Учредителни документи за nonprofit организация във Вашингтон: как да подадете, какво да включите и чести грешки

Стартирането на nonprofit организация във Вашингтон започва с едно основно подаване: учредителните документи. Този документ създава юридическото лице, определя целта на nonprofit организацията и поставя основата за управление, планиране на данъчно освобождаване и съответствие.

За основателите учредителните документи не са просто формалност. Те са документът, който казва на щата, IRS, дарителите и бъдещите членове на управителния съвет за какво съществува организацията и как ще работи. Внимателното подаване помага да се избегнат забавяния, откази и последващи данъчни проблеми.

Ако създавате nonprofit организация във Вашингтон, целта е първото подаване да бъде пълно, точно и съгласувано както с щатското право, така и с федералните данъчни изисквания.

Какво правят учредителните документи за nonprofit организация във Вашингтон

Учредителните документи изпълняват няколко важни функции:

• Те юридически създават nonprofit корпорацията.
• Те запазват името на организацията в щата, след като подаването бъде прието.
• Те определят целта на nonprofit организацията.
• Те установяват първоначалния регистриран агент и регистрирания офис.
• Те посочват първоначалните директори и включват всички изисквани разпоредби за управление.
• Те поставят основата за бъдещо признаване като организация с данъчно освобождаване, ако това е планът.

На практика учредителните документи са правният акт за раждане на nonprofit организацията. Без тях юридическото лице не съществува като корпорация съгласно закона на Вашингтон.

Кой трябва да ги подаде

Всяка група, която иска да създаде nonprofit корпорация във Вашингтон, трябва да подаде учредителни документи до Secretary of State.

Тази стъпка е особено важна, ако организацията планира да:

• кандидатства за федерален данъчен статус с освобождаване;
• открие банковa сметка на името на nonprofit организацията;
• наема служители или външни изпълнители;
• набира средства публично;
• подписва договори за наем, грантове или с доставчици като корпорация.

Ако вашата организация ще събира средства от обществеността, имайте предвид, че може да се изисква и отделна регистрация за благотворителна дейност, различна от корпоративното подаване.

Каква информация обикновено се изисква във Вашингтон

Учредителните документи за nonprofit организация във Вашингтон трябва да включват няколко основни елемента. Преди подаване се уверете, че разполагате с всеки от тях.

Точният формат на подаване може да варира в зависимост от това дали подавате онлайн или използвате хартиения формуляр, но това са основните елементи, които щатът очаква да види.

Изберете подходящо име

Името на вашата nonprofit организация трябва да е свободно, различимо и съобразено с мисията на организацията.

Доброто име на nonprofit организация трябва да бъде:

• лесно за запомняне;
• съгласувано с мисията;
• да не е объркващо подобно на вече съществуващо юридическо лице във Вашингтон;
• подходящо за бъдещо брандиране, кандидатстване за грантове и комуникация с дарители.

Преди подаване проверете наличността на името чрез business search на Secretary of State на Вашингтон. Ако предпочитаното име не е свободно, изберете резервен вариант преди да започнете процеса на подаване.

Посочете целта ясно

Законът на Вашингтон позволява nonprofit организации да бъдат създавани за всяка законна цел, включително благотворителна, образователна, гражданска, религиозна, научна, културна, социална, спортна и други мисии, ориентирани към обществена полза.

Клаузата за целта трябва да прави две неща добре:

• да описва мисията на организацията на ясен и конкретен език;
• да остане достатъчно широка, за да подкрепя бъдещи програми, без да налага скъпа промяна по-късно.

Ако възнамерявате да кандидатствате за федерално данъчно освобождаване, особено като 501(c)(3), текстът за целта трябва също да е съгласуван с изискванията на IRS. Неясна или прекалено широка цел може да създаде избегаеми проблеми по-късно.

Силната клауза за целта обикновено е една от най-важните части на подаването.

Включете правилната информация за регистрирания агент

Всяка nonprofit организация във Вашингтон трябва да посочи регистриран агент и да предостави адрес на регистриран офис.

