Как да преговаряте с доставчици: 5 практични стратегии за малки бизнеси

За малките бизнеси печалбата може бързо да се стопи, ако разходите към доставчиците не се управляват внимателно. Независимо дали купувате опаковки, офис консумативи, суровини или стоки за продажба, начинът, по който преговаряте с доставчиците, може пряко да повлияе на паричния поток, качеството на продуктите и дългосрочния растеж.

Доброто преговаряне с доставчици не означава да натискате за възможно най-ниска цена на всяка цена. Става дума за изграждане на отношения, които ви осигуряват справедливо ценообразуване, надеждна доставка, последователно качество и възможност за растеж. Най-добрите споразумения създават стойност и за двете страни.

Това ръководство разглежда практични начини да преговаряте с доставчици, да намалявате разходите и да изграждате по-силни отношения с партньорите си, без да подкопавате доверието.

Защо преговарянето с доставчици е важно

Всеки спестен лев при снабдяването може да бъде реинвестиран в маркетинг, наемане на хора, разработване на продукти или разходи по учредяване на бизнеса. За нови и растящи компании тези спестявания са особено важни.

Силното преговаряне може да ви помогне да:

• Намалите единичните разходи и да подобрите маржовете
• Осигурите по-добри условия за плащане
• Намалите разходите за доставка и обработка
• Подобрите последователността на продуктите и нивото на обслужване
• Създадете по-предвидимо планиране на наличностите
• Изградите дългосрочни партньорства с доставчици

Целта не е просто да получите еднократна отстъпка. Целта е да създадете система, която подпомага бизнеса ви във времето.

1. Разберете разходите си, преди да преговаряте

Не можете да преговаряте ефективно, ако не знаете точно какво купувате, колко често го купувате и каква е реалната му стойност.

Започнете с преглед на:

• Основните ви доставчици и общите разходи към всеки от тях
• Категориите продукти или услуги с най-високи разходи
• Сезонните модели на покупки
• Транспорт, обработка, такси за спешни поръчки и минимални такси за поръчка
• Текущите договорни условия, включително дати за подновяване и клаузи за прекратяване

След като имате тази информация, можете да определите къде имате лост за влияние. Доставчикът може да е по-склонен да подобри цената, ако правите големи, повтарящи се поръчки или ако сте близо до по-дългосрочно ангажиране.

Едно просто обобщение на покупките може да разкрие и скрити проблеми. Може да установите, че множество малки поръчки струват повече от една по-голяма консолидирана поръчка, или че плащате допълнително за бърза доставка, която би могла да бъде избегната с по-добро планиране.

2. Създайте ясна стратегия за доставчиците

Няма единствен правилен начин за структуриране на отношенията с доставчици. Някои бизнеси разчитат на един основен доставчик, докато други използват комбинация от местни и национални партньори. Най-добрият подход зависи от вашия бранш, обема на поръчките и толеранса ви към риск.

Добрата стратегия за доставчици обикновено балансира три приоритета:

• Цена: Плащате ли справедлива цена за стойността, която получавате?
• Надеждност: Може ли доставчикът да доставя навреме и в пълен обем?
• Гъвкавост: Може ли доставчикът да се адаптира, когато бизнесът ви расте?

Ако разчитате на един доставчик за критични материали, може да постигнете по-голяма простота, но да загубите сила в преговорите. Ако разпределите покупките между твърде много доставчици, може да загубите отстъпки за обем и административна ефективност.

Балансът често е най-доброто решение. Поддържайте основен доставчик за ключовите нужди, но имайте и резервни варианти, за да сравнявате цени и да намалявате риска.

3. Бъдете конкретни относно стандартите за качество и обслужване

Цената е важна, но е важна и качеството на това, което получавате. Ако спецификациите ви са неясни, може да получите по-ниска цена и по-лош продукт, което в крайна сметка струва повече заради връщания, преработка, оплаквания от клиенти или забавяния.

