Работете по-умно, не по-трудно: Практическо ръководство за предприемачи и собственици на малък бизнес

Създаването на бизнес изисква енергия, устойчивост и постоянни усилия. В ранните етапи предприемачите често изпълняват всички роли едновременно: основател, търговец, маркетолог, оператор, служба за клиенти и мениджър по съответствието. Усърдната работа е важна, но сама по себе си не е стратегия.

Бизнесите, които оцеляват дългосрочно, обикновено са тези, които се научават да използват времето разумно. Те изграждат системи, делегират ефективно, автоматизират повтарящи се задачи и се фокусират върху дейностите, които действително придвижват бизнеса напред. Това е истинският смисъл на това да работиш по-умно, а не по-трудно.

За новите собственици на бизнес този начин на мислене е особено важен. Компания, изградена върху хаос, става все по-трудна за управление с растежа си. Компания, изградена върху ясни процеси, става по-лесна за мащабиране. Ако искате да прекарвате по-малко време в гасене на пожари и повече време в създаване на стойност, решението не е просто да работите повече часове. Решението е да изградите по-добър оперативен модел.

Защо усърдната работа сама по себе си не е достатъчна

В началото напредъкът чрез огромни усилия може да изведе бизнеса далеч. Учите се, тествате и вършите всичко сами. Това е нормален етап. Но ако продължите да работите по същия начин, след като бизнесът започне да расте, можете да си поставите таван.

Усърдната работа става по-малко ефективна, когато не е съчетана със структура. Може да сте заети през целия ден и пак да не постигате значим напредък. Може да отговаряте на всяко съобщение, да изпълнявате всяка задача сами и да стоите до късно всяка вечер, но въпреки това да се затруднявате да увеличите приходите или да подобрите маржовете.

Да работите по-умно означава да зададете различен въпрос: кои задачи наистина изискват вашето време и кои могат да бъдат опростени, делегирани, автоматизирани или елиминирани?

Започнете със стабилна бизнес основа

Едно от най-умните неща, които предприемачът може да направи, е да подреди бизнеса правилно още от самото начало. Подходящата структура ви помага да останете организирани, да защитите границата между личното и бизнесните финанси и да създадете по-чист път към съответствието.

Това започва с избора на правилното юридическо лице според целите ви, независимо дали това е LLC, корпорация или друга структура, която отговаря на вашата ситуация. То включва и правилно подаване на документите за учредяване, поддържане на записи и разбиране на текущите изисквания, които идват с управлението на бизнес в Съединените щати.

Когато тези основи са подредени отрано, намалявате риска от скъпи грешки по-късно. Вместо да преследвате документи или да поправяте предотвратими проблеми, можете да се съсредоточите върху клиентите, развитието на продукта и растежа.

За много основатели използването на услуга като Zenind помага този процес да стане по-управляем. Zenind подкрепя предприемачите с инструменти за учредяване на бизнес и за съответствие, които могат да намалят административното натоварване и да следят важните подавания навреме.

Автоматизирайте повтарящата се работа, когато е възможно

Ако една задача се случва отново и отново, тя е кандидат за автоматизация.

Автоматизацията е един от най-прекия начини да работите по-умно, защото спестява време, без да жертва последователността. В малък бизнес дори няколко автоматизирани работни потока могат да донесат осезаеми ползи.

Примери:

• Имейл отговори, които потвърждават получаването на запитване от клиент
• Напомняния за фактури, които се изпращат по график
• Линкове за календар, които улесняват записването на срещи
• Счетоводни инструменти, които категоризират повтарящи се транзакции
• Напомняния за съответствие, които ви предупреждават преди наближаване на крайни срокове

Целта не е да премахнете цялото човешко участие. Целта е да спрете да влагате човешки усилия в задачи, с които софтуерът може да се справя надеждно. Когато автоматизирате рутинната работа, запазвате вниманието си за решения, които изискват преценка.

Делегирайте рано, а не късно

Много основатели чакат твърде дълго, преди да делегират. Казват си, че никой друг не може да свърши работата толкова добре, или че възлагането ще струва прекалено много. В действителност, липсата на делегиране често струва повече.

Ако вие сте единственият човек, който държи всички процеси заедно, бизнесът ви става зависим от личната ви наличност. Това създава риск. По-умният подход е да определите задачите, които са важни, но не изискват пряко вашето участие.

Подходящи задачи за делегиране са:

• Счетоводство и подкрепа за обработка на заплати
• Планиране на публикации в социалните мрежи
• Административно проследяване
• Поддръжка на уебсайта
• Основно обслужване на клиенти
• Правни и compliance задачи, които изискват последователност, а не креативност

Делегирането работи най-добре, когато първо документирате процеса. Дори обикновен контролен списък може да превърне неясната задача в повторяемa. След като задачата е документирана, по-лесно е да бъде предадена, наблюдавана и подобрявана.

Изграждайте системи преди да имате нужда от тях

Системите са това, което прави бизнеса мащабируем. Без системи всеки нов клиент, служител или продажба създава още стрес. Със системи растежът става по-управляем.

Системата не е нужно да е сложна. Тя може да е толкова проста, колкото стандартна оперативна процедура за onboarding на клиент или контролен списък за месечни задачи по съответствието. Важното е процесът да е повторяем и ясен.

