Как да откриете присвояване в бизнеса си: предупредителни знаци, често срещани схеми и превенция

Присвояването е една от най-вредните форми на вътрешна измама, с които бизнесът може да се сблъска. За разлика от външната кражба, то често се извършва от човек, който вече има достъп до пари, документи, доставчици или системи. Това го прави по-лесно за прикриване и по-трудно за ранно откриване.

За малките предприятия дори сравнително малка загуба може да наруши разплащането на заплати, данъчни плащания, отношенията с доставчици и плановете за растеж. При по-големите компании рискът може да обхване няколко отдела и да остане незабелязан в продължение на месеци или години. Добрата новина е, че присвояването не е невидимо. Обикновено то оставя следи от несъответствия, необичайно поведение и пропуски в контрола, които внимателен собственик или мениджър може да забележи.

Това ръководство обяснява как изглежда присвояването, кои са най-често срещаните схеми, какви предупредителни знаци да следите и кои контроли помагат да се предотвратят загуби, преди да нараснат.

Какво е присвояване

Присвояването е умишлена кражба или неправомерно използване на пари или активи от човек, на когото е поверено да ги управлява. Ключовата разлика спрямо обикновената кражба е достъпът. Човекът, който извършва измамата, може да е служител, изпълнител, управител, счетоводител, офис мениджър или дори доверен член на семейството, който се занимава с финансите на бизнеса.

Присвояването може да включва:

• Вземане на пари в брой от ежедневни постъпления
• Пренасочване на плащания от клиенти
• Създаване на фиктивни доставчици или фактури
• Издаване на неоторизирани възстановявания на суми
• Манипулиране на ведомостта за заплати
• Неправомерно използване на фирмени кредитни карти
• Промяна на счетоводни записи, за да се прикрият липсващи средства

То може да се случи във всеки бизнес, но рискът е особено висок там, където един човек контролира няколко стъпки от финансовия процес.

Защо присвояването е трудно за откриване

Присвояването често се прикрива зад рутинна дейност. Една измамна транзакция може да се слее с легитимното счетоводство, ведомостта за заплати, възстановяванията на разходи или плащанията към доставчици. Ако един и същи човек създава записи, одобрява плащания и съгласува книгите, може да няма независима проверка на работата му.

Измамата също така обикновено се развива постепенно. Човек може да започне с малка кражба и да увеличава сумата с времето, особено ако смята, че никой не преглежда внимателно счетоводството. Колкото по-дълго продължава схемата, толкова по-трудно може да бъде да се възстанови какво е станало.

Затова превенцията и ранното откриване са също толкова важни, колкото и възстановяването.

Често срещани схеми за присвояване

Механизмите на присвояването варират, но много схеми следват няколко повтарящи се модела. Разбирането им помага да знаете къде да търсите.

1. Прибиране на пари в брой

Прибирането на пари в брой се случва, когато средства се вземат преди да бъдат въведени в счетоводната система. Това е често срещано в търговията на дребно, хотелиерството, личните услуги и всеки бизнес, който приема физически плащания.

Примери:

• Касиер, който прибира част от продажбите в джоба си
• Служител, който не отчита транзакция и задържа плащането
• Мениджър, който коригира касовите наличности, за да прикрие липсващи постъпления

Прибирането на пари може да е трудно за откриване, ако бизнесът не съгласува касата ежедневно.

2. Фалшиви доставчици и неверни фактури

Лице с достъп до задължения към доставчици може да създаде фиктивен доставчик, да подаде измислени фактури и да насочи плащанията към банкова сметка, която контролира. В някои случаи доставчикът е реален бизнес, но с променени данни за плащане. В други е изцяло измислен.

Предупредителни знаци:

• Непознати доставчици без ясна бизнес цел
• Повтарящи се фактури за сходни суми
• Плащания, одобрени без надлежни подкрепящи документи
• Данни за контакт на доставчика, които се променят често

3. Измама при заплатите

Измамата при заплатите може да приема различни форми. Служител може да добави фиктивен работник към ведомостта, да завиши отработените часове, да посочи по-високи комисиони или да отчете време за работа, която не е извършена.

