Ръководство за данъка върху продажбите за малки бизнеси и LLC: връзка, регистрация, ставки и подаване

Данъкът върху продажбите е едно от най-често срещаните изисквания за съответствие за бизнеса в САЩ, но също така е едно от най-лесните за погрешно разбиране. Правилата се различават по щати, облагането на продукти и услуги може да се променя според юрисдикцията, а регистрацията често зависи от това къде продавате, а не само къде сте учредени.

За собствениците на нови LLC, онлайн магазини и бизнеси, работещи в няколко щата, спазването на изискванията за данък върху продажбите започва с прост въпрос: къде трябва да събирате, начислявате и внасяте данък? Отговорът зависи от връзката с щата, правилата за регистрация, облагаемостта на продуктите, документите за освобождаване и сроковете за подаване.

Това ръководство обяснява основните понятия на разбираем език, за да можете да изградите процес за данък върху продажбите, който е практичен, точен и лесен за мащабиране.

Какво представлява данъкът върху продажбите

Данъкът върху продажбите е държавен и често местен данък, който се налага върху определени продажби на дребно на стоки и в някои щати на услуги. На практика продавачът обикновено събира данъка от клиента при плащане и по-късно го внася към съответната държавна или местна данъчна администрация.

Няколко важни точки:

• Данъкът върху продажбите по правило е въпрос на щата и местните власти, а не федерален.
• Данъкът може да се прилага различно в зависимост от това какво продавате.
• Някои щати облагат много услуги, докато други облагат само определени категории.
• Местните данъчни ставки могат да променят крайната ставка дори в рамките на един и същ щат.

Тъй като данъкът върху продажбите се администрира на щатско ниво, първият източник на истина винаги е съответният щатски отдел по приходите.

Кога бизнесът трябва да събира данък върху продажбите

Бизнесът не е длъжен автоматично да събира данък върху продажбите само защото съществува или защото е учреден като LLC. Задължението обикновено започва, когато бизнесът създаде достатъчна връзка с даден щат, за да възникне връзка за данъчни цели.

Тази връзка може да възникне по няколко начина:

• Наличие на физически офис в щата
• Наемане на служители или независими изпълнители в щата
• Съхраняване на инвентар в щата
• Постигане на прага за икономическа връзка чрез продажбена активност
• Продажби чрез пазарна платформа или канал за изпълнение, който създава задължения, специфични за щата

Ключовото развитие за онлайн търговците и отдалечените продавачи е икономическата връзка. След решението на Върховния съд по делото Wayfair щатите могат да изискват от отдалечени продавачи да събират данък върху продажбите дори без традиционно физическо присъствие. Това означава, че данъчното задължение на продавача може да зависи от обема на бизнеса, който има с клиенти в конкретен щат.

Тъй като всеки щат определя собствените си правила, прагове, периоди за измерване и срокове за регистрация могат да се различават.

Физическа връзка срещу икономическа връзка

Разбирането на разликата между физическа и икономическа връзка помага да се избегнат скъпи грешки.

Физическа връзка

Физическа връзка обикновено съществува, когато бизнесът има реално присъствие в даден щат. Чести примери са:

• Офис
• Склад
• Служители, работещи в щата
• Инвентар, съхраняван при доставчик на логистични услуги от трета страна
• Щанд на търговско изложение или временно бизнес място, в зависимост от правилата на щата

Икономическа връзка

Икономическата връзка се основава на продажбена активност, а не на физическо присъствие. Щат може да изиска събиране на данък, след като бизнесът надхвърли праг, измерван чрез:

• Брутни продажби в щата
• Ритейл продажби в щата
• Брой транзакции
• Комбинация от сума на продажбите и брой транзакции

Някои щати използват само праг на приходи. Други отчитат и броя на транзакциите. Точният метод на измерване и конкретният праг са специфични за съответния щат.

Защо връзката има значение за собствениците на LLC

Много основатели за първи път предполагат, че учредяването на LLC автоматично покрива данъчното съответствие. Това не е така.

LLC е бизнес структура. Тя може да помогне за отделяне на личната и бизнес отговорност, но не заменя задълженията за данъчна регистрация, подаване и внасяне. Ако вашето LLC продава облагаеми стоки или услуги, трябва да оцените данъка върху продажбите по щати.

