Impôts liés au travail à distance aux États-Unis : guide pratique pour les employés, les travailleurs autonomes et les propriétaires de petites entreprises

Le travail à distance donne aux gens une grande liberté quant à l’endroit où ils vivent et à la façon dont ils bâtissent leur carrière, mais il soulève aussi des questions fiscales faciles à négliger. L’erreur la plus fréquente chez les travailleurs à distance consiste à croire que le télétravail simplifie automatiquement les impôts. En réalité, votre situation fiscale dépend de trois éléments : votre classification, votre lieu de résidence et l’endroit où vous exercez physiquement votre travail.

Ce guide explique les règles fiscales essentielles qui s’appliquent aux travailleurs à distance aux États-Unis. Il couvre l’impôt fédéral sur le revenu, l’impôt sur le travail autonome, les obligations de déclaration dans différents États, les déductions, les versements d’acomptes provisionnels et les habitudes de tenue de dossiers qui vous évitent des problèmes.

Cet article porte sur le travail à distance effectué à l’intérieur des États-Unis. Les règles varient d’un État à l’autre; vérifiez toujours les détails auprès de l’autorité fiscale concernée ou d’un professionnel de la fiscalité qualifié.

Première question : êtes-vous un employé ou un travailleur autonome?

Avant de penser aux déductions ou aux déclarations dans plusieurs États, vous devez savoir comment l’IRS considère votre relation de travail.

Si vous êtes un employé

Les employés reçoivent généralement un formulaire W-2 au moment des impôts. Votre employeur retient habituellement l’impôt fédéral sur le revenu, la cotisation à la sécurité sociale et l’assurance-maladie sur votre salaire. Votre déclaration de revenus indique le revenu, mais la majorité de l’impôt est déjà gérée par les retenues effectuées au cours de l’année.

Les employés à distance peuvent encore devoir payer des impôts d’État même si leur entreprise a son siège ailleurs. L’endroit où vous vivez et l’endroit où vous travaillez physiquement peuvent avoir plus d’importance que l’emplacement de votre employeur.

Si vous êtes un travailleur autonome

Les travailleurs autonomes reçoivent généralement un formulaire 1099 ou déclarent directement un revenu d’entreprise. En règle générale, vous êtes responsable de votre propre impôt sur le revenu et de votre impôt sur le travail autonome.

L’IRS indique que l’impôt sur le travail autonome est de 15,3 % au total, composé de 12,4 % pour la sécurité sociale et de 2,9 % pour Medicare. Les travailleurs autonomes peuvent généralement déduire la partie équivalente à celle de l’employeur lorsqu’ils calculent leur revenu brut ajusté, mais ils doivent tout de même prévoir des versements trimestriels.

Si le travail à distance est vraiment votre activité principale plutôt qu’un simple arrangement secondaire, c’est peut-être aussi le bon moment pour officialiser votre structure. Zenind aide les entrepreneurs à créer des entités commerciales américaines, y compris des LLC, afin de bâtir dès le départ une base juridique et fiscale plus claire.

Impôts fédéraux pour les travailleurs à distance

Aux fins de l’impôt fédéral, le travail à distance ne crée généralement pas de catégorie fiscale spéciale. L’IRS impose les revenus selon le type de revenu et la façon dont ils sont déclarés, et non selon le fait que vous travailliez dans un bureau ou à la maison.

Salaires

Si vous êtes employé, vos salaires sont imposés comme n’importe quel autre revenu salarial. Le statut de télétravail ne change ni les tranches d’imposition fédérales ni les exigences de base en matière de déclaration.

Revenus d’entreprise

Si vous travaillez à votre compte, faites du travail autonome ou exploitez une petite entreprise à domicile, vos revenus peuvent être soumis à l’impôt sur le revenu et à l’impôt sur le travail autonome. Vous pourriez aussi devoir effectuer des versements d’acomptes provisionnels pendant l’année si les retenues sont insuffisantes.

L’IRS explique que l’acompte provisionnel est la méthode utilisée pour payer l’impôt sur les revenus qui ne font pas l’objet de retenues. Cela inclut souvent les revenus de pigiste, les revenus d’entrepreneur, les intérêts, les dividendes et d’autres revenus non salariaux.

