11 комуникационни умения, които всеки нов собственик на бизнес трябва да овладее

Ясната комуникация е едно от най-важните умения, които един основател може да развие. Тя влияе върху това как учредявате компанията си, работите с държавни институции, комуникирате с клиенти, управлявате доставчици, ръководите служители и спазвате срокове за съответствие. Един бизнес може да има силна идея и солиден план, но ако посланието е неясно, доверието отслабва и следват лесно предотвратими грешки.

За предприемачите, които учредяват LLC, корпорация или nonprofit, комуникацията не е само въпрос на изискан тон. Тя е начин да създавате разбиране, да поставяте очаквания и да намалявате напрежението на всеки етап от бизнес пътя. Независимо дали говорите с коосновател, регистриран агент, банкер или първия си клиент, важат едни и същи основни навици.

По-долу са 11 комуникационни умения, които всеки нов собственик на бизнес трябва да овладее, за да изгради по-силни отношения и да постигне по-добри резултати.

1. Изградете доверие, преди да се опитате да убеждавате

Хората реагират по-бързо на яснота, когато имат доверие в източника. Това важи както за клиентите и служителите, така и за държавните институции. Доверието не се изгражда с едно перфектно представяне. То се гради с постоянство, честност и изпълнение на обещаното.

За нов собственик на бизнес това означава да прави това, което казва. Ако обещаете да изпратите договор до петък, изпратете го до петък. Ако кажете, че ще уточните подробност по подаване на документи, върнете се с точната информация. Надеждността създава инерция.

Доверието е важно и по време на етапа на учредяване. Когато създавате бизнес структура, вземате решения за съответствие или решавате как да обработвате официална поща и уведомления, надеждна комуникационна система ви предпазва от пропуснати срокове и объркване.

2. Познавайте аудиторията си

Ефективната комуникация започва с разбирането с кого разговаряте и какво има нужда да получи от разговора.

Клиентът обикновено иска простота и увереност. Кредиторът може да иска факти и документация. Държавната служба за подаване на документи може да изисква точни формуляри и прецизен език. Служителят може да има нужда от контекст, очаквания и възможност да задава въпроси. Посланието трябва да се променя според слушателя.

Преди да говорите или пишете, си задайте следното:

• Какво вече знае този човек?
• Какво решение трябва да вземе?
• Какво ниво на детайлност е подходящо?
• Какво действие искам да предприеме след това?

Когато съобразите посланието с аудиторията, намалявате объркването и увеличавате шанса за полезен отговор.

3. Поддържайте посланията ясни и кратки

Собствениците на бизнес често вярват, че повече думи означават повече авторитет. На практика обикновено е обратното. Кратката и директна комуникация се разбира по-лесно, по-лесно се изпълнява и е по-малко вероятно да доведе до грешки.

Яснотата е важна във всяка част от създаването и управлението на бизнес. Объркваща инструкция към колега може да забави работата. Неясно съобщение до доставчик може да доведе до грешна поръчка. Лошо написан имейл до държавна институция може да забави подаването на документ.

За да комуникирате ясно:

• Използвайте прост език, когато е възможно.
• Поставяйте основната идея първо.
• Избягвайте ненужния жаргон.
• Разделяйте дългите обяснения на по-малки стъпки.
• Завършвайте с конкретно следващо действие.

Краткото съобщение уважава времето на читателя и улеснява движението напред.

4. Предвиждайте недоразуменията

Недоразуменията не са нещо необичайно. Те са една от най-честите причини бизнес комуникацията да се разпада.

Фраза, която за вас звучи очевидно, може да е объркваща за някой друг. Заявка, която ви изглежда проста в главата, може да бъде интерпретирана различно от изпълнител или клиент. Ако приемете, че другият човек споделя вашия контекст, рискувате проблеми.

Добрите комуникатори намаляват този риск, като са конкретни. Те дефинират термините. Потвърждават сроковете. Повтарят решенията в писмен вид. Оставят пространство за въпроси.

Това е особено полезно за основатели, които се занимават с документи за учредяване, вътрешни договори, годишни отчети, данъчни регистрации и уведомления за съответствие. Колкото по-важен е въпросът, толкова по-важно е да се потвърди разбирането.

5. Използвайте умишлено тона и езика на тялото

Думите имат значение, но тонът и езикът на тялото често определят как ще бъдат възприети.

Директно съобщение може да звучи уверено или враждебно в зависимост от начина на поднасяне. Подкрепящ коментар може да звучи пренебрежително, ако тонът ви е равен или прибързан. На живо и при видео разговори стойката, зрителният контакт, изражението на лицето и темпото влияят върху разговора.

Собствениците на бизнес трябва да се стремят към тон, който е спокоен, уважителен и стабилен. Това не означава да бъдете пасивни. Означава да сте категорични, без да ставате рязки.

Няколко практични навика помагат:

• Поддържайте отворена стойка.
• Забавяйте темпото, когато разговорът е важен.
• Избягвайте да прекъсвате.
• Поддържайте ангажирано изражение.
• Съобразявайте нивото на официалност с обстановката.

Когато тонът и езикът на тялото съответстват на думите ви, посланието достига по-ясно.

6. Практикувайте активно слушане

Много комуникационни проблеми възникват, защото хората чакат да отговорят, вместо да слушат, за да разберат.

Активното слушане означава да обръщате пълно внимание, да позволите на другия човек да завърши и да отговаряте на съдържанието, а не на момента на прекъсване. Това е един от най-лесните начини да изградите доверие и да решавате проблеми по-бързо.

За да слушате добре:

• Премахнете разсейването.
• Нека другият човек да довърши.
• Обобщете това, което сте чули.
• Задайте последващ въпрос.
• Потвърдете следващата стъпка.

