Бухгалтерлік фирманы қалай кеңейтуге болады: ұйымдық құрылым, қызметкерлерді жалдау, маркетинг және жүйелер

Бухгалтерлік фирманы кеңейту тек техникалық дағдыға ғана байланысты емес. Ол өсуді қолдайтын бизнес-құрылымды, нақты қызмет үлгісін, тәртіпті жалдауды, мықты маркетингті және көлем артқанда сапаны сақтайтын қайталанатын жүйелерді қажет етеді.

Бухгалтерлік есеп, салық дайындау, жалақыны есептеу немесе fractional CFO қызметтерін ұсынатын құрылтайшылар үшін өсу әдетте кезең-кезеңімен жүреді. Алдымен сіз сұранысты дәлелдейсіз. Содан кейін қызмет көрсетуді жақсартасыз. Одан кейін команда құрып, жұмысты реттейсіз, осылайша фирма хаос тудырмай өседі.

Егер сіз жаңа бухгалтерлік тәжірибе құрып жатсаңыз немесе бар бизнесті кеңейтіп жатсаңыз, дұрыс тәсілмен оператор сияқты ойлау керек, тек маман ретінде емес. Мақсат тек көбірек клиентке қызмет көрсету емес. Мақсат - болжамды табысы, клиентті ұстап қалу деңгейі жоғары және ұзақ мерзімді иелікке қолайлы құрылымы бар тұрақты фирма құру.

Дұрыс бизнес-негізден бастаңыз

Кеңейтпес бұрын, бизнестің заңдық және операциялық тұрғыдан өсуге дайын екеніне көз жеткізіңіз. Ол дұрыс ұйымдық нысанды таңдаудан және негізгі элементтерді дұрыс орнатудан басталады.

Әлі де бейресми түрде жұмыс істейтін фирма жиі алдын алуға болатын мәселелерге тап болады:

• Жеке және бизнес қаражаттары араласып кетеді
• Шарттар мен салық есептілігін басқару қиындайды
• Қызметкерді жалдау және бейімдеу жүйесіз болады
• Жауапкершілік тәуекелі артады
• Иесі әкімшілік мәселелерді түзетуге тым көп уақыт жұмсайды

Көптеген құрылтайшылар алдымен жеке кәсіпкер ретінде жұмыс істейді, кейін табыс тұрақты бола бастағанда LLC немесе корпорация құрады. Бұл жұмыс істеуі мүмкін, бірақ тым ұзақ күтсеңіз, кейін бизнес құрылымын түзету қиындай түседі.

Көптеген қызмет көрсетуге негізделген фирмалар үшін LLC жеке және бизнес операцияларын бөлуге көмектесетін кең таралған бастапқы нұсқа болып саналады. Кейбір иелер салық және сыйақы жоспарлауына байланысты кейін S корпорациясы мәртебесін таңдауы мүмкін. Дұрыс таңдау фирманың мақсатына, меншік құрылымына және кеңесшілердің ұсынысына байланысты.

Мықты негіз әдетте мыналарды қамтиды:

• Тіркелген бизнес-ұйым
• EIN
• Бизнес-банк шоты
• Арнайы бухгалтерлік жүйе
• Жазбаша клиенттік келісімдер
• Штаттық тіркеулер мен жыл сайынғы сәйкестік бақылауы

Егер сіз жаңа ұйым құрып жатсаңыз, Zenind құрылтайшыларға LLC немесе корпорацияны тиімді рәсімдеуге көмектесе алады, сонда олар қағазбастылықтан гөрі бизнесті дамытуға көбірек көңіл бөледі.

Қызметкерлерді жалдамас бұрын қызмет үлгісін анықтаңыз

Бухгалтерлік фирмалар көбіне бірден тым көп нәрсе сатуға тырысқанда қиналады. Фирманың нақты қызмет үлгісі болғанда кеңейту әлдеқайда жеңілдейді.

Алдымен фирма нақты нені және кім үшін орындайтынын шешіңіз.

