Как да порицаете служител професионално, без да навредите на морала

Коригирането на поведението на служител е една от най-трудните части от управлението на бизнес. Това може да се усеща неприятно, особено за основатели и собственици на малък бизнес, които искат да поддържат позитивна среда, да задържат таланти и да движат екипа напред. Но избягването на труден разговор рядко решава проблема. В много случаи то позволява дребни проблеми да се превърнат в повторяеми грешки, пропуснати срокове или модели на ниска ефективност, които вредят на цялата компания.

Целта на порицанието не е да наказва. Целта е да коригира поведението, да пренастрои очакванията и да защити здравето на бизнеса. Когато е направено добре, порицанието може да подобри отчетността, да засили доверието и да даде на служителя ясен път напред.

За американските предприемачи, които изграждат компания, това е важно още в началото. Същата дисциплина, която ви помага да учредите бизнес и да организирате дейността, трябва да ръководи и начина, по който управлявате хора. Ясните стандарти, последователната комуникация и документираните очаквания са от съществено значение, ако искате да растете устойчиво.

Какво всъщност представлява порицанието

Порицанието е формална или неформална корекция, която се отправя, когато поведението, изпълнението или професионализмът на служителя не отговарят на изискванията на ролята. То е различно от обикновена обратна връзка. То също е различно от прекратяване на трудовото правоотношение.

Доброто порицание прави три неща:

• Посочва конкретния проблем.
• Обяснява защо поведението има значение.
• Казва какво трябва да се промени и до кога.

Ако служителят не може да разбере точно какво е било грешно и как изглежда успехът занапред, порицанието не е било ефективно.

Защо директността работи по-добре от омекотяването на посланието

Много мениджъри се опитват да омекотят критиката с твърде много похвали или неясен език. Намерението е добро, но резултатът често е объркващ. Ако корективното послание е скрито между несвързани комплименти, служителят може да напусне разговора, без да е разбрал сериозността на проблема.

Директността не е същото като враждебност. Можете да бъдете уважителни и едновременно с това ясни. Всъщност яснотата често е най-уважителният подход, защото дава на служителя честен шанс да се подобри.

Когато мениджърите са твърде индиректни, те създават няколко проблема:

• Служителят може да не осъзнае, че поведението трябва да се промени.
• Повтарящите се проблеми могат да продължат без контрол.
• Други членове на екипа може да забележат непоследователност и да загубят доверие в ръководството.
• Мениджърът може да изпитва недоволство, че не е адресирал проблема правилно.

Директното, професионално порицание избягва тези последствия.

Преди да порицате, проверете фактите

Не коригирайте служител въз основа на предположения, раздразнение или лошо настроение. Преди да говорите, уверете се, че разбирате ситуацията.

Попитайте се:

• Какво точно се случи?
• Кога се случи?
• Еднократен проблем ли е това или е модел?
• Кой стандарт или политика са били нарушени?
• Имам ли документация, примери или информация от свидетели?

Ако проблемът е свързан с ефективността, сравнете работата на служителя с очакванията за ролята. Ако е свързан с поведението, определете политиката, кодекса на поведение или стандартите на работното място, които са били нарушени.

Също така е разумно да отделите човека от проблема. Коригирате поведение, а не атакувате характер.

Как да отправите порицание професионално

1. Обърнете се към проблема своевременно

Не чакайте толкова дълго, че служителят да предположи, че поведението е приемливо. Навременната обратна връзка е по-полезна, по-точна и по-лесна за действие.

Това не означава да реагирате в гняв. Ако е нужно, направете кратка пауза, съберете бележките си и насрочете разговора възможно най-скоро.

2. Проведете разговора насаме

Порицанието никога не трябва да се отправя пред колеги. Публичната корекция може да доведе до неудобство, обида и ненужно увреждане на морала.

Частните разговори запазват достойнството и създават по-безопасна среда за откровен диалог.

3. Бъдете конкретни

Използвайте конкретни примери вместо общи твърдения. Например, вместо да кажете: „Работата ви е некачествена“, кажете: „Докладът за клиента, изпратен във вторник, съдържаше три фактически грешки и не отговаряше на изискванията за формат, които обсъдихме.“

Конкретната обратна връзка е по-лесна за разбиране и по-трудна за оспорване.

4. Фокусирайте се върху поведението, а не върху личността

Кажете какво е направил служителят, а не какъв човек е. Избягвайте етикети като невнимателен, мързелив, груб или непрофесионален, освен ако не цитирате документиран модел и формален процес.

По-добър език изглежда така:

• „Крайният срок беше пропуснат два пъти този месец.“
• „Телефонният разговор с клиента приключи, преди проблемът да бъде решен.“
• „Разходният отчет беше подаден без касови бележки.“

Това запазва разговора фактически и професионален.

5. Ограничете посланието до същественото

Не изсипвайте всички оплаквания, натрупани през последните няколко месеца. Адресирайте конкретния проблем. Ако има няколко проблема, приоритизирайте най-сериозния и разглеждайте останалите отделно.

Когато мениджърите засипват служителите с дълъг списък от недостатъци, посланието се размива и служителят остава объркан или отбранителен.