Преди да преговаряте, определете точно от какво се нуждаете:

• Размери, материали и допустими отклонения на продукта
• Изисквания за производителност или издръжливост
• Стандарти за опаковане
• Срокове за доставка
• Минимално приемливо ниво на изпълнение на поръчката
• Политики за замяна или дефекти

Колкото по-точни сте, толкова по-лесно става за доставчиците да дадат точна оферта и да се конкурират честно. Ясните изисквания също улесняват сравняването на оферти от различни доставчици.

Ако купувате от доставчик за първи път, поискайте мостри или пробна доставка, преди да се ангажирате с по-голяма поръчка. По-ниската цена не е добра сделка, ако продуктът не отговаря на вашите стандарти.

4. Намалете разходите към доставчиците чрез по-добра структура на поръчките

Един от най-лесните начини да договорите по-добра цена е да направите бизнеса си по-лесен и по-евтин за обслужване.

Доставчиците често определят цените според размера на поръчката, честотата на доставка, опаковката и сложността на изпълнението. Може да намалите разходите, като промените начина на покупка, а не само това, което плащате.

Обмислете тези тактики:

• Правете по-големи, по-редки поръчки, когато складовата наличност го позволява
• Консолидирайте няколко малки покупки в една поръчка
• Стандартизирайте спецификациите на продуктите, за да улесните изпълнението
• Предложете предвидими графици за поръчване
• Попитайте дали авансово годишно или тримесечно ангажиране отключва по-добри цени
• Проверете дали вземане от място или различни методи на доставка намаляват разходите

Този подход може да е полезен и за двете страни. Доставчикът спестява време и логистични разходи, а вие може да получите по-добра цена или по-приоритетно обслужване в замяна.

Все пак не поръчвайте прекомерни количества само за да получите отстъпка. Излишните наличности могат да доведат до разходи за съхранение, разваляне или натиск върху паричния поток. Правилната структура зависи от вашия бизнес модел и оборотния капитал.

5. Изграждайте реални отношения с контактите при доставчиците

Преговарянето е по-лесно, когато доставчикът възприема бизнеса ви като организиран, професионален и достоен за задържане.

Надежден търговски представител или акаунт мениджър може да бъде ценен партньор. Той може да помогне с:

• По-бързи оферти
• По-гъвкави условия за плащане
• Специални цени за повтарящи се поръчки
• Решаване на проблеми, когато нещо се обърка
• Комуникация при недостиг или забавяния

Отнасяйте се към тази връзка като към бизнес актив. Отговаряйте навреме, плащайте фактурите си навреме и съобщавайте промените отрано. Ако е лесно да се работи с вас, доставчиците са по-склонни да приоритизират вашия акаунт.

Същевременно не позволявайте на доброто отношение да замени проверката. Силните отношения трябва да допълват ясен договор, а не да го заменят.

Как да поискате по-добра цена

Много собственици на бизнес се колебаят да поискат по-добро ценообразуване, но това е една от най-важните стъпки в процеса. Ако не попитате, може никога да не разберете колко гъвкавост има.

Когато отправяте искането, бъдете професионални и конкретни. Вместо да казвате: „Можете ли да предложите по-добра цена?“, опитайте с някой от тези подходи:

• „Преглеждаме доставчиците за тази категория. Има ли възможност за по-добра цена при по-големи, повтарящи се поръчки?“
• „Ако се ангажираме с по-дългосрочно споразумение, може ли да подобрите ставката?“
• „Можете ли да изравните или подобрите тази оферта, като запазите същото ниво на качество и обслужване?“
• „Как би изглеждало ценообразуването, ако консолидираме доставките?“

Тези въпроси показват, че сте сериозни, информирани и отворени към взаимноизгодно решение.

Преговаряйте за повече от цената

Най-евтината оферта не винаги е най-добрата сделка. Умните преговарящи разглеждат целия договор, включително условията, които влияят върху паричния поток и риска.

