Какво представлява банковата резолюция? Практическо ръководство за LLC и корпорации

Банковата резолюция е прост, но важен корпоративен документ, който указва на банката кой има право да открива сметки, да подписва чекове, да прехвърля средства и да взема други банкови решения от името на бизнеса. Банките я използват, за да потвърдят, че хората, които искат достъп до фирмена сметка, са надлежно упълномощени.

За новоучредени компании, особено LLC и корпорации, този документ може да улесни процеса по откриване на сметка и да намали избегаеми забавяния. Той също така подпомага вътрешното вземане на решения, като ясно определя писмено правомощията.

Ако започвате бизнес със Zenind, добре подготвената банкова резолюция е един от документите за управление, които могат да подпомогнат чиста финансова организация още от първия ден.

Банкова резолюция на разбираем език

Банковата резолюция е официално изявление, прието от собствениците, членовете, мениджърите или съвета на директорите на бизнеса. Тя посочва кои лица могат да действат от името на компанията по банкови въпроси и описва обхвата на техните правомощия.

На практика резолюцията дава на банката увереност, че:

• компанията е одобрила сметката или транзакцията
• посоченото лице е упълномощено да действа
• правомощието е в съответствие с управленските документи на компанията
• банката може да се опре на предоставения подпис или инструкции

Документът не винаги е дълъг или сложен. Стойността му е в яснотата. Банката не иска да гадае кой има право да има достъп до средства или да подписва от името на бизнеса.

Защо бизнесите се нуждаят от такава

Банкова резолюция често се изисква, когато компания открива фирмена банкова сметка, кандидатства за финансови услуги или упълномощава конкретни длъжностни лица или членове да извършват банкови задачи. Тя е особено полезна за структури, които разделят собствеността от управлението, или които искат няколко души да имат ясно определени правомощия.

Често срещани причини да се подготви такава са:

• откриване на нова фирмена банкова сметка
• добавяне или премахване на лица с право на подпис
• упълномощаване на банкови преводи или подписване на чекове
• определяне на лимити за одобрение на финансови действия
• документиране кой може да взема заеми или да залага активи
• подпомагане на банката при проверка на корпоративните правомощия

Дори ако банката не я изисква във всеки случай, наличието на готова резолюция може да предотврати забавяния и объркване.

Банкова резолюция за LLC срещу корпоративна банкова резолюция

Структурата е сходна, но органът, който взема решение, се различава според вида на юридическото лице.

Банкова резолюция за LLC

При LLC резолюцията обикновено се одобрява от членовете или мениджърите, в зависимост от начина на управление на LLC. Тя посочва кое лице или кои лица могат да извършват банковите дейности на компанията.

Това е полезно, когато:

• LLC има няколко членове
• един мениджър отговаря за ежедневните финанси
• компанията иска да упълномощи конкретен подписващ за достъп до сметката
• оперативното споразумение изисква официално одобрение за банкови действия

Корпоративна банкова резолюция

При корпорация резолюцията обикновено се приема от съвета на директорите. Тя може да упълномощи длъжностни лица като президента, касиера, секретаря или друго определено лице да управлява банкови въпроси.

Това е полезно, когато:

• корпорацията иска да открие сметка под своя EIN
• съветът иска да определи кой може да подписва чекове или преводи
• бизнесът трябва да съгласува банковите правомощия с одобрението на съвета
• корпорацията иска да ограничи правомощията до определени длъжностни лица

Какво трябва да съдържа банковата резолюция

Добрата банкова резолюция трябва да бъде достатъчно конкретна, за да може банката да се опре на нея, и достатъчно проста, за да бъде разбираема за собствениците на бизнеса.

1. Име на бизнеса

Използвайте точното юридическо име на компанията, както е посочено в учредителните документи и управленските документи.

2. Дата на приемане

Резолюцията трябва да показва кога е била одобрена.

3. Одобряващ орган

Посочете дали одобрението е дошло от членовете, мениджърите, директорите или други упълномощени лица, вземащи решения.

4. Упълномощени лица

Избройте всяко лице, което може да действа от името на бизнеса по банкови въпроси.

5. Предоставени правомощия

Посочете точно какво може да прави всяко лице. Често срещани правомощия включват:

• откриване и закриване на банкови сметки
• подписване на чекове
• внасяне или теглене на средства
• одобряване на банкови преводи и ACH преводи
• заявяване на дебитни карти или онлайн достъп
• получаване на извлечения по сметка
• кандидатстване за кредит или заем

6. Ограничения на правомощията

Ако правомощията са ограничени, посочете това ясно. Например едно лице може да има право да внася средства, но не и да взема заеми.

7. Поле за подпис

Резолюцията трябва да бъде подписана от необходимите собственици, членове, мениджъри или директори съгласно управленските документи на компанията.

Как да напишете банкова резолюция

Банковата резолюция не е трудна за изготвяне. Целта е правомощията да бъдат ясни и удобни за банката.

