Как да мотивирате служителите чрез ясна комуникация и силно лидерство

Бизнесът рядко расте само благодарение на стратегия. Дори най-добрият продукт, ценови модел или структура за създаване на компания ще забуксува, ако екипът зад него се чувства объркан, пренебрегнат или без подкрепа. За основателите и собствениците на малък бизнес мотивацията не е меко умение. Тя е инструмент за представяне.

Много мениджъри смятат, че мотивацията идва от натиск, спешност или постоянни корекции. На практика тези подходи често създават обратния ефект. Служителите се справят по-добре, когато разбират какво се очаква от тях, защо то има значение и как техният мениджър ще ги подкрепя по пътя. Това е особено вярно за стартъпи и растящи компании, където приоритетите се променят бързо и всяка роля носи непропорционално голяма отговорност.

Тази статия обяснява как работи мотивиращото лидерство, защо демотивиращата комуникация вреди на представянето и какво могат да направят собствениците на бизнес, за да изградят по-надежден и ангажиран екип.

Защо мотивацията започва от стила на управление

Служителите не работят във вакуум. Техният резултат се оформя от качеството на насоките, които получават, нивото на доверие, което усещат, и степента на контрол, която имат върху работата си.

Мениджър, който комуникира ясно, създава стабилност. Мениджър, който комуникира неясно, създава тревожност. Мениджър, който слуша и сътрудничи, изгражда чувство за собственост. Мениджър, който само критикува, обикновено изгражда съпротива.

Това има значение във всеки бизнес, но е особено важно за основатели, които все още определят процесите си. Когато една компания е нова, от членовете на екипа често се очаква да работят в различни функции, да учат бързо и да се адаптират често. Ако приоритетите не се комуникират добре, дори способни служители могат да загубят инерция.

Мотивацията не е въпрос на постоянни похвали или занижаване на стандартите. Тя е въпрос на това да помогнете на хората да разберат как да успеят.

Какво демотивира служителите

Демотивацията често започва с неяснота. Когато служителите не знаят кое е най-важно, те започват да гадаят. Това води до грешки, пропилени усилия и разочарование и от двете страни.

Чести демотивиращи фактори включват:

• Неясни очаквания
• Промяна на приоритетите без обяснение
• Публична критика без път към подобрение
• Микромениджмънт, който премахва автономията
• Забавена обратна връзка, докато проблемите станат сериозни
• Липса на контекст около срокове или бизнес цели
• Непоследователни правила, прилагани различно към различни хора

Тези поведения могат да накарат служителите да се чувстват наблюдавани, а не доверени. Те може да се съобразяват в краткосрочен план, но ангажираността им обикновено спада. С времето бизнесът плаща за това чрез текучество, по-бавно изпълнение и по-слаб морал.

За собствениците на малък бизнес цената на лошата комуникация е още по-висока, защото екипите са по-малки. Един разочарован служител може да повлияе на обслужването на клиенти, вътрешната координация и темпа на растеж.

Какво правят мотивиращите лидери по различен начин

Мотивиращите лидери не избягват трудните разговори. Те ги водят по начин, който запазва достойнството и насочва към решение.

Те правят четири неща последователно:

1. Правят приоритетите изрични.
2. Обясняват причината зад работата.
3. Канят към решаване на проблеми, вместо само да дават заповеди.
4. Разпознават напредъка, както и резултатите.

Този подход дава на служителите усещане за сигурност и контрол. Хората работят по-усърдно, когато виждат пътя напред и вярват, че мениджърът им е на тяхна страна.

Силният лидер не занижава стандартите, за да бъде харесван. Вместо това прави стандартите постижими, като предоставя информацията, времето и подкрепата, необходими за изпълнението им.

Как да давате ясни очаквания

Ясните очаквания са основата на мотивацията. Ако екипът не знае как изглежда успехът, той не може надеждно да го постигне.

Когато възлагате работа, бъдете конкретни относно:

• Желания резултат
• Крайния срок
• Очакваното ниво на качество
• Лицето, отговорно за задачата
• Всички ограничения или зависимости
• Как ще се измерва напредъкът

Вместо да казвате: „Погрижи се за това скоро“, кажете: „Моля, завърши черновата до четвъртък в 15:00 ч., за да можем да я прегледаме преди срещата с клиента в петък.“

Конкретната насока намалява объркването и предотвратява ненужно последващо уточняване. Тя също така показва уважение към времето на служителя. Той може да организира натоварването си с увереност, вместо постоянно да се връща за разяснения.

Защо контекстът подобрява представянето

Хората са по-ангажирани, когато разбират защо дадена задача има значение.

Ако основател каже: „Този отчет ми трябва, защото влияе върху нашата актуализация към инвеститорите“, служителят разбира бизнес въздействието. Ако посланието е само: „Направи го, защото аз казвам“, задачата изглежда произволна.

Контекстът помага на служителите да вземат по-добри решения, когато условията се променят. Той също така ги насърчава да решават проблеми проактивно, вместо да чакат инструкции на всяка стъпка.

За растящите бизнеси това е особено полезно. Екипите често трябва да се адаптират бързо, докато компанията преминава през създаване, стартиране, наемане и разширяване. Служителите, които разбират по-голямата картина, са по-добре подготвени да подкрепят този растеж.

Как да се справяте с лошо представяне, без да демотивирате екипа

Всеки мениджър в крайна сметка трябва да се справи с пропуснати срокове, нискокачествена работа или повтарящи се грешки. Ключът е да коригирате представянето, без да създавате страх.

