Съответствие на неприбуткови организации във Вирджиния: годишни декларации, подновявания и срокове

Съответствието на неприбуткова организация във Вирджиния не е еднократно подаване. То е повтарящ се набор от федерални и щатски задължения, които поддържат организацията в добро състояние, защитават данъчния ѝ освободен статут и запазват възможността ѝ да набира средства, да работи и да ползва освобождавания.

За ръководителите на неприбуткови организации най-трудната част рядко е самата документация. По-скоро трудността е да се следи кое подаване към коя институция е дължимо, кога изтича срокът и какво се случва, ако някое изискване бъде пропуснато. Практична система за съответствие помага да се избегнат закъснели такси, прекъсвания и ненужни действия по възстановяване.

Това ръководство разглежда основните задължения за съответствие на неприбуткови организации във Вирджиния, включително подавания към IRS, изисквания на Virginia SCC, регистрация за благотворително набиране на средства и подновяване на освобождаването от данък върху продажбите и употребата.

Какво обикновено включва съответствието за неприбуткови организации във Вирджиния

Повечето неприбуткови организации във Вирджиния трябва да следят четири отделни групи изисквания за съответствие:

• Федерално годишно отчитане към IRS
• Поддържане на статута на юридическото лице във Вирджиния пред State Corporation Commission
• Регистрация за благотворително набиране на средства към VDACS, ако организацията събира дарения във Вирджиния
• Поддържане на данъчното освобождаване във Вирджиния, ако организацията използва сертификат за освобождаване от данък върху продажбите и употребата

Не всяка организация ще има всички тези подавания. Църкви, определени образователни институции, политически организации и някои други групи могат да подлежат на различни правила или освобождавания. Ключът е да се потвърди кои задължения се прилагат преди началото на всеки сезон на подаване.

Федерални подавания към IRS за организации, освободени от данък

Повечето организации, освободени от данък върху дохода по раздел 501(a), трябва да подадат годишна информационна декларация или годишно електронно уведомление към IRS. Кой формуляр се прилага зависи от размера и структурата на организацията.

Кой формуляр на IRS се прилага?

• Form 990-N обикновено се използва от по-малки организации с обичайни брутни приходи от 50 000 долара или по-малко.
• Form 990-EZ е достъпен за организации с брутни приходи под 200 000 долара и общи активи под 500 000 долара в края на годината, ако те имат право да го използват.
• Form 990 се изисква за много организации, които достигат или надхвърлят праговете на IRS за подаване.
• Form 990-PF се използва от частни фондации.

Ако не сте сигурни кой документ е подходящ за вашата организация, проверете брутните приходи, общите активи и типа на организацията преди крайния срок.

Краен срок за подаване към IRS

За повечето организации с отчетна година, завършваща на 31 декември, годишната декларация към IRS се подава до 15 май. По-общо, срокът на IRS е 15-ия ден от 5-ия месец след края на данъчната година на организацията.

Ако крайният срок се падне през уикенд или официален празник, срокът се измества към следващия работен ден.

Защо подаването към IRS е важно

Годишната декларация към IRS е повече от данъчна форма. Тя е публичен документ за отчетност и един от основните записи, които кредитори, грантодатели, дарители и щатски органи могат да преглеждат. Пропускането ѝ може да доведе до санкции и в някои случаи до сериозни последици за съответствието.

Годишен отчет и поддържане на статута на юридическото лице във Virginia SCC

Корпорациите във Вирджиния трябва да подават годишен отчет към State Corporation Commission. Това важи както за местни, така и за чуждестранни корпорации, включително nonstock корпорации, които често се използват за неприбуткови структури.

Краен срок за годишния отчет във Вирджиния

Годишният отчет се дължи в последния ден на месеца, в който организацията е учредена или регистрирана да извършва дейност във Вирджиния.

Примери:

• Ако корпорацията е учредена на 10 април, годишният отчет се подава до 30 април всяка година.
• Ако организацията е регистрирана през септември, годишният отчет се подава до 30 септември.

Ако последният ден от месеца се пада през уикенд или празник, подаването трябва да бъде получено преди последния работен ден на съответния месец.

