Най-добрите данъчни разходи за фирми за поддръжка на тревни площи: какво можете да приспадате

Управлението на бизнес за поддръжка на тревни площи може да бъде доходоносно, но е свързано и с постоянни разходи. Косачките се износват, горивото се натрупва, камионите имат нужда от поддръжка, а маркетингът никога не спира напълно. Добрата новина е, че много от тези разходи могат да бъдат данъчно приспадани, когато са обичайни, необходими и правилно документирани.

За собствениците на бизнеси за поддръжка на тревни площи данъчното планиране не е нещо, което се оставя за април. То започва още когато избирате правна форма на бизнеса, отделяте личните и фирмените финанси и изграждате счетоводна система, която отчита всеки легитимен разход. Ако тепърва започвате, учредяването на фирмена структура като LLC може да ви помогне да създадете по-ясни записи, да откриете фирмена банкова сметка и да изградите по-професионална дейност от самото начало.

Това ръководство обяснява най-често срещаните данъчни приспадания за фирми за поддръжка на тревни площи, как обикновено работят, какви документи да пазите и как Zenind може да помогне на новите собственици на бизнес да изградят по-здрава основа.

Защо данъчните приспадания са важни в поддръжката на тревни площи

Поддръжката на тревни площи е бизнес с високи разходи и много километри. Приходите ви може да изглеждат добри на хартия, но нетната печалба може бързо да спадне, ако не следите внимателно приспаданията. Всеки допустим разход намалява облагаемия доход, което може да понижи данъка, който дължите.

Това обаче не означава, че всяка покупка е допустима. IRS обикновено позволява приспадане на разходи, които са обичайни и необходими за дейността на бизнеса. Личните разходи не се признават, а някои категории имат специални правила. Добрата документация е разликата между валидно приспадане и пропусната възможност.

1. Разходи за превозни средства

За много фирми за поддръжка на тревни площи превозните средства са една от най-големите категории разходи. Камиони, ремаркета и сервизни ванове често се използват ежедневно за преместване на екипи, оборудване, гориво и консумативи от един обект до друг.

Може да имате право да приспаднете бизнес частта от:

• Гориво
• Смяна на масло
• Ремонти и поддръжка
• Гуми
• Застраховка
• Такси за регистрация
• Лизингови плащания, ако са приложими
• Амортизация или друг метод за възстановяване на капиталови разходи за служебни превозни средства

Съществуват два често използвани начина за изчисляване на приспадане за автомобил:

• Методът на стандартния пробег, при който бизнес мили се умножават по ставката на IRS за съответната година
• Методът на действителните разходи, при който се използва бизнес частта от реалните оперативни разходи

Най-добрият метод зависи от начина на използване на превозното средство и колко струва да се поддържа. Ако използвате метода на стандартния пробег, обикновено не можете отделно да приспадате действителни автомобилни разходи за същото превозно средство. Ако използвате действителни разходи, пазете подробни касови бележки и дневници на пробега, за да можете да обосновете процента на служебно използване.

Важни документи включват:

• Начални и крайни показания на километража
• Дата, дестинация и цел на всяко пътуване
• Касови бележки за гориво и фактури за поддръжка
• Договори за лизинг или финансиране

Пътуването от дома до постоянен офис обикновено не е приспадимо. Шофирането между обекти, до магазини за консумативи или до имоти на клиенти обикновено е приспадимо, когато пътуването е свързано с бизнеса.

2. Оборудване и инструменти

Поддръжката на тревни площи зависи от оборудване. Косачки, тримери, духалки, кантосрези, пръскачки, храсторези, ръчни инструменти, защитна екипировка и резервни части се натрупват бързо.

Много от тези елементи могат да бъдат приспадани, когато се използват за бизнеса ви. По-малките инструменти и консумативи често се отписват в годината на покупката. По-голямото оборудване може да трябва да бъде капитализирано и отчетено с течение на времето чрез амортизация или подобен данъчен метод.

