Πώς να δημιουργήσετε μια πολιτική διατήρησης email για την επιχείρησή σας

Μια πολιτική διατήρησης email είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους για να μειώσετε τον νομικό κίνδυνο, να βελτιώσετε τη διαχείριση αρχείων και να ενισχύσετε την ασφάλεια της επιχείρησης. Για πολλές εταιρείες, το email είναι το σημείο όπου διαπραγματεύονται συμβόλαια, συζητούνται θέματα προσωπικού, καταγράφονται παράπονα πελατών και λαμβάνονται επιχειρησιακές αποφάσεις. Χωρίς μια σαφή πολιτική διατήρησης, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να μετατραπούν σε υποχρέωση.

Μια καλά σχεδιασμένη πολιτική λέει στην ομάδα σας τι να διατηρεί, τι να διαγράφει, πότε να αρχειοθετεί και πώς να ανταποκρίνεται όταν τα αρχεία πρέπει να διατηρηθούν για νομικούς ή κανονιστικούς λόγους. Βοηθά επίσης την επιχείρησή σας να αποφεύγει περιττά έξοδα αποθήκευσης και μειώνει την πιθανότητα ευαίσθητες πληροφορίες να παραμένουν στα εισερχόμενα περισσότερο από όσο θα έπρεπε.

Για επιχειρηματίες και μικρούς επιχειρηματίες, μια πολιτική διατήρησης email δεν είναι απλώς ένα έγγραφο IT. Είναι μέρος μιας ευρύτερης στρατηγικής συμμόρφωσης που στηρίζει την υπεύθυνη ανάπτυξη από την αρχή. Αν ιδρύετε μια νέα εταιρεία ή θέτετε σε εφαρμογή βασικές λειτουργικές διαδικασίες, η διατήρηση email πρέπει να αποτελεί μέρος της επιχειρηματικής σας βάσης.

Τι κάνει μια πολιτική διατήρησης email

Μια πολιτική διατήρησης email είναι ένα γραπτό σύνολο κανόνων που εξηγεί για πόσο χρόνο πρέπει να διατηρούνται οι διαφορετικές κατηγορίες email και πώς πρέπει να απομακρύνονται μετά τη λήξη αυτής της περιόδου. Πρέπει να καλύπτει:

• Ποια είδη εγγραφών email δημιουργεί ή λαμβάνει η εταιρεία σας
• Για πόσο χρόνο πρέπει να διατηρείται κάθε κατηγορία
• Πού αποθηκεύονται τα μηνύματα που διατηρούνται
• Ποιοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στα αρχειοθετημένα μηνύματα
• Πώς γίνεται η διαγραφή
• Πότε μια νομική διατήρηση υπερισχύει των συνήθων κανόνων διαγραφής
• Πώς επανεξετάζεται και ενημερώνεται η πολιτική

Ο στόχος είναι η συνέπεια. Όταν κάθε εργαζόμενος αποφασίζει μόνος του τι θα κρατήσει, τα αρχεία γίνονται κατακερματισμένα και επικίνδυνα. Μια πολιτική δημιουργεί μια τυποποιημένη διαδικασία που είναι ευκολότερη στην εκπαίδευση, στον έλεγχο και στην επιβολή.

Γιατί έχει σημασία η διατήρηση email

Οι επιχειρήσεις συχνά υποτιμούν τους κινδύνους της διατήρησης υπερβολικά πολλών email για υπερβολικά μεγάλο χρονικό διάστημα. Ένα γεμάτο inbox δεν είναι το μόνο πρόβλημα. Η διατήρηση email επηρεάζει τη νομική έκθεση, τη συμμόρφωση με την ιδιωτικότητα, την ασφάλεια και τη λειτουργική αποδοτικότητα.

1. Νομικές και κανονιστικές υποχρεώσεις

Ορισμένα αρχεία πρέπει να διατηρούνται για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα βάσει ομοσπονδιακών, πολιτειακών ή κλαδικών κανόνων. Αυτές οι απαιτήσεις μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησής σας, το είδος των δεδομένων που εμπλέκονται και τον τόπο λειτουργίας σας.