6. Посочете очаквания стандарт

Порицанието е непълно, ако не обясните правилното поведение. Служителите трябва да знаят как изглежда „добре“.

Например:

• „Докладите трябва да се подават до 16:00 ч. в петък.“
• „Имейлите на клиенти трябва да получават отговор в рамките на един работен ден.“
• „Ако няма да спазите срок, трябва да ме уведомите преди той да изтече.“

Ясните очаквания премахват неяснотата.

7. Дайте на служителя възможност да отговори

Корективният разговор не трябва да е монолог. След като обясните проблема, поискайте неговата гледна точка.

Може да разберете, че има проблем в процеса, натоварване с работа или недоразумение, което трябва да бъде решено. Дори обяснението да не оправдава поведението, изслушването ви помага да управлявате ситуацията справедливо.

8. Уговорете следващите стъпки

Завършете разговора с ясен план за действие. Решете какво ще се промени, кой носи отговорност и как ще се измерва напредъкът.

Практически последващите действия могат да включват:

• Преработен срок или работен процес.
• Допълнително обучение.
• Редовни проверки.
• Писмено потвърждение на очакванията.

Ако се изисква подобрение, кажете го ясно.

9. Документирайте разговора

Съхранявайте писмен запис на проблема, датата на разговора, очакванията, които сте поставили, и всички договорени последващи действия. Документацията защитава бизнеса и ви помага да останете последователни, ако проблемът продължи.

За растящите компании документацията е особено важна. Ясните записи подпомагат по-добрите управленски решения и намаляват риска от непоследователно отношение.

Какво не трябва да правите при порицание

Някои грешки правят корективния разговор по-малко ефективен и по-вреден.

Избягвайте тези често срещани грешки:

• Да давате критика публично.
• Да използвате сарказъм, заплахи или унижение.
• Да говорите с неясни общи формулировки.
• Да смесвате несвързани похвали със сериозна корективна обратна връзка.
• Да атакувате личността на служителя.
• Да изваждате стари грешки, които вече са били решени.
• Да не определяте следваща стъпка.

Всяка от тези грешки отслабва посланието и може да създаде ненужен конфликт.

Пример за професионално порицание

Ето проста структура, която можете да използвате:

„Искам да обсъдим пропуснатото задание от вчера. Актуализацията по проекта трябваше да бъде изпратена в 14:00 ч., но беше изпратена едва тази сутрин. Това забави екипа и повлия на графика на клиента. Оттук нататък очаквам да спазвате договорения срок или да ме уведомявате предварително, ако има проблем. Кажете ми какво ви е попречило и нека се уверим, че това няма да се повтори.“

Този подход работи, защото е:

• Директен.
• Конкретен.
• Спокоен.
• Насочен към бъдещето.
• Уважителен.

Кога устното порицание не е достатъчно

Някои ситуации изискват повече от разговор. Ако проблемът продължи след обратната връзка или ако нарушението е сериозно, може да се наложи да използвате формален дисциплинарен процес.

Примери включват:

• Повтарящи се проблеми с присъствието.
• Продължително пропускане на срокове.
• Нарушения на вътрешни правила.
• Непрофесионално поведение към клиенти или колеги.
• Злоупотреба с фирмена собственост или чувствителна информация.

На този етап бизнесът трябва да следва вътрешните си политики последователно. Ако не сте сигурни кой процес е приложим, консултирайте се с вашия трудов адвокат или HR съветник, преди да предприемете следващата стъпка.

Как порицанията помагат на растящ бизнес

За основателите управлението на проблемите със служителите в ранен етап е част от изграждането на стабилна фирмена култура. Навиците, които създавате през първите години на бизнеса, оформят начина, по който екипът работи по-късно.

Обмисленият процес на порицание ви помага да:

• Запазите стандартите, докато екипът расте.
• Намалите повтарящите се проблеми с изпълнението.
• Покажете на служителите, че очакванията важат за всички.
• Изградите култура на отчетност.
• Защитите бизнеса от предотвратими проблеми.

Това е особено важно за нови работодатели, които се учат как да управляват хора, докато същевременно се справят с операции, съответствие и растеж. Силната компания не е просто правилно учредена. Тя се управлява последователно.

Контролен списък за порицание

Преди разговора се уверете, че можете да отговорите на следните въпроси:

• Какво се случи?
• Защо това е проблем?
• Кой очакван стандарт беше пропуснат?
• Какъв резултат искам сега?
• Как ще документирам разговора?
• Каква дата за последваща проверка трябва да определя?

Ако не можете да отговорите ясно на тези въпроси, спрете и съберете повече информация.

Заключителни мисли

Порицаването на служител никога не е приятно, но е нормална и необходима част от лидерството. Когато адресирате проблемите своевременно, насаме и конкретно, давате на служителя честен шанс да се подобри, като същевременно защитавате бизнеса от предотвратими грешки.

Най-добрите мениджъри не са тези, които избягват трудните разговори. Те са тези, които ги провеждат с яснота, последователност и уважение.

За основателите и собствениците на малък бизнес тази дисциплина подкрепя както по-силни екипи, така и по-здрави компании.