiệm vụ khởi nghiệp liên quan. Khi pháp nhân được tổ chức đúng cách, việc mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, nộp đơn xin dịch vụ merchant và vận hành nhà hàng với sự tách bạch rõ ràng giữa tài chính doanh nghiệp và cá nhân sẽ dễ hơn nhiều.

Cấu trúc đó không chỉ quan trọng cho thanh toán, mà còn cho tăng trưởng dài hạn, tuân thủ và uy tín với nhà cung cấp cũng như các đối tác tài chính.

Kết luận

Chấp nhận thẻ tín dụng không chỉ là một tiện ích. Với một nhà hàng mới, đó là một phần của mô hình vận hành cơ bản. Kết quả tốt nhất đến từ việc kết hợp cấu trúc pháp lý phù hợp, đơn vị xử lý phù hợp, hệ thống POS phù hợp và các chính sách nội bộ rõ ràng.

Những chủ sở hữu lập kế hoạch cẩn thận có thể giảm phí, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tạo ra quy trình thanh toán có thể mở rộng cùng doanh nghiệp. Những hệ thống đó được thiết lập càng sớm thì việc mở cửa và phát triển của nhà hàng sẽ càng suôn sẻ.