Шаблон за решение на акционерите: Практическо ръководство за корпорации

Решението на акционерите е официален писмен запис на решение, взето от акционерите на една корпорация. В много корпорации директорите управляват ежедневните и стратегическите дейности, но акционерите все пак имат правомощия по отношение на определени важни действия, които изискват одобрение. Когато тези действия се извършват извън редовно събрание на акционерите, решението създава ясен запис на взетото решение.

Използването на шаблон за решение на акционерите може да спести време, да намали грешките при изготвянето и да помогне корпоративните записи да останат организирани. За основатели, корпоративни служители и собственици на малък бизнес, добре структуриран шаблон улеснява документирането на важни одобрения по начин, който подпомага съответствието и вътрешното управление.

Zenind помага на собствениците на бизнес да разбират корпоративните формалности, които поддържат една компания организирана след учредяването. Това ръководство обяснява какво представлява решението на акционерите, кога се използва, какво трябва да включва и как да бъде подготвено правилно.

Какво е решение на акционерите?

Решението на акционерите е писмено изявление, което показва, че акционерите са одобрили конкретно корпоративно действие. То може да бъде прието по време на събрание или, в някои случаи, чрез писмено съгласие, когато това е позволено от законодателството на щата и от учредителните документи на компанията.

За разлика от обичайните оперативни решения, решенията на акционерите обикновено се отнасят до важни въпроси, които засягат структурата, собствеността или управлението на корпорацията. Тези решения често се записват в книгата с протоколи на компанията или в други официални записи, за да може корпорацията да покаже как и кога действието е било одобрено.

Чести примери включват:

• избор или освобождаване на директори
• одобряване на изменения в устава
• разрешаване на промени в Учредителния акт
• одобряване на сливане, прекратяване или продажба на компанията
• потвърждаване на значими корпоративни действия, които изискват одобрение от акционерите

Защо решенията на акционерите са важни

Решението на акционерите прави повече от това да документира гласуване. То създава официална документална следа, която може да помогне да се покаже, че компанията е следвала правилните процедури.

Това е важно по няколко причини:

• Подкрепя доброто корпоративно управление.
• Помага да се запази разделението на ограничената отговорност между корпорацията и нейните собственици.
• Предоставя доказателства за банки, счетоводители, адвокати, инвеститори и държавни органи.
• Намалява объркването по-късно, като показва точно какво е било одобрено и кога.
• Помага корпоративните записи да останат последователни и пълни.

За една корпорация, която иска да остане добре организирана, решенията не са незадължително административно удобство. Те са част от правната и оперативната структура, която подпомага бизнеса във времето.

Кога е необходимо решение на акционерите

Не всяко корпоративно решение изисква гласуване от акционерите. Много действия се извършват от съвета на директорите или от служители, действащи в рамките на своите правомощия. Но одобрение от акционерите често се изисква при фундаментални корпоративни промени.

Решение на акционерите обикновено се използва, когато корпорацията трябва да:

• измени устава си
• промени Учредителния си акт
• одобри голяма сделка като сливане или прекратяване
• смени директори, когато е необходимо действие от акционерите
• одобри действие, което е изрично запазено за акционерите съгласно закона на щата или учредителните документи на компанията

Точните изисквания зависят от щата на учредяване, устава, Учредителния акт и всички сключени споразумения между акционерите. Ако учредителните документи изискват събрание, уведомление, кворум или определен праг за гласуване, тези правила трябва да бъдат спазени.

Решение на акционерите срещу решение на съвета на директорите

Решението на акционерите не е същото като решението на съвета на директорите.

Решението на съвета на директорите се приема от съвета и се използва за решения, които той има право да взема, като откриване на банкова сметка, упълномощаване на служители или одобряване на договори.

Решението на акционерите се приема от акционерите и се използва за въпроси, които принадлежат на собствениците или изискват тяхното одобрение.

Прост начин да се мисли за разликата:

• Решения на съвета = управленски решения
• Решения на акционерите = собственически решения

Използването на неподходящия вид решение може да създаде проблеми с документацията, затова е важно документът да съответства на вземаното решение.

Какво трябва да включва решението на акционерите

Силното решение на акционерите трябва да бъде ясно, конкретно и пълно. То трябва да показва кой е одобрил действието, какво е одобрено и кога е било дадено одобрението.

Повечето шаблони за решения на акционерите трябва да включват следното:

• правното наименование на корпорацията
• датата на събранието или писменото съгласие
• мястото на събранието, ако е приложимо
• изявление, че е било дадено или отказано надлежно уведомление
• потвърждение, че е налице кворум
• имената на присъстващите акционери или тези, които гласуват чрез пълномощник
• броя акции, притежавани от всеки гласуващ акционер
• точния текст на решението, което се одобрява
• резултата от гласуването или съгласието
• подписите на акционерите
• подписа на секретаря или другия отговорен за документацията, ако се изисква
• датата, на която всеки подпис е положен

Формулировката на решението трябва да бъде прецизна. Избягвайте неясен текст, който оставя възможност за по-късни спорове относно това какво са възнамерявали да одобрят акционерите.

