Hogyan tárgyaljunk a beszállítókkal: 5 gyakorlati stratégia kisvállalkozásoknak

A kisvállalkozásoknál a haszonkulcs gyorsan eltűnhet, ha a beszállítói költségeket nem kezelik körültekintően. Akár csomagolóanyagokat, irodaszereket, alapanyagokat vagy készletet vásárol, az, ahogyan a beszállítókkal tárgyal, közvetlen hatással lehet a cash flow-ra, a termékminőségre és a hosszú távú növekedésre.

A jó beszállítói tárgyalás nem arról szól, hogy mindenáron a lehető legalacsonyabb árat kényszerítsük ki. Hanem arról, hogy olyan kapcsolatot építsünk, amely tisztességes árakat, megbízható szállítást, következetes minőséget és növekedési lehetőséget biztosít mindkét fél számára. A legjobb megállapodások mindkét oldalon értéket teremtenek.

Ez az útmutató gyakorlati módszereket mutat be a beszállítókkal való tárgyaláshoz, a költségek csökkentéséhez és az erősebb partneri kapcsolatok kiépítéséhez a bizalom rombolása nélkül.

Miért fontos a beszállítókkal való tárgyalás

A beszerzésen megtakarított minden dollár visszaforgatható marketingbe, munkaerő-felvételbe, termékfejlesztésbe vagy az alapítás költségeibe. Az új és növekvő vállalkozások számára ezek a megtakarítások különösen fontosak.

Az erős tárgyalás segíthet Önnek abban, hogy:

• csökkentse az egységköltségeket és javítsa a haszonkulcsot
• jobb fizetési feltételeket biztosítson
• mérsékelje a szállítási és kezelési költségeket
• javítsa a termékek egységességét és a szolgáltatási szintet
• kiszámíthatóbb készlettervezést alakítson ki
• hosszú távú beszállítói partnerségeket építsen

A cél nem csupán az, hogy egyszer kapjon kedvezményt. A cél egy olyan rendszer kialakítása, amely hosszú távon támogatja az üzletét.

1. Ismerje a kiadásait, mielőtt tárgyalni kezd

Nem lehet hatékonyan tárgyalni, ha nem tudja pontosan, mit vásárol, milyen gyakran vásárolja, és mennyibe kerül valójában.

Kezdje az alábbiak áttekintésével:

• a legfontosabb beszállítók és az egyes beszállítóknál elköltött teljes összeg
• a legmagasabb költséget jelentő termék- vagy szolgáltatáskategóriák
• szezonális beszerzési minták
• fuvardíjak, kezelési költségek, sürgősségi díjak és minimum rendelési díjak
• a jelenlegi szerződéses feltételek, beleértve a megújítási időpontokat és a felmondási kikötéseket

Ha ezek az információk rendelkezésre állnak, azonosítani tudja, hol van tárgyalási pozíciója. Egy beszállító hajlandóbb lehet javítani az áron, ha nagy, visszatérő rendeléseket ad le, vagy ha közel van ahhoz, hogy hosszabb távú kapcsolatot vállaljon.

Egy egyszerű beszerzési összesítés rejtett problémákat is feltárhat. Kiderülhet, hogy több kisebb rendelés többe kerül, mint egy nagyobb, összevont rendelés, vagy hogy a gyors szállításért fizet extra díjat, amit jobb tervezéssel el lehetne kerülni.

2. Alakítson ki világos beszállítói stratégiát

Nincs egyetlen helyes módja a beszállítói kapcsolatok felépítésének. Egyes vállalkozások egy elsődleges beszállítóra támaszkodnak, míg mások helyi és országos partnerek keverékét használják. A legjobb megközelítés az iparágtól, a rendelési volumentől és a kockázattűréstől függ.

Egy jó beszállítói stratégia általában három szempontot egyensúlyoz:

• Költség: Tisztességes árat fizet a kapott értékért?
• Megbízhatóság: A beszállító időben és hiánytalanul szállít?
• Rugalmasság: A beszállító képes együtt fejlődni az üzletével?

Ha egyetlen beszállítótól függ a kritikus alapanyagoknál, egyszerűséget nyerhet, de elveszítheti a tárgyalási erőt. Ha túl sok beszállító között osztja szét a vásárlásokat, elveszítheti a mennyiségi kedvezményeket és az adminisztratív hatékonyságot.

Általában a kiegyensúlyozott megközelítés működik a legjobban. Tartson fenn egy elsődleges beszállítót a fő szükségletekhez, de legyenek tartalék opciói is, hogy össze tudja hasonlítani az árakat és csökkentse a kockázatot.

3. Legyen pontos a minőségi és szolgáltatási elvárásokban

Az ár számít, de az is, hogy mit kap érte. Ha a specifikációk homályosak, előfordulhat, hogy alacsonyabb árat és rosszabb terméket kap, ami végső soron többe kerülhet a visszaküldések, az utómunka, az ügyfélpanaszok vagy a késések miatt.