2. Ετοιμότητα για δικαστική διαμάχη

Αν η εταιρεία σας εμπλακεί σε διαφορά, τα email σας μπορεί να αποτελέσουν αποδεικτικό στοιχείο. Μια σαφής πολιτική διατήρησης βοηθά στη διαφύλαξη των σχετικών μηνυμάτων και αποφεύγει ασυνεπείς πρακτικές διαγραφής που μπορούν να δημιουργήσουν νομικά προβλήματα.

3. Ιδιωτικότητα και ασφάλεια

Όσο περισσότερα δεδομένα email αποθηκεύει η επιχείρησή σας, τόσο περισσότερα δεδομένα εκτίθενται αν παραβιαστεί ένας λογαριασμός. Η διατήρηση μόνο όσων χρειάζεστε μειώνει την ποσότητα των ευαίσθητων πληροφοριών που διατρέχουν κίνδυνο.

4. Καλύτερη οργάνωση

Οι πολιτικές διευκολύνουν το προσωπικό να βρίσκει τα αρχεία που χρειάζεται και αποφεύγουν να γεμίζουν τα προσωπικά inbox με ξεπερασμένα μηνύματα.

5. Μικρότερο κόστος αποθήκευσης

Παρότι η αποθήκευση στο cloud είναι βολική, η περιττή διατήρηση εξακολουθεί να προσθέτει κόστος και πολυπλοκότητα. Η αρχειοθέτηση μόνο των σωστών αρχείων βοηθά την ομάδα σας να διαχειρίζεται τα συστήματα πιο αποτελεσματικά.

Ξεκινήστε από το νομικό πλαίσιο

Η πολιτική διατήρησής σας πρέπει να βασίζεται στους νόμους και τις υποχρεώσεις που ισχύουν για την επιχείρησή σας. Οι συγκεκριμένοι κανόνες εξαρτώνται από τον κλάδο σας και το είδος των αρχείων, επομένως αυτή η ενότητα θα πρέπει να εξετάζεται με νομικό σύμβουλο ή με εξειδικευμένο επαγγελματία συμμόρφωσης.

Κοινές πηγές απαιτήσεων διατήρησης περιλαμβάνουν:

• Φορολογικούς και μισθοδοτικούς κανόνες
• Νόμους για αρχεία εργασίας και προσωπικού
• Πρακτικές τήρησης συμβολαίων και εταιρικών αρχείων
• Νόμους για την ιδιωτικότητα των καταναλωτών
• Κανονισμούς χρηματοοικονομικών υπηρεσιών
• Υποχρεώσεις ιδιωτικότητας στον τομέα της υγείας
• Απαιτήσεις ελέγχου που αφορούν συγκεκριμένους κλάδους

Αν η επιχείρησή σας διαχειρίζεται προσωπικά δεδομένα, οικονομικά αρχεία, πληροφορίες εργαζομένων ή ρυθμιζόμενα δεδομένα πελατών, θα πρέπει να θεωρείτε ότι τουλάχιστον ορισμένα αρχεία email χρειάζεται να διατηρηθούν για καθορισμένο χρονικό διάστημα.

Δομήστε την πολιτική γύρω από κατηγορίες email

Δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται όλα τα email με τον ίδιο τρόπο. Ένα newsletter, ένα τιμολόγιο προμηθευτή και μια υπογεγραμμένη συμφωνία πελάτη δεν θα πρέπει να μοιράζονται το ίδιο χρονοδιάγραμμα διατήρησης.

Μια πρακτική πολιτική ομαδοποιεί τα email σε κατηγορίες όπως:

• Συμβόλαια και διαπραγματεύσεις πελατών
• Οικονομικά και φορολογικά αρχεία
• Επικοινωνίες προσωπικού και ανθρώπινου δυναμικού
• Εσωτερικές λειτουργικές και διοικητικές αποφάσεις
• Αλληλογραφία πωλήσεων και μάρκετινγκ
• Αιτήματα υποστήριξης και παράπονα
• Συμβάντα ασφάλειας και έρευνες
• Συνήθη ή χαμηλής αξίας διοικητικά email

Για κάθε κατηγορία, ορίστε:

• Τον λόγο για τον οποίο πρέπει να διατηρείται
• Τη χρονική περίοδο διατήρησης
• Τη θέση αποθήκευσης
• Τη μέθοδο διαγραφής μετά τη λήξη
• Αν ισχύουν εξαιρέσεις

Αυτή η προσέγγιση κάνει την πολιτική πιο εύκολη στη συντήρηση και πολύ πιο κατανοητή για τους εργαζομένους.