Важни елементи за преговори са:

• Условия за плащане, като нето 30 или нето 60 дни
• Минимални количества за поръчка
• Графици за доставка
• Такси за транспорт и обработка
• Политики за връщане и дефекти
• Очаквания за ниво на обслужване
• Продължителност на договора и условия за подновяване

Например, по-добрите условия за плащане може да са по-ценни от малко намаление на цената, защото запазват парични средства през по-слаби месеци. По същия начин намалените транспортни такси могат да спестят повече от малка отстъпка на единица.

Мислете в термините на общата стойност на притежание, а не само на обявената цена.

Знайте кога да използвате конкуренцията във ваша полза

Ако имате няколко възможни доставчика, използвайте тази информация стратегически. Конкурентните оферти могат да ви помогнат да разберете пазарните цени и да създадете лост в преговорите.

Ключът е да бъдете честни и професионални. Не е нужно да блъфирате. Просто уведомете доставчиците, че сравнявате оферти според цена, качество и надеждност.

Полезен процес е да:

1. Поискате оферти от няколко доставчика
2. Сравните не само цената, но и обслужването и условията
3. Споделите приоритетите си с доставчика, който предпочитате
4. Попитате дали може да подобри предложението си

Ако доставчикът знае, че се конкурира за вашия бизнес, може да е по-склонен да подобри цените или нивото на обслужване.

Избягвайте често срещани грешки при преговорите с доставчици

Дори опитни собственици на бизнес могат да отслабят позицията си, ако преговарят неправилно. Внимавайте за следните грешки:

• Фокусиране само върху цената и пренебрегване на обслужването или качеството
• Непотвърждаване на договореностите в писмена форма
• Приемане на неясни обещания вместо конкретни условия
• Поръчване на твърде малки количества, за да се получи по-добра цена
• Агресивен вместо сътруднически подход
• Изчакване до последния момент, за да предоговорите

Най-силните преговарящи са подготвени, спокойни и конкретни. Те знаят какво им е необходимо, какво предлага пазарът и къде могат да направят компромис.

Кога да потърсите външна помощ

Някои преговори с доставчици са прости. Други включват сложни договори, многократни обвързващи обеми или правни клаузи, които заслужават по-задълбочен преглед.

Външна помощ може да е полезна, ако:

• Подписвате дългосрочно споразумение за доставка
• Стойността на поръчката е достатъчно голяма, за да повлияе значително на маржовете
• Преговаряте за условия на плащане или клаузи за изключителност
• Има неяснота относно договорния език или отговорността
• Нуждаете се от помощ при сравняване на общите разходи между доставчиците

За стартъпи и растящи компании ранната помощ може да предотврати скъпи грешки по-късно. Освен подкрепа при снабдяването, много основатели работят и с доставчици за учредяване и съответствие като Zenind, за да останат организирани, докато компанията се разраства.

Заключителни мисли

Преговарянето с доставчици е умение, което се подобрява с подготовка и практика. Най-добрите резултати обикновено идват от разбирането на разходите ви, ясните стандарти за качество, по-добрата структура на поръчките и силните отношения с доставчиците.

Ако подхождате професионално към преговорите и се фокусирате върху дългосрочната стойност, можете да намалите разходите, без да жертвате надеждността. С течение на времето тези спестявания могат да укрепят маржовете ви и да подпомогнат по-здравословен растеж.

Бърз контролен списък за преговори

Преди следващия разговор с доставчик, уверете се, че можете да отговорите на следните въпроси:

• Какво купуваме най-често?
• Кои разходи са най-високи?
• Какви стандарти за качество трябва да бъдат спазени?
• Можем ли да консолидираме поръчки или да намалим доставките?
• Кои условия са най-важни освен цената?
• Имаме ли резервни доставчици при нужда?

С правилната подготовка преговорите с доставчици стават по-малко стресиращи и по-стратегически. Така малките бизнеси защитават печалбата си и изграждат стабилни операции.