Продуктивният разговор обикновено има три части:

1. Опишете проблема с конкретни думи.
2. Обяснете бизнес въздействието.
3. Сътрудничете по следващата стъпка.

Например:

„Последните ти две предавания бяха непълни, което забави прегледа от клиента. Искам да разбера какво пречи и да решим как можем да върнем това в правилната посока.“

Този подход е по-ефективен от неясна или агресивна реакция, защото държи разговора фокусиран върху работата. Той също така дава на служителя възможност да обясни пречки, които може да не са видими за мениджъра.

В много случаи истинският проблем не е отношението. Може да става дума за неясни приоритети, недостатъчно обучение или твърде много конкуриращи се искания.

Ролята на обратната връзка в мотивацията на служителите

Обратната връзка работи най-добре, когато е навременна, конкретна и балансирана.

Ако чакате твърде дълго, служителите не могат да свържат обратната връзка с действието. Ако обратната връзка е твърде обща, те не знаят какво да променят. Ако цялата обратна връзка е отрицателна, те може да предположат, че нищо, което правят, никога няма да бъде достатъчно.

Ефективната обратна връзка трябва:

• Да се дава близо до събитието
• Да се фокусира върху поведението, а не върху личността
• Да обяснява ефекта от поведението
• Да включва ясна следваща стъпка
• Да признава подобрението, когато то се случи

Добрата обратна връзка не е за това да накара хората да се чувстват добре. Тя е за това да им помогне да се подобрят, като същевременно се запази доверието.

Защо признанието има значение

Признанието често се пренебрегва, защото лидерите предполагат, че представянето трябва да говори само за себе си. Но хората реагират силно на признание, особено когато работата е изискваща или невидима за клиентите.

Признанието не трябва да бъде сложно. Конкретен и искрен коментар често е достатъчен.

Примери:

• „Ти забеляза този проблем, преди да стигне до клиента. Това ни спести време.“
• „Твоята организация придвижи проекта напред тази седмица.“
• „Оценявам начина, по който се справи с този труден разговор.“

Когато служителите знаят, че усилията им се виждат, е по-вероятно да повторят поведението. Признанието засилва връзката между приноса и стойността.

Как да мотивирате служители в растяща компания

Малките бизнеси и стартъпите се нуждаят от мотивационни системи, които са достатъчно прости, за да се използват последователно. Най-добрите методи обикновено са най-практичните.

Основателят може да подобри мотивацията чрез:

• Провеждане на редовни проверки на напредъка
• Задаване на един ясен приоритет наведнъж, когато е възможно
• Обясняване на компромисите, когато приоритетите си противоречат
• Документиране на повтарящи се процеси
• Търсене на мнение от служителите за подобрения в работния процес
• Премахване на тесни места, които губят време
• Изпълнение на поетите ангажименти

Тези навици създават по-предвидима среда. Предвидимостта не означава закостенялост. Тя означава, че служителите знаят как се вземат решения и каква подкрепа могат да очакват.

Тази стабилност е ценна, когато компанията също се занимава със създаване на бизнес, срокове за съответствие, данъчни декларации и решения за растеж. Добре управляваният екип може да поеме повече промени, без да губи инерция.

Практичен комуникационен модел за мениджъри

Когато трябва да насочите или коригирате някого, опитайте тази структура:

1. Заявете проблема ясно.
2. Обяснете защо има значение.
3. Попитайте за гледната точка на служителя.
4. Определете следващата стъпка.
5. Потвърдете очакванията за последващо проследяване.

Този модел поддържа разговора уважителен и ориентиран към действие. Той също така намалява защитната реакция, защото служителят е включен в решението.

Например:

„Последната ти актуализация дойде след крайния срок и това повлия на планирането ни за седмицата. Можеш ли да ми разкажеш какво се случи? Нека решим какво ще ти помогне да подадеш следващата актуализация навреме, а аз ще проверя отново в сряда.“

Това е твърдо, конкретно и подкрепящо.

Изграждане на мотивирана култура отгоре надолу

Културата не идва само от мисията на компанията. Тя идва от повтарящо се управленско поведение.

Ако лидерите са последователни, прозрачни и справедливи, служителите са склонни да отразяват това поведение. Ако лидерите са реактивни, неясни или пренебрежителни, екипът обикновено става предпазлив и неангажиран.

За да изградите мотивирана култура, уверете се, че вашите мениджъри:

• Комуникират приоритетите последователно
• Отнасят се към служителите с уважение по време на конфликт
• Предоставят контекст, преди да изискват резултати
• Предлагат подкрепа, вместо само натиск
• Възнаграждават изпълнението на ангажименти и инициативността

Колкото по-стабилен е лидерският стил, толкова по-лесно е за служителите да поемат собственост върху работата си.

Заключителни мисли

Мотивацията не е загадка. Тя е резултат от ясна комуникация, надеждни очаквания и уважително лидерство.

Когато служителите знаят какво да правят, защо то има значение и как ще бъдат подкрепени, е много по-вероятно да се представят добре. Когато са оставени да гадаят, те стават стресирани, защитни или неангажирани.

За основателите и собствениците на бизнес урокът е ясен: ако искате мотивиран екип, започнете с това да направите управленския си стил по-полезен за хората, които вършат работата. Ясната посока, навременната обратна връзка и истинското сътрудничество винаги ще превъзхождат объркването и натиска.

Zenind помага на собствениците на бизнес да изграждат силни основи, за да могат да се фокусират върху управлението и развитието на компаниите си с увереност. Същият принцип важи и вътре в екипа: яснотата води до по-добро изпълнение, а по-доброто изпълнение води до по-добри резултати.