Жиі кездесетін қызмет бағыттары:

• Ай сайынғы бухгалтерия
• Жалақыны өңдеу
• Сату салығы бойынша есептер
• Бизнестік салық декларациялары
• Бизнес иелеріне арналған жеке салық декларациялары
• Артта қалған және тазалау бухгалтериясы
• Advisory және fractional CFO қолдауы

Ең жақсы фирмалар әдетте бәріне бірдей қызмет көрсетпейді. Олар клиент профилін таңдап, соның айналасында жұмыс құрады. Мысалы, фирма ecommerce брендтеріне, кәсіби қызмет көрсететін компанияларға, жергілікті мердігерлерге немесе агенттіктерге бағытталуы мүмкін.

Нақтырақ бағыт мына салаларда көмектеседі:

• Баға белгілеу
• Маркетинг
• Қызметкерлерді жалдау
• SOP әзірлеу
• Жылдам onboarding
• Клиент нәтижелерін жақсарту

Ұсыныс анық болғаннан кейін, құнды түсінуді жеңілдететін түрде пакеттеңіз. Ретейнерлер көбіне бір реттік жобаларға қарағанда масштабтауға ыңғайлы, өйткені олар тұрақты табыс пен болжамды кадр қажеттілігін қалыптастырады.

Қуатқа қарай баға қойыңыз, үрейге емес

Төмен баға қою - өсуді тоқтатудың ең жылдам жолдарының бірі. Көптеген фирма иелері pipeline-ды толтыру үшін бастапқыда тым арзан клиенттерді қабылдайды. Бұл қысқа мерзімді табыс әкелуі мүмкін, бірақ сонымен бірге күрделілік, стресс және төмен маржаны көбейтеді.

Жақсы баға мына факторларды ескеруі керек:

• Жұмыстың күрделілігі
• Қажетті қолдау деңгейі
• Аяқтау мерзімінің шұғылдығы
• Команда тәжірибесі
• Клиентке берілетін құндылық

Фирма өскен сайын баға нашар үйлесетін клиенттерді сүзгіден өткізуге көмектесуі керек. Егер әлеуетті клиент тек ең арзан нұсқаны іздесе, бұл көбіне қарым-қатынасты басқару қиын болатынын білдіреді.

Жақсы ұйымдастырылған фирма sales процесіне іріктеу енгізеді. Бұл мына сұрақтарды қоюды білдіреді:

• Табыс көлемі
• Ай сайынғы транзакциялар саны
• Қазіргі бухгалтерия сапасы
• Есептіліктің тарихы
• Сала күрделілігі
• Шешім қабылдау жылдамдығы

Мақсат - бәрін кері қайтару емес. Мақсат - фирма шын мәнінде жақсы және табысты қызмет көрсете алатын клиенттерге сату.

Сапаны қорғайтын жалдау процесін құрыңыз

Сұраныс артқан соң, иесі бәрін жеке өзі істей алмайды. Қызметкерлерді жалдау өсудің негізгі функциясына айналады, кейінгі мәселе емес.

Көптеген құрылтайшылардың қателігі - жеткілікті құрылымсыз тым тез жалдау. Бұл кадр ауысуына, қызмет сапасының тұрақсыздығына және бір рөлді қайта-қайта үйретуге кететін уақыттың босқа кетуіне әкеледі.

Жақсырақ тәсіл үш нәрсеге сүйенеді:

• Дағды
• Қарым-қатынас
• Сенімділік

Техникалық білім маңызды, бірақ мінез-құлық одан да маңызды болуы мүмкін. Үміткер жаңа жұмыс процесін үйрене алады. Ал ұқыптылыққа, қарым-қатынасқа және жауапкершілікке үйрету әлдеқайда қиын.

