Δουλέψτε πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά: Ένας πρακτικός οδηγός για επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων

Η δημιουργία μιας επιχείρησης απαιτεί ενέργεια, ανθεκτικότητα και σταθερή προσπάθεια. Στα πρώτα στάδια, οι επιχειρηματίες συχνά φορούν όλα τα καπέλα μαζί: ιδρυτής, πωλητής, marketer, υπεύθυνος λειτουργιών, υποστήριξη πελατών και διαχειριστής συμμόρφωσης. Η σκληρή δουλειά είναι απαραίτητη, αλλά η σκληρή δουλειά από μόνη της δεν είναι στρατηγική.

Οι επιχειρήσεις που αντέχουν στον χρόνο είναι συνήθως εκείνες που μαθαίνουν να αξιοποιούν σωστά τον χρόνο τους. Δημιουργούν συστήματα, αναθέτουν αποτελεσματικά, αυτοματοποιούν επαναλαμβανόμενες εργασίες και εστιάζουν στις δραστηριότητες που πραγματικά προωθούν την επιχείρηση. Αυτό είναι το πραγματικό νόημα του να δουλεύεις πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά.

Για τους νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτή η νοοτροπία είναι ιδιαίτερα σημαντική. Μια εταιρεία που χτίζεται πάνω στο χάος γίνεται δυσκολότερη στη διαχείριση όσο μεγαλώνει. Μια εταιρεία που χτίζεται πάνω σε σαφείς διαδικασίες γίνεται ευκολότερη στην κλιμάκωση. Αν θέλετε να ξοδεύετε λιγότερο χρόνο σβήνοντας «φωτιές» και περισσότερο χρόνο χτίζοντας αξία, η απάντηση δεν είναι απλώς να δουλεύετε περισσότερες ώρες. Η απάντηση είναι να δημιουργήσετε ένα καλύτερο λειτουργικό μοντέλο.

Γιατί η σκληρή δουλειά από μόνη της δεν αρκεί

Στην αρχή, το πάθος και η ένταση μπορούν να πάνε μια επιχείρηση πολύ μακριά. Μαθαίνετε, δοκιμάζετε και κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Αυτό το στάδιο είναι φυσιολογικό. Αλλά αν συνεχίσετε να λειτουργείτε με τον ίδιο τρόπο αφού η επιχείρησή σας αρχίσει να μεγαλώνει, μπορεί να δημιουργήσετε ένα ανώτατο όριο για τον εαυτό σας.

Η σκληρή δουλειά γίνεται λιγότερο αποτελεσματική όταν δεν συνοδεύεται από δομή. Μπορεί να είστε απασχολημένοι όλη μέρα και παρ' όλα αυτά να μην σημειώνετε ουσιαστική πρόοδο. Μπορεί να απαντάτε σε κάθε μήνυμα, να ολοκληρώνετε κάθε εργασία μόνοι σας και να μένετε μέχρι αργά κάθε βράδυ, αλλά να εξακολουθείτε να δυσκολεύεστε να αυξήσετε τα έσοδα ή να βελτιώσετε τα περιθώρια κέρδους.

Το να δουλεύεις πιο έξυπνα σημαίνει να κάνεις μια διαφορετική ερώτηση: ποιες εργασίες απαιτούν πραγματικά τον χρόνο μου και ποιες μπορούν να απλοποιηθούν, να ανατεθούν, να αυτοματοποιηθούν ή να εξαλειφθούν;

Ξεκινήστε με μια ισχυρή επιχειρηματική βάση

Ένα από τα πιο έξυπνα πράγματα που μπορεί να κάνει ένας επιχειρηματίας είναι να στήσει σωστά την επιχείρηση από την αρχή. Η σωστή δομή σάς βοηθά να παραμένετε οργανωμένοι, να προστατεύετε τα προσωπικά και επιχειρηματικά όρια και να δημιουργείτε μια πιο καθαρή πορεία προς τη συμμόρφωση.