Acomptes provisionnels

Si trop peu d’impôt est retenu sur votre paie, l’IRS peut s’attendre à ce que vous payiez des acomptes provisionnels trimestriels. C’est particulièrement important pour les travailleurs autonomes, les travailleurs de l’économie à la demande et les fondateurs qui prennent des distributions au lieu de recevoir un salaire régulier.

Une règle pratique simple : si vous savez que votre revenu ne sera pas entièrement couvert par les retenues, n’attendez pas la saison des impôts pour vous rattraper. Mettez de l’argent de côté tout au long de l’année et payez à temps afin de réduire le risque de pénalités.

Impôts d’État : votre lieu de résidence compte beaucoup

Les règles fiscales des États sont souvent plus compliquées que les règles fédérales.

En général, les États peuvent imposer les résidents sur l’ensemble de leurs revenus, tandis que certains États imposent aussi les revenus gagnés pour du travail physiquement effectué à l’intérieur de l’État. Le travail à distance peut donc créer des enjeux fiscaux même si votre employeur est établi ailleurs.

Résidence et domicile fiscal

Votre État de résidence a généralement la première revendication sur votre déclaration de revenus. La résidence est souvent liée à votre domicile fiscal, soit en général votre résidence permanente.

Les États peuvent tenir compte de facteurs comme :

• Votre résidence principale
• Votre inscription sur les listes électorales
• Votre permis de conduire
• Votre adresse postale
• L’endroit où se trouvent votre famille et votre vie personnelle

Si vous déménagez pendant l’année, passez beaucoup de temps dans un autre État ou partagez votre temps entre plusieurs endroits, votre situation de déclaration peut devenir plus complexe.

Présence physique et lieu de travail

Certains États imposent les revenus selon l’endroit où le travail est réellement effectué. Si vous vivez dans un État mais que vous travaillez à distance depuis un autre, ce deuxième État peut avoir un droit de regard sur une partie de vos salaires ou de vos revenus d’entreprise.

C’est ainsi que les travailleurs à distance peuvent se retrouver par inadvertance avec des obligations de déclaration dans plusieurs États. Dans certains cas, vous devrez peut-être produire une déclaration à la fois dans votre État de résidence et dans l’État où le travail a été effectué.

Ententes de réciprocité

Certains États ont des ententes de réciprocité pour les revenus salariaux. Ces ententes peuvent réduire la double imposition lorsque vous vivez dans un État participant et travaillez dans un autre.

Les détails varient selon l’État, et toutes les ententes ne s’appliquent pas à tous les types de revenus. Avant de vous fier à la réciprocité, vérifiez les sites officiels des ministères du revenu des deux États concernés.

Que se passe-t-il lorsque vous travaillez dans plus d’un État?

Le travail à distance dans plusieurs États est l’endroit où de nombreux contribuables commettent des erreurs.

Imaginez que vous viviez dans un État, que vous travailliez pour une entreprise située dans un deuxième État et que vous passiez une partie de l’année à travailler depuis un troisième État. Vous devrez peut-être suivre l’endroit où le travail a été effectué physiquement, le nombre de jours passés à chaque endroit et les règles de seuil ou de répartition propres à chaque État.

Pour rester organisé, conservez un registre simple indiquant :

• L’État dans lequel vous vous trouviez chaque jour de travail
• Le nombre de jours travaillés dans chaque endroit
• Les dates de déplacement
• Des copies des fiches de paie et des formulaires fiscaux
• Toute retenue d’impôt d’État indiquée sur votre W-2 ou vos relevés de travail autonome

Si vous êtes travailleur autonome, les règles de répartition peuvent être encore plus importantes, car vos revenus d’entreprise peuvent être attribués à plusieurs États selon l’endroit où le travail a été réalisé.

Les impôts locaux peuvent aussi s’appliquer

Certaines villes et municipalités imposent des taxes sur le revenu, des taxes sur les salaires ou des taxes locales sur les entreprises. Les travailleurs à distance ignorent parfois les obligations fiscales locales parce qu’ils se concentrent uniquement sur les déclarations fédérales et d’État.

