Thuế làm việc từ xa tại Hoa Kỳ: Hướng dẫn thực tế cho nhân viên, nhà thầu độc lập và chủ doanh nghiệp nhỏ

Làm việc từ xa mang lại cho mọi người sự tự do hơn về nơi sinh sống và cách xây dựng sự nghiệp, nhưng đồng thời cũng tạo ra những câu hỏi về thuế rất dễ bị bỏ qua. Sai lầm lớn nhất của người làm việc từ xa là cho rằng làm việc tại nhà sẽ tự động giúp việc nộp thuế trở nên đơn giản hơn. Trên thực tế, bức tranh thuế của bạn phụ thuộc vào ba yếu tố: cách bạn được phân loại, nơi bạn sinh sống và nơi bạn thực sự thực hiện công việc.

Hướng dẫn này giải thích những quy tắc thuế cốt lõi mà người làm việc từ xa tại Hoa Kỳ cần biết. Bài viết đề cập đến thuế thu nhập liên bang, thuế tự kinh doanh, các vấn đề khai thuế bang, khấu trừ, khoản thuế tạm tính và những thói quen lưu trữ hồ sơ giúp bạn tránh rắc rối.

Bài viết này tập trung vào công việc làm từ xa được thực hiện trong phạm vi Hoa Kỳ. Quy định giữa các bang khác nhau, vì vậy hãy luôn xác nhận chi tiết với cơ quan thuế liên quan hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện.

Câu hỏi đầu tiên: Bạn là nhân viên hay nhà thầu độc lập?

Trước khi nghĩ đến khấu trừ hay khai thuế nhiều bang, bạn cần biết IRS xem mối quan hệ công việc của bạn như thế nào.

Nếu bạn là nhân viên

Nhân viên thường nhận mẫu W-2 vào mùa thuế. Chủ lao động của bạn thường khấu trừ thuế thu nhập liên bang, thuế An Sinh Xã Hội và thuế Medicare từ tiền lương của bạn. Tờ khai thuế của bạn sẽ báo cáo khoản thu nhập đó, nhưng phần lớn thuế đã được xử lý thông qua khấu trừ trong năm.

Nhân viên làm việc từ xa vẫn có thể phải nộp thuế bang ngay cả khi công ty đặt trụ sở ở nơi khác. Nơi bạn sống và nơi bạn làm việc thực tế thường quan trọng hơn nơi đặt trụ sở của chủ lao động.

Nếu bạn là nhà thầu độc lập

Nhà thầu độc lập thường nhận mẫu 1099 hoặc tự khai báo thu nhập kinh doanh trực tiếp. Bạn thường phải tự chịu trách nhiệm về thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh.

IRS cho biết thuế tự kinh doanh có tổng mức 15,3%, bao gồm 12,4% thuế An Sinh Xã Hội và 2,9% thuế Medicare. Nhà thầu thường có thể khấu trừ phần tương đương với phần của chủ lao động khi tính thu nhập gộp đã điều chỉnh, nhưng vẫn cần chuẩn bị cho các khoản thanh toán theo quý.

Nếu việc làm từ xa thực sự là hoạt động kinh doanh của bạn chứ không chỉ là một công việc phụ, thì đây cũng có thể là thời điểm phù hợp để chính thức hóa cấu trúc của bạn. Zenind giúp các doanh nhân thành lập pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ, bao gồm LLC, để bạn xây dựng nền tảng pháp lý và thuế rõ ràng hơn ngay từ đầu.

Thuế liên bang cho người làm việc từ xa

Về mặt thuế liên bang, làm việc từ xa thường không tạo ra một loại thuế đặc biệt. IRS đánh thuế thu nhập dựa trên loại thu nhập và cách thu nhập đó được khai báo, chứ không dựa trên việc bạn ngồi trong văn phòng hay ở nhà.

