Ауыр емес, ақылды жұмыс істеу: кәсіпкерлер мен шағын бизнес иелері үшін практикалық нұсқаулық

Бизнес құру көп энергияны, табандылықты және үздіксіз еңбекті талап етеді. Алғашқы кезеңдерде кәсіпкерлер көбіне бірден бірнеше рөлді қатар атқарады: негізін қалаушы, сатушы, маркетолог, операциялық менеджер, клиенттерге қолдау көрсету маманы және сәйкестікке жауапты адам. Қатты еңбек маңызды, бірақ тек еңбек етудің өзі стратегия емес.

Ұзақ өмір сүретін бизнестер әдетте уақытты тиімді пайдалануды үйренетін компаниялар болады. Олар жүйелер құрады, міндеттерді тиімді бөліседі, қайталанатын жұмысты автоматтандырады және бизнесті алға жылжытатын әрекеттерге назар аударады. Міне, бұл - ауыр емес, ақылды жұмыс істеудің шын мәні.

Жаңа бизнес иелері үшін бұл ойлау тәсілі ерекше маңызды. Шатасуға негізделген компанияны өсу барысында басқару қиындай түседі. Ал нақты процестерге сүйеніп құрылған компанияны ауқымда кеңейту әлдеқайда жеңіл болады. Егер сіз өрт сөндіруге аз уақыт жұмсап, құндылық құруға көбірек уақыт бөлгіңіз келсе, шешім жай ғана ұзақ жұмыс істеу емес. Шешім - жақсырақ жұмыс үлгісін құру.

Неліктен тек қатты еңбек жеткіліксіз

Бастапқы кезде тынымсыз еңбек бизнесті көп алға жылжыта алады. Сіз үйреніп, сынап, бәрін өзіңіз істеп жүресіз. Бұл кезең қалыпты. Бірақ бизнесіңіз өсе бастағаннан кейін де солай жұмыс істей берсеңіз, өзіңізге шектеу қоюыңыз мүмкін.

Құрылыммен толықтырылмаған еңбек тиімділігін жоғалтады. Күні бойы бос болмай жүріп те, айтарлықтай ілгерілемеуіңіз мүмкін. Әр хабарламаға жауап беріп, әр тапсырманы өзіңіз орындап, әр кеші кешке дейін жұмыс істей жүріп те, кірісті өсіруде немесе маржаны жақсартуда қиналуыңыз мүмкін.

Ақылды жұмыс істеу басқа сұрақ қоюды білдіреді: қай тапсырмаларға сіздің уақытыңыз шынымен қажет, ал қайсысын оңайлатуға, тапсыруға, автоматтандыруға немесе мүлде алып тастауға болады?

Бизнесіңіздің мықты негізінен бастаңыз

Кәсіпкер жасай алатын ең ақылды қадамдардың бірі - бизнесті басынан дұрыс құру. Дұрыс құрылым сізге тәртіп сақтауға, жеке және іскерлік шекараларды қорғауға және сәйкестікке апаратын жолды жеңілдетуге көмектеседі.

Бұл өз мақсаттарыңызға сай ұйымдық нысанды таңдаудан басталады, ол LLC, корпорация немесе жағдайыңызға сәйкес келетін басқа құрылым болуы мүмкін. Бұған сондай-ақ құрылтай құжаттарын дұрыс беру, жазбаларды сақтау және АҚШ-та бизнес жүргізуге байланысты үздіксіз талаптарды түсіну кіреді.

Бұл негіздер ерте кезеңде дұрыс шешілсе, кейін қымбат қателіктердің алдын аласыз. Қағазбастылықты қуып жүрмейсіз немесе алдын алуға болатын мәселелерді түзетпейсіз, оның орнына клиенттерге, өнімді дамытуға және өсуге назар аударасыз.

Көптеген негізін қалаушылар үшін Zenind сияқты сервисті пайдалану бұл процесті басқаруды жеңілдетеді. Zenind кәсіпкерлерге бизнес құру және сәйкестік құралдарын ұсынып, әкімшілік жүктемені азайтуға және маңызды есептерді уақытында тапсыруға көмектеседі.

Қайталанатын жұмысты мүмкіндігінше автоматтандырыңыз

Егер тапсырма қайта-қайта қайталанатын болса, ол автоматтандыруға лайық.

Автоматтандыру - ақылды жұмыс істеудің ең тікелей жолдарының бірі, өйткені ол уақытты үнемдейді және бірізділікті сақтайды. Шағын бизнесте бірнеше автоматтандырылған жұмыс ағындарының өзі елеулі нәтиже бере алады.