Αποφασίστε τι θεωρείται αρχείο

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η υπόθεση ότι κάθε email αποτελεί επιχειρηματικό αρχείο. Αυτό δεν ισχύει. Ορισμένα μηνύματα είναι προσωρινά και λειτουργικά, ενώ άλλα τεκμηριώνουν αποφάσεις, δεσμεύσεις ή ρυθμιζόμενη δραστηριότητα.

Η πολιτική σας πρέπει να ορίζει τι χαρακτηρίζεται ως αρχείο. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Υπογεγραμμένες συμφωνίες που στάλθηκαν μέσω email
• Τελικές εγκρίσεις ή εξουσιοδοτήσεις
• Τιμολόγια και αποδείξεις
• Επικοινωνίες πρόσληψης ή αποχώρησης εργαζομένων
• Επίσημα παράπονα ή διαφορές
• Οδηγίες πελατών που επηρεάζουν υποχρεώσεις
• Αλληλογραφία σχετική με ελέγχους

Μηνύματα που είναι καθαρά οργανωτικά, διπλότυπα ή ασήμαντα ενδέχεται να μη χρειάζεται να διατηρηθούν μόλις πάψουν να εξυπηρετούν επιχειρηματικό σκοπό. Το κλειδί είναι να υπάρχει πρόθεση και συνέπεια.

Ορίστε χρονικές περιόδους διατήρησης με βάση τις επιχειρηματικές ανάγκες

Οι περίοδοι διατήρησης πρέπει να βασίζονται στον νόμο, στις λειτουργικές ανάγκες και στον κίνδυνο. Δεν υπάρχει μία καθολική χρονική περίοδος που να λειτουργεί για κάθε εταιρεία.

Όταν ορίζετε περίοδο διατήρησης, ρωτήστε:

• Απαιτεί κάποιος νόμος να διατηρήσουμε αυτό το αρχείο για ελάχιστο χρονικό διάστημα;
• Θα είχε σημασία αυτό το email σε μια διαφορά ή σε έναν έλεγχο;
• Υποστηρίζει το μήνυμα λογιστικές, φορολογικές, εργασιακές ή κανονιστικές υποχρεώσεις;
• Χρειάζεται πραγματικά η επιχείρηση αυτό το αρχείο μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία;

Πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν μια κλιμακωτή δομή. Για παράδειγμα:

• Βραχεία διατήρηση για συνήθη αλληλογραφία
• Μεσαία διατήρηση για τυπικές επιχειρηματικές επικοινωνίες
• Μακρά διατήρηση για συμβόλαια, αρχεία ανθρώπινου δυναμικού και αρχεία συμμόρφωσης
• Αόριστη διατήρηση μόνο όταν απαιτείται ή δικαιολογείται

Αποφύγετε να κρατάτε τα πάντα για πάντα, εκτός αν υπάρχει συγκεκριμένος λόγος. Η αόριστη διατήρηση συχνά δημιουργεί περισσότερο κίνδυνο παρά αξία.

Ενσωματώστε τις νομικές διατηρήσεις στην πολιτική

Μια νομική διατήρηση, που μερικές φορές ονομάζεται διατήρηση για δικαστική διαδικασία, σταματά προσωρινά τη διαγραφή όταν τα αρχεία μπορεί να είναι σχετικά με μια αγωγή, έρευνα, έλεγχο ή κυβερνητικό αίτημα.

Η πολιτική σας πρέπει να εξηγεί:

• Ποιος μπορεί να εγκρίνει μια νομική διατήρηση
• Πώς ενημερώνονται οι εργαζόμενοι
• Ποια συστήματα επηρεάζονται
• Πώς αναγνωρίζονται και διαφυλάσσονται τα αρχεία που τελούν υπό διατήρηση
• Πώς αίρεται η διατήρηση
• Πώς τεκμηριώνεται η διαδικασία

Αυτό έχει σημασία επειδή οι συνήθεις διαδικασίες διαγραφής πρέπει να παύσουν όταν υπάρχει ενεργή διατήρηση. Αν το σύστημα διατήρησης email διαγράφει αυτόματα μηνύματα, πρέπει να μπορεί να αναστείλει αυτή τη διαγραφή για τους λογαριασμούς ή τους φακέλους που επηρεάζονται.