Αυτό ξεκινά με την επιλογή της κατάλληλης νομικής μορφής για τους στόχους σας, είτε πρόκειται για LLC, corporation ή κάποια άλλη δομή που ταιριάζει στην περίπτωσή σας. Περιλαμβάνει επίσης τη σωστή υποβολή των εγγράφων σύστασης, τη διατήρηση αρχείων και την κατανόηση των συνεχών υποχρεώσεων που συνοδεύουν τη λειτουργία μιας επιχείρησης στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Όταν αυτά τα βασικά έχουν ρυθμιστεί από νωρίς, μειώνετε την πιθανότητα ακριβών λαθών αργότερα. Αντί να κυνηγάτε χαρτιά ή να διορθώνετε προβλήματα που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί, μπορείτε να εστιάσετε στους πελάτες, στην ανάπτυξη προϊόντων και στην ανάπτυξη της επιχείρησης.

Για πολλούς ιδρυτές, η χρήση μιας υπηρεσίας όπως η Zenind βοηθά να γίνει αυτή η διαδικασία πιο διαχειρίσιμη. Η Zenind υποστηρίζει τους επιχειρηματίες με εργαλεία σύστασης επιχειρήσεων και συμμόρφωσης που μπορούν να μειώσουν τη διοικητική τριβή και να διατηρούν τις σημαντικές υποβολές σε σωστή πορεία.

Αυτοματοποιήστε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες όπου είναι δυνατόν

Αν μια εργασία συμβαίνει ξανά και ξανά, είναι υποψήφια για αυτοματοποίηση.

Η αυτοματοποίηση είναι ένας από τους πιο άμεσους τρόπους για να δουλεύετε πιο έξυπνα, επειδή εξοικονομεί χρόνο χωρίς να θυσιάζει τη συνέπεια. Σε μια μικρή επιχείρηση, ακόμη και λίγες αυτοματοποιημένες ροές εργασίας μπορούν να δημιουργήσουν αισθητά οφέλη.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Απαντήσεις email που επιβεβαιώνουν τη λήψη ενός αιτήματος πελάτη
• Υπενθυμίσεις τιμολογίων που αποστέλλονται σε προγραμματισμένο χρόνο
• Σύνδεσμοι ημερολογίου που απλοποιούν τον προγραμματισμό ραντεβού
• Λογιστικά εργαλεία που κατηγοριοποιούν επαναλαμβανόμενες συναλλαγές
• Υπενθυμίσεις συμμόρφωσης που σας ειδοποιούν πριν πλησιάσουν οι προθεσμίες

Ο στόχος δεν είναι να αφαιρέσετε κάθε ανθρώπινη συμμετοχή. Ο στόχος είναι να σταματήσετε να ξοδεύετε ανθρώπινη προσπάθεια σε εργασίες που το λογισμικό μπορεί να διαχειριστεί αξιόπιστα. Όταν αυτοματοποιείτε τη ρουτίνα, διατηρείτε την προσοχή σας για αποφάσεις που απαιτούν κρίση.

Αναθέστε νωρίς, όχι αργά

Πολλοί ιδρυτές περιμένουν πολύ μέχρι να αναθέσουν αρμοδιότητες. Λένε στον εαυτό τους ότι κανείς άλλος δεν μπορεί να κάνει τη δουλειά εξίσου καλά ή ότι η ανάθεση θα κοστίσει περισσότερο. Στην πραγματικότητα, η μη ανάθεση συχνά κοστίζει περισσότερο.

Αν είστε το μόνο άτομο που κρατά κάθε διαδικασία ενωμένη, η επιχείρησή σας εξαρτάται από τη δική σας διαθεσιμότητα. Αυτό δημιουργεί ρίσκο. Μια πιο έξυπνη προσέγγιση είναι να εντοπίσετε τις εργασίες που είναι σημαντικές αλλά δεν απαιτούν την άμεση συμμετοχή σας.

Καλοί υποψήφιοι για ανάθεση είναι:

• Λογιστική και υποστήριξη μισθοδοσίας
• Προγραμματισμός αναρτήσεων στα social media
• Διοικητική παρακολούθηση
• Συντήρηση ιστοσελίδας
• Βασική υποστήριξη πελατών
• Νομικές και συμμορφωτικές εργασίες που απαιτούν συνέπεια και όχι δημιουργικότητα

Η ανάθεση λειτουργεί καλύτερα όταν πρώτα τεκμηριώνετε τη διαδικασία. Ακόμη και μια απλή λίστα ελέγχου μπορεί να μετατρέψει μια ασαφή εργασία σε μια επαναλήψιμη διαδικασία. Μόλις μια εργασία τεκμηριωθεί, είναι ευκολότερο να ανατεθεί, να παρακολουθηθεί και να βελτιωθεί.