За нов бизнес правилната последователност обикновено е:

1. Учредете бизнес структурата.
2. Получете EIN, ако е необходимо.
3. Определете къде съществува връзка за данъчни цели.
4. Регистрирайте се за разрешителни за данък върху продажбите в щатите, където се изисква събиране на данък.
5. Създайте процес за начисляване, събиране, подаване и внасяне на данъка.

Как да се регистрирате за разрешително за данък върху продажбите

Ако вашият бизнес има връзка с даден щат, обикновено трябва да се регистрирате преди да събирате данък там. Процесът на регистрация обикновено се извършва чрез щатския отдел по приходите.

Подгответе следното:

• Юридическо име на бизнеса
• Тип на юридическото лице
• EIN
• Бизнес адрес и адрес за кореспонденция
• Информация за собственика или управителя
• Описание на продаваните продукти или услуги
• Очакван обем на продажбите
• Дата, на която бизнес дейността е започнала или ще започне

След одобрение щатът ще издаде разрешително за данък върху продажбите, разрешително на продавач или еквивалентен регистрационен номер.

Важно: изискванията за регистрация могат да се различават значително. Някои щати може да изискват регистрация скоро след преминаване на праг, докато други имат различни дати на влизане в сила или правила за прилагане.

Как се изчислява данъкът върху продажбите

Изчисляването на данъка върху продажбите не винаги е толкова просто, колкото умножение на продажната цена по една ставка. Точната сума зависи от няколко фактора.

1. Определете дали артикулът подлежи на облагане

Първо определете дали продуктът или услугата се облагат в щата на местоназначение. Много щати облагат широко материалните стоки, но прилагат различно третиране за дигитални продукти, софтуер, услуги, храни, облекло или професионални услуги.

2. Определете правилото за насочване на облагането

Някои щати използват правило за облагане според местоназначението, което означава, че данъчната ставка се основава на местоположението на клиента. Други използват различни правила за насочване при определени транзакции.

3. Приложете щатските и местните ставки

Една продажба може да включва:

• Щатски данък върху продажбите
• Областен данък
• Градски данък
• Специални районни данъци

Това означава, че двама клиенти в един и същ щат могат да плащат различни общи ставки.

4. Проверете за изключения, специфични за продукта

Някои продукти може да са освободени или да се облагат по намалена ставка. Чести примери са:

• Стоки за препродажба
• Някои хранителни продукти
• Лекарства по лекарско предписание
• Производствени материали в някои щати
• Определени покупки от нестопански или държавни организации

Тъй като данъчната основа се променя от щат до щат, правилната ставка е само част от уравнението. Облагаемостта на артикула е също толкова важна, колкото и процентът.

Сертификати за освобождаване и продажби за препродажба

Ако продавате на клиент, който твърди, че има право на освобождаване, обикновено се нуждаете от документация, която да подкрепи това освобождаване. Един от най-често срещаните документи е сертификат за препродажба или освобождаване.

Добрата документация за освобождаване трябва да бъде:

• Пълна
• Валидна за съответния щат
• Събрана навреме
• Съхранявана с документацията по транзакцията

Ако не съберете правилната документация, щатът може да третира транзакцията като облагаема и да потърси от вашия бизнес отговорност за несъбрания данък.

За бизнеси, които продават на едро или на освободени организации, документацията не е по избор. Тя е част от системата за контрол, която защитава бизнеса ви при проверка.

Продажби през пазарни платформи и многоканални продавачи

Ако продавате чрез Amazon, Etsy, Walmart Marketplace или друга платформа, не приемайте, че платформата обработва всичко по един и същ начин във всички щати.

Някои щати изискват от операторите на пазарни платформи да събират данък от името на продавачите за обхванатите транзакции. Други все още изискват от продавача да обработва определени продукти, канали или задължения за отчетност.

Ако продавате през няколко канала, трябва да проследявате:

• Директни продажби през уебсайт
• Продажби през пазарни платформи
• Продажби на едро
• Продажби на място
• Продажби в щати, където се съхранява инвентар

Това разделяне е важно, защото различните канали могат да водят до различни данъчни резултати.