Това е особено полезно, когато работите с разочаровани клиенти, несигурни членове на екипа или специалисти, които ви помагат с правна или административна работа. Хората се успокояват, когато се чувстват чути, и вземат по-добри решения.

7. Не предполагайте нищо

Предположенията създават риск, който може да бъде избегнат.

Основател може да предположи, че клиентът е разбрал цената. Мениджър може да предположи, че изпълнителят е знаел срока. Нов собственик на бизнес може да предположи, че подаването е обработено, защото формулярът е бил изпратен. Тези предположения могат да струват време и пари.

Вместо да предполагате, проверявайте.

Ако нещо е важно, сложете го в писмен вид. Ако срокът е важен, повторете точната дата. Ако задачата е важна, определете отговорник. Ако процесът е важен, потвърдете получаването.

Този навик е особено важен при учредяване на компания и спазване на изисквания. Държавните правила често имат строги срокове и изисквания за формат. Малко предположение може да се превърне в пропуснато подаване, забавено одобрение или ненужни санкции.

8. Комуникирайте добре през различни технологии

Съвременната бизнес комуникация се случва чрез имейл, телефон, текстови съобщения, чат, видео и инструменти за управление на проекти. Всеки канал има своите силни и слаби страни.

Имейлът е полезен за архив и официална комуникация, но може да звучи безлично. Текстовото съобщение е бързо, но лесно може да бъде разтълкувано погрешно. Видео срещите са ефективни, но технически проблеми могат да прекъснат разговора. Чатът е удобен, но важните подробности могат да се изгубят.

Най-добрите комуникатори избират канала според съобщението.

• Използвайте имейл за документация и решения.
• Използвайте телефон или видео за сложни разговори.
• Използвайте текстови съобщения за бързи потвърждения.
• Използвайте писмени обобщения за отчетност.

Ако разговорът включва правни детайли по учредяване, данъчни регистрации или срокове за съответствие, последвайте разговора с писмено обобщение. Това създава запис и намалява риска от объркване по-късно.

9. Управлявайте стреса, преди той да управлява вас

Стресът променя комуникацията. Когато хората са притиснати, раздразнени или претоварени, те са склонни да говорят по-бързо, да слушат по-малко и да реагират по-рязко.

Собствениците на бизнес са под натиск от много посоки: финансиране, наемане, клиенти, операции, документи и растеж. Ако този натиск проникне във всеки разговор, отношенията страдат.

За да останете ефективни под стрес:

• Направете пауза, преди да отговорите.
• Разделете проблема от емоцията.
• Направете кратка почивка, когато е необходимо.
• Върнете се към въпроса с повече контекст.
• Избягвайте да вземате важни решения в разгара на емоцията.

Спокойната комуникация не е просто по-приятна. Тя води до по-добра преценка.

10. Научете се да говорите делово, без да криете смисъла

Професионалната комуникация трябва да е прецизна, но не и изкуствено усложнена.

Много нови основатели прекаляват със жаргона, защото звучи по-изтънчено. Други избягват необходимия бизнес език, защото се страхуват да не звучат твърде сухо. Целта не е нито едното. Целта е да сте достатъчно ясни, за да може другият човек да действа.

Когато обсъждате договор, подаване на документи, цена, обхват на услугата или срок за съответствие, използвайте точен език и обяснявайте непознатите термини. Ако дадена концепция влияе върху важно решение, не я скривайте в неясни формулировки.

Добрата бизнес комуникация често включва:

• Проблема.
• Срока.
• Отговорника.
• Следващата стъпка.
• Последицата, ако нищо не се промени.

Тази структура работи еднакво добре в стартъп операции, обслужване на клиенти и корпоративна администрация.

11. Превърнете комуникацията в повтаряема система

Силните комуникатори не разчитат само на паметта. Те изграждат системи.

Повтаряемата комуникационна система може да включва:

• Стандартни шаблони за имейли.
• Контролен списък за въвеждане на нов клиент.
• Писмени бележки от срещи.
• Процес за потвърждаване на важни решения.
• Календар за срокове за съответствие.

Това е важно при учредяване на бизнес, защото предприемачите често жонглират с много задачи едновременно. Учредяване на юридическо лице, регистрация на EIN, задължения на регистрирания агент, годишни отчети, вътрешни одобрения и комуникация с доставчици се съревновават за внимание. Системата ви помага да останете организирани, когато натоварването расте.

Ако създавате компания, тук структурата носи полза. Надежден процес за обработка на официални уведомления, документиране на решения и проследяване на срокове намалява риска и подкрепя дългосрочния растеж.

Комуникационни умения, които подпомагат растежа на бизнеса

Комуникацията не е изолирано меко умение. Тя подпомага почти всяка функция на бизнеса.

Когато комуникирате добре, можете да:

• Изграждате доверие по-бързо.
• Намалявате недоразуменията.
• Укрепвате отношенията с клиентите.
• Ръководите екипи с повече увереност.
• Пазите компанията си от грешки, свързани със съответствие.
• Вземате по-добри решения под напрежение.

За новите собственици на бизнес това прави комуникацията основна част от успеха, а не незадължително надграждане.

Заключителни мисли

Ефективната комуникация е навик, а не черта на характера. Тя се подобрява чрез повторение, размисъл и по-добри системи.

Ако учредявате бизнес или управлявате такъв за първи път, започнете от основите: познавайте аудиторията си, говорете ясно, потвърждавайте разбирането, слушайте внимателно и документирайте важните неща. Тези навици ви помагат да изградите доверие и да държите компанията си в правилната посока.

Zenind помага на предприемачите да се съсредоточат върху най-важното при стартирането и поддържането на бизнес в Съединените щати. Силната комуникация помага всичко останало да работи по-добре.