Често приспадани елементи могат да включват:

• Косачки и косачки с седалка
• Машинки за тримиране на трева и кантосрези
• Листни духалки
• Ръчни инструменти
• Резервни ножове и части
• Ръкавици, защитни очила и работно облекло, изисквани за работата
• Кутии за гориво, масло, грес и почистващи материали
• Семена, тор, мулч и продукти за борба с плевелите

За скъпо оборудване не предполагайте, че цялата покупна цена може да бъде приспадната веднага. Дали ще я отчетете като разход или ще я амортизирате може да зависи от вида на актива, начина му на използване и данъчния избор, който бизнесът прави.

3. Ремонти и поддръжка

Рутинните ремонти, които поддържат оборудването или превозните средства в работно състояние, често са приспадаеми. Това включва неща като заточване на ножове на косачка, смяна на стартер, ремонт на светлина на ремарке или обслужване на служебен камион.

Ключовата разлика е между поддръжка и подобрение. Ремонтът възстановява нормалната работоспособност на даден актив. Подобрение, което добавя стойност, удължава полезния живот или приспособява актива за ново използване, може да се третира различно за данъчни цели.

Пазете отделна документация за:

• Фактури за обслужване на оборудване
• Сметки за ремонт на превозни средства
• Покупки на части
• Такси за труд от механици или сервизи за оборудване

При съмнение категоризирайте разхода внимателно и се консултирайте с квалифициран данъчен специалист, ако става дума за по-голям или необичаен разход.

4. Застрахователни премии

Застраховката често е от съществено значение в поддръжката на тревни площи, а премиите могат да бъдат приспадани като фирмен разход.

Полиците, които може да отговарят на условията, включват:

• Обща гражданска отговорност
• Търговска автомобилна застраховка
• Имуществена застраховка
• Застраховка за транспортирано имущество или оборудване
• Застраховка „трудова злополука“
• Професионална отговорност, ако е приложимо

Застраховката не само защитава бизнеса ви. Тя може да подпомогне и договори с корпоративни клиенти, общини и мениджъри на имоти, които изискват доказателство за покритие преди започване на работа.

5. Реклама и маркетинг

Не можете да развивате бизнес за поддръжка на тревни площи, ако потенциалните клиенти не знаят, че съществувате. За щастие, маркетинговите разходи обикновено са приспадаеми, когато са свързани с популяризирането на бизнеса.

Примери включват:

• Дизайн и хостинг на уебсайт
• Регистрация на домейн
• Реклами в търсачки и социални мрежи
• Печатни флаери, брошури и закачалки за врати
• Визитки
• Брандиране на автомобили и магнитни табели
• Табели за двор или за обект
• Местни спонсорства и обществени промоции

Маркетинговите разходи са особено полезни за проследяване, защото често носят пряка възвръщаемост. Ако инвестирате в генериране на потенциални клиенти, уверете се, че разходът е записан в правилната категория, за да виждате какво наистина работи.

6. Служители и подизпълнители

Ако имате помощ, разходите за труд могат да се превърнат в едно от най-големите ви приспадания.

Обикновено можете да приспаднете:

• Заплати, изплащани на служители
• Данъци върху заплатите, платени от работодателя
• Бонуси и придобивки, които предоставяте на работниците
• Плащания към независими изпълнители за реално възложена подизпълнителска работа

Ако плащате на изпълнители, документирайте правилно отношенията и издавайте необходимите данъчни формуляри, когато е приложимо. Неправилното класифициране на работници може да създаде данъчни проблеми, така че подредете структурата още преди сезонът да стане натоварен.

Също така не забравяйте, че тегленията на собственика не са приспадаеми. Ако вие сте собственикът на бизнеса, плащането на себе си не е фирмен разход. Приспадането принадлежи на разхода за труд на бизнеса, а не на личните тегления.

7. Наем, склад и офис разходи

Много фирми за поддръжка на тревни площи се нуждаят от повече от двор или гараж. Може да наемате база, да използвате складово помещение, да арендувате терен или да поддържате отделно офис пространство за диспечиране, фактуриране и счетоводство.

