Как да създадете политика за съхранение на имейли за вашия бизнес

Политиката за съхранение на имейли е един от най-лесните начини да намалите правния риск, да подобрите управлението на архивите и да засилите бизнес сигурността. За много компании имейлът е мястото, където се договарят договори, обсъждат се въпроси, свързани със служители, документират се оплаквания на клиенти и се вземат оперативни решения. Без ясна политика за съхранение тази информация може да се превърне в риск.

Добре изработената политика казва на екипа ви какво да запазва, какво да изтрива, кога да архивира и как да реагира, когато записи трябва да бъдат запазени по правни или съответствени причини. Тя също така помага на бизнеса ви да избегне ненужни разходи за съхранение и намалява вероятността чувствителна информация да остане в пощенските кутии по-дълго, отколкото е необходимо.

За предприемачи и собственици на малък бизнес политиката за съхранение на имейли не е просто ИТ документ. Тя е част от по-широка стратегия за съответствие, която подпомага отговорния растеж още от самото начало. Ако създавате нова компания или въвеждате основни оперативни процеси, съхранението на имейли трябва да бъде част от бизнес основата ви.

Какво прави политиката за съхранение на имейли

Политиката за съхранение на имейли е писан набор от правила, който обяснява колко дълго различните категории имейли трябва да се пазят и как трябва да бъдат унищожавани след изтичане на този срок. Тя трябва да обхваща:

• Какви видове имейл записи създава или получава вашата компания
• Колко дълго трябва да се съхранява всяка категория
• Къде се съхраняват запазените съобщения
• Кой има достъп до архивираните съобщения
• Как се извършва изтриването
• Кога правно задържане отменя обичайните правила за изтриване
• Как се преглежда и актуализира политиката

Целта е последователност. Когато всеки служител решава самостоятелно какво да пази, записите стават разпокъсани и рискови. Политиката създава стандартен процес, който е по-лесен за обучение, одит и прилагане.

Защо съхранението на имейли е важно

Бизнесите често подценяват риска от това да пазят твърде много имейли твърде дълго. Претъпканата входяща кутия не е единственият проблем. Съхранението на имейли засяга правната експозиция, съответствието с правилата за поверителност, сигурността и оперативната ефективност.

1. Правни и регулаторни задължения

Някои записи трябва да се съхраняват за определен период съгласно федерални, щатски или отраслови правила. Тези изисквания могат да варират в зависимост от вида на бизнеса, вида на данните и мястото, където оперирате.

2. Подготовка за спорове и съдебни дела

Ако компанията ви се включи в спор, имейлите ви може да се превърнат в доказателства. Ясната политика за съхранение помага да се запазят релевантните съобщения и избягва непоследователни практики на изтриване, които могат да създадат правни проблеми.

3. Поверителност и сигурност

Колкото повече имейл данни съхранява вашият бизнес, толкова повече данни са изложени при компрометиране на акаунт. Съхраняването само на необходимото намалява обема на чувствителната информация, която е под риск.

4. По-добра организация

Политиките улесняват служителите да намират нужните им записи и да избягват натрупването на остарели съобщения в личните пощенски кутии.

5. По-ниски разходи за съхранение

Въпреки че облачното съхранение е удобно, ненужното задържане все пак добавя разходи и сложност. Архивирането само на правилните записи помага на екипа ви да управлява системите по-ефективно.

Започнете с правната рамка

Вашата политика за съхранение трябва да се основава на законите и задълженията, които се прилагат за вашия бизнес. Конкретните правила зависят от индустрията и вида запис, така че тази част трябва да бъде прегледана с юрист или квалифициран специалист по съответствие.

Чести източници на изисквания за съхранение включват:

• Данъчни и ведомостни правила
• Закони за кадрови записи
• Практики за договорни и корпоративни архиви
• Закони за защита на потребителската неприкосновеност
• Регулации за финансови услуги
• Задължения за поверителност в здравеопазването
• Одитни изисквания, специфични за сектора

Ако бизнесът ви обработва лични данни, финансови записи, информация за служители или регулирани данни на клиенти, трябва да приемете, че поне някои имейл записи трябва да бъдат съхранявани за определен период.

Изградете политиката около категории имейли

Не всеки имейл трябва да се третира еднакво. Бюлетин, фактура от доставчик и подписан договор с клиент не трябва да имат един и същ срок на съхранение.

Практичната политика групира имейлите в категории като:

• Договори с клиенти и преговори
• Финансови и данъчни записи
• Кадрови и HR комуникации
• Вътрешни оперативни и управленски решения
• Кореспонденция по продажби и маркетинг
• Запитвания за поддръжка и оплаквания
• Инциденти със сигурността и разследвания
• Рутинни или нискостойностни административни имейли

За всяка категория определете:

• Причината, поради която трябва да се съхранява
• Периода на съхранение
• Мястото за съхранение
• Методът на изтриване след изтичане
• Дали има изключения

Този подход прави политиката по-лесна за поддържане и значително по-лесна за разбиране от служителите.