Mielőtt tárgyalna, határozza meg pontosan, mire van szüksége:

• termékméretek, anyagok és tűrések
• teljesítmény- vagy tartóssági követelmények
• csomagolási szabványok
• szállítási határidők
• a minimálisan elfogadható teljesítési arány
• csere- vagy hibapolitika

Minél pontosabb az elvárásrendszere, annál könnyebben tudnak a beszállítók pontos árajánlatot adni és tisztességesen versenyezni. A világos követelmények azt is megkönnyítik, hogy különböző ajánlatokat hasonlítson össze.

Ha először vásárol egy beszállítótól, kérjen mintát vagy próbarendelést, mielőtt nagyobb mennyiség mellett köteleződne el. Az alacsonyabb ár nem jó üzlet, ha a termék nem felel meg az elvárásainak.

4. Csökkentse a beszállítói költségeket a rendelési struktúra javításával

Az egyik legegyszerűbb módja a jobb ár elérésének az, ha könnyebbé és olcsóbbá teszi a kiszolgálását a beszállító számára.

A beszállítók gyakran a rendelési méret, a szállítás gyakorisága, a csomagolás és a teljesítési összetettség alapján áraznak. Lehet, hogy a költségeket nem csak azzal tudja csökkenteni, hogy mennyit fizet, hanem azzal is, hogy hogyan vásárol.

Érdemes megfontolni az alábbi taktikákat:

• adjon le nagyobb, ritkább rendeléseket, ha a raktározás ezt lehetővé teszi
• vonjon össze több kisebb vásárlást egyetlen rendelésbe
• szabványosítsa a termékspecifikációkat a teljesítés egyszerűsítése érdekében
• kínáljon kiszámítható rendelési ütemezést
• kérdezzen rá, hogy az előre fizetett éves vagy negyedéves kötelezettségvállalás jobb árat eredményez-e
• vizsgálja meg, hogy a helyi átvétel vagy más szállítási mód csökkenti-e a költségeket

Ez a megközelítés mindkét fél számára előnyös lehet. A beszállító időt és logisztikai költséget takarít meg, Ön pedig cserébe jobb árat vagy kiemelt kiszolgálást kaphat.

Ugyanakkor ne rendeljen túl sokat csak azért, hogy kedvezményt érjen el. A felesleges készlet tárolási költséget, romlást vagy cash flow-terhelést okozhat. A megfelelő struktúra az üzleti modelljétől és a forgótőkéjétől függ.

5. Építsen valódi kapcsolatot a beszállítói kapcsolattartókkal

A tárgyalás könnyebb, ha a beszállító úgy látja, hogy az Ön vállalkozása szervezett, professzionális és érdemes megtartani.

Egy megbízható értékesítési képviselő vagy ügyfélkapcsolati menedzser értékes partner lehet. Segíthet az alábbiakban:

• gyorsabb árajánlatok
• rugalmasabb fizetési feltételek
• különleges árak a visszatérő rendelésekre
• problémamegoldás, ha valami rosszul alakul
• kommunikáció készlethiány vagy késés esetén

Tekintsen erre a kapcsolatra üzleti erőforrásként. Legyen reagáló, fizessen időben, és a változásokat jelezze előre. Ha könnyű Önnel együtt dolgozni, a beszállítók nagyobb valószínűséggel priorizálják az Ön fiókját.

Ugyanakkor a jó kapcsolat ne váltsa ki az ellenőrzést. Egy erős kapcsolat kiegészíti a világos megállapodást, nem helyettesíti azt.

Hogyan kérjen jobb árat

Sok vállalkozó habozik jobb árat kérni, pedig ez a folyamat egyik legfontosabb lépése. Ha nem kér, lehet, hogy soha nem tudja meg, mekkora mozgástér van valójában.

A kérésnél maradjon professzionális és konkrét. Ahelyett, hogy azt mondaná: „Tudnak jobbat?”, próbálkozzon inkább ezekkel:

• „Áttekintjük a beszállítókat ebben a kategóriában. Van bármilyen árengedmény nagyobb, visszatérő rendelések esetén?”
• „Ha hosszabb távú megállapodást kötünk, tudnak javítani az áron?”
• „Tudják tartani vagy javítani ezt az ajánlatot ugyanazzal a minőséggel és szolgáltatási szinttel?”
• „Milyen árazás lenne, ha összevonnánk a szállításokat?”

Ezek a kérdések azt mutatják, hogy komoly, tájékozott, és kölcsönösen előnyös megállapodásra törekszik.

Ne csak az árról tárgyaljon

A legalacsonyabb ajánlat nem mindig a legjobb üzlet. Az okos tárgyalók a teljes megállapodást nézik, beleértve azokat a feltételeket is, amelyek hatással vannak a cash flow-ra és a kockázatra.

