Các khoản khấu trừ thuế hàng đầu cho doanh nghiệp chăm sóc cỏ: Những chi phí có thể ghi giảm

Vận hành một doanh nghiệp chăm sóc cỏ có thể sinh lợi, nhưng cũng đi kèm với chi phí liên tục. Máy cắt cỏ hao mòn, nhiên liệu tăng lên, xe tải cần bảo trì và hoạt động tiếp thị thì gần như không bao giờ dừng lại. Tin tốt là nhiều khoản chi phí đó có thể được khấu trừ thuế nếu chúng là những chi phí thông thường, cần thiết và được ghi chép đầy đủ.

Đối với chủ doanh nghiệp chăm sóc cỏ, việc lập kế hoạch thuế không phải là điều nên để đến tháng Tư. Việc đó bắt đầu ngay từ khi bạn chọn cấu trúc doanh nghiệp, tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp, và xây dựng hệ thống kế toán để ghi nhận mọi khoản chi hợp lệ. Nếu bạn vừa mới khởi nghiệp, việc thành lập một pháp nhân như LLC có thể giúp bạn tạo hồ sơ rõ ràng hơn, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và xây dựng một hoạt động chuyên nghiệp hơn ngay từ đầu.

Hướng dẫn này giải thích các khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất cho doanh nghiệp chăm sóc cỏ, cách chúng thường hoạt động, những hồ sơ cần lưu giữ và cách Zenind có thể giúp các chủ doanh nghiệp mới xây dựng nền tảng vững chắc hơn.

Vì sao khấu trừ thuế quan trọng trong ngành chăm sóc cỏ

Chăm sóc cỏ là một ngành có chi phí cao và quãng đường di chuyển lớn. Doanh thu của bạn có thể trông rất tốt trên giấy tờ, nhưng lợi nhuận ròng có thể giảm nhanh nếu bạn không theo dõi các khoản khấu trừ cẩn thận. Mỗi khoản chi được khấu trừ sẽ làm giảm thu nhập chịu thuế, từ đó có thể giảm số thuế bạn phải nộp.

Điều đó không có nghĩa là mọi khoản mua sắm đều đủ điều kiện. IRS thường cho phép khấu trừ những khoản chi thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bạn. Chi tiêu cá nhân không được tính, và một số danh mục có quy tắc riêng. Ghi chép tốt là yếu tố quyết định giữa một khoản khấu trừ hợp lệ và một cơ hội bị bỏ lỡ.

1. Chi phí xe cộ

Đối với nhiều doanh nghiệp chăm sóc cỏ, phương tiện là một trong những nhóm chi phí lớn nhất. Xe tải, rơ-moóc và xe dịch vụ thường được sử dụng hằng ngày để chở nhân sự, thiết bị, nhiên liệu và vật tư đến các địa điểm làm việc khác nhau.

Bạn có thể được khấu trừ phần chi phí sử dụng cho kinh doanh của các khoản như:

• Nhiên liệu
• Thay dầu
• Sửa chữa và bảo trì
• Lốp xe
• Bảo hiểm
• Phí đăng ký xe
• Tiền thuê xe, nếu có
• Khấu hao hoặc các hình thức thu hồi chi phí vốn khác đối với xe dùng cho kinh doanh

Có hai cách phổ biến để tính khoản khấu trừ cho xe:

• Cách tính theo số dặm tiêu chuẩn, lấy số dặm đi cho mục đích kinh doanh nhân với mức của IRS trong năm đó
• Cách tính theo chi phí thực tế, sử dụng phần chi phí vận hành thực tế dành cho hoạt động kinh doanh

Phương pháp phù hợp nhất phụ thuộc vào cách xe được sử dụng và chi phí vận hành của nó. Nếu bạn dùng phương pháp số dặm tiêu chuẩn, nhìn chung bạn không thể tách riêng các khoản chi phí xe thực tế cho cùng chiếc xe đó. Nếu bạn dùng chi phí thực tế, hãy lưu giữ hóa đơn và nhật ký quãng đường chi tiết để hỗ trợ tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh.

Các hồ sơ quan trọng gồm:

• Số công tơ mét đầu và cuối
• Ngày, điểm đến và mục đích của từng chuyến đi
• Hóa đơn nhiên liệu và sửa chữa, bảo trì
• Hồ sơ thuê xe hoặc tài chính mua xe

Việc đi từ nhà đến một văn phòng cố định thường không được khấu trừ. Tuy nhiên, di chuyển giữa các địa điểm làm việc, đến cửa hàng vật tư hoặc đến nhà khách hàng thường là chi phí được khấu trừ nếu chuyến đi phục vụ mục đích kinh doanh.