Определете какво се счита за запис

Честа грешка е да се приема, че всеки имейл е бизнес запис. Това не е вярно. Някои съобщения са временни и оперативни, докато други документират решения, ангажименти или регулирана дейност.

Вашата политика трябва да дефинира какво се счита за запис. Примери включват:

• Подписани договори, изпратени по имейл
• Окончателни одобрения или разрешения
• Фактури и касови бележки
• Комуникации за наемане или освобождаване от работа
• Формални жалби или спорове
• Инструкции от клиенти, които засягат задължения
• Кореспонденция, свързана с одит

Съобщения, които са изцяло логистични, дублиращи се или незначителни, може да не е необходимо да се съхраняват, след като вече не служат на бизнес цел. Ключът е да бъдете целенасочени и последователни.

Определете периоди на съхранение според бизнес нуждите

Периодите на съхранение трябва да се основават на закон, оперативна необходимост и риск. Няма универсален срок, който да работи за всяка компания.

Когато определяте период на съхранение, задайте си въпросите:

• Изисква ли закон да съхраняваме този запис за минимален период?
• Ще има ли този имейл значение при спор или одит?
• Подкрепя ли съобщението счетоводни, данъчни, кадрови или съответствени задължения?
• Наистина ли бизнесът има нужда от този запис след определена дата?

Много бизнеси избират многостепенна структура. Например:

• Кратък срок за рутинна кореспонденция
• Среден срок за обичайни бизнес комуникации
• Дълъг срок за договори, HR досиета и записи за съответствие
• Безсрочно съхранение само когато е необходимо или обосновано

Избягвайте да пазите всичко завинаги, освен ако няма конкретна причина. Безсрочното съхранение често създава повече риск, отколкото стойност.

Включете правното задържане в политиката

Правното задържане, понякога наричано задържане за съдебен спор, временно спира изтриването, когато записите може да са релевантни за дело, разследване, одит или държавно искане.

Вашата политика трябва да обяснява:

• Кой може да одобри правно задържане
• Как се уведомяват служителите
• Кои системи са засегнати
• Как се идентифицират и запазват задържаните записи
• Как се отменя задържането
• Как се документира процесът

Това е важно, защото обичайните процедури за изтриване трябва да спрат, когато има наложено задържане. Ако системата ви за съхранение автоматично изтрива съобщения, тя трябва да може да спре това изтриване за засегнатите акаунти или папки.

Определете процедурите за съхранение и архивиране

Съхранението не е само за изтриване на стари имейли. То е и за запазване на важни записи в сигурен и лесно търсим формат.

Вашата политика трябва да разглежда:

• Дали имейлът се съхранява във входящата кутия, в архив или и на двете места
• Как се индексира и извлича архивираният имейл
• Дали архивите са отделни от резервните копия
• Колко дълго се пазят резервните копия
• Как архивираните записи са защитени от неоторизиран достъп

За повечето бизнеси специализирана система за архивиране е по-добра от това да се разчита само на пощенските кутии на служителите. Архивирането създава контролирана среда за управление на записи, която е по-лесна за администриране и одит.

Вградете сигурност в политиката

Политиката за съхранение на имейли трябва да работи заедно с вашите контролни механизми за сигурност. Съхранението без сигурност може всъщност да увеличи риска, защото запазените записи могат да съдържат чувствителни данни.

Важни защитни мерки включват:

• Силни пароли и многофакторна автентикация
• Контроли за достъп на базата на роли
• Шифроване на данните при пренос и в покой
• Ограничен достъп до архивните системи
• Одитни логове, които проследяват достъпа и изтриването
• Сигурни процедури за експортиране на записи

Ако бизнесът ви обработва чувствителна лична информация, финансови данни или регулирани записи, архивните и имейл системите ви трябва да са конфигурирани с приоритет върху сигурността.

Обучете служителите преди началото на прилагането

Дори най-добрата политика ще се провали, ако служителите не я разбират. Обучението трябва да обяснява както правилата, така и причината за тях.

Служителите трябва да знаят:

• Какви видове имейли трябва да се запазват
• Какво може да се изтрива и кога
• Как да използват споделени папки или инструменти за архивиране
• Как да ескалират известие за правно задържане
• Защо личните пощенски кутии не са хранилище за записи
• Към кого да се обръщат при въпроси за политиката

Обучението не трябва да е еднократно събитие. Освежаващи обучения са важни, когато политиката се променя, когато екипите растат или когато бизнесът ви внедрява нови инструменти.

Определете отговорност и надзор

Политиката за съхранение на имейли трябва да има ясен собственик. В малък бизнес това може да бъде основателят, ръководителят на операциите, ръководителят по съответствие или външен консултант. В по-голяма компания собствеността често се споделя между правен отдел, ИТ, HR и ръководство.

