Potongan Pajak Teratas untuk Bisnis Perawatan Rumput: Apa Saja yang Bisa Diperhitungkan

Menjalankan bisnis perawatan rumput bisa menguntungkan, tetapi juga datang dengan pengeluaran yang terus-menerus. Mesin pemotong rumput aus, bahan bakar bertambah, truk perlu perawatan, dan pemasaran tidak pernah benar-benar berhenti. Kabar baiknya, banyak dari biaya tersebut mungkin dapat dikurangkan dari pajak jika bersifat biasa, diperlukan, dan didokumentasikan dengan benar.

Bagi pemilik bisnis perawatan rumput, perencanaan pajak bukan sesuatu yang ditunda sampai April. Semuanya dimulai ketika Anda memilih struktur bisnis, memisahkan keuangan, dan membangun sistem pembukuan yang mencatat setiap pengeluaran yang sah. Jika Anda baru memulai, membentuk entitas bisnis seperti LLC dapat membantu menciptakan catatan yang lebih jelas, membuka rekening bank bisnis, dan membangun operasi yang lebih profesional sejak hari pertama.

Panduan ini menjelaskan potongan pajak yang paling umum untuk bisnis perawatan rumput, cara kerjanya secara umum, catatan apa yang perlu disimpan, dan bagaimana Zenind dapat membantu pemilik bisnis baru membangun fondasi yang lebih kuat.

Mengapa potongan pajak penting dalam bisnis perawatan rumput

Perawatan rumput adalah bisnis dengan pengeluaran tinggi dan jarak tempuh tinggi. Pendapatan Anda mungkin terlihat kuat di atas kertas, tetapi laba bersih dapat turun dengan cepat jika Anda tidak melacak potongan pajak dengan cermat. Setiap pengeluaran yang dapat dikurangkan akan mengurangi penghasilan kena pajak, sehingga dapat menurunkan jumlah pajak yang harus dibayar.

Namun, itu tidak berarti setiap pembelian memenuhi syarat. IRS umumnya mengizinkan potongan untuk pengeluaran yang biasa dan diperlukan untuk menjalankan bisnis Anda. Pengeluaran pribadi tidak dihitung, dan beberapa kategori memiliki aturan khusus. Pencatatan yang baik adalah pembeda antara potongan yang sah dan peluang yang terlewat.

1. Biaya kendaraan

Bagi banyak bisnis perawatan rumput, kendaraan adalah salah satu kategori pengeluaran terbesar. Truk, trailer, dan van layanan sering digunakan setiap hari untuk memindahkan kru, peralatan, bahan bakar, dan persediaan dari satu lokasi kerja ke lokasi lainnya.

Anda mungkin dapat mengurangkan bagian penggunaan bisnis dari:

• Bahan bakar
• Ganti oli
• Perbaikan dan perawatan
• Ban
• Asuransi
• Biaya registrasi
• Biaya sewa, jika berlaku
• Penyusutan atau pemulihan biaya modal lainnya untuk kendaraan bisnis

Ada dua cara umum untuk menghitung potongan kendaraan:

• Metode jarak tempuh standar, yang mengalikan mil bisnis dengan tarif IRS untuk tahun tersebut
• Metode biaya aktual, yang menggunakan bagian bisnis dari biaya operasional nyata Anda

Metode terbaik bergantung pada bagaimana kendaraan digunakan dan berapa biaya operasinya. Jika Anda menggunakan metode jarak tempuh standar, Anda umumnya tidak dapat mengurangkan biaya kendaraan aktual secara terpisah untuk kendaraan yang sama. Jika Anda menggunakan biaya aktual, simpan tanda terima terperinci dan log jarak tempuh agar Anda dapat mendukung persentase penggunaan bisnis.

Catatan penting meliputi:

• Pembacaan odometer awal dan akhir
• Tanggal, tujuan, dan maksud setiap perjalanan
• Tanda terima bahan bakar dan faktur perawatan
• Catatan sewa atau pembiayaan

Perjalanan pulang dari rumah ke kantor tetap biasanya tidak dapat dikurangkan. Berkendara antar lokasi kerja, ke toko perlengkapan, atau ke properti klien biasanya dapat dikurangkan jika perjalanan tersebut terkait bisnis.