Възможните приспадания включват:

• Наем на търговски имот
• Такси за складово помещение
• Разходи за фирмен двор
• Наем на офис
• Комунални услуги за бизнес локации
• Извозване на отпадъци или почистване на фирмените помещения

Може също да имате право да приспадате абонаменти за софтуер и комуникационни инструменти, използвани за управлението на компанията:

• Софтуер за планиране
• Софтуер за фактуриране
• Счетоводен софтуер
• Телефонна услуга, използвана за служебни разговори
• Интернет услуга, използвана за бизнес операции

Ако даден разход се използва както за бизнес, така и за лични цели, обикновено се приспада само бизнес частта.

8. Приспадане за домашен офис

Ако управлявате бизнеса си за поддръжка на тревни площи от дома, може да отговаряте на условията за приспадане за домашен офис. Това е възможно, когато използвате част от дома си редовно и изключително за бизнес.

Квалифициран домашен офис може да се използва за:

• Планиране на графици
• Фактуриране
• Счетоводство
• Комуникация с клиенти
• Планиране на маршрути
• Административни дейности

Това пространство обикновено трябва да се използва само за бизнес, а не като семейна стая, стая за гости или общо помещение. Приспадането може да се изчисли по редовен метод или по опростен метод.

При опростения метод IRS позволява фиксирана ставка на квадратен фут до определен максимален брой квадратни футове. При редовния метод разпределяте действителните разходи за дома, като наем, ипотечна лихва, комунални услуги, застраховка и ремонти, според процента на служебно използване.

Приспадането за домашен офис често е ценно за услуги, при които административната работа се извършва от дома, но правилата трябва да се прилагат внимателно.

9. Професионални услуги и бизнес подкрепа

С развитието на компанията може да имате нужда от помощ от други специалисти. Техните хонорари често са приспадаеми, когато са пряко свързани с дейността на бизнеса.

Това може да включва:

• Такси за счетоводител или данъчен консултант
• Счетоводни услуги
• Юридически услуги, свързани с бизнеса
• Такси за обработка на заплати
• Бизнес консултиране
• Услуги по учредяване и съответствие

За новите собственици правилното учредяване на бизнеса може да спести време по-късно. Zenind помага на предприемачите да учредяват бизнеси в САЩ с услуги, които подпомагат учредяването, нуждите от регистриран агент, подаването на EIN и управлението на съответствието. За фирма за поддръжка на тревни площи това може да означава по-подредена структура за данъчно отчитане, банкиране и водене на документация.

10. Лицензи, разрешителни и обучение

Много фирми за поддръжка на тревни площи се нуждаят от местни или щатски лицензи, а някои услуги изискват конкретни разрешителни. Тези разходи могат да бъдат приспаднати, ако са необходими за дейността на бизнеса.

Примери могат да включват:

• Фирмени лицензи
• Местни разрешителни
• Сертификати за пестициди или приложение на препарати
• Държавни такси за регистрация
• Такси за подновяване
• Продължаващо обучение, свързано с бизнеса

Обучението е особено полезно, ако предлагате специализирани услуги като торене, борба с вредители, напоителни системи или поддръжка на ландшафт. Образованието, което ви помага да поддържате или подобрявате настоящия си бизнес, може да бъде приспадаемо, докато обучение за нова професия или занаяt може да се третира различно.

11. Банкови такси, лихви и други разходи по финансиране

Разходите за фирмено банкиране лесно се пропускат, но с времето се натрупват.

Потенциални приспадания включват:

• Месечни такси по фирмена банкова сметка
• Такси за обработка на кредитни карти
• Такси за търговски услуги
• Лихви по бизнес заеми
• Лихви по бизнес кредитни карти, използвани за фирмени покупки

Поддържайте отделни фирмени и лични сметки. Това улеснява проследяването на приспаданията и осигурява по-чиста документация, ако някога се наложи да обосновавате даден разход.

12. Данък за самонаето лице и здравна застраховка

Някои приспадания не се записват директно в бизнес декларацията по същия начин като горивото или оборудването, но въпреки това намаляват облагаемия доход.

Ако сте самонаето лице, може да имате право да приспаднете част от данъка за самонаето лице във вашата лична декларация. Може също да отговаряте на условията за приспадане на здравна застраховка за самонаети лица, ако покривате изискванията на IRS.