Регистрираният агент е лицето или организацията, упълномощени да получават правни уведомления и официални документи от името на nonprofit организацията.

Във Вашингтон регистрираният агент обикновено трябва да бъде:

• физическо лице, което е резидент на Вашингтон, или
• nonprofit корпорация, for-profit корпорация или LLC, упълномощени да извършват дейност във Вашингтон.

Регистрираният офис трябва да бъде реално физическо местоположение във Вашингтон. Пощенска кутия може да се използва само като пощенски адрес, ако е предоставен и физическият уличен адрес.

Това е често място, където подаванията се забавят. Ако информацията за регистрирания агент е непълна или несъгласувана, щатът може да отхвърли подаването.

Разберете изискването за директори

Nonprofit организацията трябва да посочи първоначалната структура на своя борд.

Поне бордът трябва да се състои от едно или повече физически лица. Ако създавате публична благотворителна организация, която търси федерално данъчно освобождаване, законът на Вашингтон може да изисква трима директори.

Преди подаване решете:

• Кой ще бъде в първоначалния борд.
• Колко директори ще има организацията.
• Дали този брой ще бъде фиксиран в учредителните документи или ще се урежда в устава.

Много nonprofit организации поставят правилата за размера на борда в устава, за да могат по-лесно да ги променят с растежа си.

Решете дали организацията ще има членове

Някои nonprofit организации във Вашингтон имат законови членове, а други нямат.

Ако организацията ще има членове с законни права на глас съгласно закона на Вашингтон, учредителните документи трябва да го посочват. Ако няма да има членове с такива права, учредителните документи трябва ясно да заявят, че корпорацията няма да има членове.

Този избор влияе върху управлението, правата на глас и вземането на решения. Той трябва да бъде направен съзнателно, а не да остане неясен.

Добавете клауза за прекратяване отрано

Клаузата за прекратяване описва какво се случва с активите на nonprofit организацията, ако тя бъде прекратена.

Това е важно по две причини:

• Корпоративното право на Вашингтон изисква разпоредба за прекратяване.
• Стандартите за федерално данъчно освобождаване могат да изискват специфичен текст, ако организацията кандидатства за статус 501(c)(3).

За повечето благотворителни nonprofit организации клаузата за прекратяване трябва да насочи останалите активи към друга квалифицирана nonprofit организация или към освободени цели, в съответствие с правилата на IRS.

Не третирайте това като стандартен текст. Лоша клауза за прекратяване е честа причина одобрението от IRS да се забави.

Не пренебрегвайте федералните изисквания за данъчно освобождаване

Много основатели се фокусират само върху щатското подаване и забравят IRS.

Това е грешка.

Ако организацията планира да кандидатства за данъчно освобождаване, учредителните документи трябва да бъдат изготвени с оглед на федералните организационни изисквания. Щатът може да приеме подаване, което все пак е недостатъчно за целите на IRS.

Преди подаване се уверете, че учредителните документи подкрепят целевия данъчен статус, като включват:

• съвместима клауза за целта;
• подходяща клауза за прекратяване;
• разпоредби за управление, които не противоречат на статута с данъчно освобождаване.

Много по-лесно е това да бъде направено правилно в началото, отколкото документът да се изменя по-късно.

Подайте онлайн или на хартия

Вашингтон предоставя варианти за подаване на учредителни документи за nonprofit организации, включително онлайн подаване чрез Secretary of State и подаване на хартия.

Онлайн подаването често е по-бързо и по-удобно за повечето основатели. Хартиеното подаване може да е подходящо в някои ситуации, особено когато организацията иска да прегледа внимателно всички приложения преди изпращане.

Преди подаване потвърдете:

• текущата такса за подаване;
• дали се прилага намалена такса;
• дали се предлага експресна услуга;
• дали информацията за регистрирания агент и офиса на nonprofit организацията е пълна.

Тъй като таксите и възможностите за обработка могат да се променят, винаги проверявайте актуалните инструкции на Secretary of State, преди да подадете.