Δημιουργήστε συστήματα πριν τα χρειαστείτε

Τα συστήματα είναι αυτά που κάνουν μια επιχείρηση κλιμακώσιμη. Χωρίς συστήματα, κάθε νέος πελάτης, εργαζόμενος ή πώληση δημιουργεί περισσότερο άγχος. Με συστήματα, η ανάπτυξη γίνεται πιο διαχειρίσιμη.

Ένα σύστημα δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο μια τυποποιημένη διαδικασία για το onboarding ενός πελάτη ή μια λίστα ελέγχου για τις μηνιαίες εργασίες συμμόρφωσης. Αυτό που έχει σημασία είναι η διαδικασία να είναι επαναλήψιμη και σαφής.

Τα ισχυρά συστήματα συνήθως απαντούν σε τέσσερα ερωτήματα:

• Τι πρέπει να γίνει;
• Ποιος είναι υπεύθυνος;
• Πότε πρέπει να γίνει;
• Πώς ξέρουμε ότι ολοκληρώθηκε σωστά;

Αυτού του είδους η δομή μειώνει την κόπωση από τη λήψη αποφάσεων. Επίσης, διευκολύνει την εκπαίδευση νέων ανθρώπων, τη διατήρηση της ποιότητας και την κλιμάκωση χωρίς να εφευρίσκετε συνεχώς τον τροχό από την αρχή.

Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για να εξοικονομήσετε χρόνο, όχι για να δημιουργήσετε θόρυβο

Η τεχνολογία υποτίθεται ότι απλοποιεί τη ροή εργασίας σας, αλλά μόνο αν τη χρησιμοποιείτε με πρόθεση. Πολλές επιχειρήσεις συγκεντρώνουν εργαλεία λογισμικού χωρίς να χτίζουν μια σαφή διαδικασία γύρω τους. Αυτό οδηγεί σε ακαταστασία, διπλή εργασία και σύγχυση.

Επιλέξτε εργαλεία που λύνουν ένα πραγματικό πρόβλημα. Ένα καλό tech stack πρέπει να κάνει τουλάχιστον ένα από τα παρακάτω:

• Να εξοικονομεί χρόνο από επαναλαμβανόμενες εργασίες
• Να βελτιώνει την ορατότητα στην απόδοση της επιχείρησης
• Να μειώνει τα χειροκίνητα λάθη
• Να κάνει τη συνεργασία πιο εύκολη
• Να σας βοηθά να απαντάτε πιο γρήγορα στους πελάτες

Τα καλύτερα συστήματα είναι συνήθως εκείνα που η ομάδα σας μπορεί πραγματικά να συντηρεί. Μια λιτή ρύθμιση που όλοι καταλαβαίνουν είναι καλύτερη από ένα πολύπλοκο stack που κανείς δεν χρησιμοποιεί με συνέπεια.

Εστιάστε σε δραστηριότητες υψηλής αξίας

Δεν αξίζει κάθε εργασία την ίδια προσοχή. Μία από τις σημαντικότερες συνήθειες για να δουλεύετε πιο έξυπνα είναι να μάθετε να διακρίνετε τη φαινομενική απασχόληση από την εργασία υψηλής αξίας.

Η εργασία υψηλής αξίας συνήθως περιλαμβάνει:

• Την πώληση του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας
• Τη βελτίωση της προσφοράς σας
• Την ενίσχυση των σχέσεων με τους πελάτες
• Τη δημιουργία συνεργασιών
• Τη βελτίωση της στρατηγικής τιμολόγησης
• Την επίλυση στρατηγικών προβλημάτων

Η χαμηλής αξίας εργασία συχνά μοιάζει παραγωγική, αλλά δεν μετακινεί ιδιαίτερα την επιχείρηση. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει υπερβολική διαχείριση εισερχομένων μηνυμάτων, ατελείωτη μορφοποίηση, υπερβολικά περίπλοκες αναφορές ή τη συνεχή επανεξέταση αποφάσεων που θα έπρεπε ήδη να έχουν οριστικοποιηθεί.