Мысалдар:

• Клиент сұрауын алғанын растайтын электрондық хаттар
• Кесте бойынша жіберілетін шот еске салғыштары
• Кездесуге жазылуды жеңілдететін күнтізбе сілтемелері
• Қайталанатын транзакцияларды санаттайтын бухгалтерлік құралдар
• Мерзімдер жақындағанда ескерту жіберетін сәйкестік туралы хабарламалар

Мақсат барлық адам қатысуын алып тастау емес. Мақсат - бағдарламалық жасақтама сенімді орындай алатын жұмыстарға адам күшін жұмсамау. Рутиналық жұмысты автоматтандырсаңыз, назарыңызды тек пікір мен шешім қажет ететін істерге сақтап қаласыз.

Делегирлеуді кеш емес, ертерек бастаңыз

Көптеген негізін қалаушылар делегирлеуді тым ұзақ күтеді. Олар бұл істі ешкім өздеріндей жақсы атқармайды немесе аутсорсинг тым қымбат деп ойлайды. Шын мәнінде, тапсырманы бермеудің құны көбіне жоғарырақ болады.

Егер барлық процесті тек өзіңіз ұстап тұрсаңыз, бизнесіңіз сіздің жеке қолжетімділігіңізге тәуелді болып қалады. Бұл тәуекел тудырады. Ақылдырақ тәсіл - сіздің тікелей қатысуыңызды қажет етпейтін, бірақ маңызды тапсырмаларды анықтау.

Делегирлеуге жақсы үміткерлер:

• Бухгалтерия және жалақыны есептеу қолдауы
• Әлеуметтік желі жарияланымдарын жоспарлау
• Әкімшілік ілесіп жұмыс істеу
• Веб-сайтты техникалық қолдау
• Негізгі клиенттерге қолдау көрсету
• Тұрақтылықты қажет ететін заң және сәйкестік міндеттері

Делегирлеу ең жақсы нәтиже береді, егер алдымен процесті құжаттасаңыз. Тіпті қарапайым чек-парақтың өзі түсініксіз тапсырманы қайталанатын жұмысқа айналдыра алады. Тапсырма құжатталғаннан кейін, оны тапсыру, бақылау және жетілдіру оңайырақ болады.

Сізге қажет болғанға дейін жүйелер құрыңыз

Жүйелер - бизнесті ауқымда кеңейтуге мүмкіндік беретін нәрсе. Жүйесіз әрбір жаңа клиент, қызметкер немесе сату қосымша күйзеліс тудырады. Жүйелермен бірге өсу әлдеқайда басқарылатын болады.

Жүйе күрделі болудың қажеті жоқ. Ол клиентті қарсы алу процесіне арналған стандартты операциялық рәсім немесе ай сайынғы сәйкестік тапсырмаларына арналған чек-парақ сияқты қарапайым болуы мүмкін. Маңыздысы - процестің қайталанатын әрі түсінікті болуы.

Мықты жүйелер әдетте мына төрт сұраққа жауап береді:

• Не істеу керек?
• Кім жауапты?
• Қашан орындалуы керек?
• Оның дұрыс орындалғанын қалай білеміз?

Мұндай құрылым шешім қабылдау шаршауын азайтады. Сондай-ақ жаңа адамдарды үйретуді, сапаны сақтауды және бәрін қайта ойлап таппай-ақ ауқымды кеңейтуді жеңілдетеді.

Технологияны шуды көбейту үшін емес, уақытты үнемдеу үшін пайдаланыңыз

Технология жұмыс ағынын жеңілдетуге арналған, бірақ тек оны саналы қолдансаңыз ғана. Көптеген бизнестер нақты процесс құрмай, түрлі бағдарламалық құралдарды жинай береді. Бұл тәртіпсіздікке, жұмыстың қайталануына және түсінбеушілікке әкеледі.

Нақты мәселені шешетін құралдарды таңдаңыз. Жақсы технологиялық жинақ кемінде мына жағдайлардың бірін орындай алуы керек:

• Қайталанатын жұмыста уақыт үнемдеу
• Бизнес көрсеткіштерін жақсырақ көру
• Қолмен жіберілетін қателерді азайту
• Ынтымақтастықты жеңілдету
• Клиенттерге жылдамырақ жауап беру

Ең жақсы жүйелер әдетте командаңыз шынымен қолдай алатын жүйелер болады. Ешкім тұрақты қолданбайтын күрделі жинақтан гөрі, бәрі түсінетін ықшам жүйе жақсырақ.

Жоғары құнды істерге назар аударыңыз

Әр тапсырма бірдей назарға лайық емес. Ақылды жұмыс істеудің ең маңызды дағдыларының бірі - бос әурешілік пен жоғары құнды жұмыстың айырмасын ажырату.

Жоғары құнды жұмысқа әдетте мыналар кіреді:

• Өнімді немесе қызметті сату
• Ұсынысыңызды жақсарту
• Клиенттермен қарым-қатынасты нығайту
• Серіктестік құру
• Баға стратегиясын жетілдіру
• Стратегиялық мәселелерді шешу

Төмен құнды жұмыс кейде өнімді көрінеді, бірақ бизнеске айтарлықтай әсер етпейді. Бұған кіріс жәшігін шамадан тыс басқару, шексіз пішімдеу, тым күрделі есеп беру немесе әлдеқашан түпкілікті болуы тиіс шешімдерді қайта-қайта қарау кіруі мүмкін.