Такса за подаване и свързано плащане

Virginia SCC посочва, че няма такса за самото подаване на годишния отчет. Въпреки това се начислява отделна годишна регистрационна такса, за да остане организацията активна.

За nonstock корпорации годишната регистрационна такса е 25 долара. Неплащането на таксата или неподаването на отчета навреме може да постави юридическото лице извън добро състояние и в крайна сметка да доведе до прекратяване или отмяна.

Какво прави годишният отчет

Годишният отчет потвърждава основна информация за организацията, като например:

• Директори
• Офицери
• Адрес на основния офис

Това е и добър момент да се прегледа информацията за регистрирания представител, вътрешните управленски записи и данните за контакт. Дребни грешки тук често създават по-големи проблеми по-късно, особено когато уведомления или правни документи се изпращат на грешен адрес.

Освобождаване от данък върху продажбите и употребата във Вирджиния

Неприбутковите организации във Вирджиния не получават автоматично освобождаване от данък върху продажбите. За да отговаря на условията, организацията трябва да покрива изискванията на Virginia Tax и да кандидатства за сертификат за освобождаване чрез надлежната процедура.

Чести изисквания

Virginia Tax обикновено изисква организацията да докаже, че тя:

• Е освободена от федерален данък върху дохода по приложимите правила
• Спазва изискванията на Вирджиния за благотворително набиране на средства, ако са приложими
• Поддържа годишните административни разходи, включително заплати и набиране на средства, в рамките на изисквания лимит
• Предоставя необходимата финансова документация според нивото на приходите
• Подавa федерална декларация или еквивалентна информация, ако такава се изисква

Virginia Tax също използва Nonprofit Online за заявления, промени, подновявания и повторно издаване на сертификати за освобождаване.

Срок за подновяване

Сертификатът за освобождаване от данък върху продажбите и употребата не остава активен безкрайно без преглед. Virginia Tax позволява на организациите да подновят изтекъл или изтичащ сертификат чрез своята система за неприбуткови организации. Ако вашата организация използва това освобождаване за покупки, отбележете датата за подновяване в календара доста преди изтичането на сертификата.

Защо това има значение

Изтекло освобождаване от данък върху продажбите може да доведе до ненужни разходи и допълнителна счетоводна работа. Ако доставчиците начисляват данък върху покупки, които иначе биха били освободени, организацията може да трябва по-късно да съгласува тези начисления, а времето на персонала се натрупва бързо.

Регистрация за благотворително набиране на средства във Вирджиния

Ако вашата неприбуткова организация набира дарения във Вирджиния, регистрацията за благотворително набиране на средства е основен елемент на съответствието. Във Вирджиния това се администрира чрез Department of Agriculture and Consumer Services, Office of Charitable and Regulatory Programs.

Кой трябва да се регистрира?

По принцип организации, които възнамеряват да набират дарения във Вирджиния или чиито дарения се набират от тяхно име, трябва да се регистрират, освен ако не се прилага освобождаване.

Някои организации може да попадат извън дефиницията за регистрация или да имат право на освобождаване. Църкви, определени политически организации и някои други категории може да не се третират като благотворителни организации по закон.

Първоначална регистрация и годишно подновяване

Ако организацията подава стандартната регистрация на благотворителна организация, се изисква годишно подновяване.

Крайният срок за подновяване е 15-ия ден от 5-ия календарен месец след края на финансовата година на организацията.

При финансова година, завършваща на 31 декември, това означава, че подновяването е дължимо до 15 май.

Ако организацията не може да завърши подновяването навреме, тя може да поиска удължаване. Пропускането на срока без одобрено удължаване може да доведе до изтичане на регистрацията, което може да наложи повторно преминаване през процеса на първоначална регистрация.

Освободени организации

Някои организации могат да подадат заявление за освобождаване вместо стандартната регистрация на благотворителна организация. Ако освобождаването бъде одобрено, то не трябва да се подновява по същия начин като обичайната годишна регистрация.

Това е един от най-важните елементи, които трябва да се проверят рано, защото използването на грешен регистрационен път може да създаде ненужни забавяния и допълнителна работа по подаването.