2. Peralatan dan alat kerja

Bisnis perawatan rumput sangat bergantung pada peralatan. Mesin pemotong rumput, mesin pemangkas, blower, edger, penyemprot, gunting pagar, alat tangan, perlengkapan keselamatan, dan suku cadang pengganti semuanya cepat menumpuk biayanya.

Banyak dari item ini mungkin dapat dikurangkan jika digunakan untuk bisnis Anda. Alat dan perlengkapan yang lebih kecil sering kali dapat dibebankan pada tahun pembeliannya. Peralatan yang lebih besar mungkin perlu dikapitalisasi dan dipulihkan dari waktu ke waktu melalui penyusutan atau metode pajak serupa.

Item yang umum dapat dikurangkan meliputi:

• Mesin pemotong rumput dan mesin pemotong rumput duduk
• Mesin pemangkas gulma dan edger
• Leaf blower
• Alat tangan
• Mata pisau pengganti dan suku cadang
• Sarung tangan, pelindung mata, dan pakaian kerja yang diwajibkan untuk pekerjaan
• Kaleng bahan bakar, oli, gemuk, dan bahan pembersih
• Benih, pupuk, mulsa, dan produk pengendalian gulma

Untuk peralatan yang mahal, jangan berasumsi harga beli penuh dapat langsung dikurangkan. Apakah Anda membebankannya langsung atau menyusutkannya dapat bergantung pada jenis aset, cara penggunaannya, dan pemilihan pajak yang dilakukan bisnis Anda.

3. Perbaikan dan perawatan

Perbaikan rutin yang menjaga peralatan atau kendaraan tetap berfungsi biasanya dapat dikurangkan. Itu mencakup hal-hal seperti mengasah mata pisau mesin pemotong rumput, mengganti starter, memperbaiki lampu trailer, atau servis truk kerja.

Perbedaan utamanya adalah antara perbaikan dan peningkatan. Perbaikan mengembalikan barang ke kondisi kerja normal. Peningkatan yang menambah nilai, memperpanjang umur manfaat, atau menyesuaikan aset untuk penggunaan baru mungkin perlu diperlakukan berbeda untuk tujuan pajak.

Simpan jejak terpisah untuk:

• Faktur servis peralatan
• Tagihan perbaikan kendaraan
• Pembelian suku cadang
• Biaya tenaga kerja dari mekanik atau bengkel peralatan

Jika ragu, klasifikasikan pengeluaran dengan hati-hati dan tanyakan kepada profesional pajak yang berkualifikasi jika item tersebut besar atau tidak biasa.

4. Premi asuransi

Asuransi sering kali penting dalam bisnis perawatan rumput, dan premi tersebut mungkin dapat dikurangkan sebagai biaya bisnis.

Polis yang mungkin memenuhi syarat meliputi:

• Asuransi tanggung jawab umum
• Asuransi kendaraan komersial
• Asuransi properti
• Perlindungan peralatan atau inland marine
• Asuransi kompensasi pekerja
• Perlindungan tanggung jawab profesional, jika berlaku

Asuransi tidak hanya melindungi bisnis Anda. Asuransi juga dapat mendukung kontrak dengan klien komersial, pemerintah daerah, dan pengelola properti yang meminta bukti perlindungan sebelum pekerjaan dimulai.

5. Iklan dan pemasaran

Anda tidak dapat mengembangkan bisnis perawatan rumput jika calon pelanggan tidak tahu keberadaan Anda. Untungnya, biaya pemasaran umumnya dapat dikurangkan jika terkait dengan promosi bisnis Anda.

Contohnya meliputi:

• Desain dan hosting situs web
• Registrasi domain
• Iklan penelusuran dan iklan media sosial
• Flyer, brosur, dan gantungan pintu cetak
• Kartu nama
• Wrapping kendaraan dan magnet sign
• Yard sign atau sign di lokasi kerja
• Sponsor lokal dan promosi komunitas

Biaya pemasaran sangat berguna untuk dilacak karena sering menghasilkan imbal balik langsung. Jika Anda berinvestasi dalam perolehan prospek, pastikan biaya dicatat di kategori yang benar agar Anda dapat melihat apa yang benar-benar berhasil.

