Virginian voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden vaatimustenmukaisuus: vuosittaiset ilmoitukset, uusimiset ja määräajat

Virginian voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden vaatimustenmukaisuus ei ole yksi ainoa ilmoitus. Se on toistuvien liittovaltion ja osavaltion velvoitteiden kokonaisuus, joka pitää organisaation hyvässä asemassa, suojaa verovapaan aseman ja säilyttää mahdollisuuden varainhankintaan, toimintaan ja vapautuksiin.

Voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden johtajille vaikeinta ei yleensä ole itse paperityö. Vaikeinta on seurata, mikä ilmoitus kuuluu mille viranomaiselle, milloin määräaika on ja mitä tapahtuu, jos jokin vaatimus jää hoitamatta. Käytännöllinen vaatimustenmukaisuusjärjestelmä auttaa ehkäisemään myöhästymismaksuja, katkoja ja vältettävissä olevaa uudelleenvoimaannuttamistyötä.

Tämä opas käy läpi Virginian voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden keskeiset vaatimustenmukaisuusvelvoitteet, mukaan lukien IRS-ilmoitukset, Virginian SCC-vaatimukset, varainhankinnan rekisteröinti sekä myynti- ja käyttöveron vapautuksen uusiminen.

Mitä Virginian voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden vaatimustenmukaisuus yleensä kattaa

Useimpien Virginian voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden on seurattava neljää erillistä vaatimustenmukaisuuden osa-aluetta:

• Liittovaltion vuosiraportointi IRS:lle
• Organisaation ylläpito Virginian State Corporation Commissionissa
• Varainhankinnan rekisteröinti VDACS:ssä, jos organisaatio kerää lahjoituksia Virginiassa
• Virginian verovapautuksen ylläpito, jos organisaatio käyttää myynti- ja käyttöveron vapautustodistusta

Kaikilla organisaatioilla ei ole kaikkia ilmoituksia. Kirkot, tietyt oppilaitokset, poliittiset organisaatiot ja jotkin muut ryhmät voivat kuulua erilaisten sääntöjen tai vapautusten piiriin. Tärkeintä on varmistaa, mitkä velvoitteet koskevat organisaatiota ennen kunkin ilmoituskierroksen alkua.

Liittovaltion IRS-ilmoitukset verovapaille organisaatioille

Useimpien organisaatioiden, jotka on vapautettu tuloverosta 501(a)-pykälän perusteella, on toimitettava vuosittainen tietoilmoitus tai vuosittainen sähköinen ilmoitus IRS:lle. Se, mikä lomake soveltuu, riippuu organisaation koosta ja rakenteesta.

Mikä IRS-lomake soveltuu?

• Lomake 990-N on yleensä pienille organisaatioille, joiden tavanomaiset bruttotulot ovat enintään 50 000 dollaria.
• Lomake 990-EZ on käytettävissä organisaatioille, joiden bruttotulot ovat alle 200 000 dollaria ja joiden varat ovat tilikauden lopussa alle 500 000 dollaria, jos ne muutoin ovat oikeutettuja käyttämään sitä.
• Lomake 990 vaaditaan monilta organisaatioilta, jotka ylittävät IRS:n ilmoitusrajat.
• Lomake 990-PF on yksityisille säätiöille.

Jos et ole varma, mikä ilmoitus sopii organisaatiollesi, tarkista bruttotulot, kokonaisvarat ja organisaation tyyppi ennen määräpäivää.

IRS:n määräaika

Useimmille organisaatioille, joiden tilikausi päättyy 31. joulukuuta, vuosittainen IRS-ilmoitus on jätettävä 15. toukokuuta mennessä. Yleisemmin IRS:n määräpäivä on organisaation verovuoden päättymistä seuraavan viidennen kuukauden 15. päivä.

Jos määräpäivä osuu viikonlopulle tai lailliselle pyhäpäivälle, määräaika siirtyy seuraavaan arkipäivään.