Tiền lương và tiền công

Nếu bạn là nhân viên, tiền lương của bạn bị đánh thuế giống như mọi nguồn tiền công khác. Việc làm từ xa không thay đổi các khung thuế liên bang mà bạn thuộc vào, cũng không thay đổi các yêu cầu báo cáo cơ bản.

Thu nhập kinh doanh

Nếu bạn tự kinh doanh, làm tự do hoặc điều hành một doanh nghiệp cá nhân từ nhà, thu nhập của bạn có thể chịu cả thuế thu nhập và thuế tự kinh doanh. Bạn cũng có thể cần thực hiện các khoản thanh toán thuế tạm tính trong năm nếu khấu trừ không đủ.

IRS giải thích thuế tạm tính là phương thức dùng để nộp thuế cho thu nhập không bị khấu trừ tại nguồn. Điều đó thường bao gồm thu nhập tự do, thu nhập của nhà thầu, tiền lãi, cổ tức và các nguồn thu nhập khác không phải tiền lương.

Thuế tạm tính

Nếu tiền thuế bị khấu trừ từ lương của bạn quá ít, IRS có thể yêu cầu bạn nộp thuế tạm tính theo quý. Điều này đặc biệt quan trọng với nhà thầu, người làm việc theo hình thức gig và người sáng lập nhận phân phối thay vì lương định kỳ qua bảng lương.

Một nguyên tắc thực tế rất đơn giản: nếu bạn biết thu nhập của mình sẽ không được khấu trừ đầy đủ, đừng đợi đến mùa khai thuế mới bù lại. Hãy dành tiền trong suốt năm và nộp đúng hạn để giảm nguy cơ bị phạt.

Thuế bang: Nơi bạn sống có ý nghĩa rất lớn

Quy định thuế bang thường phức tạp hơn quy định thuế liên bang.

Nhìn chung, các bang có thể đánh thuế cư dân trên toàn bộ thu nhập của họ, trong khi một số bang cũng đánh thuế lên thu nhập kiếm được từ công việc được thực hiện vật lý trong bang đó. Điều này có nghĩa là làm việc từ xa có thể tạo ra vấn đề thuế ngay cả khi chủ lao động của bạn ở bang khác.

Nơi cư trú và nơi cư trú pháp lý

Bang nơi bạn là cư dân thường có quyền ưu tiên đầu tiên đối với tờ khai thuế thu nhập của bạn. Tình trạng cư trú thường gắn với nơi cư trú pháp lý của bạn, tức là ngôi nhà chính lâu dài của bạn.

Các bang có thể xem xét những yếu tố như:

• Nhà ở chính của bạn
• Đăng ký cử tri
• Bằng lái xe
• Địa chỉ nhận thư
• Nơi gia đình và cuộc sống cá nhân của bạn tập trung

Nếu bạn chuyển nhà trong năm, dành nhiều thời gian ở bang khác hoặc chia thời gian giữa nhiều địa điểm, tình hình khai thuế của bạn có thể phức tạp hơn.

Sự hiện diện vật lý và địa điểm làm việc

Một số bang đánh thuế dựa trên nơi công việc thực sự được thực hiện. Nếu bạn sống ở một bang nhưng làm việc từ xa từ bang khác, bang thứ hai đó có thể có quyền đối với một phần tiền lương hoặc thu nhập kinh doanh của bạn.

Đây là lúc người làm việc từ xa có thể vô tình phải đáp ứng nhiều yêu cầu khai thuế bang. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần nộp tờ khai ở cả bang cư trú và bang nơi công việc được thực hiện.

Thỏa thuận tương hỗ

Một số bang có thỏa thuận tương hỗ đối với thu nhập tiền lương. Các thỏa thuận này có thể giúp giảm đánh thuế hai lần khi bạn sống ở một bang tham gia và làm việc ở bang khác.