6. Karyawan dan subkontraktor

Jika Anda memiliki bantuan, biaya tenaga kerja dapat menjadi salah satu potongan terbesar Anda.

Anda umumnya dapat mengurangkan:

• Upah yang dibayarkan kepada karyawan
• Pajak payroll pemberi kerja
• Manfaat yang Anda berikan kepada pekerja
• Pembayaran kepada kontraktor independen untuk pekerjaan subkontrak yang sah

Jika Anda membayar kontraktor, dokumentasikan pengaturannya dengan benar dan terbitkan formulir pajak yang diperlukan bila berlaku. Salah mengklasifikasikan pekerja dapat menimbulkan masalah pajak, jadi pastikan strukturnya benar sebelum musim sibuk dimulai.

Ingat juga bahwa penarikan pemilik bukanlah biaya yang dapat dikurangkan. Jika Anda adalah pemilik bisnis, membayar diri sendiri bukanlah biaya bisnis. Potongan itu melekat pada biaya tenaga kerja bisnis, bukan pada penarikan pribadi.

7. Sewa, penyimpanan, dan biaya kantor

Banyak bisnis perawatan rumput membutuhkan lebih dari sekadar halaman rumah. Anda mungkin menyewa bengkel, menggunakan unit penyimpanan, menyewa lahan, atau memiliki ruang kantor terpisah untuk penjadwalan, penagihan, dan pembukuan.

Potongan yang mungkin tersedia termasuk:

• Sewa komersial
• Biaya unit penyimpanan
• Biaya yard peralatan
• Sewa kantor
• Tagihan utilitas untuk lokasi bisnis
• Biaya pengangkutan sampah atau layanan kebersihan untuk lokasi bisnis

Anda juga mungkin dapat mengurangkan langganan perangkat lunak dan alat komunikasi yang digunakan untuk menjalankan perusahaan:

• Perangkat lunak penjadwalan
• Perangkat lunak penagihan
• Perangkat lunak pembukuan
• Layanan telepon yang digunakan untuk panggilan bisnis
• Layanan internet yang digunakan untuk operasional bisnis

Jika suatu biaya digunakan bersama untuk bisnis dan pribadi, biasanya hanya porsi bisnis yang dapat dikurangkan.

8. Potongan kantor rumah

Jika Anda mengelola bisnis perawatan rumput dari rumah, Anda mungkin memenuhi syarat untuk potongan kantor rumah. Ini dapat berlaku ketika Anda menggunakan sebagian rumah secara teratur dan eksklusif untuk bisnis.

Kantor rumah yang memenuhi syarat dapat digunakan untuk:

• Penjadwalan
• Penagihan
• Pembukuan
• Komunikasi pelanggan
• Perencanaan rute
• Administrasi bisnis

Ruang tersebut umumnya harus digunakan hanya untuk bisnis, bukan sebagai ruang keluarga, kamar tamu, atau ruang bersama. Potongan dapat dihitung menggunakan metode reguler atau metode sederhana.

Dengan metode sederhana, IRS mengizinkan tarif tetap per kaki persegi, sampai batas maksimum jumlah kaki persegi tertentu. Dengan metode reguler, Anda mengalokasikan biaya rumah aktual seperti sewa, bunga hipotek, utilitas, asuransi, dan perbaikan berdasarkan persentase penggunaan bisnis.

Potongan kantor rumah sering bernilai bagi bisnis jasa yang melakukan pekerjaan administratif dari rumah, tetapi aturannya perlu diterapkan dengan hati-hati.

9. Layanan profesional dan dukungan bisnis

Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda mungkin membutuhkan bantuan dari profesional lain. Biaya tersebut sering kali dapat dikurangkan jika secara langsung terkait dengan operasi bisnis Anda.

