Бизнестегі ұрлықты қалай анықтауға болады: ескерту белгілері, жиі кездесетін схемалар және алдын алу

Ұрлық - бизнес тап болуы мүмкін ішкі алаяқтықтың ең зиянды түрлерінің бірі. Сырттан болатын ұрлықтан айырмашылығы, ол көбіне ақшаға, жазбаларға, жеткізушілерге немесе жүйелерге қол жеткізе алатын адамның әрекеті арқылы жүзеге асады. Сондықтан оны жасыру оңайырақ, ерте анықтау қиынырақ болады.

Шағын бизнес үшін салыстырмалы түрде аз шығынның өзі жалақы төлеуді, салық төлемдерін, жеткізушілермен қарым-қатынасты және өсу жоспарларын бұзуы мүмкін. Ірі компанияларда бұл тәуекел бөлімдерге таралып, айлар немесе жылдар бойы байқалмай қалуы ықтимал. Жақсы жаңалық - ұрлық көзге көрінбей қалмайды. Ол әдетте сәйкессіздіктердің, әдеттен тыс мінез-құлықтың және бақылау жүйесіндегі олқылықтардың ізін қалдырады, мұны мұқият иесі немесе менеджер байқай алады.

Бұл нұсқаулықта ұрлықтың қалай көрінетіні, ең жиі қолданылатын схемалар, назар аудару керек ескерту белгілері және шығынды ұлғаймай тұрып болдырмауға көмектесетін бақылаулар түсіндіріледі.

Ұрлық деген не

Ұрлық - сеніп тапсырылған ақша мен активтерді әдейі ұрлау немесе мақсатсыз пайдалану. Қарапайым ұрлықтан басты айырмашылығы - қолжетімділік. Алаяқтық жасаған адам қызметкер, мердігер, лауазымды тұлға, бухгалтер, кеңсе менеджері немесе тіпті бизнес қаржысын басқаратын сенімді отбасы мүшесі болуы мүмкін.

Ұрлық мыналарды қамтуы мүмкін:

• Күнделікті түсімдерден қолма-қол ақша алу
• Клиент төлемдерін басқа арнаға бұру
• Жалған жеткізушілерді немесе шот-фактураларды жасау
• Рұқсат етілмеген қайтарымдар беру
• Еңбекақы қорын бұрмалау
• Компанияның кредиттік карталарын мақсатсыз пайдалану
• Жоғалған қаражатты жасыру үшін есепке алу жазбаларын өзгерту

Бұл кез келген бизнесте болуы мүмкін, бірақ бір адам қаржылық процестің бірнеше кезеңін бақылайтын жерде тәуекел әсіресе жоғары.

Ұрлықты анықтау неге қиын

Ұрлық көбіне күнделікті операциялардың тасасында жасырылады. Алаяқтық транзакция заңды бухгалтерлік есеппен, жалақымен, шығындарды өтеумен немесе жеткізушілерге төлемдермен араласып кетуі мүмкін. Егер бір адам жазбаларды жасап, төлемдерді мақұлдап, кітаптарды салыстырып отырса, оның жұмысын тәуелсіз тексеру болмауы мүмкін.

Алаяқтық әдетте біртіндеп ұлғаяды. Адам шағын ұрлықтан бастап, ешкім кітаптарды мұқият тексермейді деп ойласа, соманы уақыт өте көбейтуі мүмкін. Схема неғұрлым ұзақ жалғасса, не болғанын қайта қалпына келтіру соғұрлым қиын болады.

Сондықтан алдын алу мен ерте анықтау қалпына келтіру сияқты маңызды.

Ұрлықтың жиі кездесетін схемалары

Ұрлықтың тетіктері әртүрлі болғанымен, көптеген схемалар бірнеше қайталанатын үлгіге сүйенеді. Осы үлгілерді түсіну қай жерді тексеру керегін анықтауға көмектеседі.

1. Қолма-қол ақшаны тіркеуге дейін иемдену

Қолма-қол ақшаны тіркеуге дейін иемдену ақша бухгалтерлік жүйеге енгізілмей тұрып алынған кезде орын алады. Бұл бөлшек саудада, қонақүй және мейрамхана саласында, жеке қызмет көрсетуде және физикалық төлем қабылдайтын кез келген бизнесте жиі кездеседі.