Miksi IRS-ilmoitus on tärkeä

IRS:n vuosittainen ilmoitus on enemmän kuin veroilmoitus. Se on julkinen vastuullisuusasiakirja ja yksi tärkeimmistä tiedoista, joita lainanantajat, apurahojen myöntäjät, lahjoittajat ja osavaltion viranomaiset voivat tarkastella. Sen laiminlyönti voi aiheuttaa seuraamuksia ja joissakin tapauksissa vakavia vaatimustenmukaisuuden seuraamuksia.

Virginian SCC:n vuosiraportti ja organisaation ylläpito

Virginian yritysten on toimitettava vuosiraportti State Corporation Commissionille. Tämä koskee sekä Virginian sisäisiä että ulkopuolisia yhtiöitä, mukaan lukien voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa yleisesti käytettävät nonstock-yhtiöt.

Virginian vuosiraportin määräaika

Vuosiraportti on toimitettava sen kuukauden viimeisenä päivänä, jona organisaatio perustettiin tai rekisteröitiin toimimaan Virginiassa.

Esimerkkejä:

• Jos yhtiö perustettiin 10. huhtikuuta, vuosiraportti on toimitettava vuosittain 30. huhtikuuta mennessä.
• Jos organisaatio rekisteröitiin syyskuussa, vuosiraportti on toimitettava 30. syyskuuta mennessä.

Jos kuukauden viimeinen päivä osuu viikonlopulle tai pyhäpäivälle, ilmoitus on vastaanotettava ennen kyseisen kuukauden viimeistä arkipäivää.

Maksu ja siihen liittyvä vuosimaksu

Virginian SCC:n mukaan vuosiraportin jättämisestä itsestään ei peritä maksua. Aktiivisena pysymiseksi peritään kuitenkin erillinen vuosirekisteröintimaksu.

Nonstock-yhtiöille vuosirekisteröintimaksu on 25 dollaria. Maksun maksamatta jättäminen tai raportin jättämättä jättäminen ajoissa voi johtaa siihen, että organisaatio menettää hyvä aseman ja voi lopulta johtaa lakkauttamiseen tai peruutukseen.

Mitä vuosiraportti tekee

Vuosiraportti vahvistaa perustiedot, kuten:

• Hallituksen jäsenet
• Toimihenkilöt
• Päätoimipaikan osoite

Se on myös hyvä hetki tarkistaa rekisteröidyn asiamiehen tiedot, sisäiset hallintodokumentit ja yhteystiedot. Pienet virheet tässä aiheuttavat usein suurempia ongelmia myöhemmin, erityisesti silloin, kun ilmoituksia tai oikeudellisia asiakirjoja lähetetään väärään osoitteeseen.

Virginian myynti- ja käyttöveron vapautus

Virginian voittoa tavoittelemattomat organisaatiot eivät saa myyntiverovapautusta automaattisesti. Kelpoisuuden saamiseksi organisaation on täytettävä Virginian Taxin vaatimukset ja haettava vapautustodistusta oikean menettelyn kautta.

Yleiset vaatimukset

Virginian Tax edellyttää yleensä, että organisaatio osoittaa seuraavaa:

• Se on vapautettu liittovaltion tuloverosta soveltuvien sääntöjen perusteella
• Se noudattaa Virginian varainhankintaa koskevia vaatimuksia, jos niitä sovelletaan
• Sen vuosittaiset hallinnolliset kulut, mukaan lukien palkat ja varainhankinta, pysyvät vaaditun rajan sisällä
• Se toimittaa tarvittavat talousasiakirjat tulotasosta riippuen
• Se toimittaa liittovaltion ilmoituksen tai sitä vastaavat tiedot, jos sellainen vaaditaan

Virginian Tax käyttää myös Nonprofit Online -järjestelmää hakemuksiin, muutoksiin, uusimisiin ja vapautustodistusten uudelleen tulostamiseen.

Uusimisen ajoitus

Myynti- ja käyttöveron vapautustodistus ei pysy voimassa ikuisesti ilman tarkistusta. Virginian Tax sallii organisaatioiden uusia vanhentuneen tai vanhentumassa olevan vapautuksen nonprofit-järjestelmän kautta. Jos organisaatio käyttää tätä vapautusta hankintoihin, merkitse uusimispäivä kalenteriin hyvissä ajoin ennen todistuksen vanhenemista.