Тя може да включва и:

• Фалшив извънреден труд
• Неоторизирани бонуси
• Продължаващо плащане за вече освободени служители
• Неправилно класифициране на изпълнители и служители

Тъй като заплатите често се обработват по график, измамните записи могат да продължат дълго, ако никой не преглежда промените в персонала и отчетите за заплати.

4. Злоупотреба с възстановяване на разходи

Измамата с разходи възниква, когато човек подава неверни или завишени искания за възстановяване. Това може да включва променени разписки, лични покупки, отчетени като служебни разходи, дублирани подадени документи или заявки за километри, които никога не са изминати.

Чести признаци:

• Разписки, които са размазани, непълни или ръчно променени
• Повтарящи се разходи точно под праговете за одобрение
• Разходи, които не съответстват на ролята на служителя или на графика му за пътуване
• Възстановявания, подадени с малко подкрепящи подробности

5. Измама при възстановявания или връщания

Бизнесите, които издават възстановявания, кредити или приемат връщания, са уязвими към манипулации. Служител може да създаде фалшиво връщане от клиент, да пренасочи възстановяването към себе си или да издаде възстановяване за транзакция, която никога не се е случила.

Това е особено често в търговията на дребно и електронната търговия, когато човекът, който обработва възстановяването, контролира и счетоводния запис.

6. Неправомерно използване на фирмени кредитни карти

Фирмените карти са удобни, но могат и да бъдат злоупотребявани. Нечестен служител може да използва бизнес карта за лични покупки, да разделя транзакции, за да избегне проверка, или да представя лични разходи като легитимни бизнес пътувания или офис разходи.

Злоупотребата с карти често нараства, когато извлеченията се преглеждат твърде късно или когато не се изискват разписки.

7. Подправяне на чекове и пренасочване на плащания

Някои присвояващи пренасочват плащания, като изменят чекове, променят имената на получатели, прихващат пощенски плащания или депозират клиентски чекове в лични сметки, преди вноската да бъде отчетена.

Този вид измама често оставя счетоводни несъответствия като необяснени вземания, липсващи депозити или проблеми при банковото съгласуване.

Предупредителни знаци за присвояване

Нито един знак сам по себе си не доказва измама, но моделите са важни. Ако няколко от тези проблеми се появят заедно, е време за проверка.

Финансови сигнали

• Банковите съгласувания се забавят многократно
• Появяват се касови липси без ясно обяснение
• Сумите на депозитите не съвпадат с дневните продажби
• Плащанията към доставчици се увеличават без бизнес причина
• Възстановяванията или отписванията нарастват неочаквано
• Балансите по вземанията от клиенти не изглеждат логични
• Разходите се колебаят по начини, които не следват бизнес активността

Поведенчески сигнали

• Служител отказва да излиза в отпуск или да позволи друг да го замества
• Човек е прекалено защитен към документи, пароли или процеси
• Някой обезкуражава независима проверка на работата си
• Служител работи необичайни часове без ясна причина
• Служител става отбранителен, когато бъде помолен за документация
• Промени в начина на живот изглеждат несъразмерни с известното възнаграждение

Процесни сигнали

• Един човек контролира твърде много финансови стъпки
• Подкрепящите документи липсват или са непълни
• Одобренията са неформални или не са документирани
• Ръчните записи са трудни за одитиране
• Паролите се споделят вместо да са индивидуално зададени
• Съгласуванията се правят късно или от същия човек, който обработва плащанията

Как да разследвате подозрителна дейност

Ако нещо изглежда нередно, действайте бързо, но внимателно. Целта е да се запазят доказателствата и да се определи обхватът на проблема, без да се създава излишно излагане на риск.

1. Запазете записите

Осигурете банкови извлечения, фактури, разписки, отчети за заплати, имейл записи и експорти от счетоводната система. Не изтривайте файлове и не нулирайте системи, преди доказателствата да са събрани.

2. Ограничете достъпа

Ако предполагаемият проблем включва конкретен човек или процес, намалете достъпа до пари в брой, сметки, карти и счетоводни системи, докато проверката е в ход.