Fontos tárgyalási elemek:

• fizetési feltételek, például net 30 vagy net 60
• minimális rendelési mennyiség
• szállítási ütemezés
• fuvardíjak és kezelési költségek
• visszaküldési és hibakezelési szabályok
• szolgáltatási szint elvárások
• szerződés hossza és megújítási feltételei

Például a jobb fizetési feltételek értékesebbek lehetnek, mint egy kis árengedmény, mert megőrzik a készpénzt a gyengébb hónapokban. Hasonlóképpen a csökkentett fuvardíj többet spórolhat, mint egy kisebb egységár-kedvezmény.

A teljes bekerülési költségben gondolkodjon, ne csak a címkézett árban.

Tudja, mikor használja ki a versenyt előnyére

Ha több beszállítói opciója van, használja ezt stratégiailag. A versenyképes ajánlatok segítenek megérteni a piaci árakat és tárgyalási pozíciót teremteni.

A kulcs az őszinteség és a professionalitás. Nem kell blöffölnie. Egyszerűen jelezze a beszállítóknak, hogy az ár, a minőség és a megbízhatóság alapján hasonlítja össze az ajánlatokat.

Hasznos folyamat lehet:

1. kérjen árajánlatot több beszállítótól
2. hasonlítsa össze nemcsak az árat, hanem a szolgáltatást és a feltételeket is
3. ossza meg a preferált beszállítóval a prioritásait
4. kérdezze meg, tudnak-e javítani az ajánlaton

Ha a beszállító tudja, hogy versenyeznek a megrendeléséért, nagyobb valószínűséggel javít az áron vagy a szolgáltatási szinten.

Kerülje a gyakori beszállítói tárgyalási hibákat

Még a tapasztalt vállalkozók is gyengíthetik a pozíciójukat, ha rosszul tárgyalnak. Figyeljen ezekre a hibákra:

• csak az árra összpontosít, és figyelmen kívül hagyja a szolgáltatást vagy a minőséget
• elmulasztja írásban rögzíteni a megállapodásokat
• elfogadja a homályos ígéreteket a konkrét feltételek helyett
• túl kevés rendelést ad le ahhoz, hogy jobb árat kapjon
• agresszív ahelyett, hogy együttműködő lenne
• az utolsó pillanatig vár az újratárgyalással

A legerősebb tárgyalók felkészültek, higgadtak és pontosak. Tudják, mire van szükségük, mit kínál a piac, és hol tudnak kompromisszumot kötni.

Mikor érdemes külső segítséget bevonni

Egyes beszállítói tárgyalások egyszerűek. Mások összetett szerződéseket, ismétlődő mennyiségi kötelezettségvállalásokat vagy olyan jogi feltételeket érintenek, amelyek nagyobb figyelmet igényelnek.

Külső segítség hasznos lehet, ha:

• hosszú távú beszállítói szerződést köt
• a rendelés értéke elég nagy ahhoz, hogy érdemben befolyásolja a haszonkulcsot
• fizetési feltételekről vagy kizárólagossági kikötésekről tárgyal
• bizonytalan a szerződéses nyelvezet vagy a felelősség kérdése
• segítségre van szüksége a különböző beszállítók teljes költségének összehasonlításában

Induló és növekvő vállalkozások számára a korai segítségkérés később jelentős költséges hibákat előzhet meg. A beszerzési támogatás mellett sok alapító olyan alapítási és megfelelőségi szolgáltatókkal is együtt dolgozik, mint a Zenind, hogy a vállalkozás növekedése közben is szervezetten működjön.

Záró gondolatok

A beszállítókkal való tárgyalás olyan készség, amely a felkészüléssel és a gyakorlással fejlődik. A legjobb eredmények általában akkor születnek, ha megérti a kiadásait, világos minőségi követelményeket határoz meg, javítja a rendelési struktúrát, és erős beszállítói kapcsolatokat épít.

Ha professzionálisan közelíti meg a tárgyalásokat, és a hosszú távú értékre összpontosít, csökkentheti a költségeket a megbízhatóság feláldozása nélkül. Idővel ezek a megtakarítások erősíthetik a haszonkulcsot és támogathatják az egészségesebb növekedést.

Gyors tárgyalási ellenőrzőlista

Mielőtt legközelebb beszállítóval egyeztet, győződjön meg róla, hogy meg tudja válaszolni ezeket a kérdéseket:

• Mit vásárolunk a leggyakrabban?
• Melyek a legmagasabb költségek?
• Milyen minőségi követelményeket kell teljesíteni?
• Tudunk-e rendeléseket összevonni vagy a szállítások számát csökkenteni?
• Mely feltételek fontosabbak az árnál?
• Van-e szükség esetén tartalék beszállítónk?

A megfelelő felkészüléssel a beszállítói tárgyalások kevésbé stresszesek és sokkal stratégiaibbak lesznek. Így védik a kisvállalkozások a profitot és építenek stabil működést.