Данъците при дистанционна работа в САЩ: Практическо ръководство за служители, независими изпълнители и собственици на малък бизнес

Дистанционната работа дава на хората свобода да избират къде да живеят и как да изграждат кариерата си, но също така създава данъчни въпроси, които лесно се пренебрегват. Най-голямата грешка на хората, които работят от разстояние, е да приемат, че работата от дома автоматично опростява данъците. В действителност данъчната ви ситуация зависи от три неща: как сте класифицирани, къде живеете и къде физически извършвате работата.

Това ръководство обяснява основните данъчни правила, които са важни за хората с дистанционна работа в Съединените щати. То обхваща федерален данък върху дохода, данък за самонаети лица, щатски изисквания за подаване, приспадания, прогнозни плащания и навици за водене на записи, които ви помагат да избегнете проблеми.

Тази статия се фокусира върху дистанционна работа, извършвана в рамките на Съединените щати. Правилата на щатите се различават, така че винаги потвърждавайте детайлите при съответния данъчен орган или с квалифициран данъчен специалист.

Първият въпрос: Служител ли сте или независим изпълнител?

Преди да мислите за приспадания или за подаване в няколко щата, трябва да знаете как IRS разглежда трудовото ви отношение.

Ако сте служител

Служителите обикновено получават формуляр W-2 по време на данъчния сезон. Работодателят ви обикновено удържа федерален данък върху дохода, социално осигуряване и Medicare от заплатата ви. Данъчната ви декларация отчита дохода, но по-голямата част от данъка се урежда чрез удръжки през годината.

Дистанционните служители все още могат да дължат щатски данъци, дори ако компанията им е със седалище в друг щат. Къде живеете и къде физически работите може да е по-важно от това къде се намира работодателят ви.

Ако сте независим изпълнител

Независимите изпълнители обикновено получават формуляр 1099 или отчитат бизнес доход директно. Обикновено вие носите отговорност за собствения си данък върху дохода и за данъка за самонаети лица.

IRS посочва, че данъкът за самонаети лица е общо 15,3%, състоящ се от 12,4% за социално осигуряване и 2,9% за Medicare. Обикновено изпълнителите могат да приспаднат еквивалентната на работодателя част при изчисляване на коригирания брутен доход, но все пак трябва да планират тримесечни плащания.

Ако дистанционната работа е наистина ваш бизнес, а не странична дейност, може също да е подходящ момент да формализирате структурата си. Zenind помага на предприемачи да учредяват бизнес структури в САЩ, включително LLC, за да изградите по-ясна правна и данъчна основа от самото начало.

Федерални данъци за хора с дистанционна работа

За федерални данъчни цели дистанционната работа обикновено не създава специална данъчна категория. IRS облага дохода според вида на дохода и начина, по който е отчетен, а не според това дали седите в офис или у дома.

Заплати и възнаграждения

Ако сте служител, заплатата ви се облага по същия начин както всеки друг трудов доход. Дистанционният статус не променя федералните данъчни скоби, в които попадате, нито основните изисквания за отчитане.

Бизнес доход

Ако сте самонаети, работите като фрийлансър или управлявате самостоятелен бизнес от дома, доходът ви може да подлежи както на данък върху дохода, така и на данък за самонаети лица. Може също да се наложи да правите прогнозни данъчни плащания през годината, ако удръжките не са достатъчни.

IRS обяснява прогнозния данък като метода, използван за плащане на данък върху доход, който не е предмет на удръжки. Това често включва доходи от свободна практика, доходи на изпълнители, лихви, дивиденти и други доходи извън заплата.

Прогнозни данъци

Ако от заплатата ви се удържа твърде малко данък, IRS може да очаква да плащате тримесечни прогнозни данъци. Това е особено важно за изпълнители, работещи на поръчка, и основатели, които си изплащат разпределения вместо редовна заплата през ведомост.

Практично правило е просто: ако знаете, че доходът ви няма да бъде покрит напълно чрез удръжки, не чакайте до данъчния сезон, за да наваксвате. Отделяйте пари през годината и плащайте навреме, за да намалите риска от санкции.

Щатски данъци: Къде живеете има голямо значение

Щатските данъчни правила често са по-сложни от федералните.

По принцип щатите могат да облагат жителите върху целия им доход, а някои щати облагат и дохода, спечелен от работа, физически извършена на тяхна територия. Това означава, че дистанционната работа може да създаде данъчни въпроси, дори ако работодателят ви е базиран другаде.

Местожителство и постоянно местоживеене

Обикновено щатът, в който сте местен жител, има първо право върху данъчната ви декларация. Резидентството често е свързано с постоянното ви местоживеене, което обикновено е постоянният ви дом.