Ini dapat mencakup:

• Biaya akuntan atau penyusun pajak
• Layanan pembukuan
• Biaya hukum yang terkait dengan bisnis
• Biaya layanan payroll
• Konsultasi bisnis
• Layanan pembentukan dan kepatuhan

Bagi pemilik baru, membentuk bisnis dengan benar dapat menghemat waktu di kemudian hari. Zenind membantu pengusaha membangun bisnis di AS dengan layanan yang mendukung pembentukan, kebutuhan registered agent, pengajuan EIN, dan manajemen kepatuhan. Untuk perusahaan perawatan rumput, itu dapat berarti pengaturan yang lebih rapi untuk pelaporan pajak, perbankan, dan pencatatan.

10. Lisensi, izin, dan pelatihan

Banyak bisnis perawatan rumput memerlukan lisensi lokal atau negara bagian, dan beberapa layanan memerlukan izin khusus. Biaya tersebut mungkin dapat dikurangkan jika memang diwajibkan untuk menjalankan bisnis Anda.

Contohnya dapat mencakup:

• Lisensi bisnis
• Izin lokal
• Sertifikasi pestisida atau aplikator
• Biaya registrasi negara bagian
• Biaya perpanjangan
• Pendidikan berkelanjutan yang terkait dengan bisnis

Pelatihan sangat berguna jika Anda menawarkan layanan khusus seperti pemupukan, pengendalian hama, irigasi, atau pemeliharaan lanskap. Pendidikan yang membantu Anda mempertahankan atau meningkatkan bisnis yang sudah ada mungkin dapat dikurangkan, sedangkan pelatihan untuk perdagangan atau profesi baru mungkin diperlakukan berbeda.

11. Biaya bank, bunga, dan biaya pembiayaan lainnya

Biaya perbankan bisnis mudah terlewat, tetapi nilainya bertambah seiring waktu.

Potongan yang mungkin tersedia meliputi:

• Biaya bulanan rekening bank
• Biaya pemrosesan kartu kredit
• Biaya merchant service
• Bunga pinjaman bisnis
• Bunga kartu kredit bisnis yang digunakan untuk pembelian bisnis

Pisahkan rekening bisnis dan pribadi. Ini memudahkan pelacakan potongan dan memberikan catatan yang lebih bersih jika Anda diminta membuktikan suatu biaya.

12. Pajak wirausaha dan asuransi kesehatan

Beberapa potongan tidak dicatat langsung pada laporan pajak bisnis dengan cara yang sama seperti bahan bakar atau peralatan, tetapi tetap mengurangi penghasilan kena pajak Anda.

Jika Anda wiraswasta, Anda mungkin dapat mengurangkan sebagian pajak wirausaha di laporan pajak pribadi Anda. Anda juga mungkin memenuhi syarat untuk potongan asuransi kesehatan bagi wiraswasta jika memenuhi persyaratan IRS.

Itu dapat mencakup premi untuk:

• Asuransi medis
• Asuransi gigi
• Asuransi penglihatan
• Perlindungan perawatan jangka panjang yang memenuhi syarat

Potongan ini bisa sangat bernilai, tetapi tunduk pada aturan kelayakan dan batasan pendapatan. Pastikan detailnya sebelum mengandalkannya dalam perencanaan pajak Anda.

Pengeluaran yang biasanya tidak dapat dikurangkan

Tidak setiap biaya yang terkait dengan bisnis Anda dapat dikurangkan. Contoh umum pengeluaran yang tidak dapat dikurangkan atau terbatas meliputi:

• Pengeluaran pribadi
• Denda dan penalti
• Biaya perjalanan pulang pergi pribadi
• Pengeluaran hiburan
• Penarikan pemilik
• Biaya campuran yang tidak dialokasikan dengan benar

Jika suatu pengeluaran sebagian pribadi dan sebagian bisnis, hanya bagian bisnis yang mungkin memenuhi syarat. Dokumentasi yang baik sangat penting di sini.