3. Съгласувайте числата

Сравнете вътрешните записи с банковата активност, логовете за депозити, извлеченията от доставчици и разписките. Търсете липсваща документация, дублирани записи и необясними разлики.

4. Прегледайте времевата линия

Определете кога са започнали нередностите, колко често са се случвали и кои сметки или отдели са били засегнати. Много случаи на измама стават по-ясни, когато се разглеждат като модел, а не като единична транзакция.

5. Използвайте независим проверяващ

Съдебен счетоводител, външен счетоводител, адвокат или друг независим специалист може да помогне обективно да се оценят записите. Ако се подозира престъпна дейност, правният съвет може да насочи следващите стъпки и задълженията за докладване.

Как да предотвратите присвояване

Превенцията обикновено е по-евтина от възстановяването. Силните вътрешни контроли намаляват възможностите, подобряват отчетността и правят измамата по-лесна за откриване.

Разделяйте финансовите задължения

Никой човек не трябва да контролира всяка част от една транзакция. В идеалния случай човекът, който получава парите, не трябва да е същият, който ги записва, съгласува или одобрява за плащане.

Съгласувайте сметките редовно

Банковите сметки, кредитните карти, заплатите и вземанията трябва да се преглеждат по определен график. Дневното съгласуване е най-добро за бизнеси с много кеш. Месечното съгласуване е минимумът за повечето компании.

Изисквайте документация

Всяко плащане, възстановяване и възнаграждение трябва да има подкрепа. Разписки, фактури, поръчки за покупка и записи за одобрение правят измамата по-трудна за прикриване и по-лесна за разследване.

Използвайте достъп по роли

Счетоводните и платежните системи трябва да ограничават достъпа според служебните задължения. Служителите трябва да имат само необходимите им права. Споделянето на пароли трябва да бъде забранено.

Преглеждайте промените при доставчици и в заплатите

Новите доставчици, промените в банкови данни, добавянето на служители и промените във възнагражденията трябва да се проверяват от човек, независим от този, който иска промяната.

Изисквайте време далеч от критичните задължения

Служителите, които работят с пари в брой, заплати или счетоводство, трябва да ползват отпуск и да сменят задълженията си, когато е възможно. Схемите за измама често се разкриват, когато друг човек заеме ролята.

Следете за модели на изключения

Измамата често се крие в малки изключения: възстановявания без разписки, ръчни счетоводни записвания, спешни плащания или повтарящи се корекции. Преглеждайте тези позиции по-внимателно от обичайните транзакции.

Обучавайте мениджъри и служители

Хората са по-склонни да сигнализират за необичайно поведение, когато знаят какво да търсят. Обучението трябва да обхваща най-често срещаните схеми, каналите за докладване и значението на документацията.

Какво да направите, ако потвърдите измама

Ако присвояването бъде потвърдено, фокусирайте се върху ограничаването, документирането и възстановяването.

• Спрете загубата незабавно, като премахнете достъпа, където е уместно
• Запазете всички записи и комуникации
• Уведомете правен съветник и, когато е уместно, правоприлагащите органи
• Прегледайте застрахователното покритие за злоупотреба от служители или загуби от престъпления
• Извършете по-широк одит, за да установите дали са се провалили и други контроли
• Укрепете политиките, преди да възстановите достъпа или да отворите отново уязвимите процеси

Не подхождайте към ситуацията небрежно или неформално. Колкото по-изчистен е отговорът, толкова по-голям е шансът за възстановяване и толкова по-нисък е рискът от допълнителни щети.

Финален извод

Присвояването обикновено успява, когато доверието замени контролите. Най-добрата защита не е подозрение към всеки служител. Тя е бизнес структура, която разделя задълженията, документира дейността и редовно преглежда записите.

За предприемачите, които създават и развиват бизнес, тази дисциплина е важна от самото начало. Независимо дали работите като LLC, корпорация или друга структура, силните финансови контроли помагат да защитите паричния поток, репутацията и дългосрочната стабилност на компанията си.

Ако изградите правилните системи отрано, правите присвояването много по-трудно за прикриване и значително по-лесно за спиране.