Как да получите сертификат за съществуване в Западна Вирджиния

Ако извършвате бизнес в Западна Вирджиния, в даден момент може да се нуждаете от Certificate of Existence от Secretary of State на Западна Вирджиния или от Letter of Good Standing от Tax Division на Западна Вирджиния. Тези документи често се изискват при финансиране, лицензиране, регистрация в друг щат, прекратяване на дейност или при важни бизнес сделки.

Въпреки че понякога термините се използват като взаимозаменяеми, те не са едно и също нещо. Certificate of Existence удостоверява, че дадено бизнес дружество е регистрирано и активно пред Secretary of State. Letter of Good Standing потвърждава, че бизнесът е в съответствие със щатските данъчни задължения.

Това ръководство обяснява какво означава всеки документ, кога може да ви е необходим, кои видове дружества отговарят на условията и как да поискате и двата документа в Западна Вирджиния.

Какво представлява Certificate of Existence в Западна Вирджиния?

Certificate of Existence в Западна Вирджиния е официален документ, издаван от Secretary of State за допустими местни дружества. За чуждестранни дружества еквивалентният документ е Certificate of Authorization.

Сертификатът потвърждава, че дружеството е регистрирано, активно и е подало необходимите годишни отчети. Той често се изисква от банки, кредитори, лицензиращи органи и други щати, които искат доказателство, че даден бизнес е законосъобразно организиран и има активен статут.

Важно е да се разбере какво доказва и какво не доказва сертификатът. Според Secretary of State на Западна Вирджиния, certificate of existence не означава, че компанията е изпълнила всички щатски задължения, като обезщетения за безработица, обезщетения при трудови злополуки или данъчно съответствие.

Certificate of Existence срещу Letter of Good Standing

Тези документи служат за различни цели:

• Certificate of Existence идва от Secretary of State на Западна Вирджиния.
• Letter of Good Standing идва от Tax Division на Западна Вирджиния.

Certificate of Existence се фокусира върху статута на дружеството и регистрацията му. Letter of Good Standing се фокусира върху данъчното съответствие.

На практика много предприятия се нуждаят и от двата документа, особено когато се разширяват в друг щат, кандидатстват за определени лицензи или подават документи за оттегляне или прекратяване на дейността си.

Кога бизнесите се нуждаят от тези документи?

Бизнес в Западна Вирджиния може да се нуждае от Certificate of Existence, Letter of Good Standing или и от двата документа в ситуации като:

• Регистрация като чуждестранно дружество в друг щат
• Кандидатстване за финансиране или откриване на бизнес банкова сметка
• Искане на определени застрахователни полици за бизнеса
• Кандидатстване за лицензи или разрешителни
• Сключване на договор с друго дружество или държавна агенция
• Продажба, прехвърляне или преструктуриране на бизнеса
• Оттегляне от Западна Вирджиния или прекратяване на дружеството

Чуждестранните дружества, които се регистрират в Западна Вирджиния, също трябва да знаят, че щатът може да изиска certificate of existence или good standing от щата по произход на дружеството като част от процеса на квалификация.

Кои дружества в Западна Вирджиния могат да поискат Certificate of Existence?

Secretary of State на Западна Вирджиния издава certificates of existence или authorization за следните видове дружества:

• Корпорации
• Дружества с ограничена отговорност
• Командитни дружества
• Партньорства с ограничена отговорност
• Бизнес тръстове
• Доброволни сдружения

Сертификат не може да бъде издаден на компания, която съществува единствено под търговско наименование или DBA.

Как да получите Certificate of Existence в Западна Вирджиния

Западна Вирджиния предоставя процеса чрез системата за бизнес субекти на Secretary of State.

1. Потвърдете, че бизнесът ви е активен и изряден

Преди да поръчате сертификата, уверете се, че бизнесът ви е в добро състояние според регистрите на Secretary of State. Обикновено това означава, че дружеството е регистрирано, активно и е подало необходимите годишни отчети.

Ако бизнесът ви е пропуснал подаден документ или вече не е активен, може да се наложи първо да отстраните този проблем, преди да може да бъде издаден сертификат.

2. Използвайте системата за поръчки на Secretary of State

Secretary of State на Западна Вирджиния предоставя онлайн услуга за Certificate of Existence/Authorization чрез своите инструменти за търсене и поръчка на бизнес субекти. Можете да потърсите дружеството и да поръчате сертификата оттам, ако бизнесът отговаря на условията.

Secretary of State предлага също поръчка по телефон, по пощата, по факс или на място.

3. Заплатете таксата за подаване

Текущата стандартна такса за Certificate of Existence е 10 щ.д. Предлага се и експресна услуга срещу допълнително заплащане.

Към момента експресните опции, посочени от Secretary of State, включват:

• 24-часова услуга: допълнително 25 щ.д.
• 2-часова услуга: допълнително 250 щ.д.
• 1-часова услуга: допълнително 500 щ.д.