Щатите могат да разглеждат фактори като:

• Основния ви дом
• Регистрацията ви за гласуване
• Шофьорската ви книжка
• Пощенския ви адрес
• Къде са съсредоточени семейството и личният ви живот

Ако се местите през годината, прекарвате значително време в друг щат или разделяте времето си между различни места, данъчната ви ситуация може да стане по-сложна.

Физическо присъствие и място на работа

Някои щати облагат дохода според това къде работата действително се извършва. Ако живеете в един щат, но работите дистанционно от друг, този втори щат може да има претенции върху част от заплатата ви или дохода ви от бизнес.

Това е моментът, в който хората с дистанционна работа могат неусетно да се окажат с изисквания за подаване в няколко щата. В някои ситуации може да се наложи да подадете декларация както в щата, в който сте местен жител, така и в щата, в който е извършвана работата.

Споразумения за взаимност

Някои щати имат споразумения за взаимност за доходи от заплати. Тези споразумения могат да намалят двойното данъчно облагане, когато живеете в един участващ щат и работите в друг.

Детайлите се различават по щати и не всяко споразумение се прилага за всеки вид доход. Преди да разчитате на взаимност, проверете официалните сайтове на данъчните администрации и на двата щата.

Какво се случва, когато работите в повече от един щат?

Дистанционната работа в няколко щата е мястото, където много данъкоплатци попадат в затруднение.

Представете си, че живеете в един щат, работите за компания в втори щат и прекарвате част от годината, работейки от трети щат. Може да се наложи да следите къде точно е била извършена работата, колко дни сте били там и дали всеки щат има собствен праг за подаване или правило за източник на дохода.

За да се организирате, водете прост дневник, който показва:

• В кой щат сте били във всеки работен ден
• Колко дни сте работили на всяко място
• Дати на пътуванията
• Копия от фишове за заплата и данъчни формуляри
• Всички щатски удръжки, показани на вашия W-2 или в документите на изпълнителя

Ако сте изпълнител, правилата за източника могат да са още по-важни, защото бизнес доходът ви може да бъде разпределен между щати според това къде е извършена работата.

Местните данъци също могат да се прилагат

Някои градове и общини налагат данък върху дохода, данък върху заплатите или местен бизнес данък. Хората с дистанционна работа понякога пренебрегват местните данъчни задължения, защото се фокусират само върху федералните и щатските декларации.

Ако живеете или работите в град с местни данъчни правила, не приемайте, че дистанционната ви настройка ви освобождава. Проверете местните изисквания толкова внимателно, колкото и щатските.

Приспадания при дистанционна работа: Какво можете и какво не можете да заявите

Приспаданията могат да намалят облагаемия ви доход, но дистанционната работа не създава автоматично право на приспадане.

Приспадане за домашен офис

IRS позволява приспадане за домашен офис само ако пространството се използва изключително и редовно за бизнес и отговаря на другите изисквания в Публикация 587 на IRS.

Това означава, че кухненска маса, диван или споделена стая за гости обикновено няма да отговарят на условията, освен ако зоната не се използва по начин, който удовлетворява тестовете на IRS. Самостоятелен офис, отделна постройка или ясно определено бизнес пространство е по-вероятно да отговарят на условията.

В зависимост от ситуацията ви може да използвате или стандартния метод, или опростената опция.

Често срещани бизнес разходи

Хората с дистанционна работа, които са самонаети, може да могат да приспадат обичайни и необходими бизнес разходи като:

• Лаптоп и оборудване
• Абонаменти за софтуер
• Интернет услуги, използвани за бизнес
• Телефонни разходи, отнесени към бизнес употреба
• Офис консумативи
• Професионални такси
• Бизнес застраховка
• Обучения или курсове, свързани с вашия бизнес

Служителите обикновено са подложени на различни правила и много невъзстановени разходи на служители не се приспадат на федерално ниво. Затова класификацията е толкова важна.

Поддържайте личните и бизнес разходите разделени

Колкото по-ясни са записите ви, толкова по-лесно е да обосновете приспаданията.

Използвайте отделни банкови сметки и карти за бизнес разходи, когато е възможно. Смесването на лични и бизнес разходи прави данъчната подготовка по-бавна, увеличава риска от грешки и отслабва документацията ви, ако IRS някога зададе въпроси.

Водене на записи, което улеснява данъчния сезон

Добрите записи не са по избор, ако работите дистанционно и пресичате щатски граници или управлявате бизнес от дома.

Минимумът от записи, които трябва да пазите, е:

• Фишове за заплата, W-2, 1099 и други формуляри за доходи
• Фактури и доказателства за плащане
• Дневници на километри или пътувания, ако са приложими за работата ви
• Разписки за оборудване и бизнес разходи
• Записи за щатски удръжки
• Календар или таблица, показваща къде сте работили всеки ден
• Копия от тримесечните прогнозни данъчни плащания

Целта не е просто да преминете през данъчния сезон. Целта е да направите позицията си лесна за защита, ако щатска или федерална агенция поиска подкрепящи документи.