Ορίστε διαδικασίες αποθήκευσης και αρχειοθέτησης

Η διατήρηση δεν αφορά μόνο τη διαγραφή παλαιών email. Αφορά επίσης τη διαφύλαξη σημαντικών αρχείων σε ασφαλή και αναζητήσιμη μορφή.

Η πολιτική σας πρέπει να καλύπτει:

• Αν το email αποθηκεύεται στα εισερχόμενα, σε αρχείο ή και στα δύο
• Πώς γίνεται η ευρετηρίαση και η ανάκτηση των αρχειοθετημένων email
• Αν τα αντίγραφα ασφαλείας είναι ξεχωριστά από τα αρχεία
• Για πόσο χρόνο διατηρούνται τα αντίγραφα ασφαλείας
• Πώς προστατεύονται τα αρχειοθετημένα αρχεία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση

Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, ένα ειδικό σύστημα αρχειοθέτησης είναι καλύτερο από το να βασίζονται μόνο στα προσωπικά inbox των εργαζομένων. Η αρχειοθέτηση δημιουργεί ένα ελεγχόμενο περιβάλλον τήρησης αρχείων που είναι ευκολότερο να διαχειριστεί και να ελεγχθεί.

Ενσωματώστε την ασφάλεια στην πολιτική

Μια πολιτική διατήρησης email πρέπει να λειτουργεί παράλληλα με τα μέτρα ασφαλείας σας. Η διατήρηση χωρίς ασφάλεια μπορεί στην πραγματικότητα να αυξήσει τον κίνδυνο, επειδή τα διατηρούμενα αρχεία μπορεί να περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα.

Σημαντικές δικλείδες ασφαλείας περιλαμβάνουν:

• Ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και πολυπαραγοντική ταυτοποίηση
• Έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων
• Κρυπτογράφηση των δεδομένων κατά τη μεταφορά και στην αποθήκευση
• Περιορισμένη πρόσβαση στα συστήματα αρχείων
• Αρχεία καταγραφής που παρακολουθούν την πρόσβαση και τη διαγραφή
• Ασφαλείς διαδικασίες εξαγωγής αρχείων

Αν η επιχείρησή σας χειρίζεται ευαίσθητες προσωπικές πληροφορίες, οικονομικά δεδομένα ή ρυθμιζόμενα αρχεία, τα συστήματα email και αρχειοθέτησης θα πρέπει να διαμορφώνονται με προτεραιότητα στην ασφάλεια.

Εκπαιδεύστε τους εργαζομένους πριν ξεκινήσει η επιβολή

Ακόμη και η καλύτερη πολιτική θα αποτύχει αν οι εργαζόμενοι δεν την κατανοούν. Η εκπαίδευση πρέπει να εξηγεί τόσο τους κανόνες όσο και τον λόγο ύπαρξής τους.

Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν:

• Ποια είδη email πρέπει να αποθηκεύονται
• Τι μπορεί να διαγραφεί και πότε
• Πώς χρησιμοποιούνται οι κοινόχρηστοι φάκελοι ή τα εργαλεία αρχειοθέτησης
• Πώς να κλιμακώνουν μια ειδοποίηση νομικής διατήρησης
• Γιατί τα προσωπικά inbox δεν αποτελούν αποθετήριο αρχείων
• Σε ποιον να απευθύνονται για ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική

Η εκπαίδευση δεν πρέπει να είναι εφάπαξ γεγονός. Οι επαναληπτικές εκπαιδεύσεις είναι σημαντικές όταν η πολιτική αλλάζει, όταν οι ομάδες μεγαλώνουν ή όταν η επιχείρησή σας υιοθετεί νέα εργαλεία.

Αναθέστε υπευθυνότητα και εποπτεία

Μια πολιτική διατήρησης email πρέπει να έχει σαφή υπεύθυνο. Σε μια μικρή επιχείρηση, αυτός ο υπεύθυνος μπορεί να είναι ο ιδρυτής, ο επικεφαλής λειτουργιών, ο υπεύθυνος συμμόρφωσης ή ένας εξωτερικός σύμβουλος. Σε μια μεγαλύτερη εταιρεία, η ευθύνη συχνά μοιράζεται μεταξύ νομικού τμήματος, IT, HR και διοίκησης.