Силните системи обикновено отговарят на четири въпроса:

• Какво трябва да се случи?
• Кой е отговорен?
• Кога трябва да се случи?
• Как разбираме, че е изпълнено правилно?

Този вид структура намалява умората от вземане на решения. Тя също така улеснява обучението на нови хора, поддържането на качество и мащабирането без постоянно изобретяване на колелото.

Използвайте технологията, за да спестявате време, а не да създавате шум

Технологията трябва да опростява работния ви процес, но само ако я използвате целенасочено. Много бизнеси натрупват софтуерни инструменти, без да изграждат ясен процес около тях. Това води до хаос, дублиране на усилия и объркване.

Избирайте инструменти, които решават реален проблем. Добър технологичен стек трябва да прави поне едно от следните неща:

• Да спестява време при повтаряща се работа
• Да подобрява видимостта върху бизнес резултатите
• Да намалява ръчните грешки
• Да улеснява сътрудничеството
• Да ви помага да отговаряте по-бързо на клиентите

Най-добрите системи обикновено са тези, които екипът ви може действително да поддържа. Една олекотена конфигурация, която всички разбират, е по-добра от сложен стек, който никой не използва последователно.

Фокусирайте се върху дейности с висока стойност

Не всяка задача заслужава еднакво внимание. Един от най-важните навици за работа по-умно е да се научите да различавате заетостта от дейността с висока стойност.

Работата с висока стойност обикновено включва:

• Продажба на продукта или услугата ви
• Подобряване на офертата ви
• Укрепване на взаимоотношенията с клиентите
• Изграждане на партньорства
• Усъвършенстване на ценовата ви стратегия
• Решаване на стратегически проблеми

Работата с ниска стойност често изглежда продуктивна, но не придвижва бизнеса особено много. Това може да включва прекомерно управление на входящата поща, безкрайно форматиране, прекалено сложни отчети или многократно преразглеждане на решения, които вече трябва да са окончателни.

Ако искате да растете, пазете време за работата, която само вие можете да вършите. Всичко останало трябва да се преглежда с нагласа към опростяване.

Избирайте по-добри клиенти и по-добри възможности

Друг начин да работите по-умно е да бъдете селективни относно възможностите, които преследвате. Не всички клиенти са еднакво печеливши и не всеки потенциален клиент заслужава еднакво усилие.

Понякога по-малък брой по-подходящи клиенти е по-ценен от голям обем трудни, с нисък марж клиенти. Същото важи и за партньорства, доставчици и канали.

Когато оценявате възможности, питайте:

• Съответства ли това на основните ни силни страни?
• Вероятно ли е клиентът да купи отново?
• Ще се мащабира ли връзката ефективно?
• Създава ли работата дългосрочна стойност?
• Съобразено ли е усилието с текущия етап на растеж?

По-доброто таргетиране намалява пропилените усилия и подобрява възвръщаемостта на времето.

Поддържайте съответствието просто и последователно

Съответствието е една от най-честите области, в които собствениците на малък бизнес губят време. Крайни срокове за подаване, водене на записи и изисквания на щата може да не са бляскави, но пренебрегването им създава излишен риск.

Умен процес за съответствие трябва да е достатъчно прост, за да се поддържа, и достатъчно надежден, за да му се доверите. Това означава да следите важните дати, да организирате документите и да определите отговорност за повтарящите се задачи.

Това е още едно място, където технологиите и помощните инструменти могат да бъдат полезни. Zenind предлага подкрепа за учредяване на бизнес и за съответствие, създадена да помага на предприемачите да останат организирани, докато растат. За заетите основатели такава подкрепа може да направи реална разлика в намаляването на административната тежест.

По-умен начин на мислене за растеж

Да работите по-умно не означава да избягвате усилието. Означава да правите усилието смислено. Най-успешните предприемачи обикновено не печелят, защото работят най-много часове. Печелят, защото вземат по-добри решения къде да отива времето им.

Този начин на мислене се вижда в малките ежедневни избори:

• Документиране на процес вместо повторение по памет
• Автоматизиране на напомняне вместо разчитане на волята
• Делегиране на задача вместо задържането ѝ твърде дълго
• Избор на стабилна бизнес основа вместо прибързано учредяване
• Време за стратегия вместо постоянна реакция

С времето тези избори се натрупват. Бизнес, който работи чрез системи, става по-лесен за управление, по-лесен за мащабиране и по-лесен за продажба, ако някога дойде този ден.

Финален контролен списък за работа по-умно

Ако искате да приложите този подход на практика, започнете оттук:

• Подредете бизнеса правилно от първия ден
• Използвайте инструменти, които намаляват повтарящата се работа
• Делегирайте задачи, които не изискват вашето пряко внимание
• Документирайте повтарящите се процеси
• Преглеждайте времето си и елиминирайте задачи с ниска стойност
• Следете крайните срокове и отговорностите по съответствието
• Фокусирайте се върху клиентите и възможностите с най-висока възвръщаемост

Успехът все още изисква усилие. Но правилният вид усилие, приложен към правилните задачи, е това, което създава инерция.

За предприемачите, които искат да изградят бизнес с по-малко триене и повече контрол, най-умният ход често е първо да опростят основата, а след това да мащабират оттам.