Какво се случва след подаването

След като учредителните документи бъдат приети, nonprofit организацията трябва бързо да премине към следващите стъпки по създаването.

1. Приемете устав

Уставът определя как корпорацията работи вътрешно. Той трябва да обхваща заседанията на борда, ролите на офицерите, гласуването, комисиите, конфликтите на интереси и други правила за управление.

2. Проведете организационно заседание

На първото заседание на борда директорите обикновено одобряват устава, назначават офицери, разрешават откриване на банкови сметки и приемат първоначални решения.

3. Кандидатствайте за EIN

Nonprofit организацията обикновено ще има нужда от Employer Identification Number от IRS, за да открие банкова сметка, да наеме персонал и да подава данъчни документи.

4. Регистрирайте се за благотворителна дейност, ако е необходимо

Ако организацията ще събира дарения във Вашингтон, може да се изисква допълнителна регистрация за благотворителна дейност.

5. Създайте проследяване на съответствието

Nonprofit организациите трябва да следят годишните отчети, документите за управление и всички щатски или федерални декларации, свързани с дейността им.

Чести грешки, които да избягвате

Много нови nonprofit организации попадат в едни и същи предотвратими проблеми.

Подаване на неясна клауза за целта

Обща мисия може да звучи добре, но може да не е достатъчна за планиране на данъчно освобождаване.

Използване на неправилна клауза за прекратяване

Това е често срещан проблем за организации, които търсят статус 501(c)(3).

Забравяне на данните за регистрирания агент

Липсващ или неправилен адрес може да забави подаването.

Избор на име твърде рано

Направете правилна проверка на името, преди да печатате материали или да създавате бранд.

Несъответствие между устава и учредителните документи

Учредителните документи и уставът трябва да работят заедно, а не да си противоречат.

Предположение, че щатското подаване е същото като регистрацията за благотворителна дейност

Не е така. Това са отделни стъпки за съответствие.

Как Zenind може да помогне

Zenind подкрепя основателите, които искат по-организиран процес на учредяване.

Ако създавате nonprofit организация във Вашингтон, Zenind може да ви помогне да останете фокусирани върху последователността на подаване, да поддържате съгласуваност между документите за учредяване и да намалите риска от избегаеми грешки по време на setup. Това е особено полезно, когато едновременно управлявате щатското подаване, документите за управление, стъпките за EIN и планирането на данъчно освобождаване.

За основателите, които искат по-гладък работен процес при учредяване, подреденото управление на документите може да спести време и да намали стреса.

Често задавани въпроси

Трябват ли ми учредителни документи, преди да мога да открия банкова сметка?

Обикновено да. Банките обикновено изискват подадените учредителни документи, EIN и организационните документи, преди да открият сметка.

Може ли един човек да създаде nonprofit организация във Вашингтон?

Едно лице обикновено може да бъде учредител, но корпорацията все пак се нуждае от правилна структура на управление и борд на директорите.

Автоматично ли е nonprofit организацията данъчно освободена след подаване?

Не. Щатското учредяване и федералното данъчно освобождаване са отделни процеси.

Трябва ли да се регистрирам в щата, ако набирам средства?

Може би. Ако организацията ще събира дарения от обществеността, може да се изисква регистрация за благотворителна дейност в допълнение към корпоративното подаване.

Заключение

Учредителните документи за nonprofit организация във Вашингтон са основата на организацията. Пълно и внимателно изготвено подаване трябва да обхваща името, целта, регистрирания агент, директорите, членовете и клаузата за прекратяване, като същевременно остава съгласувано с федералните данъчни цели на nonprofit организацията.

Ако направите подаването правилно от първия път, всичко, което следва, става по-лесно: устав, решения на борда, банкови услуги, грантове и заявления за данъчно освобождаване.

Преди да подадете, прегледайте актуалните инструкции на Secretary of State, потвърдете управленските решения на организацията и се уверете, че учредителните документи подкрепят както съответствието със щатските изисквания, така и дългосрочната дейност на nonprofit организацията.