Τουλάχιστον, ορίστε ποιος είναι υπεύθυνος για:

• Τη σύνταξη και ενημέρωση της πολιτικής
• Την έγκριση των χρονοδιαγραμμάτων διατήρησης
• Τη διαχείριση των εργαλείων αρχειοθέτησης
• Την ανταπόκριση σε νομικές διατηρήσεις
• Την εκπαίδευση των εργαζομένων
• Τον χειρισμό εξαιρέσεων
• Την επανεξέταση της συμμόρφωσης

Αν κανείς δεν έχει την ευθύνη της διαδικασίας, η πολιτική σύντομα θα απομακρυνθεί από την πράξη.

Δημιουργήστε ένα πρακτικό χρονοδιάγραμμα διατήρησης

Ένα χρονοδιάγραμμα διατήρησης μετατρέπει την πολιτική σε πράξη. Καταγράφει κάθε τύπο αρχείου, για πόσο χρόνο διατηρείται και τι συμβαίνει στο τέλος αυτής της περιόδου.

Ένα απλό χρονοδιάγραμμα διατήρησης μπορεί να περιλαμβάνει στήλες για:

• Κατηγορία email
• Επιχειρηματικό σκοπό
• Περίοδο διατήρησης
• Θέση αποθήκευσης
• Μέθοδο απόρριψης
• Υπεύθυνο τμήμα
• Νομική ή κανονιστική βάση

Το χρονοδιάγραμμα πρέπει να εξετάζεται μαζί με το ευρύτερο πλαίσιο διατήρησης αρχείων, ώστε οι κανόνες email να είναι συνεπείς με τα συμβόλαια, τα αρχεία ανθρώπινου δυναμικού, τα φορολογικά έγγραφα και άλλα επιχειρηματικά αρχεία.

Αποφύγετε αυτά τα συνηθισμένα λάθη

Κρατώντας τα πάντα για πάντα

Η απεριόριστη διατήρηση αυξάνει τον κίνδυνο σε ανακαλύψεις, ιδιωτικότητα και αποθήκευση. Οι επιχειρήσεις πρέπει να κρατούν μόνο ό,τι χρειάζονται.

Διαγράφοντας χωρίς πολιτική

Η ad hoc διαγραφή δημιουργεί ασυνέπεια και μπορεί να καταστρέψει αρχεία που έπρεπε να είχαν διατηρηθεί.

Αγνοώντας προσωπικούς λογαριασμούς email

Η επικοινωνία που σχετίζεται με την επιχείρηση και πραγματοποιείται εκτός των επίσημων συστημάτων μπορεί να γίνει σημαντική. Η πολιτική σας πρέπει να καλύπτει τα εγκεκριμένα κανάλια επικοινωνίας.

Ξεχνώντας αντίγραφα ασφαλείας και αρχεία

Οι κανόνες διατήρησης πρέπει να εφαρμόζονται στα ενεργά συστήματα, στα αρχεία και στις διαδικασίες backup όπου είναι κατάλληλο.

Μη ενημέρωση της πολιτικής

Οι νόμοι, οι προμηθευτές και οι λειτουργίες της επιχείρησης αλλάζουν. Μια πολιτική που δεν αναθεωρείται γίνεται γρήγορα ξεπερασμένη.

Παράλειψη εκπαίδευσης εργαζομένων

Μια πολιτική που υπάρχει μόνο στα χαρτιά δεν θα προστατεύσει την εταιρεία στην πράξη.

Πώς η διατήρηση email υποστηρίζει τη σύσταση νέας επιχείρησης

Όταν ιδρύετε μια επιχείρηση, δεν δημιουργείτε απλώς μια νομική οντότητα. Χτίζετε ένα σύστημα για το πώς θα λειτουργεί αυτή η οντότητα, πώς θα τεκμηριώνει αποφάσεις και πώς θα παραμένει συμμορφωμένη.

