Как да мащабирате счетоводна фирма: учредяване на дружество, наемане, маркетинг и системи

Мащабирането на счетоводна фирма изисква повече от технически умения. То изисква бизнес структура, която подкрепя растежа, ясен модел на услуги, дисциплинирано наемане, силен маркетинг и повтаряеми системи, които пазят качеството, докато обемът на работа расте.

За основателите в сферата на счетоводството, данъчната подготовка, обработката на заплати или fractional CFO услугите растежът обикновено настъпва на етапи. Първо доказвате търсенето. След това подобрявате доставката. След това изграждате екип и затягате операциите, така че фирмата да може да расте, без да създава хаос.

Ако изграждате нова счетоводна практика или разширявате съществуваща, правилният подход е да мислите като оператор, а не само като практик. Целта не е просто да обслужвате повече клиенти. Целта е да създадете устойчива фирма с предвидими приходи, силно задържане на клиенти и структура, която подкрепя дългосрочната собственост.

Започнете с правилната бизнес основа

Преди да мащабирате, уверете се, че бизнесът е правно и оперативно готов да расте. Това започва с избора на правилната правна форма и правилното изграждане на основите.

Фирма, която все още работи неформално, често се сблъсква с избягваеми проблеми:

• Личните и бизнес финанси се смесват
• Договорите и данъчните декларации стават по-трудни за управление
• Наемането и въвеждането на нови хора е непоследователно
• Рискът от отговорност се увеличава
• Собственикът прекарва твърде много време в поправяне на административни проблеми

Много основатели започват като еднолични търговци, а по-късно учредяват LLC или корпорация, когато приходите станат по-стабилни. Това може да работи, но ако чакате твърде дълго, по-късно ще е по-трудно да изчистите бизнес структурата.

За много фирми, базирани на услуги, LLC е често срещан стартов вариант, защото може да помогне за отделяне на личните и бизнес операциите. Някои собственици по-късно може да обмислят избор на S корпорация в зависимост от данъчното планиране и планирането на възнагражденията. Правилният избор зависи от целите на фирмата, структурата на собствеността и насоките от консултанти.

Силната основа обикновено включва:

• Регистрирано дружество
• EIN
• Бизнес банкова сметка
• Специализирана счетоводна система
• Писмени клиентски договори
• Щатски регистрации и проследяване на годишното съответствие

Ако учредявате ново дружество, Zenind може да помогне на основателите да създадат LLC или корпорация ефективно, така че да могат да се съсредоточат върху изграждането на бизнеса, вместо да затънат в документи.

Определете модела на услугите преди да наемате

Счетоводните фирми често изпитват затруднения, когато се опитат да продават твърде много неща едновременно. Мащабирането става много по-лесно, когато фирмата има ясен модел на услуги.

Започнете, като решите точно какво ще доставя фирмата и за кого.

Често срещани линии на услуги включват:

• Месечно счетоводно обслужване
• Обработка на заплати
• Декларации за данък върху продажбите
• Данъчни декларации за бизнеси
• Лични данъчни декларации за собственици на бизнеси
• Наваксващо и коригиращо счетоводство
• Консултантски услуги и support на ниво fractional CFO

Най-добрите фирми обикновено не се опитват да обслужват всички. Те избират профил на клиент и изграждат около него. Например, фирма може да се фокусира върху ecommerce брандове, професионални услуги, местни изпълнители или агенции.

По-тесният фокус помага при:

• Ценообразуване
• Маркетинг
• Наемане
• Разработване на SOP
• По-бързо въвеждане на клиенти
• По-добри резултати за клиентите

След като офертата е ясна, пакетирайте я по начин, който прави стойността лесна за разбиране. Ретейнърите често се мащабират по-лесно от еднократните проекти, защото създават повтаряеми приходи и по-предвидими нужди от персонал.