Chi tiết thay đổi theo từng bang, và không phải mọi thỏa thuận đều áp dụng cho mọi loại thu nhập. Trước khi dựa vào cơ chế tương hỗ, hãy kiểm tra trang chính thức của cơ quan thuế ở cả hai bang liên quan.

Điều gì xảy ra khi bạn làm việc ở nhiều bang?

Làm việc từ xa ở nhiều bang là nơi nhiều người nộp thuế gặp rắc rối.

Hãy tưởng tượng bạn sống ở một bang, làm việc cho một công ty ở bang thứ hai, và dành một phần năm để làm việc từ bang thứ ba. Bạn có thể cần theo dõi nơi công việc được thực hiện, số ngày bạn ở đó và liệu mỗi bang có ngưỡng khai thuế hay quy tắc phân bổ thu nhập riêng hay không.

Để sắp xếp gọn gàng, hãy giữ một nhật ký đơn giản thể hiện:

• Bang bạn ở trong mỗi ngày làm việc
• Số ngày làm việc ở từng địa điểm
• Ngày đi lại
• Bản sao phiếu lương và các mẫu thuế
• Bất kỳ khoản khấu trừ thuế bang nào được thể hiện trên W-2 hoặc chứng từ của nhà thầu

Nếu bạn là nhà thầu, quy tắc xác định nguồn thu nhập có thể còn quan trọng hơn vì thu nhập kinh doanh của bạn có thể được phân bổ giữa các bang tùy theo nơi công việc được thực hiện.

Thuế địa phương cũng có thể áp dụng

Một số thành phố và khu vực đô thị áp dụng thuế thu nhập, thuế tiền lương hoặc thuế kinh doanh địa phương. Người làm việc từ xa đôi khi bỏ qua nghĩa vụ thuế địa phương vì chỉ tập trung vào tờ khai liên bang và tiểu bang.

Nếu bạn sống ở hoặc làm việc từ một thành phố có quy định thuế địa phương, đừng cho rằng mô hình làm việc từ xa của bạn được miễn trừ. Hãy kiểm tra yêu cầu địa phương cẩn thận như cách bạn kiểm tra quy định của bang.

Khấu trừ cho làm việc từ xa: Những gì bạn có thể và không thể yêu cầu

Khấu trừ có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn, nhưng làm việc từ xa không tự động tạo ra quyền khấu trừ.

Khấu trừ văn phòng tại nhà

IRS chỉ cho phép khấu trừ văn phòng tại nhà khi không gian được sử dụng riêng biệt và thường xuyên cho hoạt động kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu khác trong IRS Publication 587.

Điều đó có nghĩa là bàn bếp, ghế sofa hoặc phòng khách chung thường sẽ không đủ điều kiện trừ khi khu vực đó được sử dụng theo cách đáp ứng các bài kiểm tra của IRS. Một phòng làm việc riêng, công trình tách biệt hoặc không gian kinh doanh được xác định rõ ràng có nhiều khả năng đáp ứng hơn.

Bạn có thể dùng phương pháp thông thường hoặc phương pháp đơn giản hóa, tùy theo tình huống của mình.

Các chi phí kinh doanh phổ biến

Người làm việc từ xa tự kinh doanh có thể được khấu trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết như:

• Máy tính xách tay và thiết bị
• Phí đăng ký phần mềm
• Dịch vụ internet dùng cho kinh doanh
• Chi phí điện thoại được phân bổ cho mục đích kinh doanh
• Văn phòng phẩm
• Phí chuyên môn
• Bảo hiểm kinh doanh
• Giáo dục hoặc đào tạo liên quan đến doanh nghiệp của bạn

Nhân viên thường chịu quy tắc khác, và nhiều chi phí không được chủ lao động hoàn trả có thể không được khấu trừ ở cấp liên bang. Đó là lý do vì sao việc phân loại lại quan trọng đến vậy.

Tách biệt chi tiêu cá nhân và kinh doanh

Hồ sơ của bạn càng rõ ràng, việc chứng minh khấu trừ càng dễ dàng.