Γι' αυτό η διατήρηση email πρέπει να εξετάζεται νωρίς, μαζί με άλλα θεμελιώδη στοιχεία όπως:

• Επιλογή επιχειρηματικής δομής
• Υπηρεσίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Λειτουργικές συμφωνίες ή καταστατικά
• Έκδοση EIN
• Συμμόρφωση με φόρους και αδειοδοτήσεις
• Εσωτερικοί έλεγχοι και διαχείριση εγγράφων

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να χτίζουν ισχυρά θεμέλια επιχειρήσεων στις Ηνωμένες Πολιτείες, και αυτό περιλαμβάνει τη σκέψη γύρω από τις διαδικασίες αρχείων και συμμόρφωσης που στηρίζουν τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Λίστα υλοποίησης

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα για να ξεκινήσετε ή να βελτιώσετε την πολιτική σας:

1. Καθορίστε τις νομικές και επιχειρηματικές απαιτήσεις που ισχύουν για τα αρχεία σας.
2. Καταγράψτε τις βασικές κατηγορίες email που δημιουργεί και λαμβάνει η εταιρεία σας.
3. Αποφασίστε ποια μηνύματα είναι αρχεία και ποια όχι.
4. Ορίστε περιόδους διατήρησης για κάθε κατηγορία.
5. Δημιουργήστε διαδικασία νομικής διατήρησης.
6. Επιλέξτε ασφαλή εργαλεία αποθήκευσης και αρχειοθέτησης.
7. Ορίστε ποιοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στα διατηρούμενα αρχεία.
8. Γράψτε σαφείς διαδικασίες διαγραφής.
9. Εκπαιδεύστε τους εργαζομένους σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της πολιτικής.
10. Επανεξετάζετε την πολιτική σε τακτική βάση.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζονται οι μικρές επιχειρήσεις πολιτική διατήρησης email;

Ναι. Οι μικρότερες εταιρείες μπορεί να έχουν λιγότερα αρχεία, αλλά εξακολουθούν να αντιμετωπίζουν φορολογικές, εργασιακές, ιδιωτικές και συμβατικές υποχρεώσεις. Μια απλή πολιτική αρκεί συχνά για να ξεκινήσετε.

Πρέπει να αρχειοθετούνται όλα τα email;

Όχι απαραίτητα. Αρχειοθετήστε όσα έχουν επιχειρηματική, νομική ή κανονιστική αξία. Τα συνήθη, χαμηλής αξίας μηνύματα ενδέχεται να μη χρειάζονται μακροπρόθεσμη διατήρηση.

Μπορεί η διατήρηση email να αυτοματοποιηθεί;

Ναι. Πολλές πλατφόρμες email και αρχειοθέτησης υποστηρίζουν αυτοματοποιημένους κανόνες διατήρησης και διαγραφής. Η αυτοματοποίηση μειώνει το ανθρώπινο λάθος, αλλά εξακολουθεί να χρειάζεται εποπτεία.

Κάθε πότε πρέπει να ενημερώνεται μια πολιτική;

Τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και νωρίτερα αν αλλάξουν οι νόμοι, οι προμηθευτές ή οι επιχειρηματικές διαδικασίες.

Τι γίνεται αν ένα email μπορεί να χρειαστεί για μια αγωγή;

Εκδώστε αμέσως νομική διατήρηση και αναστείλετε τη διαγραφή για τα σχετικά αρχεία μέχρι να αρθεί η διατήρηση.

Τελικές σκέψεις

Μια πολιτική διατήρησης email είναι ένα μικρό έγγραφο με μεγάλο αντίκτυπο. Βοηθά την επιχείρησή σας να ελέγχει τον κίνδυνο, να προστατεύει ευαίσθητες πληροφορίες, να τηρεί νομικές υποχρεώσεις και να διαχειρίζεται τα αρχεία πιο αποτελεσματικά. Οι καλύτερες πολιτικές είναι συγκεκριμένες, γραπτές, εκπαιδευμένες και επανεξεταζόμενες σε τακτική βάση.

Αν χτίζετε μια επιχείρηση από το μηδέν, η διαχείριση αρχείων πρέπει να αποτελεί μέρος του πλάνου συμμόρφωσής σας από την πρώτη μέρα. Μια σαφής πολιτική διατήρησης δίνει δομή στην ομάδα σας και στηρίζει μια ισχυρότερη βάση ανάπτυξης για την εταιρεία σας.