Това може да включва премии за:

• Медицинска застраховка
• Зъболекарска застраховка
• Застраховка за очи
• Квалифицирано дългосрочно грижи покритие

Тези приспадания могат да бъдат ценни, но са обект на правила за допустимост и ограничения на дохода. Потвърдете подробностите, преди да разчитате на тях в данъчното си планиране.

Разходи, които обикновено не са приспадаеми

Не всеки разход, свързан с бизнеса, е приспадаем. Често срещани примери за неприспадаеми или ограничени разходи включват:

• Лични разходи
• Глоби и санкции
• Лични разходи за пътуване до работа
• Разходи за развлечения
• Тегления на собственика
• Разходи със смесено предназначение, които не са правилно разпределени

Ако разходът е частично личен и частично бизнес, може да се признае само бизнес частта. Добрата документация е от решаващо значение тук.

Как да водите по-добра документация през цялата година

Данъчните спестявания имат значение само ако можете да докажете разхода. Силната система за документиране защитава приспаданията и спестява време през данъчния сезон.

Добри практики включват:

• Използвайте отделна фирмена банкова сметка
• Използвайте фирмена кредитна карта за фирмени покупки
• Проследявайте пробега в момента на пътуването, а не месеци по-късно
• Съхранявайте касови бележки и фактури в цифров вид
• Сверявайте сметките всеки месец
• Категоризирайте разходите последователно
• Пазете записите за покупка на оборудване и серийните номера
• Съхранявайте договорите с изпълнители и ведомостите на едно място

Една проста счетоводна система може да направи огромна разлика. Тя ви помага да видите дали бизнесът е печеливш, дали занижавате цените на услугите и дали данъчните ви документи са пълни.

Защо правната форма на бизнеса е важна за собствениците на фирми за поддръжка на тревни площи

Много собственици на такива бизнеси започват по подразбиране като еднолични търговци. Това може да работи, но учредяването на фирмена структура може да ви даде по-ясно разделение между личните и фирмените финанси.

LLC е често срещан избор за малки сервизни бизнеси, защото може да осигури по-професионална структура, да улесни банкирането и да помогне за по-добра организация на документите. В зависимост от това как е облаган бизнесът ви, счетоводните и отчетните задължения могат да се различават, така че е разумно да изберете структурата внимателно още в началото.

Zenind помага на основателите да учредяват бизнеси в САЩ и да останат организирани през целия процес на създаване. За предприемачите в поддръжката на тревни площи това означава по-малко време в борба с документи и повече време за развитие на бизнеса.

Заключителни мисли

Най-добрите данъчни приспадания за бизнес за поддръжка на тревни площи обикновено са тези, които следите последователно през цялата година. Разходите за превозни средства, инструменти, ремонти, застраховка, маркетинг, наем и професионални услуги могат да намалят облагаемия доход, когато са правилно документирани и ясно свързани с бизнеса.

Ако започвате фирма за поддръжка на тревни площи, отнасяйте се сериозно към данъчната страна още от първия ден. Отделете сметките си, пазете касовите бележки и изберете бизнес структура, която поддържа ясна документация. Тази основа прави приспаданията по-лесни за управление и помага бизнесът ви да изглежда по-професионално пред банките, клиентите и данъчните органи.

ЧЗВ

Може ли фирма за поддръжка на тревни площи да приспадне нова косачка?

Възможно е, но третирането зависи от цената, начина на използване на косачката и данъчните правила, които се прилагат за капиталово оборудване. По-малките инструменти може да се отписват директно, докато по-големите активи може да се амортизират.

Бензинът за моя служебен камион приспада ли се от данъци?

Да, бизнес частта от разходите за гориво често е приспадаема, ако камионът се използва за бизнес. Пазете дневници на пробега и касови бележки, за да можете да обосновете приспадането.

Необходимо ли е да имам LLC, за да ползвам бизнес приспадания?

Не. Обикновено можете да заявявате легитимни бизнес приспадания и като едноличен търговец. Въпреки това LLC може да помогне за разделянето на личните и фирмените финанси и да улесни счетоводството.

Кое е най-важното навик за данъчния сезон?

Следете разходите през цялата година. Ако чакате до данъчния сезон, е много по-вероятно да пропуснете приспадания или да изгубите документи за тях.