Бизнесіңіз үшін электрондық хаттарды сақтау саясатын қалай жасауға болады

Электрондық хаттарды сақтау саясаты құқықтық тәуекелді азайтудың, құжаттаманы басқаруды жақсартудың және бизнестің қауіпсіздігін нығайтудың ең қарапайым тәсілдерінің бірі болып табылады. Көптеген компанияларда келісімшарттар электрондық пошта арқылы талқыланады, қызметкерлерге қатысты мәселелер қаралады, клиент шағымдары құжатталады және операциялық шешімдер жазылады. Айқын сақтау саясаты болмаса, бұл ақпарат жауапкершілікке айналуы мүмкін.

Жақсы әзірленген саясат командаңызға нені сақтау, нені жою, қашан мұрағаттау және құқықтық немесе сәйкестік талаптары бойынша жазбаларды қалай сақтап қалу керегін түсіндіреді. Ол сондай-ақ бизнесіңізге қажетсіз сақтау шығындарынан сақтануға көмектеседі және құпия ақпараттың кіріс жәшіктерінде қажеттен ұзақ жату қаупін азайтады.

Кәсіпкерлер мен шағын бизнес иелері үшін электрондық хаттарды сақтау саясаты тек ІТ-құжат емес. Бұл жауапты өсуді басынан қолдайтын кеңірек сәйкестік стратегиясының бір бөлігі. Егер сіз жаңа компания құрып жатсаңыз немесе негізгі операциялық процестерді қалыптастырып жатсаңыз, электрондық хаттарды сақтау іргетасыңыздың бөлігі болуы тиіс.

Электрондық хаттарды сақтау саясаты не істейді

Электрондық хаттарды сақтау саясаты — электрондық хаттардың әртүрлі санаттары қанша уақыт сақталатынын және сол мерзім аяқталғаннан кейін олармен не істелетінін түсіндіретін жазбаша ережелер жиынтығы. Ол мыналарды қамтуы керек:

• Компанияңыз жасайтын немесе қабылдайтын электрондық пошта жазбаларының түрлері
• Әр санат қанша уақыт сақталуы тиіс
• Сақталған хабарламалар қайда сақталады
• Мұрағатталған хабарламаларға кім қол жеткізе алады
• Жою қалай орындалады
• Заңдық ұстап тұру әдеттегі жою ережелерін қашан басып озатыны
• Саясаттың қалай қайта қаралатыны және жаңартылатыны

Мақсат — бірізділік. Әр қызметкер не сақтау керегін өзі шешсе, жазбалар бытыраңқы әрі тәуекелді болады. Саясат оқыту, аудит және орындау оңайырақ стандартты процесті қалыптастырады.

Неліктен электрондық хаттарды сақтау маңызды

Бизнес көбіне электрондық хаттарды тым ұзақ сақтаудың тәуекелдерін бағаламай жатады. Мәселе тек толы кіріс жәшігінде емес. Электрондық хаттарды сақтау құқықтық тәуекелге, құпиялылық талаптарына, қауіпсіздікке және операциялық тиімділікке әсер етеді.

1. Құқықтық және реттеуші міндеттемелер

Кейбір жазбалар федералдық, штаттық немесе салалық ережелер бойынша белгілі бір мерзімге сақталуы тиіс. Бұл талаптар бизнес түріне, дерек түріне және қызмет көрсететін аймаққа қарай өзгеруі мүмкін.

2. Дауға дайындық

Егер компанияңыз дау-дамайға тап болса, электрондық хаттарыңыз дәлел ретінде пайдаланылуы мүмкін. Айқын сақтау саясаты маңызды хабарламаларды сақтауға көмектеседі және құқықтық қиындықтарға әкелетін біркелкі емес жою тәжірибесінен сақтайды.

3. Құпиялылық пен қауіпсіздік

Компанияңыз қаншалықты көп электрондық пошта дерегін сақтаса, есептік жазба бұзылған жағдайда қауіп астындағы дерек те соншалықты көп болады. Қажеттіні ғана сақтау сезімтал ақпараттың тәуекелдегі көлемін азайтады.