Ценообразувайте за капацитет, а не от паника

Нискоценообразуването е един от най-бързите начини да се забави растежът. Много собственици на фирми приемат твърде много нискостойностни клиенти в началото, защото се опитват да напълнят фунията. Това създава краткосрочни приходи, но също така създава сложност, стрес и ниски маржове.

Доброто ценообразуване трябва да отразява:

• Сложността на работата
• Нивото на необходимата подкрепа
• Спешността на сроковете за изпълнение
• Експертизата на екипа
• Стойността, която се предоставя на клиента

С разрастването на фирмата цените трябва да помагат за филтриране на неподходящи клиенти. Ако потенциален клиент търси основно най-евтиния вариант, това често е сигнал, че взаимоотношението ще бъде трудно за управление.

Добре управляваната фирма включва квалификация в процеса на продажби. Това означава да се задават въпроси за:

• Размер на приходите
• Месечен обем на транзакциите
• Качество на текущото счетоводство
• История на подаванията
• Индустриална сложност
• Скорост на вземане на решения

Целта не е да се отхвърлят всички. Целта е да се уверите, че фирмата продава на клиенти, които реално може да обслужва добре и печелившо.

Изградете процес на наемане, който защитава качеството

Щом търсенето нарасне, собственикът вече не може да върши всичко лично. Наемането се превръща в основна функция на растежа, а не в последваща мисъл.

Грешката, която много основатели правят, е да наемат твърде бързо без достатъчно структура. Това води до текучество, непоследователно обслужване и загуба на време в повторно обучение за същите роли.

По-добрият подход е да изградите процес на наемане около три неща:

• Умения
• Нагласа
• Надеждност

Техническите знания са важни, но нагласата често е по-важна. Един кандидат може да научи нов работен процес. По-трудно е да се обучи човек да се грижи за детайла, комуникацията и отговорността.

Практичен процес на наемане може да включва:

1. Подробно кандидатстване
2. Преглед на автобиография и работни образци
3. Телефонен разговор
4. Техническо интервю
5. Интервю за култура и комуникация
6. Пробен или изпитателен период

След наемане всяка роля трябва да има ясно определена отговорност. Това може да включва:

• Счетоводители
• Данъчни консултанти
• Координатори на клиенти
• Специалисти по обработка на заплати
• Административна поддръжка
• Търговски или intake персонал

Собственикът не трябва да е единственият човек, който знае как работи фирмата. Документирайте процеса, обучете екипа и непрекъснато подобрявайте ръководството.

Превърнете доставката в повтаряеми системи

Мащабирането се проваля, когато доставката зависи от памет, а не от процес. Ако всеки клиент се обслужва по различен начин, фирмата в крайна сметка ще достигне таван.

Системите помагат да се стандартизира работата, така че качеството да остане високо, дори когато обемът нарасне.

Основни системи за изграждане включват:

• Чеклисти за въвеждане на клиенти
• Процедури за месечно приключване
• Стандарти за именуване на файлове и съхранение на документи
• Работни потоци за преглед и одобрение
• Проследяване на срокове
• Стандарти за вътрешна комуникация
• Процедури за ескалация при проблеми

Силната система не означава твърдо, негъвкаво обслужване. Тя означава, че фирмата знае как да доставя последователно.

Технологиите могат да подпомогнат този процес. Подходящият стек може да включва:

• Счетоводен софтуер
• Платформи за обработка на заплати
• Сигурно споделяне на документи
• Инструменти за управление на проекти
• CRM софтуер
• Инструменти за електронен подпис

Конкретните инструменти са по-малко важни от дисциплината зад тях. Ако екипът не използва инструментите последователно, стекът няма да реши основния проблем.

Маркетирайте с доказателства, а не с шум

Много счетоводни фирми не се нуждаят от агресивна реклама. Те се нуждаят от яснота, доверие и видими доказателства за стойност.