Hãy dùng tài khoản ngân hàng và thẻ riêng cho chi phí kinh doanh nếu có thể. Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh sẽ làm việc chuẩn bị thuế chậm hơn, tăng nguy cơ sai sót và làm yếu bằng chứng nếu IRS đặt câu hỏi.

Lưu trữ hồ sơ giúp mùa thuế dễ dàng hơn

Hồ sơ tốt là điều không thể thiếu nếu bạn làm việc từ xa và đi qua nhiều bang hoặc điều hành một doanh nghiệp tại nhà.

Tối thiểu, hãy lưu các hồ sơ sau:

• Phiếu lương, W-2, 1099 và các mẫu thu nhập khác
• Hóa đơn và bằng chứng thanh toán
• Nhật ký số dặm hoặc lịch trình đi lại nếu liên quan đến công việc
• Biên lai cho thiết bị và chi phí kinh doanh
• Hồ sơ khấu trừ thuế bang
• Lịch hoặc bảng tính cho biết mỗi ngày bạn làm việc ở đâu
• Bản sao các khoản thanh toán thuế tạm tính theo quý

Mục tiêu không chỉ là vượt qua mùa thuế. Mục tiêu là làm cho hồ sơ khai thuế của bạn đủ rõ ràng để dễ bảo vệ nếu cơ quan bang hoặc liên bang yêu cầu giải trình.

Những sai lầm thuế phổ biến khi làm việc từ xa

Nhiều người làm việc từ xa phải trả nhiều hơn mức cần thiết, hoặc bất ngờ bị phạt, vì một vài sai lầm có thể tránh được.

Chờ đến tháng 4 mới lập kế hoạch

Nếu bạn là nhà thầu hoặc chủ doanh nghiệp, việc lập kế hoạch thuế nên diễn ra trong suốt cả năm. Chờ đến mùa khai thuế có thể khiến bạn thiếu tiền mặt và thiếu hồ sơ.

Bỏ qua tờ khai thuế bang

Một nhân viên làm việc từ xa có thể cho rằng chỉ cần nộp một tờ khai bang. Điều đó thường sai khi công việc được thực hiện qua nhiều bang.

Quên nộp thuế tạm tính

Thu nhập tự kinh doanh thường không có khấu trừ tự động. Nếu bạn không nộp các khoản tạm tính, về sau có thể phải trả nhiều hơn dự kiến.

Tự ý yêu cầu khấu trừ mà không có hồ sơ hỗ trợ

Một khoản khấu trừ chỉ có giá trị tương ứng với tài liệu chứng minh nó. Biên lai, nhật ký và tài khoản riêng đều quan trọng.

Cho rằng khấu trừ văn phòng tại nhà luôn áp dụng

Làm việc tại nhà không đồng nghĩa với việc đủ điều kiện khấu trừ văn phòng tại nhà. Yêu cầu của IRS hẹp hơn nhiều người nghĩ.

Khi làm việc từ xa trở thành một doanh nghiệp

Ngày càng nhiều người làm việc từ xa không chỉ kiếm tiền lương. Họ đang làm tự do, tư vấn, bán dịch vụ hoặc xây dựng một công ty dựa trên kỹ năng của mình.

Đó là lúc việc thành lập pháp nhân trở nên quan trọng.

Thành lập LLC hoặc một cấu trúc doanh nghiệp khác có thể giúp bạn tách bạch hoạt động cá nhân và kinh doanh, thiết lập mô hình chuyên nghiệp hơn và làm cho sổ sách dễ quản lý hơn. Nó cũng có thể tạo nền tảng vững chắc hơn cho việc tuyển dụng, lập kế hoạch thuế và tuân thủ trong tương lai.

Nếu bạn sẵn sàng chuyển từ công việc tự do không chính thức sang một doanh nghiệp có cấu trúc, Zenind có thể giúp bạn thành lập công ty tại Hoa Kỳ và quản lý các bước tuân thủ quan trọng trong quá trình đó.