Егер өсуді қаласаңыз, тек өзіңіз ғана істей алатын жұмысқа уақытты қорғаңыз. Қалғанының бәрі оңайлату тұрғысынан қаралуы керек.

Жақсырақ клиенттер мен жақсырақ мүмкіндіктерді таңдаңыз

Ақылды жұмыс істеудің тағы бір жолы - қол жеткізгіңіз келетін мүмкіндіктерді іріктеп таңдау. Барлық клиент бірдей табысты емес, және әрбір лида бірдей күш жұмсауға тұрмайды.

Кейде аз ғана, бірақ сізге жақсы сәйкес келетін клиенттер тобы көп, қиын және төмен маржалы клиенттерден құндырақ болады. Серіктестіктерге, жеткізушілерге және арналарға да осы қағида қолданылады.

Мүмкіндіктерді бағалағанда мына сұрақтарды қойыңыз:

• Бұл біздің негізгі күшті жақтарымызға сай келе ме?
• Клиент қайта сатып алуы мүмкін бе?
• Бұл қарым-қатынас тиімді түрде масштабтала ма?
• Бұл жұмыс ұзақ мерзімді құндылық тудыра ма?
• Бұл күш салу біздің өсу кезеңімізге сай ма?

Дұрыс мақсаттау босқа жұмсалған еңбекті азайтады және уақыт қайтарымын жақсартады.

Сәйкестікті қарапайым әрі тұрақты ұстаңыз

Сәйкестік - шағын бизнес иелері ең көп уақыт жоғалтатын салалардың бірі. Тапсыру мерзімдері, құжат сақтау және штат талаптары аса қызық болмауы мүмкін, бірақ оларды елемеу қажетсіз тәуекел туғызады.

Ақылды сәйкестік процесі қарапайым және сенімді болуы керек. Бұл маңызды күндерді бақылауды, құжаттарды реттеуді және қайталанатын тапсырмаларға жауапкершілік бөлуді білдіреді.

Бұл жерде технология мен қолдау құралдары да көмектеседі. Zenind бизнес құру және сәйкестік қолдауын ұсынып, кәсіпкерлердің өсу кезінде тәртіп сақтауға көмектеседі. Қарбалас негізін қалаушылар үшін мұндай қолдау әкімшілік жүктемені азайтуда нақты айырмашылық жасай алады.

Өсуге арналған ақылды ойлау тәсілі

Ақылды жұмыс істеу еңбек етуден қашу емес. Ол еңбектің нәтижелі болуын білдіреді. Ең табысты кәсіпкерлер әдетте ең көп сағат жұмыс істегені үшін жеңіске жетпейді. Олар уақытын қайда жұмсайтыны туралы жақсырақ шешім қабылдағаны үшін алға шығады.

Бұл ойлау тәсілі күнделікті шағын таңдауларда көрінеді:

• Процесті жадқа сүйеніп қайта-қайта орындаудың орнына құжаттау
• Ерік-жігерге сенудің орнына еске салғышты автоматтандыру
• Тапсырманы ұзақ ұстап тұрудың орнына оны тапсыру
• Құрылымдауды асықпай өтіп кетудің орнына мықты бизнес негізін таңдау
• Үнемі әрекет ету орнына стратегияға уақыт бөлу

Уақыт өте бұл таңдаулар жиынтық әсер береді. Жүйелерге сүйенетін бизнес басқаруға да, ауқымда кеңейтуге де, егер сол күн келсе, сатуға да жеңілірек болады.

Ақылды жұмыс істеуге арналған соңғы чек-парақ

Егер бұл тәсілді іске қосуды қаласаңыз, мына жерден бастаңыз:

• Бизнесті бірінші күннен дұрыс құрыңыз
• Қайталанатын жұмысты азайтатын құралдарды пайдаланыңыз
• Тікелей назарыңызды қажет етпейтін тапсырмаларды делегирлеңіз
• Қайталанатын процестерді құжаттаңыз
• Уақытыңызды тексеріп, төмен құнды істерді алып тастаңыз
• Сәйкестік мерзімдері мен жауапкершіліктерін қадағалаңыз
• Ең жоғары қайтарым беретін клиенттер мен мүмкіндіктерге назар аударыңыз

Табыс бәрібір еңбекті талап етеді. Бірақ дұрыс тапсырмаларға жұмсалған дұрыс еңбек ғана серпін тудырады.

Үйкелісі аз әрі бақылауы көп бизнес құрғысы келетін кәсіпкерлер үшін ең ақылды қадам көбіне алдымен негізді жеңілдету, содан кейін ғана ауқымдау болады.