Мысалдар:

• Кассирдің сатудан түскен қолма-қол ақшаны қалтаға басуы
• Қызметкердің транзакцияны кассаға өткізбей, төлемді өзінде қалдыруы
• Менеджердің жетіспейтін түсімдерді жасыру үшін кассадағы соманы түзетуі

Егер бизнес күн сайын қолма-қол ақшаны салыстырып отырмаса, мұны анықтау қиын болуы мүмкін.

2. Жалған жеткізушілер және жалған шот-фактуралар

Шоттармен жұмыс істеуге қолы жететін адам жалған жеткізуші құрып, жалған шот-фактуралар ұсынуы және төлемдерді өзі бақылайтын банк шотына бағыттауы мүмкін. Кейбір жағдайларда жеткізуші - төлем деректері өзгертілген нақты компания. Ал кейде ол мүлде ойдан шығарылған болады.

Ескерту белгілері мыналар:

• Іскерлік мақсаты анық емес бейтаныс жеткізушілер
• Ұқсас сомалармен қайталанатын шот-фактуралар
• Дәлелдеме құжаттарсыз мақұлданған төлемдер
• Жеткізуші байланыс ақпаратының жиі өзгеруі

3. Еңбекақы бойынша алаяқтық

Еңбекақы бойынша алаяқтық түрлі түрде көрінуі мүмкін. Қызметкер ойдан шығарылған адамды жалақы тізіміне қосуы, жұмыс сағатын көбейтуі, комиссияны бұрмалауы немесе орындалмаған жұмысқа уақыт жазуы мүмкін.

Оған мыналар да жатады:

• Жалған артық жұмыс уақыты
• Рұқсат етілмеген бонус төлемдері
• Жұмыстан шыққан қызметкерлерге төлемнің жалғасуы
• Мердігерлер мен қызметкерлерді қате жіктеу

Еңбекақы әдетте кесте бойынша өңделетіндіктен, қызметкерлер құрамындағы өзгерістер мен жалақы есептерін ешкім тексермесе, алаяқтық жазбалар ұзақ уақыт бойы жалғасуы мүмкін.

4. Шығынды өтеуді теріс пайдалану

Шығындарды теріс пайдалану адам жалған немесе шамадан тыс өтемақы өтінішін берген кезде болады. Бұған өзгертілген түбіртектер, жеке сатып алуларды бизнес шығыны ретінде көрсету, бір шығынды екі рет жіберу немесе шын мәнінде жүрілмеген жолақы талаптары кіруі мүмкін.

Жиі кездесетін белгілер:

• Бұлдыр, толық емес немесе қолмен өзгертілген түбіртектер
• Бекіту шегінен сәл төмен қайталанатын шығындар
• Қызметкердің рөліне немесе іссапар кестесіне сай келмейтін шығындар
• Қолдаушы деректерсіз жіберілген өтемақылар

5. Қайтарым немесе кері қайтару алаяқтығы

Қайтарым, кредит немесе тауарды кері қабылдау рәсімін қолданатын бизнес манипуляцияға осал келеді. Қызметкер жалған сатып алушы қайтарымын жасап, қайтарылған ақшаны өзіне бағыттауы немесе мүлде болмаған транзакцияға қайтарым беруі мүмкін.

Бұл әсіресе бөлшек саудада және электрондық коммерцияда жиі кездеседі, егер қайтарымды өңдейтін адам бухгалтерлік жазбаны да өзі бақылайтын болса.

6. Компанияның кредиттік карталарын мақсатсыз пайдалану

Компания карталары ыңғайлы, бірақ оларды теріс пайдалану да мүмкін. Адал емес қызметкер бизнес картасын жеке сатып алуларға қолдануы, тексеруден қашу үшін транзакцияларды бөліп жіберуі немесе жеке шығындарды заңды іссапар не кеңсе шығыны ретінде жасыруы мүмкін.

Картадағы мәлімдемелер кеш тексерілгенде немесе түбіртек талап етілмегенде, мұндай теріс пайдалану жиі ұлғаяды.

7. Чектерді бұрмалау және төлемдерді басқаға бұру

Кейбір алаяқтар чектерді өзгерту, алушы атауын ауыстыру, пошта арқылы жіберілген төлемдерді ұстап қалу немесе клиент чектерін депозитке дейін жеке шотқа салу арқылы төлемдерді қайта бағыттайды.

Мұндай алаяқтық көбіне түсіндірілмеген дебиторлық берешек, жоғалған депозиттер немесе банк салыстыруындағы мәселелер сияқты есептік сәйкессіздіктер қалдырады.