2. Thiết bị và dụng cụ

Ngành chăm sóc cỏ phụ thuộc rất nhiều vào thiết bị. Máy cắt cỏ, máy cắt tỉa, máy thổi lá, máy viền mép, bình phun, kéo cắt hàng rào, dụng cụ cầm tay, đồ bảo hộ và các linh kiện thay thế đều cộng dồn rất nhanh.

Nhiều mặt hàng trong số này có thể được khấu trừ khi được dùng cho doanh nghiệp của bạn. Các dụng cụ và vật tư nhỏ thường được ghi nhận chi phí ngay trong năm mua. Các thiết bị lớn hơn có thể phải được vốn hóa và thu hồi dần theo khấu hao hoặc một phương pháp thuế tương tự.

Những khoản thường có thể khấu trừ gồm:

• Máy cắt cỏ và máy cắt cỏ ngồi lái
• Máy cắt tỉa cỏ và máy viền mép
• Máy thổi lá
• Dụng cụ cầm tay
• Lưỡi dao và phụ tùng thay thế
• Găng tay, kính bảo hộ và quần áo lao động bắt buộc cho công việc
• Can nhiên liệu, dầu, mỡ và vật tư vệ sinh
• Hạt giống, phân bón, lớp phủ hữu cơ và sản phẩm diệt cỏ

Với thiết bị đắt tiền, đừng mặc định rằng toàn bộ giá mua có thể khấu trừ ngay. Việc bạn ghi nhận chi phí ngay hay khấu hao có thể phụ thuộc vào loại tài sản, cách sử dụng và lựa chọn thuế của doanh nghiệp.

3. Sửa chữa và bảo trì

Các khoản sửa chữa định kỳ giúp thiết bị hoặc xe vận hành bình thường thường có thể khấu trừ. Điều đó bao gồm những việc như mài lưỡi máy cắt cỏ, thay bộ khởi động, sửa đèn rơ-moóc hoặc bảo dưỡng xe tải phục vụ công việc.

Điểm phân biệt quan trọng là giữa bảo trì và cải tiến. Sửa chữa là việc khôi phục tài sản về trạng thái hoạt động bình thường. Một khoản cải tiến làm tăng giá trị, kéo dài thời gian sử dụng hữu ích hoặc chuyển tài sản sang một mục đích mới có thể phải được xử lý khác về thuế.

Hãy giữ hồ sơ riêng cho:

• Hóa đơn bảo dưỡng thiết bị
• Hóa đơn sửa xe
• Chi phí mua phụ tùng
• Phí nhân công từ thợ máy hoặc cửa hàng sửa thiết bị

Khi không chắc chắn, hãy phân loại chi phí cẩn thận và hỏi một chuyên gia thuế đủ năng lực nếu khoản đó lớn hoặc bất thường.

4. Phí bảo hiểm

Bảo hiểm thường rất cần thiết trong ngành chăm sóc cỏ, và phí bảo hiểm có thể được khấu trừ như một khoản chi kinh doanh.

Các loại hợp đồng có thể đủ điều kiện gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm xe thương mại
• Bảo hiểm tài sản
• Bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển hoặc bảo hiểm thiết bị
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, nếu có

Bảo hiểm không chỉ bảo vệ doanh nghiệp của bạn mà còn hỗ trợ ký kết hợp đồng với khách hàng thương mại, chính quyền địa phương và các đơn vị quản lý bất động sản, những nơi thường yêu cầu bằng chứng bảo hiểm trước khi công việc bắt đầu.

5. Quảng cáo và tiếp thị

Bạn không thể phát triển một doanh nghiệp chăm sóc cỏ nếu khách hàng tiềm năng không biết đến bạn. May mắn là chi phí tiếp thị thường được khấu trừ khi chúng gắn với việc quảng bá doanh nghiệp.

Ví dụ gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Đăng ký tên miền
• Quảng cáo tìm kiếm và quảng cáo trên mạng xã hội
• Tờ rơi in, brochure và treo cửa
• Danh thiếp
• Dán decal xe và bảng nam châm
• Biển sân hoặc biển tại công trình
• Tài trợ địa phương và hoạt động quảng bá cộng đồng

Chi phí tiếp thị đặc biệt hữu ích để theo dõi vì chúng thường tạo ra lợi nhuận trực tiếp. Nếu bạn đang đầu tư vào tạo khách hàng tiềm năng, hãy đảm bảo ghi nhận khoản chi đúng danh mục để biết kênh nào thực sự hiệu quả.