Най-добрият маркетинг за бизнес, базиран на услуги, често включва:

• Образователно съдържание
• Отзиви от клиенти
• Казуси
• Кратки публикации в социалните мрежи
• Уеб страници, които ясно обясняват услугите
• Local SEO
• Реферални отношения

Образователното съдържание работи особено добре, защото намалява несигурността на купувача. Когато потенциалният клиент разбира процеса и експертизата на фирмата, разговорът по продажбите става по-лесен.

Няколко ефективни идеи за съдържание включват:

• Често срещани данъчни грешки, които правят собствениците на бизнеси
• Кога да възложите счетоводството на външен изпълнител
• Как да се подготвите за годишно счетоводство
• Основи на LLC срещу корпорация за малки бизнеси
• Какво да очаквате от месечна консултантска подкрепа

Маркетингът трябва също да квалифицира потенциалните клиенти. Посланието трябва да говори директно към типа клиент, който фирмата иска. Това помага да се привличат по-подходящи лийдове и да се намали времето, което се губи за неподходящи запитвания.

Преминете от съответствие към консултиране

Фирма, която само подава декларации или съгласува книги, може да расте, но често става по-ценна, когато предлага консултантска подкрепа.

Консултантските услуги могат да включват:

• Планиране на парични потоци
• Данъчно планиране
• Прегледи на рентабилността
• Бюджетиране
• Анализ на ценообразуването
• Прегледи на структурата на дружеството

Тук фирмата става повече от доставчик. Тя се превръща в стратегически партньор.

Консултантските услуги също подобряват задържането, защото клиентите виждат ефекта на фирмата през цялата година, а не само по време на подаване.

Най-силните фирми използват съответствието като основа, а консултирането като мултипликатор.

Пазете паричния поток, докато мащабирате

Растежът може да прикрива проблеми с паричния поток. Фирмата може да отчита повече приходи, но въпреки това да изпитва затруднения да плаща на персонала, да покрива данъци или да финансира софтуерни разходи.

За да избегнете това, следете внимателно:

• Месечни повтарящи се приходи
• Възраст на вземанията
• Тежест на заплатите
• Разходи за изпълнители
• Абонаменти за софтуер
• Изтегляния на собственика и резерви

Повтаряемите ретейнъри и авансовите такси за въвеждане могат да помогнат за стабилизиране на паричния поток. Същото важи и за ясни правила за фактуриране и автоматизирано издаване на фактури.

Помага и планирането на сезонността. Много данъчни и счетоводни фирми имат натоварени периоди, последвани от по-бавни цикли. Бизнесът трябва да бъде структуриран така, че да преживява тези колебания, без да се стига до панически решения за персонала.

Често срещани грешки, които забавят растежа

Дори силните фирми могат да заседнат, ако повтарят едни и същи грешки.

Следете за следните проблеми:

• Наемане преди да е дефинирана ролята
• Продаване на всеки потенциален клиент
• Нискоценообразуване, за да се спечелят сделки
• Разчитане на собственика за всяко решение
• Липса на документирани работни процеси
• Пренебрегване на задълженията по съответствие
• Публикуване на съдържание без ясно послание
• Преследване на нискостойностни лийдове вместо идеални клиенти

Повечето проблеми с мащабирането не са причинени от едно лошо решение. Те идват от поредица малки пропуски, които се натрупват с времето.

Финален извод

Мащабирането на счетоводна фирма е толкова проблем на системите, колкото и проблем на продажбите. Фирмите, които растат добре, обикновено имат едни и същи основи на място:

• Чиста правна структура
• Ясни услуги и цени
• Силни стандарти за наемане
• Повтаряеми операции
• Фокусиран маркетинг
• Клиентски отношения, водени от консултиране

Ако започвате или разширявате фирма, започнете първо със структурата. След това изградете процеса, екипа и клиентското преживяване върху тази основа. С правилното учредяване на дружество и навиците за съответствие растежът става много по-лесен за управление.

Zenind помага на основателите да учредяват и поддържат бизнес дружества, така че да могат да прекарват повече време в изграждане на фирма и по-малко време в административни занимания.