4. Изтеглете или получете сертификата

Ако поръчате онлайн, може да имате възможност да отпечатате сертификата директно след плащане. Ако подадете хартиена заявка, сертификатът обикновено се изпраща според избрания от вас начин на обработка.

Как да получите Letter of Good Standing в Западна Вирджиния

Ако се нуждаете от доказателство за данъчно съответствие, трябва да поискате Letter of Good Standing от Tax Division на Западна Вирджиния.

1. Прегледайте данъчното си съответствие

Tax Division няма да издаде Letter of Good Standing, ако бизнесът има неподавани данъчни декларации. В много случаи непогасени салда все пак могат да бъдат съвместими с good standing, ако има валиден план за плащане и данъкоплатецът не е в неизпълнение.

Има важно изключение за определени въпроси, свързани с Department of Highways. За такива искания данъкоплатецът трябва да е подал всички декларации и да е изряден по всички задължения, включително лихви и глоби.

2. Поискайте писмото чрез MyTaxes или онлайн формуляра

В момента Tax Division позволява искания по два начина:

• Чрез акаунт в MyTaxes, където писмото често може да бъде отпечатано на следващия работен ден след обработката
• Чрез онлайн формуляра за заявка, който се изпраща по пощата на заявителя

Ако разрешите предоставяне на информация на трета страна, трябва да се попълни хартиен формуляр и той трябва да бъде нотариално заверен.

3. Знайте срока и таксата

Letter of Good Standing от Tax Division на Западна Вирджиния е без такса.

Писмото обикновено изтича 90 дни след датата на издаване и Tax Division може да го отмени, ако състоянието на съответствието се промени през този период.

Контролен списък за съответствие преди кандидатстване

Преди да поискате който и да е от двата документа, прегледайте следните често срещани елементи:

• Подайте всички изискуеми годишни отчети
• Уверете се, че статутът на дружеството е активен
• Потвърдете, че бизнес данъците са изрядни
• Отстранете липсващите декларации
• Актуализирайте лицензи и разрешителни при необходимост
• Проверете дали план за плащане влияе върху допустимостта за конкретния документ, от който се нуждаете

Бърз преглед на съответствието може да предотврати забавяния, откази и повторни подавания.

Чести грешки, които да избягвате

Много собственици на бизнес губят време, защото искат грешния документ или пропускат проблем с подаване. Избягвайте тези грешки:

• Да приемате, че Certificate of Existence доказва данъчно съответствие
• Да приемате, че Letter of Good Standing доказва регистрационния статут на дружеството
• Да искате сертификата преди годишните отчети да са актуални
• Да забравяте, че различни агенции може да изискват различни документи
• Да чакате до последния момент преди срок за финансиране, лицензиране или квалификация

Как Zenind помага на собствениците на бизнес да бъдат готови

Поддържането на допустимостта на вашата компания за щатски сертификати започва със силни навици при учредяването и съответствието. Zenind помага на предприемачите и собствениците на малък бизнес да останат организирани чрез услуги за учредяване и текущо съответствие, за да могат да поддържат актуални подаванията си и да са подготвени за щатски изисквания.

Ако компанията ви се разширява, променя структурата си или трябва да следи годишните си задължения, наличието на система улеснява избягването на забавяния, когато банка, агенция или друг щат поиска доказателство за good standing или existence.

Често задавани въпроси

Certificate of Existence същото ли е като Certificate of Good Standing?

Не съвсем. В Западна Вирджиния Secretary of State издава Certificate of Existence или Authorization, а Tax Division издава Letter of Good Standing за данъчно съответствие.

Мога ли да получа Certificate of Existence за DBA?

Не. Secretary of State не издава сертификати за бизнес, който работи единствено под търговско наименование.

Колко дълго е валидно Letter of Good Standing?

То е валидно 90 дни от датата на издаване, освен ако не бъде отменено по-рано поради промяна в състоянието на съответствието.

План за плащане автоматично ли дисквалифицира бизнеса от good standing?

Не винаги. В много случаи данъкоплатецът може все още да се счита в добро състояние при план за плащане, стига той да не е в неизпълнение. Процесът на Department of Highways е по-строг.

Колко струва Certificate of Existence в Западна Вирджиния?

Стандартната такса е 10 щ.д., с допълнителни такси за експресна услуга.

Официални ресурси на Западна Вирджиния

• West Virginia Secretary of State: Certificates of Existence or Certificates of Authorization
• West Virginia Tax Division: Request for Letter of Good Standing
• West Virginia Tax Division: Business Registration

Разбирането на разликата между статута на дружеството и данъчното съответствие ви помага да поискате правилния документ от първия път. За собствениците на бизнес в Западна Вирджиния поддържането на актуални годишни отчети, данъчни декларации и изисквания за регистрация е най-бързият начин да избегнете забавяния, когато е необходим сертификат.