Често срещани грешки при данъците за дистанционна работа

Много хора с дистанционна работа плащат повече, отколкото трябва, или се изненадват от санкции заради няколко предотвратими грешки.

Изчакване до април, за да планирате

Ако сте изпълнител или собственик на бизнес, данъчното планиране трябва да се случва през цялата година. Изчакването до данъчния сезон може да ви остави без достатъчно налични средства и без добра документация.

Пренебрегване на щатските декларации

Един служител на дистанционна работа може да предположи, че е нужна само една щатска декларация. Това често не е вярно, когато работата се извършва в повече от един щат.

Забравяне на прогнозните данъци

Доходът от самостоятелна заетост обикновено няма автоматични удръжки. Ако не правите прогнозни плащания, може по-късно да дължите повече от очакваното.

Заявяване на приспадания без подкрепящи документи

Едно приспадане е толкова добро, колкото е добра документацията зад него. Разписки, дневници и отделни сметки имат значение.

Предположение, че приспадането за домашен офис винаги се прилага

Работата от дома не е същото като да отговаряте на условията за приспадане за домашен офис. Изискванията на IRS са по-строги, отколкото много хора очакват.

Когато дистанционната работа се превърне в бизнес

Все повече хора с дистанционна работа не просто получават заплата. Те работят като фрийлансъри, консултанти, продават услуги или изграждат компания около уменията си.

Тогава създаването на юридическа структура започва да има значение.

Учредяването на LLC или друга бизнес структура може да ви помогне да разделите личните и бизнес дейностите си, да изградите по-професионална организация и да улесните счетоводството. Това може също да създаде по-здрава основа за бъдещо наемане на хора, данъчно планиране и съответствие с изискванията.

Ако сте готови да преминете от неформална работа на свободна практика към структуриран бизнес, Zenind може да ви помогне да учредите компания в САЩ и да управлявате важни стъпки по съответствие по пътя.

Прост данъчен контролен списък за хора с дистанционна работа

Използвайте този контролен списък, за да поддържате организация през годината:

1. Потвърдете дали сте служител или изпълнител.
2. Следете къде физически работите, особено ако преминавате граници между щати.
3. Прегледайте щатските удръжки от заплатата си или плащанията към изпълнители.
4. Отделяйте пари за федерални и щатски данъци, ако удръжките не са достатъчни.
5. Пазете разписки и бизнес записи на едно място.
6. Проверете дали отговаряте на условията за приспадане за домашен офис.
7. Проверете дали се прилага градски или местен данък.
8. Преглеждайте данъчния си план, когато се местите, сменяте работа или започвате да работите на свободна практика.

Често задавани въпроси за данъците при дистанционна работа

Хората с дистанционна работа плащат ли по-малко данъци от хората в офис?

Не автоматично. Данъчната ви сметка зависи от дохода, класификацията, местожителството и приспаданията. Самата дистанционна работа не намалява данъците.

Мога ли да приспадна наема си, ако работя от вкъщи?

Обикновено не изцяло. Може да успеете да приспаднете част от разходите за дома, ако отговаряте на изискванията на IRS за приспадане за домашен офис.

Трябва ли да плащам данъци в щата, в който е базиран работодателят ми?

Може би, но не винаги. Данъчните правила на щатите се различават и вашият щат на местожителство, мястото на работа и споразуменията за взаимност може да са важни.

Какво ако съм едновременно служител на дистанционна работа и фрийлансър?

Може да имате както доход от заплата, така и доход от самостоятелна заетост. Това може да означава удръжки от едната страна и прогнозни данъчни плащания от другата.

Кога трябва да потърся професионална помощ?

Потърсете помощ, когато работите в няколко щата, получавате доходи като изпълнител, започвате бизнес или не сте сигурни относно приспаданията и изискванията за подаване. Цената на съвета често е по-ниска от цената за поправяне на данъчна грешка по-късно.

Финален извод

Дистанционната работа променя мястото, където работите, но не премахва данъчната отговорност. Основните въпроси остават същите: Как ви се плаща? Къде живеете? Къде физически извършвате работата? И разполагате ли с необходимите записи, за да подкрепите декларацията си?

Ако сте служител, съсредоточете се върху удръжките и правилата за щатско подаване. Ако сте независим изпълнител или собственик на бизнес, планирайте данъка за самонаети лица, прогнозните плащания, приспаданията и структурата на предприятието. Колкото повече щати засягате, толкова по-важно е да следите работата си внимателно и да сте подготвени за сроковете.

За хората с дистанционна работа, които превръщат свободната практика в реален бизнес, Zenind може да помогне да направите следващата стъпка с учредяване на компания в САЩ и текуща подкрепа за съответствие.