6. Nhân viên và nhà thầu phụ

Nếu bạn có thuê người hỗ trợ, chi phí lao động có thể trở thành một trong những khoản khấu trừ lớn nhất.

Bạn thường có thể khấu trừ:

• Tiền lương trả cho nhân viên
• Thuế lương do chủ sử dụng lao động nộp
• Phúc lợi cung cấp cho người lao động
• Khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập cho các công việc thuê ngoài hợp lệ

Nếu bạn trả cho nhà thầu, hãy ghi nhận đúng thỏa thuận và phát hành các mẫu thuế bắt buộc khi áp dụng. Phân loại sai người lao động có thể gây ra vấn đề thuế, vì vậy hãy thiết lập đúng ngay từ đầu trước khi mùa vụ trở nên bận rộn.

Bạn cũng cần nhớ rằng khoản rút vốn của chủ sở hữu không được khấu trừ. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, việc trả tiền cho chính mình không phải là chi phí kinh doanh. Khoản khấu trừ thuộc về chi phí lao động của doanh nghiệp, chứ không phải khoản rút tiền cá nhân.

7. Tiền thuê, lưu kho và chi phí văn phòng

Nhiều doanh nghiệp chăm sóc cỏ cần nhiều hơn một lối lái xe trước nhà. Bạn có thể thuê xưởng, dùng kho chứa, thuê bãi tập kết hoặc giữ một không gian văn phòng riêng cho điều phối, xuất hóa đơn và ghi sổ kế toán.

Các khoản có thể khấu trừ gồm:

• Tiền thuê mặt bằng thương mại
• Phí thuê kho chứa
• Chi phí bãi để thiết bị
• Tiền thuê văn phòng
• Hóa đơn tiện ích cho địa điểm kinh doanh
• Phí thu gom rác hoặc dịch vụ vệ sinh cho cơ sở kinh doanh

Bạn cũng có thể được khấu trừ các gói phần mềm và công cụ liên lạc dùng để vận hành công ty:

• Phần mềm lên lịch
• Phần mềm xuất hóa đơn
• Phần mềm kế toán
• Dịch vụ điện thoại dùng cho cuộc gọi công việc
• Dịch vụ internet dùng cho hoạt động kinh doanh

Nếu một khoản chi được dùng chung cho cả kinh doanh và cá nhân, thì thường chỉ phần dành cho kinh doanh mới được khấu trừ.

8. Khấu trừ văn phòng tại nhà

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp chăm sóc cỏ từ nhà, bạn có thể đủ điều kiện để khấu trừ văn phòng tại nhà. Điều này áp dụng khi bạn sử dụng một phần ngôi nhà thường xuyên và độc quyền cho kinh doanh.

Một văn phòng tại nhà đủ điều kiện có thể được dùng cho:

• Lập lịch
• Xuất hóa đơn
• Ghi sổ kế toán
• Trao đổi với khách hàng
• Lên tuyến đường di chuyển
• Quản trị doanh nghiệp

Không gian đó nhìn chung phải chỉ được dùng cho công việc, không phải phòng sinh hoạt chung, phòng khách hay không gian dùng chung. Khoản khấu trừ có thể được tính theo phương pháp thông thường hoặc phương pháp đơn giản hóa.

Theo phương pháp đơn giản hóa, IRS cho phép một mức cố định trên mỗi foot vuông, với giới hạn diện tích tối đa. Theo phương pháp thông thường, bạn phân bổ các chi phí nhà ở thực tế như tiền thuê, lãi vay thế chấp, tiện ích, bảo hiểm và sửa chữa theo tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh.

Khấu trừ văn phòng tại nhà thường rất có giá trị đối với các doanh nghiệp dịch vụ làm công việc hành chính từ nhà, nhưng các quy tắc cần được áp dụng cẩn thận.

9. Dịch vụ chuyên môn và hỗ trợ doanh nghiệp

Khi công ty phát triển, bạn có thể cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia khác. Các khoản phí đó thường có thể khấu trừ nếu chúng gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh của bạn.