Как да използвате шаблон за решение на акционерите

Шаблонът е полезен, защото дава надеждна структура, която да следвате, но той все пак трябва да бъде адаптиран към конкретното действие, което се одобрява.

Ето един практически процес:

1. Определете корпоративното действие, което изисква одобрение.
2. Проверете дали одобрение от акционерите наистина е необходимо съгласно устава, Учредителния акт или законодателството на щата.
3. Решете дали действието ще бъде одобрено на събрание или чрез писмено съгласие, ако това е позволено.
4. Въведете официалното наименование на корпорацията и правилната дата.
5. Посочете акционерите, които участват, и броя акции, които притежават.
6. Напишете решението с ясни и конкретни формулировки.
7. Запишете резултата от гласуването или съгласието.
8. Съберете всички необходими подписи.
9. Съхранявайте подписания документ с официалните записи на компанията.

Ако компанията се занимава с важно действие, като изменение на учредителните документи или структурна промяна, решението трябва да бъде внимателно прегледано преди окончателното му оформяне.

Примерна структура на решение на акционерите

По-долу е даден прост пример за структура, която едно решение на акционерите може да следва:

• наименование на корпорацията
• дата и място на събранието
• изявление за уведомление и кворум
• идентифициране на присъстващите или представляваните акционери
• текст на решението
• резултат от гласуването
• полета за подпис

Примерен текст на решението:

Решава се, че акционерите на [Име на корпорацията] с настоящото одобряват изменението на устава на корпорацията, както е представено, и упълномощават служителите на корпорацията да предприемат всички необходими стъпки за прилагане на одобреното изменение.

Текстът винаги трябва да съответства на конкретното действие, което се предприема. Ако решението се отнася до прекратяване, освобождаване на директор или друго корпоративно събитие, формулировката трябва да бъде съответно адаптирана.

Добри практики за корпоративна документация

Решението на акционерите е полезно само ако е правилно съхранено заедно с останалите корпоративни записи.

Добри практики включват:

• съхраняване на решението в корпоративната книга с протоколи
• запазване на подписани копия в електронен и хартиен вид, ако е възможно
• използване на последователен формат за всички корпоративни решения
• прилагане на подкрепящи документи, когато е подходящо
• записване на свързаното действие в протоколи от събрания или записи за писмено съгласие
• актуализиране на устава, регистрите на собствеността или други документи след одобрение, когато това е необходимо

Добрата документация помага на корпорацията да докаже, че решенията са били надлежно одобрени, и може да улесни бъдещите задачи по съответствие.

Често срещани грешки, които да се избягват

Дори едно основно решение може да създаде проблеми, ако не е подготвено внимателно. Чести грешки включват:

• използване на решение на съвета на директорите, когато е необходимо одобрение от акционерите
• пропускане да се провери кворумът или праговете за гласуване
• оставяне на текста на решението твърде широк или неясен
• забравяне на подписи или дати
• несъответствие между решението и учредителните документи на компанията
• неспазване на изискването документът да бъде съхранен с корпоративните записи

Тези грешки обикновено могат да бъдат избегнати с последователен процес и надежден шаблон.

Нуждаят ли се малките корпорации от решения на акционерите?

Да. Дори тясно притежавани корпорации само с един или няколко акционери трябва да документират важните решения, свързани със собствеността.

В малка корпорация може да е изкушаващо всичко да се урежда неформално. Но след като компанията бъде учредена, корпоративните записи трябва да отразяват основните действия, както би било и в по-голяма организация.

Това е особено важно, когато корпорацията:

• променя структурата на собствеността
• актуализира учредителните документи
• привлича инвеститори
• сменя директори или служители
• се подготвя за финансиране, продажба или прекратяване

Ясните решения помагат да се покаже, че компанията е спазвала корпоративните формалности от самото начало.

Как Zenind подпомага корпоративните формалности

Zenind е създаден, за да помага на собствениците на бизнес да се ориентират в учредяването и текущото съответствие с по-малко затруднения. Макар всяка корпорация да носи отговорност да следва своите учредителни документи и изискванията на съответния щат, наличието на правилната структура и записи прави текущото администриране по-лесно.

За основатели и собственици на малък бизнес Zenind може да помогне да се опрости процесът на поддържане на организация след учредяването, като подпомага документите и работните процеси, които държат корпорацията в правилен курс.

Това включва разбирането кога е необходимо решение, използването на правилния формат на документа и поддържането на последователни фирмени записи с развитието на бизнеса.

Заключение

Решението на акционерите е един от основните документи, които подпомагат корпоративното управление. То записва важни решения на ниво собственост, помага да се запази формалната структура на корпорацията и създава ясен запис за бъдещи справки.

Добрият шаблон за решение на акционерите прави процеса по-бърз и по-надежден, но документът все пак трябва да отразява действителното действие на компанията, нейните учредителни документи и приложимото законодателство на щата. Когато се използва правилно, той се превръща в практичен инструмент за поддържане на корпорацията организирана и в съответствие.

За собствениците на бизнес, които изграждат компанията по правилния начин, внимателната документация е също толкова важна, колкото и самото учредяване.