Ұрлықтың ескерту белгілері

Бір белгі алаяқтықты дәлелдемейді, бірақ үлгілер маңызды. Егер осы мәселелердің бірнешеуі қатар көрінсе, тексеру керек.

Қаржылық ескерту белгілері

• Банк салыстырулары қайта-қайта кешігеді
• Себебі түсіндірілмейтін қолма-қол ақша жетіспеушілігі пайда болады
• Депозит сомалары күнделікті сату жазбаларымен сәйкес келмейді
• Жеткізуші төлемдері бизнес себебінсіз өседі
• Қайтарымдар немесе есептен шығарулар күтпеген жерден көбейеді
• Дебиторлық берешек қалдықтары қисынға келмейді
• Шығындар бизнес белсенділігімен үйлеспейтіндей құбылады

Мінез-құлықтық ескерту белгілері

• Қызметкер демалысқа шығуға немесе өз міндетін басқаға тапсыруға қарсы болады
• Адам жазбаларды, құпиясөздерді немесе процестерді шамадан тыс қорғайды
• Біреу өз жұмысын тәуелсіз тексеруді құптамайды
• Қызметкер себепсіз әдеттен тыс уақытта жұмыс істейді
• Қызметкерден құжат сұралғанда ол қорғанғыш болады
• Белгілі табысымен сәйкес келмейтін өмір салты өзгерістері байқалады

Процестік ескерту белгілері

• Бір адам қаржылық процестің тым көп кезеңін бақылайды
• Қолдаушы құжаттар жоқ немесе толық емес
• Мақұлдаулар бейресми немесе құжатталмаған
• Қолмен жүргізілетін жазбаларды аудит жасау қиын
• Құпиясөздер жеке берілмей, ортақ пайдаланылады
• Салыстыру кеш жасалады немесе оны төлемдерді басқаратын адам өзі орындайды

Күдікті әрекетті қалай тексеру керек

Егер бір нәрсе дұрыс емес сияқты көрінсе, тез бірақ сақ әрекет етіңіз. Мақсат - дәлелдерді сақтап қалу және қажетсіз тәуекел туғызбай мәселенің ауқымын анықтау.

1. Жазбаларды сақтап қойыңыз

Банк көшірмелерін, шот-фактураларды, түбіртектерді, жалақы есептерін, электрондық поштаны және есеп жүйесінен экспортталған деректерді қауіпсіз сақтаңыз. Дәлелдер жиналмай тұрып файлдарды жоймаңыз және жүйелерді қайта баптамаңыз.

2. Қолжетімділікті шектеңіз

Егер күдік белгілі бір адамға немесе процеске қатысты болса, тексеру жүріп жатқанда қолма-қол ақшаға, шоттарға, карталарға және есеп жүйелеріне қолжетімділікті азайтыңыз.

3. Сандарды салыстырыңыз

Ішкі жазбаларды банк қозғалысымен, депозит журналдарымен, жеткізуші мәлімдемелерімен және түбіртектермен салыстырыңыз. Жетіспейтін құжаттарды, қайталанатын жазбаларды және түсіндірілмейтін айырмашылықтарды іздеңіз.

4. Уақыт кестесін тексеріңіз

Сәйкессіздіктер қашан басталғанын, қаншалықты жиі болғанын және қай шоттар не бөлімдерге әсер еткенін анықтаңыз. Көптеген алаяқтық жағдайлары бір транзакция ретінде емес, үлгі ретінде қарастырылғанда айқынырақ болады.

5. Тәуелсіз сарапшыны пайдаланыңыз

Сот-бухгалтер, сыртқы бухгалтер, заңгер немесе басқа тәуелсіз маман жазбаларды объективті бағалауға көмектесе алады. Егер қылмыстық әрекетке күдік болса, заңгер келесі қадамдар мен хабарлау міндеттері бойынша кеңес береді.

Ұрлықтың алдын алу жолдары

Алдын алу әдетте шығынды өтеуден арзанырақ. Қатаң ішкі бақылау мүмкіндікті азайтады, жауапкершілікті арттырады және алаяқтықты табуды жеңілдетеді.

Қаржылық міндеттерді бөліңіз

Бір адам транзакцияның барлық бөлігін бақыламауы керек. Мүмкіндігінше, ақшаны қабылдайтын адам оны тіркейтін, салыстыратын немесе төлемді мақұлдайтын адамнан бөлек болғаны дұрыс.