4. Жақсырақ ұйымдастыру

Саясаттар қызметкерлерге қажет жазбаларды табуды жеңілдетеді және жеке кіріс жәшіктерін ескірген хабарламалармен толтырмауға көмектеседі.

5. Сақтау шығындарының төмендеуі

Бұлттық сақтау ыңғайлы болғанымен, қажетсіз сақтау бәрібір шығын мен күрделілікті арттырады. Тек дұрыс жазбаларды мұрағаттау командаңызға жүйелерді тиімдірек басқаруға көмектеседі.

Алдымен құқықтық негізді анықтаңыз

Сақтау саясатыңыз бизнесіңізге қолданылатын заңдар мен міндеттемелерге сүйенуі тиіс. Нақты ережелер салаңызға және жазба түріне байланысты, сондықтан бұл бөлімді заң кеңесшісімен немесе білікті сәйкестік маманымен қарап шығу керек.

Сақтау талаптарының кең тараған көздері мыналар:

• Салық және жалақы ережелері
• Жұмысқа қатысты жазбалар заңдары
• Келісімшарттар мен корпоративтік құжаттарды сақтау тәжірибелері
• Тұтынушы құпиялылығы туралы заңдар
• Қаржы қызметтері саласының реттеулері
• Денсаулық сақтау құпиялылығы міндеттемелері
• Салаға тән аудит талаптары

Егер бизнесіңіз жеке деректермен, қаржылық жазбалармен, қызметкерлер туралы ақпаратпен немесе реттелетін тұтынушы деректерімен жұмыс істесе, электрондық хат жазбаларының кемінде бір бөлігі белгілі бір мерзімге сақталуы қажет деп есептеңіз.

Саясатты электрондық хат санаттары бойынша құрыңыз

Әр электрондық хатқа бірдей қарауға болмайды. Жаңалық хаты, жеткізушінің шот-фактурасы және клиентпен жасалған қол қойылған келісімшарт бірдей сақтау мерзіміне ие болмауы тиіс.

Практикалық саясат электрондық хаттарды мынадай санаттарға бөледі:

• Клиент келісімшарттары мен келіссөздері
• Қаржылық және салық жазбалары
• Қызметкерлер және HR хат алмасуы
• Ішкі операциялар мен басқарушылық шешімдер
• Сату және маркетинг хаттары
• Қолдау сұраулары мен шағымдар
• Қауіпсіздік оқиғалары мен тергеулер
• Күнделікті немесе төмен құндылықтағы әкімшілік хаттар

Әр санат үшін мыналарды анықтаңыз:

• Неліктен оны сақтау керек
• Сақтау мерзімі
• Сақтау орны
• Мерзім аяқталғаннан кейін жою тәсілі
• Қандай да бір ерекшеліктер бар ма

Бұл тәсіл саясатты қолдауды жеңілдетеді және қызметкерлерге түсіндіруді әлдеқайда оңай етеді.

Нені жазба деп санау керегін анықтаңыз

Жиі жіберілетін қателіктің бірі — әр электрондық хатты бизнес жазбасы деп ойлау. Бұл дұрыс емес. Кейбір хабарламалар уақытша және операциялық сипатта болса, басқалары шешімдерді, міндеттемелерді немесе реттелетін қызметті құжаттайды.

Саясатыңыз жазба болып саналатын нәрсені анықтауы тиіс. Мысалдар:

• Электрондық пошта арқылы жіберілген қол қойылған келісімдер
• Қорытынды бекітулер немесе өкілеттіліктер
• Шот-фактуралар мен түбіртектер
• Жұмысқа қабылдау немесе жұмыстан шығару туралы хат алмасу
• Ресми шағымдар немесе даулар
• Міндеттемелерге әсер ететін клиент нұсқаулары
• Аудитке қатысты хат алмасу

Тек логистикаға арналған, қайталанатын немесе мардымсыз хабарламаларды олар енді бизнес мақсатына қызмет етпеген кезде сақтаудың қажеті болмауы мүмкін. Маңыздысы — әдейі әрі бірізді әрекет ету.

Сақтау мерзімдерін бизнес қажеттілігіне қарай белгілеңіз

Сақтау мерзімдері заңға, операциялық қажеттілікке және тәуекелге негізделуі тиіс. Барлық компанияға бірдей әмбебап мерзім жоқ.