Si vous vivez ou travaillez dans une ville où des règles fiscales locales existent, n’assumez pas que votre configuration de télétravail vous en exempte. Vérifiez les exigences locales aussi attentivement que les règles d’État.

Déductions liées au travail à distance : ce que vous pouvez et ne pouvez pas réclamer

Les déductions peuvent réduire votre revenu imposable, mais le travail à distance ne crée pas automatiquement une déduction.

Déduction pour bureau à domicile

L’IRS permet une déduction pour bureau à domicile seulement si l’espace est utilisé de façon exclusive et régulière pour les affaires et qu’il répond aux autres exigences décrites dans la publication 587 de l’IRS.

Cela signifie qu’une table de cuisine, un canapé ou une chambre d’amis partagée ne seront généralement pas admissibles, à moins que l’espace soit utilisé d’une manière qui respecte les critères de l’IRS. Un bureau dédié, une structure séparée ou un espace de travail clairement défini a plus de chances d’être admissible.

Vous pouvez peut-être utiliser la méthode régulière ou l’option simplifiée, selon votre situation.

Dépenses d’entreprise courantes

Les travailleurs autonomes à distance peuvent peut-être déduire des dépenses courantes et nécessaires comme :

• Ordinateur portable et équipement
• Abonnements logiciels
• Service Internet utilisé pour l’entreprise
• Frais téléphoniques attribués à l’usage professionnel
• Fournitures de bureau
• Honoraires professionnels
• Assurance commerciale
• Formation liée à votre entreprise

Les employés sont généralement soumis à des règles différentes, et de nombreuses dépenses d’employé non remboursées ne sont pas déductibles au niveau fédéral. C’est pourquoi la classification est si importante.

Séparez vos dépenses personnelles et professionnelles

Plus vos dossiers sont clairs, plus il est facile de justifier vos déductions.

Utilisez, si possible, des comptes bancaires et des cartes distincts pour les dépenses d’entreprise. Le mélange des dépenses personnelles et professionnelles complique la préparation de la déclaration, augmente le risque d’erreurs et affaiblit votre documentation si l’IRS pose des questions.

Une tenue de dossiers qui simplifie la période des impôts

De bons dossiers ne sont pas facultatifs si vous travaillez à distance, si vous franchissez les frontières d’un État ou si vous exploitez une entreprise à domicile.

Au minimum, conservez les documents suivants :

• Talons de paie, W-2, 1099 et autres feuillets de revenus
• Factures et preuves de paiement
• Journal de kilométrage ou de déplacements, si pertinent pour votre travail
• Reçus pour l’équipement et les dépenses d’entreprise
• Documents de retenue d’impôt d’État
• Calendrier ou feuille de calcul indiquant où vous avez travaillé chaque jour
• Copies des acomptes provisionnels trimestriels

L’objectif n’est pas seulement de survivre à la période des impôts. C’est aussi de rendre votre déclaration facile à défendre si une agence fédérale ou d’État demande des preuves.

Erreurs courantes liées aux impôts pour le travail à distance

De nombreux travailleurs à distance paient plus que nécessaire ou sont surpris par des pénalités à cause de quelques erreurs évitables.

Attendre au mois d’avril pour planifier

Si vous êtes travailleur autonome ou propriétaire d’entreprise, la planification fiscale doit se faire tout au long de l’année. Attendre la période des déclarations peut vous laisser avec un manque de liquidités et de dossiers.

Ignorer les déclarations d’État

Un employé à distance peut penser qu’une seule déclaration d’État suffit. C’est souvent faux lorsque le travail est effectué dans plusieurs États.

Oublier les acomptes provisionnels

Le revenu de travail autonome ne fait généralement pas l’objet de retenues automatiques. Si vous ne faites pas d’acomptes provisionnels, vous pourriez devoir plus que prévu plus tard.

Réclamer des déductions sans preuve

Une déduction n’a de valeur que si elle est appuyée par des documents. Les reçus, les registres et les comptes séparés comptent.