Поне определете кой е отговорен за:

• Изготвяне и актуализиране на политиката
• Одобряване на графиците за съхранение
• Управление на инструментите за архивиране
• Реагиране при правни задържания
• Обучение на служителите
• Обработване на изключения
• Преглед на съответствието

Ако никой не носи отговорност за процеса, политиката бързо ще се отклони от практиката.

Създайте практичен график за съхранение

Графикът за съхранение превръща политиката в действие. Той изброява всеки тип запис, колко време се пази и какво се случва в края на този период.

Един прост график за съхранение може да включва колони за:

• Категория на имейла
• Бизнес цел
• Период на съхранение
• Място на съхранение
• Метод на унищожаване
• Отговорен отдел
• Правна или регулаторна основа

Графикът трябва да се преглежда заедно с по-широката ви рамка за съхранение на записи, така че правилата за имейл да са в синхрон с договорите, HR досиетата, данъчните документи и другите бизнес записи.

Избягвайте тези често срещани грешки

Съхраняване на всичко завинаги

Неограниченото съхранение увеличава риска, свързан с разкриване, поверителност и обем на данните. Бизнесите трябва да пазят само необходимото.

Изтриване без политика

Изтриването на случаен принцип създава непоследователно поведение и може да унищожи записи, които е трябвало да бъдат запазени.

Игнориране на лични имейл акаунти

Бизнес комуникация, която се води извън официалните системи, пак може да стане релевантна. Вашата политика трябва да адресира одобрените канали за комуникация.

Забравяне на резервните копия и архивите

Правилата за съхранение трябва да се прилагат за активните системи, архивите и процесите за резервно копиране, когато е уместно.

Неактуализиране на политиката

Законите, доставчиците и бизнес операциите се променят. Политика, която не се преглежда, бързо остарява.

Пропускане на обучението на служителите

Политика, която съществува само на хартия, няма да защити компанията на практика.

Как съхранението на имейли подпомага създаването на нов бизнес

Когато създавате бизнес, не създавате просто юридическо лице. Изграждате система за това как това лице ще работи, ще документира решенията си и ще остане в съответствие с изискванията.

Затова съхранението на имейли трябва да се обмисля рано, заедно с други основни елементи като:

• Избор на бизнес структура
• Услуги на регистриран агент
• Учредителни договори или устави
• Получаване на EIN
• Данъчно и лицензионно съответствие
• Вътрешен контрол и управление на документи

Zenind помага на предприемачите да изграждат стабилни бизнес основи в Съединените щати, а това включва и мислене за процесите по архивиране и съответствие, които поддържат дългосрочния растеж.

Контролен списък за внедряване

Използвайте този контролен списък, за да стартирате или подобрите политиката си:

1. Определете правните и бизнес изисквания, които се отнасят до вашите записи.
2. Избройте основните категории имейли, които вашата компания създава и получава.
3. Решете кои съобщения са записи и кои не са.
4. Определете периоди на съхранение за всяка категория.
5. Създайте процес за правно задържане.
6. Изберете сигурни инструменти за съхранение и архивиране.
7. Определете кой може да има достъп до запазените записи.
8. Напишете ясни процедури за изтриване.
9. Обучете служителите как работи политиката.
10. Преглеждайте политиката по редовен график.

Често задавани въпроси

Нуждаят ли се малките бизнеси от политика за съхранение на имейли?

Да. По-малките компании може да имат по-малко записи, но те все пак имат данъчни, кадрови, поверителни и договорни задължения. Често е достатъчна проста политика, за да започнете.

Трябва ли всички имейли да се архивират?

Не непременно. Архивирайте това, което има бизнес, правна или съответствена стойност. Рутинните имейли с ниска стойност може да не се нуждаят от дългосрочно съхранение.

Може ли съхранението на имейли да бъде автоматизирано?

Да. Много имейл и архивни платформи поддържат автоматизирани правила за съхранение и изтриване. Автоматизацията намалява човешката грешка, но все пак се нуждае от надзор.

Колко често трябва да се актуализира политиката?

Поне веднъж годишно и по-рано, ако законите, доставчиците или бизнес процесите се променят.

Какво ако даден имейл може да е нужен за съдебно дело?

Наложете незабавно правно задържане и спрете изтриването на съответните записи, докато задържането бъде отменено.

Заключителни мисли

Политиката за съхранение на имейли е малък документ с голямо въздействие. Тя помага на бизнеса ви да контролира риска, да защитава чувствителната информация, да изпълнява правните задължения и да управлява записите по-ефективно. Най-добрите политики са конкретни, писани, преподавани и редовно преглеждани.

Ако изграждате бизнес от самото начало, управлението на записи трябва да бъде част от вашия план за съответствие още от първия ден. Ясната политика за съхранение дава на екипа ви структура и на компанията ви по-здрава основа за растеж.