Miksi tämä on tärkeää

Päättynyt myyntiverovapautus voi aiheuttaa tarpeettomia kustannuksia ja kirjanpidollista selvitystyötä. Jos toimittajat veloittavat veroa hankinnoista, joiden pitäisi muuten olla vapautettuja, organisaation voi olla tarpeen sovittaa nämä veloitukset myöhemmin, ja henkilöstön aika kuluu nopeasti.

Virginian varainhankinnan rekisteröinti

Jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi kerää lahjoituksia Virginiassa, varainhankinnan rekisteröinti on merkittävä vaatimustenmukaisuusasia. Virginiassa tätä hoidetaan Department of Agriculture and Consumer Servicesin, Office of Charitable and Regulatory Programsin kautta.

Kenen on rekisteröidyttävä?

Yleisesti ottaen organisaatioiden, jotka aikovat kerätä lahjoituksia Virginiassa tai joiden puolesta lahjoituksia kerätään, on rekisteröidyttävä, ellei vapautusta sovelleta.

Jotkin organisaatiot voivat jäädä rekisteröintimääritelmän ulkopuolelle tai täyttää vapautuksen ehdot. Kirkot, tietyt poliittiset organisaatiot ja jotkin muut luokat eivät välttämättä ole lain mukaan hyväntekeväisyysorganisaatioita.

Alkuperäinen rekisteröinti ja vuosittainen uusiminen

Jos organisaatio tekee tavallisen hyväntekeväisyysjärjestön rekisteröinnin, vuosittainen uusiminen on pakollinen.

Uusimisen määräaika on viidennen kalenterikuukauden 15. päivä organisaation tilikauden päättymisen jälkeen.

Jos tilikausi päättyy 31. joulukuuta, uusiminen on tehtävä 15. toukokuuta mennessä.

Jos organisaatio ei pysty saattamaan uusimista päätökseen ajoissa, se voi hakea lisäaikaa. Määräajan laiminlyönti ilman hyväksyttyä lisäaikaa voi johtaa rekisteröinnin raukeamiseen, mikä voi pakottaa organisaation palaamaan alkuperäiseen rekisteröintiprosessiin.

Vapautetut organisaatiot

Jotkin organisaatiot voivat tavallisen hyväntekeväisyysjärjestön rekisteröinnin sijaan jättää vapautushakemuksen. Jos vapautus myönnetään, sitä ei tarvitse uusia samalla tavalla kuin tavallista vuosittaista rekisteröintiä.

Tämä on yksi tärkeimmistä asioista tarkistaa varhain, koska väärän rekisteröintipolun käyttäminen voi aiheuttaa vältettäviä viivästyksiä ja ylimääräistä ilmoitustyötä.

Käytännöllinen Virginian voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden vaatimustenmukaisuuden kalenteri

Yksinkertainen vaatimustenmukaisuuden kalenteri auttaa organisaatiota pysymään ajan tasalla koko vuoden ajan.

Tammikuu–maaliskuu

• Tarkista edellisen vuoden talousasiakirjat
• Vahvista, mikä IRS-ilmoitus soveltuu
• Päivitä hallituksen ja toimihenkilöiden tiedot
• Tarkista, valmistellaanko varainhankinnan uusimismateriaaleja

Huhtikuu–toukokuu

• Jätä kalenterivuoden ilmoittajien IRS:n vuosittainen ilmoitus tai sähköinen ilmoitus 15. toukokuuta mennessä
• Jätä Virginian varainhankinnan uusimiset viidennen kuukauden 15. päivään mennessä tilikauden päättymisestä
• Varmista, että Virginian Tax -vapautustiedot ovat ajan tasalla, jos todistus on lähestymässä vanhenemista

Perustamis- tai rekisteröintikuukausi

• Jätä Virginian SCC:n vuosiraportti kuukauden viimeiseen päivään mennessä
• Maksa siihen liittyvä vuosirekisteröintimaksu, jotta organisaatio pysyy aktiivisena