Подаване и внасяне на данъка върху продажбите

След като се регистрирате, трябва да подавате декларации и да внасяте събрания данък. Честотата на подаване зависи от щата и от обема на продажбите ви. Често срещани графици са:

• Месечен
• Тримесечен
• Годишен

За да подадете точно, съгласувайте:

• Брутни продажби
• Облагаеми продажби
• Освободени продажби
• Събран данък
• Възстановявания и сторнирания
• Продажби, отчетени от пазарни платформи, ако е приложимо

Дори ако не сте събрали достатъчно данък от клиентите, пак може да дължите на щата правилната сума въз основа на това, което е трябвало да бъде начислено. Затова първоначалната настройка е толкова важна.

Добри практики за водене на документация

Документите за данък върху продажбите трябва да са лесни за намиране и защитими. Съхранявайте организирани записи за:

• Фактури за продажби
• Сертификати за освобождаване от данък
• Щатски регистрационни номера
• Подадени декларации
• Потвърждения за плащания
• Решения за облагаемост на продуктите
• Промени в бизнес местоположението или в съхранението на инвентар

Силното водене на документация намалява вероятността от грешки и улеснява отговора, ако щат зададе въпроси по-късно.

Чести грешки при данъка върху продажбите

Много бизнеси се сблъскват със същите лесно избегнати проблеми:

• Предполагат, че учредяването на LLC автоматично включва регистрация за данък върху продажбите
• Прекалено дълго чакат след преминаване на прага за икономическа връзка
• Начисляват грешна ставка, защото са игнорирали местните данъци
• Не събират сертификати за освобождаване
• Третират всички продукти като облагаеми или всички услуги като освободени
• Смесват продажбите през пазарни платформи и директните продажби без ясни записи
• Подават със закъснение, защото декларациите са били настроени към грешен график

Повечето от тези грешки идват от липсата на ясен процес при старта. Колкото по-рано стандартизирате обработката на данъка върху продажбите, толкова по-евтино ще бъде това.

Как Zenind помага

Zenind помага на основателите да изградят правилната бизнес структура от самото начало. Това е важно, защото спазването на изискванията за данък върху продажбите става много по-лесно, когато компанията ви е правилно учредена, организирана и готова за регистрации в различни щати.

Zenind може да помогне с:

• Учредяване на вашето LLC или корпорация
• Поддържане на организирана бизнес структура
• Поддръжка на registered agent, когато е необходима
• Осигуряване на основата за съответствие, от която се нуждае един растящ бизнес

Докато регистрацията и подаването на данък върху продажбите се извършват чрез щатските отдели по приходите, добре изградената структура на юридическото лице ви дава основа да управлявате тези задължения ясно, докато се разширявате в нови щати.

Практичен списък за данъка върху продажбите

Преди да стартирате или се разширите, проверете следното:

• Потвърдете дали вашите продукти или услуги са облагаеми във всеки целеви щат
• Преценете дали продажбите ви създават връзка за данъчни цели в някой щат
• Регистрирайте се за разрешителни за данък върху продажбите, където е необходимо
• Настройте системата си за плащане или фактуриране да начислява правилната ставка
• Събирайте сертификати за освобождаване, когато е нужно
• Разделяйте записите за продажби през пазарни платформи, на едро и директни продажби
• Изберете график за подаване и добавете всички крайни срокове в календара
• Съгласувайте събрания данък с дължимия данък преди внасяне

Финален извод

Спазването на изискванията за данък върху продажбите не е просто административна задача. За много малки бизнеси и LLC то е основна част от законната дейност при работа през щатски граници. Правилата зависят от връзката с щата, регистрацията, облагаемостта на продуктите и документацията, поради което всеки бизнес трябва да изгради работен процес за данък върху продажбите отрано.

Ако започвате бизнес или се разширявате в нови щати, учредете правилно структурата, следете къде имате връзка за данъчни цели и проверявайте правилата във всеки щатски отдел по приходите, преди да събирате данък. Това е най-сигурният начин да останете в съответствие, докато бизнесът ви расте.