Стъпка 1: Проверете управленските правила

Първо прегледайте оперативното споразумение, устава или вътрешните споразумения. Тези документи може вече да описват кой може да одобрява банкови правомощия и как това одобрение трябва да бъде документирано.

Стъпка 2: Определете упълномощените лица

Решете кой трябва да може да действа за компанията. Бъдете точни и използвайте пълните юридически имена.

Стъпка 3: Определете правомощията

Избройте конкретните финансови действия, които лицето може да извършва. Ако компанията иска да ограничи риска, стеснете правомощията вместо да използвате общи формулировки.

Стъпка 4: Формулирайте резолюцията ясно

Използвайте разбираем език. Банките предпочитат документи, които са директни, официални и лесни за проверка.

Стъпка 5: Добавете дата на одобрение и подпис

Датата и подписите показват, че бизнесът официално е приел резолюцията.

Стъпка 6: Съхранявайте я с фирмените документи

Пазете окончателната резолюция заедно с другите документи за учредяване и управление. Банките може да я поискат отново по-късно, особено ако сметката бъде променена.

Примерна структура на банкова резолюция

Типичната банкова резолюция може да включва следните раздели:

• име на компанията и щат на учредяване
• заглавие на резолюцията
• изявление за одобрение от членове, мениджъри или директори
• списък на упълномощените лица с право на подпис
• описание на предоставените банкови правомощия
• дата на влизане в сила
• полета за подписи

Тази структура може да бъде адаптирана за LLC или корпорация, в зависимост от вида на юридическото лице и вътрешните правила за управление.

Често срещани грешки, които да избягвате

Бизнесите често срещат проблеми, когато резолюцията е твърде неясна или не съответства на учредителните им документи.

Използване на грешно име на юридическото лице

Името на компанията трябва да съвпада точно с юридическото име. Малки грешки могат да накарат банките да поискат корекции.

Пропускане на подробности за правомощията

Резолюция, която казва, че някой е „упълномощен да се занимава с банкови въпроси“, може да е твърде обща. По-добре е да се посочат ясно конкретните правомощия.

Пренебрегване на управленските документи

Ако оперативното споразумение или уставът изискват официално гласуване, резолюцията трябва да следва тази процедура.

Забравяне да се актуализира документът

Ако подписващ напусне компанията, промени длъжността си или получи нови правомощия, резолюцията трябва да бъде актуализирана.

Липса на архивиране на документа

Банката може да поиска копие по-късно. Съхранявайте подписаната версия в защитено фирмено досие.

Кога да актуализирате банкова резолюция

Банковата резолюция не бива да се разглежда като еднократна формалност. Преглеждайте я всеки път, когато правомощията на компанията се променят.

Актуализирайте я, когато:

• се присъедини нов член, мениджър или длъжностно лице
• упълномощен подписващ подаде оставка или бъде отстранен
• компанията открива нова банкова сметка и се нуждае от различни подписващи
• съветът или членовете променят правилата за одобрение
• бизнесът иска да добави правомощия за заеми или преводи

Поддържането на резолюцията актуална помага да се предотвратят неоторизирани транзакции и проблеми с банковото съответствие.

Банкова резолюция срещу други бизнес документи

Банковата резолюция е свързана с други документи за учредяване, но не е същото като тях.

Оперативно споразумение или устав

Тези документи определят как се управлява бизнесът. Банковата резолюция обикновено прилага правомощията в рамките на тези правила.

Устав на организацията или учредителен акт

Тези регистрации създават юридическото лице пред щата. Обикновено те не посочват банкови правомощия в детайли.

Документи за EIN

EIN често е необходим за откриване на фирмена банкова сметка, но той не замества банковата резолюция.

Накратко, банковата резолюция помага да се докаже кой може да действа от името на компанията. Тя работи заедно с документите за учредяване и управление на компанията.

Добри практики за нови бизнеси

За новоучредена компания банковата резолюция трябва да съответства на бизнес структурата и на цялостната организация на компанията.

Няколко практични добри практики:

• съгласувайте резолюцията с оперативното споразумение или устава
• упълномощавайте само хората, които наистина се нуждаят от достъп
• използвайте кратък и конкретен език
• съхранявайте подписано копие с фирмените документи
• прегледайте документа преди посещение в банката
• актуализирайте го при промени в собствеността или управлението

Ако учредявате бизнес и се подготвяте да откриете банкова сметка, подреждането на тези документи отрано може да ви спести време по-късно. Zenind помага на предприемачите да изградят солидна правна основа, за да могат да преминат към дейност с повече увереност.

Заключителни мисли

Банковата резолюция е малък документ с важна роля. Тя указва на банката кой може да действа от името на бизнеса, намалява неяснотите и подпомага правилния финансов контрол. Независимо дали компанията ви е LLC или корпорация, ясната банкова резолюция може значително да улесни откриването на сметка и текущите банкови операции.

За новите собственици на бизнес най-доброто време да подготвят такава е преди да възникнат проблеми. Добре написаната резолюция, заедно с правилните документи за учредяване, помага компанията ви да остане организирана и готова за растеж.