Điều này có thể bao gồm:

• Phí kế toán viên hoặc người khai thuế
• Dịch vụ ghi sổ kế toán
• Phí pháp lý liên quan đến doanh nghiệp
• Phí dịch vụ bảng lương
• Tư vấn kinh doanh
• Dịch vụ thành lập và tuân thủ

Đối với chủ doanh nghiệp mới, thành lập doanh nghiệp đúng cách có thể tiết kiệm thời gian về sau. Zenind giúp các doanh nhân xây dựng doanh nghiệp tại Mỹ với các dịch vụ hỗ trợ thành lập, nhu cầu đại diện đăng ký, nộp EIN và quản lý tuân thủ. Đối với công ty chăm sóc cỏ, điều đó có thể đồng nghĩa với một thiết lập gọn gàng hơn cho việc báo cáo thuế, ngân hàng và lưu trữ hồ sơ.

10. Giấy phép, phê duyệt và đào tạo

Nhiều doanh nghiệp chăm sóc cỏ cần giấy phép ở cấp địa phương hoặc tiểu bang, và một số dịch vụ yêu cầu các loại chứng nhận cụ thể. Những chi phí đó có thể được khấu trừ nếu chúng là điều kiện cần để vận hành doanh nghiệp.

Ví dụ có thể gồm:

• Giấy phép kinh doanh
• Giấy phép địa phương
• Chứng nhận phun thuốc hoặc ứng dụng hóa chất
• Phí đăng ký tiểu bang
• Phí gia hạn
• Đào tạo liên tục liên quan đến doanh nghiệp

Đào tạo đặc biệt hữu ích nếu bạn cung cấp các dịch vụ chuyên sâu như bón phân, kiểm soát sâu bệnh, tưới tiêu hoặc bảo dưỡng cảnh quan. Việc học giúp bạn duy trì hoặc cải thiện hoạt động kinh doanh hiện tại có thể được khấu trừ, trong khi đào tạo cho một nghề hoặc chuyên môn mới có thể bị xử lý khác.

11. Phí ngân hàng, lãi vay và các chi phí tài trợ khác

Chi phí ngân hàng doanh nghiệp thường dễ bị bỏ sót, nhưng chúng tích lũy theo thời gian.

Các khoản có thể khấu trừ gồm:

• Phí tài khoản ngân hàng hàng tháng
• Phí xử lý thẻ tín dụng
• Phí dịch vụ thanh toán thương mại
• Lãi vay trên các khoản vay doanh nghiệp
• Lãi trên thẻ tín dụng doanh nghiệp dùng cho chi tiêu kinh doanh

Hãy giữ tài khoản doanh nghiệp và cá nhân tách biệt. Điều này giúp bạn dễ theo dõi các khoản khấu trừ hơn và có hồ sơ sạch hơn nếu sau này cần chứng minh một khoản chi.

12. Thuế tự doanh và bảo hiểm y tế

Một số khoản khấu trừ không được ghi trực tiếp trên tờ khai doanh nghiệp theo cùng cách như nhiên liệu hay thiết bị, nhưng chúng vẫn làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn.

Nếu bạn là người tự doanh, bạn có thể được khấu trừ một phần thuế tự doanh trên tờ khai cá nhân. Bạn cũng có thể đủ điều kiện để khấu trừ bảo hiểm y tế cho người tự doanh nếu đáp ứng các yêu cầu của IRS.

Điều đó có thể bao gồm phí bảo hiểm cho:

• Bảo hiểm y tế
• Bảo hiểm nha khoa
• Bảo hiểm thị lực
• Bảo hiểm chăm sóc dài hạn đủ điều kiện

Những khoản khấu trừ này có thể rất hữu ích, nhưng chúng phụ thuộc vào điều kiện đủ và các giới hạn thu nhập. Hãy xác nhận chi tiết trước khi đưa chúng vào kế hoạch thuế của bạn.

Những khoản chi thường không được khấu trừ

Không phải khoản chi nào gắn với doanh nghiệp cũng được khấu trừ. Các ví dụ phổ biến về chi phí không được khấu trừ hoặc bị giới hạn gồm:

• Chi phí cá nhân
• Tiền phạt và tiền phạt hành chính
• Chi phí đi lại cá nhân
• Chi phí giải trí
• Khoản rút vốn của chủ sở hữu
• Chi phí dùng chung không được phân bổ đúng

Nếu một khoản chi vừa mang tính cá nhân vừa mang tính kinh doanh, thì chỉ phần kinh doanh mới có thể đủ điều kiện. Ghi chép tốt là rất quan trọng ở đây.

Cách quản lý hồ sơ tốt hơn trong suốt năm

Tiết kiệm thuế chỉ có ích nếu bạn có thể chứng minh khoản chi đó. Một hệ thống lưu trữ hồ sơ tốt sẽ bảo vệ các khoản khấu trừ và tiết kiệm thời gian vào mùa khai thuế.