Croire que la déduction pour bureau à domicile s’applique toujours

Travailler à la maison n’est pas la même chose que satisfaire aux critères de la déduction pour bureau à domicile. Les exigences de l’IRS sont plus étroites que beaucoup de gens le pensent.

Quand le travail à distance devient une entreprise

Un nombre croissant de travailleurs à distance ne gagnent pas seulement un salaire. Ils font du pigiste, du conseil, vendent des services ou bâtissent une entreprise autour de leurs compétences.

C’est à ce moment-là que la création d’une entité devient importante.

La création d’une LLC ou d’une autre structure d’entreprise peut vous aider à séparer vos activités personnelles et professionnelles, à établir une structure plus professionnelle et à simplifier la tenue de livres. Elle peut aussi créer une base plus solide pour l’embauche, la planification fiscale et la conformité futures.

Si vous êtes prêt à passer d’un travail de pigiste informel à une entreprise structurée, Zenind peut vous aider à créer une société américaine et à gérer les étapes de conformité importantes en cours de route.

Liste de vérification fiscale simple pour les travailleurs à distance

Utilisez cette liste pour rester organisé tout au long de l’année :

1. Confirmez si vous êtes employé ou travailleur autonome.
2. Suivez l’endroit où vous travaillez physiquement, surtout si vous franchissez les frontières d’un État.
3. Vérifiez les retenues d’impôt d’État sur votre paie ou vos paiements de travail autonome.
4. Mettez de l’argent de côté pour les impôts fédéraux et d’État si les retenues ne suffisent pas.
5. Gardez les reçus et les dossiers d’entreprise au même endroit.
6. Vérifiez si vous êtes admissible à la déduction pour bureau à domicile.
7. Vérifiez si une taxe municipale ou locale s’applique.
8. Réévaluez votre plan fiscal lorsque vous déménagez, changez d’emploi ou commencez à faire du pigiste.

Foire aux questions sur les impôts liés au travail à distance

Les travailleurs à distance paient-ils moins d’impôts que les travailleurs de bureau?

Pas automatiquement. Votre facture fiscale dépend du revenu, de la classification, de la résidence et des déductions. Le télétravail ne réduit pas les impôts à lui seul.

Puis-je déduire mon loyer si je travaille à la maison?

Habituellement pas en totalité. Vous pourriez être en mesure de déduire une partie des dépenses liées au domicile si vous respectez les exigences de l’IRS pour un bureau à domicile.

Dois-je payer des impôts dans l’État où se trouve mon employeur?

Peut-être, mais pas toujours. Les règles fiscales d’État varient, et votre État de résidence, votre lieu de travail et les ententes de réciprocité peuvent tous entrer en jeu.

Que faire si je suis à la fois employé à distance et pigiste?

Vous pouvez avoir à la fois des revenus salariaux et des revenus de travail autonome. Cela peut signifier des retenues d’un côté et des acomptes provisionnels de l’autre.

Quand devrais-je demander de l’aide professionnelle?

Demandez de l’aide lorsque vous travaillez dans plusieurs États, gagnez des revenus de travail autonome, lancez une entreprise ou n’êtes pas certain des déductions et des exigences de déclaration. Le coût des conseils est souvent inférieur au coût de correction d’une erreur fiscale plus tard.

Conclusion

Le travail à distance change l’endroit où vous travaillez, mais il n’élimine pas les responsabilités fiscales. Les questions clés restent les mêmes : comment êtes-vous payé? Où vivez-vous? Où effectuez-vous physiquement le travail? Et avez-vous les dossiers nécessaires pour appuyer votre déclaration?

Si vous êtes employé, concentrez-vous sur les retenues et les règles de déclaration d’État. Si vous êtes travailleur autonome ou propriétaire d’entreprise, prévoyez l’impôt sur le travail autonome, les acomptes provisionnels, les déductions et la structure de l’entité. Plus vous touchez d’États, plus il devient important de suivre votre travail de près et de respecter les échéances.

Pour les travailleurs à distance qui transforment le pigiste en véritable entreprise, Zenind peut vous aider à passer à l’étape suivante avec la création d’une société américaine et un soutien continu en matière de conformité.