Сақтау мерзімін белгілегенде мына сұрақтарды қойыңыз:

• Бұл жазбаны ең аз қанша уақыт сақтауымызды заң талап ете ме?
• Бұл электрондық хат дауда немесе аудитте маңызды бола ма?
• Хабарлама бухгалтерлік есеп, салық, еңбек қатынастары немесе сәйкестік міндеттемелерін қолдай ма?
• Бизнеске белгілі бір күннен кейін бұл жазба шын мәнінде керек пе?

Көптеген бизнес сатылы құрылымды таңдайды. Мысалы:

• Күнделікті хат алмасуға қысқа сақтау мерзімі
• Әдеттегі іскерлік хаттарға орташа сақтау мерзімі
• Келісімшарттар, HR файлдары және сәйкестік жазбаларына ұзақ сақтау мерзімі
• Тек талап етілген немесе негізделген жағдайда ғана шексіз сақтау

Анық себеп болмаса, бәрін мәңгі сақтаудан аулақ болыңыз. Шексіз сақтау көбіне құндылықтан гөрі көбірек тәуекел әкеледі.

Саясатқа заңдық ұстап тұруды енгізіңіз

Заңдық ұстап тұру, кейде сот ісі бойынша ұстап тұру деп те аталады, жазбалар сот ісіне, тергеуге, аудитке немесе мемлекеттік сұрауға қатысты болуы мүмкін кезде жоюды уақытша тоқтатады.

Саясатыңызда мыналар түсіндірілуі тиіс:

• Заңдық ұстап тұруға кім рұқсат береді
• Қызметкерлерге қалай хабарланады
• Қай жүйелерге әсер етеді
• Ұстап тұрудағы жазбалар қалай анықталып, сақталатыны
• Ұстап тұру қалай алынып тасталатыны
• Процесті қалай құжаттау керек

Бұл маңызды, өйткені ұстап тұру қолданылған кезде әдеттегі жою рәсімдері тоқтатылуы тиіс. Егер сақтаудың автоматтандырылған жүйесі хабарламаларды автоматты түрде жойса, ол әсер еткен есептік жазбалар немесе қалталар үшін бұл жоюды тоқтата алуы қажет.

Сақтау және мұрағаттау тәртібін анықтаңыз

Сақтау тек ескі электрондық хаттарды жоюдан тұрмайды. Ол сондай-ақ маңызды жазбаларды қауіпсіз әрі іздеуге болатын форматта сақтауды білдіреді.

Саясатыңыз мына мәселелерді қамтуы керек:

• Электрондық хат кіріс жәшігінде, мұрағатта немесе екеуінде де сақтала ма
• Мұрағатталған хаттар қалай индекстеліп, қайтарылады
• Резервтік көшірмелер мұрағаттан бөлек пе
• Резервтік көшірмелер қанша уақыт сақталады
• Мұрағатталған жазбалар рұқсатсыз қол жеткізуден қалай қорғалады

Көптеген бизнес үшін қызметкерлердің кіріс жәшіктеріне ғана сенгеннен гөрі арнайы мұрағаттау жүйесі жақсырақ. Мұрағаттау басқаруға және аудиттен өткізуге оңай бақылаулы құжаттама ортасын жасайды.

Қауіпсіздікті саясаттың бір бөлігі етіңіз

Электрондық хаттарды сақтау саясаты сіздің қауіпсіздік бақылауларыңызбен қатар жұмыс істеуі тиіс. Қауіпсіздіксіз сақтау тәуекелді арттыруы мүмкін, өйткені сақталған жазбаларда сезімтал деректер болуы мүмкін.

Маңызды қорғаныс шаралары мыналар:

• Күшті құпиясөздер және көпфакторлы аутентификация
• Рөлге негізделген қолжетімділік басқаруы
• Деректерді тасымалдау кезінде және сақтау кезінде шифрлау
• Мұрағат жүйелеріне шектеулі қолжетімділік
• Қол жеткізуді және жоюды қадағалайтын аудит журналдары
• Жазбаларды сыртқа шығару үшін қауіпсіз рәсімдер

Егер бизнесіңіз сезімтал жеке ақпаратпен, қаржылық деректермен немесе реттелетін жазбалармен жұмыс істесе, мұрағат және электрондық пошта жүйелері қауіпсіздік басымдық ретінде бапталуы тиіс.