Практикалық жалдау процесі мыналарды қамтуы мүмкін:

1. Егжей-тегжейлі өтінім
2. Резюме мен жұмыс үлгілерін қарау
3. Телефон арқылы сұхбат
4. Техникалық сұхбат
5. Мәдениет пен коммуникацияға арналған сұхбат
6. Сынақ мерзімі немесе probation кезеңі

Жұмысқа алынғаннан кейін әр рөлдің нақты міндеті болуы керек. Оларға мыналар кіруі мүмкін:

• Бухгалтерлер
• Салық дайындаушылар
• Клиент координаторлары
• Жалақы мамандары
• Әкімшілік қолдау
• Сату немесе бастапқы іріктеу қызметкерлері

Фирманың қалай жұмыс істейтінін тек иесі ғана білуі тиіс емес. Процесті құжаттаңыз, команданы оқытыңыз және жұмыс нұсқаулығын үнемі жетілдіріп отырыңыз.

Қызмет көрсетуді қайталанатын жүйелерге айналдырыңыз

Егер қызмет көрсету процесс емес, жадқа сүйенсе, масштабтау сәтсіздікке ұшырайды. Әр клиентпен әртүрлі жұмыс істелсе, фирма ерте ме, кеш пе шегіне жетеді.

Жүйелер жұмысты стандарттауға көмектеседі, сонда көлем артса да сапа жоғары болып қалады.

Құрылуы керек негізгі жүйелер:

• Клиент onboarding бақылау тізімдері
• Айлық жабу процедуралары
• Файл атау беру және құжат сақтау стандарттары
• Тексеру және бекіту процестері
• Мерзімдерді бақылау
• Ішкі коммуникация стандарттары
• Мәселелерді эскалациялау тәртібі

Мықты жүйе қатаң қызмет дегенді білдірмейді. Бұл фирманың қызметті тұрақты түрде көрсете алатынын білдіреді.

Технология бұл процесті қолдай алады. Дұрыс стек мыналарды қамтуы мүмкін:

• Бухгалтерлік бағдарламалар
• Жалақы платформалары
• Қауіпсіз құжат алмасу
• Жобаларды басқару құралдары
• CRM бағдарламасы
• Электрондық қолтаңба құралдары

Нақты құралдардың маңызы аздау, ал оларды қолданудағы тәртіп маңыздырақ. Егер команда құралдарды жүйелі түрде пайдаланбаса, стек негізгі мәселені шешпейді.

Құрғақ уәдемен емес, дәлелмен маркетинг жасаңыз

Көптеген бухгалтерлік фирмаларға агрессивті жарнама қажет емес. Оларға айқындық, сенімділік және құндылықтың көзге көрінетін дәлелі керек.

Қызмет бизнесі үшін ең тиімді маркетинг жиі мыналарды қамтиды:

• Оқу-ағартушы контент
• Клиент пікірлері
• Case study-лер
• Қысқа форматтағы әлеуметтік желі жаңартулары
• Қызметтерді анық түсіндіретін веб-беттер
• Жергілікті SEO
• Рефералдық байланыстар

Оқу контенті әсіресе жақсы жұмыс істейді, өйткені ол сатып алушының белгісіздігін азайтады. Әлеуетті клиент фирманың процесі мен тәжірибесін түсінсе, сату әңгімесі жеңілдейді.

Тиімді контент идеяларының бірнешеуі:

• Бизнес иелері жиі жіберетін салық қателері
• Бухгалтерияны қашан аутсорсингке беру керек
• Жыл соңындағы бухгалтерлік дайындыққа қалай әзірлену керек
• Шағын бизнес үшін LLC мен корпорацияның айырмашылығы
• Ай сайынғы advisory қолдауынан не күтуге болады

Маркетинг әлеуетті клиенттерді іріктеуге де көмектесуі керек. Хабарлама фирма қажет ететін клиент түріне тікелей сөйлеуі тиіс. Бұл жақсы үйлесетін lead-терді тартып, сапасыз сұранымдарға кететін уақытты азайтады.

Сәйкестік қызметінен advisory қызметіне өтіңіз

Тек декларация тапсыратын немесе кітаптарды сәйкестендіретін фирма да өсе алады, бірақ advisory қолдау ұсынатын фирмалар әдетте әлдеқайда құнды болады.