Các thực hành tốt gồm:

• Dùng một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Dùng thẻ tín dụng doanh nghiệp cho các khoản mua sắm của doanh nghiệp
• Theo dõi số dặm ngay khi phát sinh chuyến đi, không phải nhiều tháng sau
• Lưu hóa đơn và biên nhận dưới dạng số
• Đối chiếu tài khoản hàng tháng
• Phân loại chi phí nhất quán
• Lưu hồ sơ mua thiết bị và số sê-ri
• Lưu thỏa thuận với nhà thầu và hồ sơ bảng lương ở một nơi

Một hệ thống kế toán đơn giản có thể tạo ra khác biệt lớn. Nó giúp bạn biết doanh nghiệp có đang sinh lời không, bạn có đang định giá công việc quá thấp không và hồ sơ thuế của bạn có đầy đủ không.

Vì sao cấu trúc doanh nghiệp quan trọng với chủ doanh nghiệp chăm sóc cỏ

Nhiều chủ doanh nghiệp chăm sóc cỏ bắt đầu mặc định dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể. Điều đó có thể hoạt động, nhưng việc thành lập một pháp nhân có thể giúp bạn tách bạch rõ hơn giữa tài chính cá nhân và doanh nghiệp.

LLC là một lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp dịch vụ nhỏ vì nó có thể mang lại cấu trúc chuyên nghiệp hơn, đơn giản hóa việc mở tài khoản ngân hàng và giúp tổ chức hồ sơ dễ hơn. Tùy vào cách doanh nghiệp của bạn bị đánh thuế, nghĩa vụ kế toán và khai báo có thể khác nhau, vì vậy việc chọn cấu trúc phù hợp ngay từ đầu là rất đáng cân nhắc.

Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập doanh nghiệp tại Mỹ và giữ cho quy trình thiết lập được gọn gàng. Với các doanh nhân trong ngành chăm sóc cỏ, điều đó có nghĩa là ít thời gian vướng vào giấy tờ hơn và nhiều thời gian hơn để xây dựng doanh nghiệp.

Kết luận

Những khoản khấu trừ thuế tốt nhất cho một doanh nghiệp chăm sóc cỏ thường là những khoản bạn theo dõi nhất quán trong suốt cả năm. Chi phí xe cộ, dụng cụ, sửa chữa, bảo hiểm, tiếp thị, tiền thuê và phí dịch vụ chuyên môn đều có thể làm giảm thu nhập chịu thuế khi chúng được ghi chép đúng cách và gắn rõ ràng với hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn đang bắt đầu một công ty chăm sóc cỏ, hãy nghiêm túc với phần thuế ngay từ ngày đầu. Tách tài khoản, lưu giữ hóa đơn và chọn một cấu trúc doanh nghiệp hỗ trợ hồ sơ rõ ràng. Nền tảng đó sẽ giúp việc quản lý khấu trừ dễ hơn và giúp doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn đối với ngân hàng, khách hàng và cơ quan thuế.

Câu hỏi thường gặp

Một doanh nghiệp chăm sóc cỏ có thể khấu trừ một máy cắt cỏ mới không?

Có thể, nhưng cách xử lý phụ thuộc vào chi phí, cách máy được sử dụng và các quy tắc thuế áp dụng cho tài sản vốn. Các dụng cụ nhỏ hơn có thể được ghi nhận chi phí ngay, trong khi các tài sản lớn hơn có thể phải khấu hao.

Xăng cho xe tải chăm sóc cỏ có được khấu trừ thuế không?

Có, phần chi phí nhiên liệu dùng cho kinh doanh thường có thể được khấu trừ nếu xe tải được dùng cho công việc. Hãy lưu nhật ký số dặm và hóa đơn để hỗ trợ khoản khấu trừ.

Tôi có cần LLC để được khấu trừ chi phí kinh doanh không?

Không. Thông thường bạn vẫn có thể khấu trừ các khoản chi kinh doanh hợp lệ với tư cách hộ kinh doanh cá thể. Tuy nhiên, LLC có thể giúp tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp, đồng thời làm cho việc ghi chép dễ hơn.

Thói quen quan trọng nhất cho mùa thuế là gì?

Theo dõi chi phí trong suốt cả năm. Nếu bạn đợi đến mùa khai thuế, bạn rất dễ bỏ sót khoản khấu trừ hoặc không còn đủ chứng từ hỗ trợ cho chúng.