Практически календар за съответствие на неприбуткови организации във Вирджиния

Един прост календар за съответствие помага на организацията да остане фокусирана през цялата година.

Януари до март

• Преглед на финансовите записи за предходната година
• Потвърждение кой формуляр към IRS ще се прилага
• Актуализиране на информацията за борда и офицерите
• Проверка дали се подготвят материалите за подновяване на благотворителната регистрация

Април до май

• Подаване на годишната декларация или уведомление към IRS за организации с календарна година до 15 май
• Подаване на подновяванията за благотворително набиране на средства във Вирджиния до 15-ия ден от 5-ия месец след края на финансовата година
• Проверка дали информацията за освобождаване от Virginia Tax е актуална, ако сертификатът наближава изтичане

Месецът на учредяване или регистрация

• Подаване на годишния отчет към Virginia SCC до последния ден на месеца
• Плащане на свързаната годишна регистрационна такса, за да остане юридическото лице активно

Преди основни кампании за набиране на средства

• Проверка на статуса на регистрацията за благотворително набиране на средства
• Потвърждение, че необходимите оповестявания и подновявания са актуални
• Уверяване, че страниците за дарения и кампанийните материали не съдържат остаряла информация за щатската регистрация

Често срещани грешки при съответствието

Неприбутковите организации във Вирджиния обикновено изпадат в затруднение по няколко предвидими причини:

• Объркване на федералните подавания към IRS с подаванията към Virginia SCC
• Предположение, че неприбуткова корпорация е освободена от годишен отчет
• Пропускане на срока за подновяване на благотворителната регистрация след промяна на края на финансовата година
• Забравяне, че сертификатите за освобождаване от данък върху продажбите могат да изтекат
• Третиране на всички неприбуткови организации като ако имат едни и същи задължения за подаване
• Изчакване до последната седмица преди срока, за да се съберат одобренията на борда и финансовите отчети

Тези грешки могат да бъдат предотвратени със стабилен контролен списък за съответствие и с един отговорник за календара.

Как Zenind може да помогне

Zenind подкрепя основатели и ръководители на неприбуткови организации, които се нуждаят от по-организиран начин за управление на съответствието на юридическото лице. За една неприбуткова организация във Вирджиния това означава да се държат учредителните документи, годишните срокове и отговорностите по подаване на едно място, вместо разпръснати из имейли и таблици.

Когато процесът на съответствие е структуриран, екипът ви може да прекарва по-малко време в реакция на срокове и повече време в служене на мисията.

Често задавани въпроси

Всички неприбуткови организации във Вирджиния ли подават годишен отчет?

Да, корпорациите във Вирджиния трябва да подават годишен отчет. Неприбутковите корпорации, организирани като Virginia nonstock corporations, са включени в това изискване.

Същото ли е годишният отчет във Вирджиния като Form 990 към IRS?

Не. Годишният отчет се подава към Virginia State Corporation Commission. Серията Form 990 се подава към IRS.

Всяка неприбуткова организация ли трябва да се регистрира за благотворително набиране на средства във Вирджиния?

Не. Някои организации са освободени или попадат извън дефиницията за благотворителна организация, но организациите, които набират дарения във Вирджиния, трябва да потвърдят статута си преди набирането на средства.

Подновяват ли се автоматично данъчните освобождавания за неприбуткови организации във Вирджиния?

Не непременно. Освобождаванията от данък върху продажбите и употребата трябва да се наблюдават и подновяват чрез Virginia Tax при необходимост.

Финален извод

Съответствието за неприбуткови организации във Вирджиния е управляемо, когато организацията го третира като целогодишен процес, а не като еднократна надпревара в края на годината. Поддържайте федералната декларация, годишния отчет към SCC, регистрацията за благотворително набиране на средства и подновяването на данъчното освобождаване в споделен календар и преглеждайте всяко изискване спрямо текущата финансова година и нивото на дейност на организацията.

Такъв подход намалява риска от пропуски, подпомага доброто управление и помага на неприбутковата организация да остане фокусирана върху мисията си.