Advisory қызметтерге мыналар кіруі мүмкін:

• Ақша ағымын жоспарлау
• Салық жоспарлау
• Табыстылықты талдау
• Бюджеттеу
• Баға белгілеуді талдау
• Ұйымдық құрылымды шолу

Осы жерде фирма жай жеткізушіден артыққа айналады. Ол стратегиялық серіктеске айналады.

Advisory қызметтер клиентті ұстап қалуды да жақсартады, өйткені клиент фирманың әсерін тек есеп тапсыру кезінде емес, жыл бойы көреді.

Ең мықты фирмалар compliance-ты негіз ретінде, ал advisory-ды көбейткіш ретінде пайдаланады.

Масштабтаған кезде ақша ағымын қорғаңыз

Өсу ақша ағымындағы мәселелерді жасыруы мүмкін. Фирма табысы көбейіп жатқандай көрінсе де, қызметкерлерге төлеуде, салықтарды жабуда немесе бағдарламалық жасақтама шығындарын өтеуде қиналуы мүмкін.

Мұны болдырмау үшін мына көрсеткіштерді мұқият бақылаңыз:

• Ай сайынғы қайталанатын табыс
• Дебиторлық қарыздың жасы
• Жалақы жүктемесі
• Мердігер шығындары
• Бағдарлама жазылымдары
• Иесінің алымдары мен резервтері

Қайталанатын ретейнерлер мен алдын ала алынатын onboarding төлемдері ақша ағымын тұрақтандыруға көмектеседі. Нақты billing ережелері мен автоматтандырылған шот-фактура да пайдалы.

Сондай-ақ маусымдық өзгерістерді жоспарлаған дұрыс. Көптеген салық және бухгалтерлік фирмаларда қарбалас кезеңдерден кейін баяу циклдар болады. Бизнес дүрбелеңмен кадр шешімдерін қабылдамай-ақ, сол ауытқуларға төтеп бере алатындай құрылуы керек.

Өсуді баяулататын жиі қателіктер

Тіпті мықты фирмалар да бірдей қателіктерді қайталаса, тұрып қалуы мүмкін.

Мына мәселелерге назар аударыңыз:

• Рөлді анықтамай тұрып жалдау
• Әрбір әлеуетті клиентке сату
• Мәміле алу үшін тым төмен баға қою
• Әр шешім үшін иесіне тәуелді болу
• Жұмыс процестерін құжаттамау
• Сәйкестік міндеттемелерін елемеу
• Нақты хабарламасыз контент жариялау
• Ideal client орнына төмен құнды lead-терді қуалау

Өсуді тоқтататын мәселелердің көбі бір ғана жаман шешімнен шықпайды. Олар уақыт өте келе жиналатын шағын олқылықтардың тізбегінен пайда болады.

Қорытынды

Бухгалтерлік фирманы кеңейту - бұл сату мәселесі ғана емес, жүйелер мәселесі де. Жақсы өсетін фирмаларда әдетте мына негіздер болады:

• Таза заңдық құрылым
• Нақты қызметтер мен баға
• Мықты жалдау стандарттары
• Қайталанатын операциялар
• Нысаналы маркетинг
• Advisory-ге негізделген клиенттік қарым-қатынастар

Егер сіз фирма ашып жатсаңыз немесе кеңейтіп жатсаңыз, алдымен құрылымды жасаңыз. Содан кейін процесс, команда және клиент тәжірибесін сол негіздің айналасына құрыңыз. Дұрыс ұйымдық құрылым мен сәйкестік әдеттері орныққанда, өсуді басқару әлдеқайда жеңілдейді.

Zenind құрылтайшыларға бизнес-ұйымдарды құруға және сақтауға көмектеседі, сонда олар фирма құруға көбірек уақыт бөліп, әкімшілік кедергілерді басқаруға аз уақыт жұмсайды.