Ереже күшіне енбей тұрып қызметкерлерді оқытыңыз

Ең жақсы саясаттың өзі қызметкерлер оны түсінбесе, іске аспайды. Оқыту ережелерді де, олардың не үшін қажет екенін де түсіндіруі керек.

Қызметкерлер мыналарды білуі керек:

• Қандай электрондық хаттарды сақтау керек
• Нені және қашан жоюға болатынын
• Ортақ қалталарды немесе мұрағат құралдарын қалай пайдалану керегін
• Заңдық ұстап тұру туралы хабарламаны қалай жеткізу керегін
• Неліктен жеке кіріс жәшіктері жазба қоймасы емес екенін
• Сұрақтар туындаса кімге жүгіну керегін

Оқыту бір реттік шара болмауы тиіс. Саясат өзгергенде, командалар ұлғайғанда немесе бизнес жаңа құралдарды енгізгенде қайталап оқыту маңызды.

Жауапкершілік пен бақылауды бекітіңіз

Электрондық хаттарды сақтау саясатының нақты иесі болуы керек. Шағын бизнесте бұл иелік құрылтайшыға, операциялар жетекшісіне, сәйкестік жетекшісіне немесе сыртқы кеңесшіге тиесілі болуы мүмкін. Үлкен компанияда жауапкершілік көбіне заң, ІТ, HR және басшылық арасында бөлінеді.

Кемінде мыналар үшін кім жауапты екенін анықтаңыз:

• Саясатты дайындау және жаңарту
• Сақтау кестелерін бекіту
• Мұрағат құралдарын басқару
• Заңдық ұстап тұруға жауап беру
• Қызметкерлерді оқыту
• Ерекшеліктерді қарау
• Сәйкестікті тексеру

Егер процестің иесі болмаса, саясат тез арада практикадан ажырап қалады.

Практикалық сақтау кестесін жасаңыз

Сақтау кестесі саясатты іске асырады. Онда әр жазба түрі, қанша уақыт сақталатыны және мерзім соңында не болатыны көрсетіледі.

Қарапайым сақтау кестесінде мына бағандар болуы мүмкін:

• Электрондық хат санаты
• Бизнес мақсаты
• Сақтау мерзімі
• Сақтау орны
• Жою тәсілі
• Жауапты бөлім
• Құқықтық немесе реттеуші негіз

Кесте электрондық хат ережелері келісімшарттар, HR файлдары, салық құжаттары және басқа бизнес жазбаларымен үйлесімді болатындай жалпы жазба сақтау жүйеңізбен бірге қарастырылуы тиіс.

Жиі жіберілетін қателіктерден аулақ болыңыз

Бәрін мәңгі сақтау

Шексіз сақтау сақтау көлемін, ашып көрсету тәуекелін және құпиялылыққа қауіп төндіреді. Бизнес тек қажет нәрсені ғана сақтауы керек.

Саясатсыз жою

Қараусыз жою біркелкі емес әрекетке әкеледі және сақталуға тиіс жазбаларды жойып жіберуі мүмкін.

Жеке электрондық пошта есептік жазбаларын елемеу

Ресми жүйелерден тыс жүрген іскерлік хат алмасу да маңызды болуы мүмкін. Саясатыңыз бекітілген байланыс арналарына қатысты талаптарды қамтуы тиіс.

Резервтік көшірмелер мен мұрағаттарды ұмыту

Сақтау ережелері тиісті жағдайда белсенді жүйелерге, мұрағаттарға және резервтік көшіру процестеріне қолданылуы тиіс.

Саясатты жаңартпау

Заңдар, жеткізушілер және бизнес үдерістері өзгереді. Қаралмайтын саясат тез ескіреді.

Қызметкерлерді оқытуды өткізіп жіберу

Тек қағаз жүзінде бар саясат компанияны іс жүзінде қорғамайды.