Шоттарды жүйелі түрде салыстырыңыз

Банк шоттары, кредиттік карталар, еңбекақы және дебиторлық берешек белгіленген кесте бойынша қаралуы тиіс. Қолма-қол ақша көп айналатын бизнестер үшін күнделікті салыстыру ең жақсысы. Көптеген компаниялар үшін ай сайынғы салыстыру ең төменгі талап болып саналады.

Құжаттаманы талап етіңіз

Әрбір төлемнің, қайтарымның және өтемақының негіздемесі болуы керек. Түбіртектер, шот-фактуралар, сатып алу тапсырыстары және мақұлдау жазбалары алаяқтықты жасыруды қиындатып, күдікті жағдайларды тексеруді жеңілдетеді.

Рөлге негізделген қолжетімділікті қолданыңыз

Есеп және төлем жүйелері қолжетімділікті лауазымдық міндеттерге қарай шектеуі тиіс. Қызметкерлерге тек өзіне қажет рұқсаттар ғана берілуі керек. Құпиясөздерді ортақ пайдалануға болмайды.

Жеткізуші және жалақы өзгерістерін тексеріңіз

Жаңа жеткізушілер, банк деректерінің өзгеруі, қызметкерлерді қосу және жалақы өзгерістері оларды сұраған адамнан тәуелсіз біреудің тексеруін талап етуі керек.

Маңызды міндеттерден уақытша алыстауды талап етіңіз

Қолма-қол ақша, жалақы немесе бухгалтериямен айналысатын қызметкерлер мүмкін болса, демалысқа шығып, міндеттерін алмастырып тұруы керек. Көптеген алаяқтық схемалар бұл қызметті басқа адам атқарғанда әшкереленеді.

Ерекше жағдай үлгілерін қадағалаңыз

Алаяқтық көбіне шағын ерекшеліктердің ішінде жасырылады: түбіртексіз қайтарымдар, қолмен енгізілген журналдық жазбалар, шұғыл төлемдер немесе қайталанатын түзетулер. Мұндай баптарды әдеттегі транзакцияларға қарағанда мұқият тексеріңіз.

Менеджерлер мен қызметкерлерді оқытыңыз

Адамдар нені бақылау керегін білсе, күдікті мінез-құлықты хабарлауға көбірек бейім болады. Оқыту ең жиі кездесетін схемаларды, хабарлау арналары мен құжаттаманың маңызын қамтуы тиіс.

Алаяқтық расталса не істеу керек

Егер ұрлық расталса, тоқтату, құжаттау және қалпына келтіруге назар аударыңыз.

• Қажет жерде қолжетімділікті тоқтату арқылы шығынды дереу доғарыңыз
• Барлық жазбалар мен хат алмасуды сақтаңыз
• Заңгерге және қажет болса құқық қорғау органдарына хабарлаңыз
• Қызметкердің адалдығы немесе алаяқтық шығындарына қатысты сақтандыруды тексеріңіз
• Басқа бақылау жүйелері қай жерде сәтсіздікке ұшырағанын анықтау үшін кеңірек аудит жүргізіңіз
• Осал процестерге қайта қолжетімділік бермей тұрып саясатты күшейтіңіз

Мұндай жағдайды үстірт немесе бейресми түрде қарастырмаңыз. Жауап неғұрлым мұқият болса, қалпына келу мүмкіндігі соғұрлым жоғары және қосымша зиян қаупі соғұрлым төмен болады.

Қорытынды

Ұрлық көбіне сенім бақылауды алмастырғанда сәтті жүзеге асады. Ең жақсы қорғаныс - әр қызметкерге күдікпен қарау емес. Бұл - міндеттерді бөлу, әрекеттерді құжаттау және жазбаларды жүйелі түрде тексеретін бизнес құрылымы.

Бизнесті енді бастап жатқан және оны дамытып жүрген кәсіпкерлер үшін мұндай тәртіп басынан бастап маңызды. Сіз LLC, корпорация немесе басқа құрылым ретінде жұмыс істесеңіз де, күшті қаржылық бақылаулар компанияңыздың ақша ағымын, беделін және ұзақ мерзімді тұрақтылығын қорғауға көмектеседі.

Дұрыс жүйелерді ерте құрсаңыз, ұрлықты жасыру әлдеқайда қиын әрі тоқтату жеңілірек болады.