Ennen suuria varainhankintakampanjoita

• Varmista varainhankinnan rekisteröinnin tila
• Varmista, että vaaditut ilmoitukset ja uusimiset ovat ajan tasalla
• Varmista, että lahjoitussivuilla ja kampanjamateriaaleissa ei ole vanhentuneita osavaltion rekisteröintitietoja

Yleiset vaatimustenmukaisuusvirheet

Virginian voittoa tavoittelemattomat organisaatiot joutuvat yleensä ongelmiin muutamasta ennustettavasta syystä:

• Liittovaltion IRS-ilmoitusten sekoittaminen Virginian SCC:n ilmoituksiin
• Olettamus, että voittoa tavoittelematon yhtiö on vapautettu vuosiraporteista
• Varainhankinnan uusimisen määräajan unohtaminen tilikauden muutoksen jälkeen
• Unohtaminen, että myyntiverovapautustodistukset voivat vanhentua
• Kaikkien voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden käsitteleminen ikään kuin niillä olisi samat ilmoitusvelvoitteet
• Odottaminen viimeiseen viikkoon ennen määräaikaa hallituksen hyväksyntöjen ja talousasiakirjojen keräämisessä

Nämä virheet voidaan välttää pysyvällä vaatimustenmukaisuuden tarkistuslistalla ja yhdellä vastuuhenkilöllä, joka hallitsee kalenteria.

Miten Zenind voi auttaa

Zenind tukee perustajia ja voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden johtajia, jotka tarvitsevat järjestelmällisemmän tavan hallita organisaation vaatimustenmukaisuutta. Virginian voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle tämä tarkoittaa perustamisasiakirjojen, vuosittaisten määräaikojen ja ilmoitusvastuiden pitämistä näkyvillä yhdessä paikassa sen sijaan, että ne olisivat hajallaan sähköpostiketjuissa ja taulukoissa.

Kun vaatimustenmukaisuusprosessi on jäsennelty, tiimisi voi käyttää vähemmän aikaa määräaikojen reaktiiviseen hoitamiseen ja enemmän aikaa tehtävän toteuttamiseen.

Usein kysytyt kysymykset

Jättävätkö kaikki Virginian voittoa tavoittelemattomat organisaatiot vuosiraportin?

Kyllä, Virginian yritysten on jätettävä vuosiraportti. Virginian nonstock-yhtiöiksi organisoidut voittoa tavoittelemattomat yhtiöt kuuluvat tähän vaatimukseen.

Onko Virginian vuosiraportti sama asia kuin IRS:n lomake 990?

Ei. Vuosiraportti jätetään Virginian State Corporation Commissionille. Lomake 990 -sarja jätetään IRS:lle.

Tarvitseeko jokainen voittoa tavoittelematon organisaatio varainhankinnan rekisteröinnin Virginiassa?

Ei. Jotkin organisaatiot ovat vapautettuja tai jäävät hyväntekeväisyysorganisaation määritelmän ulkopuolelle, mutta Virginiassa lahjoituksia keräävien organisaatioiden tulisi varmistaa asemansa ennen varainhankinnan aloittamista.

Uusiutuvatko Virginian voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden verovapautukset automaattisesti?

Ei välttämättä. Myynti- ja käyttöveron vapautuksia tulisi seurata ja uusia Virginian Taxin kautta tarpeen mukaan.

Lopputiivistelmä

Virginian voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden vaatimustenmukaisuus on hallittavissa, kun organisaatio käsittelee sitä ympärivuotisena prosessina eikä kerran vuodessa alkavana kiireenä. Pidä liittovaltion ilmoitus, SCC:n vuosiraportti, varainhankinnan rekisteröinti ja verovapautuksen uusiminen yhteisellä kalenterilla, ja arvioi jokainen vaatimus organisaation nykyisen tilikauden ja toiminnan tason perusteella.

Tällainen toimintatapa vähentää ilmoitusriskiä, tukee hyvää hallintoa ja auttaa organisaatiota pysymään keskittyneenä tehtäväänsä.