Электрондық хаттарды сақтау жаңа бизнес құруды қалай қолдайды

Бизнес құрған кезде сіз тек заңды тұлға жасап қана қоймайсыз. Сіз сол тұлғаның қалай жұмыс істейтінін, шешімдерді қалай құжаттайтынын және сәйкестікті қалай сақтайтынын да қалыптастырасыз.

Сондықтан электрондық хаттарды сақтау басқа негізгі мәселелермен қатар ерте кезеңде қарастырылуы керек, мысалы:

• Бизнес құрылымын таңдау
• Тіркелген агент қызметтері
• Операциялық келісімдер немесе жарғылар
• EIN рәсімдеу
• Салық және лицензиялық сәйкестік
• Ішкі бақылаулар және құжаттарды басқару

Zenind Америка Құрама Штаттарында кәсіпкерлерге берік бизнес негізін құруға көмектеседі, соның ішінде ұзақ мерзімді өсуді қолдайтын жазба және сәйкестік процестерін де ойластыруға жәрдемдеседі.

Іске асыру тізімі

Саясатыңызды іске қосу немесе жақсарту үшін осы тізімді пайдаланыңыз:

1. Жазбаларыңызға қолданылатын құқықтық және бизнес талаптарын анықтаңыз.
2. Компанияңыз жасайтын және қабылдайтын электрондық хаттардың негізгі санаттарын тізімдеңіз.
3. Қай хабарламалар жазба болып саналатынын, қайсысы саналмайтынын шешіңіз.
4. Әр санат үшін сақтау мерзімдерін белгілеңіз.
5. Заңдық ұстап тұру процесін жасаңыз.
6. Қауіпсіз сақтау және мұрағаттау құралдарын таңдаңыз.
7. Сақталған жазбаларға кім қол жеткізе алатынын анықтаңыз.
8. Жою рәсімдерін анық әрі нақты жазыңыз.
9. Қызметкерлерді саясаттың қалай жұмыс істейтініне үйретіңіз.
10. Саясатты тұрақты кесте бойынша қайта қарап отырыңыз.

Жиі қойылатын сұрақтар

Шағын бизнеске электрондық хаттарды сақтау саясаты қажет пе?

Иә. Шағын компанияларда жазба аз болуы мүмкін, бірақ олар бәрібір салық, еңбек қатынастары, құпиялылық және келісімшарт міндеттемелеріне тап болады. Бастау үшін қарапайым саясат жеткілікті болуы мүмкін.

Барлық электрондық хаттарды мұрағаттау керек пе?

Міндетті емес. Бизнес, құқықтық немесе сәйкестік құны бар хаттарды мұрағаттаңыз. Күнделікті, төмен құндылықтағы хабарламаларға ұзақ мерзімді сақтау қажет болмауы мүмкін.

Электрондық хаттарды сақтауды автоматтандыруға бола ма?

Иә. Көптеген электрондық пошта және мұрағат платформалары автоматты сақтау және жою ережелерін қолдайды. Автоматтандыру адам қателігін азайтады, бірақ бәрібір бақылау қажет.

Саясат қаншалықты жиі жаңартылуы керек?

Кемінде жылына бір рет, ал заңдар, жеткізушілер немесе бизнес үдерістері өзгерсе, одан да ертерек.

Егер электрондық хат сот ісі үшін қажет болуы мүмкін болса ше?

Дереу заңдық ұстап тұруды енгізіп, тиісті жазбаларға қатысты жоюды ұстап тұру алынғанға дейін тоқтатыңыз.

Қорытынды

Электрондық хаттарды сақтау саясаты — әсері үлкен, бірақ көлемі шағын құжат. Ол бизнесіңізге тәуекелді басқаруға, құпия ақпаратты қорғауға, құқықтық міндеттемелерді орындауға және жазбаларды тиімдірек басқаруға көмектеседі. Ең жақсы саясаттар нақты, жазбаша, оқытылған және тұрақты түрде қайта қаралады.

Егер сіз бизнесті нөлден құрып жатсаңыз, құжат айналымы басқармасы сәйкестік жоспарыңыздың бірінші күнінен бастап бөлігі болуы тиіс. Айқын сақтау саясаты командаңызға құрылым береді және компанияңызға өсудің берік негізін қалыптастырады.