Danh sách kiểm tra thuế đơn giản cho người làm việc từ xa

Dùng danh sách này để giữ mọi thứ ngăn nắp trong năm:

1. Xác nhận bạn là nhân viên hay nhà thầu.
2. Theo dõi nơi bạn làm việc thực tế, đặc biệt nếu bạn đi qua nhiều bang.
3. Kiểm tra khoản khấu trừ thuế bang trên phiếu lương hoặc khoản thanh toán cho nhà thầu.
4. Dành tiền cho thuế liên bang và bang nếu khấu trừ không đủ.
5. Giữ biên lai và hồ sơ kinh doanh ở một nơi.
6. Xem xét xem bạn có đủ điều kiện khấu trừ văn phòng tại nhà hay không.
7. Kiểm tra xem có áp dụng thuế thành phố hoặc thuế địa phương nào không.
8. Xem lại kế hoạch thuế của bạn khi chuyển nhà, đổi việc hoặc bắt đầu làm tự do.

Câu hỏi thường gặp về thuế làm việc từ xa

Người làm việc từ xa có phải trả ít thuế hơn người làm tại văn phòng không?

Không tự động. Số thuế bạn phải trả phụ thuộc vào thu nhập, phân loại, nơi cư trú và các khoản khấu trừ. Làm việc từ xa tự nó không làm giảm thuế.

Tôi có thể khấu trừ tiền thuê nhà nếu làm việc tại nhà không?

Thường là không được khấu trừ toàn bộ. Bạn có thể khấu trừ một phần chi phí nhà ở nếu đáp ứng các yêu cầu của IRS đối với khấu trừ văn phòng tại nhà.

Tôi có phải nộp thuế ở bang nơi chủ lao động đặt trụ sở không?

Có thể, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Quy định thuế bang khác nhau, và bang cư trú, nơi làm việc cùng các thỏa thuận tương hỗ đều có thể quan trọng.

Nếu tôi vừa là nhân viên làm việc từ xa vừa là người làm tự do thì sao?

Bạn có thể có cả thu nhập tiền lương và thu nhập tự kinh doanh. Điều đó có thể đồng nghĩa với việc một bên dùng khấu trừ tại nguồn và bên kia cần nộp thuế tạm tính.

Khi nào tôi nên tìm hỗ trợ chuyên nghiệp?

Hãy tìm hỗ trợ khi bạn làm việc ở nhiều bang, có thu nhập nhà thầu, bắt đầu kinh doanh hoặc cảm thấy không chắc chắn về khấu trừ và yêu cầu khai thuế. Chi phí tư vấn thường thấp hơn chi phí sửa một sai lầm thuế sau này.

Kết luận

Làm việc từ xa thay đổi nơi bạn làm việc, nhưng không xóa bỏ trách nhiệm thuế. Những câu hỏi then chốt vẫn như cũ: Bạn được trả công như thế nào? Bạn sống ở đâu? Bạn thực sự làm việc ở đâu? Và bạn có đủ hồ sơ để hỗ trợ tờ khai của mình hay không?

Nếu bạn là nhân viên, hãy tập trung vào khấu trừ tại nguồn và các quy tắc khai thuế bang. Nếu bạn là nhà thầu độc lập hoặc chủ doanh nghiệp, hãy chuẩn bị cho thuế tự kinh doanh, các khoản tạm tính, khấu trừ và cấu trúc pháp nhân. Bạn càng chạm đến nhiều bang, việc theo dõi công việc và đi trước thời hạn càng quan trọng.

Đối với những người làm việc từ xa đang biến công việc tự do thành một doanh nghiệp thực sự, Zenind có thể giúp bạn bước tiếp theo với dịch vụ thành lập công ty tại Hoa Kỳ và hỗ trợ tuân thủ liên tục.