Cara menjaga catatan yang lebih baik sepanjang tahun

Penghematan pajak hanya berguna jika Anda dapat membuktikan pengeluarannya. Sistem pencatatan yang kuat melindungi potongan dan menghemat waktu saat musim pelaporan pajak.

Praktik terbaik meliputi:

• Gunakan rekening bank bisnis terpisah
• Gunakan kartu kredit bisnis untuk pembelian bisnis
• Lacak jarak tempuh saat perjalanan terjadi, bukan berbulan-bulan kemudian
• Simpan tanda terima dan faktur secara digital
• Rekonsiliasi rekening setiap bulan
• Kategorikan pengeluaran secara konsisten
• Simpan catatan pembelian peralatan dan nomor seri
• Simpan perjanjian kontraktor dan catatan payroll di satu tempat

Sistem pembukuan sederhana dapat membuat perbedaan besar. Sistem ini membantu Anda melihat apakah bisnis Anda menguntungkan, apakah Anda menetapkan harga terlalu rendah, dan apakah catatan pajak Anda lengkap.

Mengapa struktur bisnis penting bagi pemilik bisnis perawatan rumput

Banyak pemilik bisnis perawatan rumput memulai sebagai sole proprietor secara default. Itu bisa berjalan, tetapi membentuk entitas bisnis dapat memberi pemisahan yang lebih jelas antara keuangan pribadi dan bisnis.

LLC adalah pilihan umum untuk bisnis jasa kecil karena dapat memberikan struktur yang lebih profesional, menyederhanakan perbankan, dan memudahkan pengorganisasian catatan. Bergantung pada bagaimana bisnis Anda dikenai pajak, kewajiban akuntansi dan pelaporan Anda dapat berbeda, jadi penting untuk memilih struktur dengan cermat sejak awal.

Zenind membantu pendiri membentuk bisnis di AS dan tetap terorganisasi selama proses pendirian. Bagi pengusaha perawatan rumput, itu berarti lebih sedikit waktu berkutat dengan dokumen dan lebih banyak waktu membangun bisnis.

Penutup

Potongan pajak terbaik untuk bisnis perawatan rumput biasanya adalah yang Anda lacak secara konsisten sepanjang tahun. Biaya kendaraan, alat, perbaikan, asuransi, pemasaran, sewa, dan biaya profesional semuanya dapat mengurangi penghasilan kena pajak jika didokumentasikan dengan benar dan jelas terkait dengan bisnis.

Jika Anda memulai perusahaan perawatan rumput, seriuslah terhadap sisi pajak sejak hari pertama. Pisahkan rekening Anda, simpan tanda terima, dan pilih struktur bisnis yang mendukung catatan yang rapi. Fondasi tersebut membuat potongan lebih mudah dikelola dan membantu bisnis Anda terlihat lebih profesional di mata bank, pelanggan, dan otoritas pajak.

FAQ

Apakah bisnis perawatan rumput bisa mengurangkan pembelian mesin pemotong rumput baru?

Mungkin bisa, tetapi perlakuannya bergantung pada biaya, cara penggunaan mesin, dan aturan pajak yang berlaku untuk peralatan modal. Alat yang lebih kecil mungkin dapat dibebankan langsung, sedangkan aset yang lebih besar mungkin perlu disusutkan.

Apakah bensin untuk truk perawatan rumput saya dapat dikurangkan dari pajak?

Ya, bagian bisnis dari biaya bahan bakar sering kali dapat dikurangkan jika truk digunakan untuk bisnis. Simpan log jarak tempuh dan tanda terima agar Anda dapat mendukung potongan tersebut.

Apakah saya perlu LLC untuk mengklaim potongan bisnis?

Tidak. Anda biasanya tetap dapat mengklaim potongan bisnis yang sah sebagai sole proprietor. Namun, LLC dapat membantu memisahkan keuangan bisnis dan pribadi serta memudahkan pencatatan.

Apa kebiasaan paling penting untuk musim pajak?

Lacak pengeluaran sepanjang tahun. Jika Anda menunggu sampai musim pelaporan, Anda jauh lebih mungkin melewatkan potongan atau kehilangan bukti pendukungnya.