Αν θέλετε να αναπτυχθείτε, προστατέψτε χρόνο για την εργασία που μόνο εσείς μπορείτε να κάνετε. Όλα τα υπόλοιπα πρέπει να εξετάζονται με γνώμονα την απλοποίηση.

Επιλέξτε καλύτερους πελάτες και καλύτερες ευκαιρίες

Ένας ακόμη τρόπος να δουλεύετε πιο έξυπνα είναι να είστε επιλεκτικοί με τις ευκαιρίες που επιδιώκετε. Δεν είναι όλοι οι πελάτες εξίσου κερδοφόροι και δεν αξίζει κάθε lead την ίδια προσπάθεια.

Μερικές φορές ένας μικρότερος αριθμός πελατών που ταιριάζουν καλύτερα είναι πιο πολύτιμος από έναν μεγάλο όγκο δύσκολων, χαμηλού περιθωρίου πελατών. Το ίδιο ισχύει και για συνεργασίες, προμηθευτές και κανάλια.

Όταν αξιολογείτε ευκαιρίες, ρωτήστε:

• Ταιριάζει αυτό με τις βασικές μας δυνάμεις;
• Είναι πιθανό ο πελάτης να αγοράσει ξανά;
• Θα κλιμακωθεί η σχέση αποτελεσματικά;
• Δημιουργεί η δουλειά μακροπρόθεσμη αξία;
• Ευθυγραμμίζεται η προσπάθεια με το τρέχον στάδιο ανάπτυξής μας;

Η καλύτερη στόχευση μειώνει τη σπατάλη προσπάθειας και βελτιώνει την απόδοση του χρόνου.

Κρατήστε τη συμμόρφωση απλή και συνεπή

Η συμμόρφωση είναι ένας από τους πιο συχνούς τομείς όπου οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων χάνουν χρόνο. Οι προθεσμίες υποβολής, η τήρηση αρχείων και οι απαιτήσεις των πολιτειών μπορεί να μην είναι γοητευτικά θέματα, αλλά η αγνόησή τους δημιουργεί περιττό ρίσκο.

Μια έξυπνη διαδικασία συμμόρφωσης πρέπει να είναι αρκετά απλή ώστε να διατηρείται και αρκετά αξιόπιστη ώστε να την εμπιστεύεστε. Αυτό σημαίνει παρακολούθηση σημαντικών ημερομηνιών, οργάνωση εγγράφων και ανάθεση ευθύνης για επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Αυτό είναι άλλο ένα σημείο όπου η τεχνολογία και τα εργαλεία υποστήριξης μπορούν να βοηθήσουν. Η Zenind προσφέρει υποστήριξη σύστασης επιχειρήσεων και συμμόρφωσης, σχεδιασμένη να βοηθά τους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι καθώς αναπτύσσονται. Για πολυάσχολους ιδρυτές, αυτού του είδους η υποστήριξη μπορεί να κάνει πραγματική διαφορά στη μείωση του διοικητικού βάρους.

Μια πιο έξυπνη νοοτροπία για ανάπτυξη

Το να δουλεύεις πιο έξυπνα δεν σημαίνει να αποφεύγεις την προσπάθεια. Σημαίνει να κάνεις την προσπάθεια να μετράει. Οι πιο επιτυχημένοι επιχειρηματίες συνήθως δεν κερδίζουν επειδή δουλεύουν τις περισσότερες ώρες. Κερδίζουν επειδή παίρνουν καλύτερες αποφάσεις για το πού πηγαίνει ο χρόνος τους.

Αυτή η νοοτροπία φαίνεται σε μικρές καθημερινές επιλογές:

• Καταγραφή μιας διαδικασίας αντί να την επαναλαμβάνετε από μνήμης
• Αυτοματοποίηση μιας υπενθύμισης αντί να βασίζεστε στη θέληση
• Ανάθεση μιας εργασίας αντί να την κρατάτε πολύ καιρό πάνω σας
• Επιλογή μιας ισχυρής επιχειρηματικής βάσης αντί να βιάζεστε στη σύσταση
• Επένδυση χρόνου στη στρατηγική αντί σε συνεχή αντίδραση

Με τον χρόνο, αυτές οι επιλογές αθροίζονται. Μια επιχείρηση που λειτουργεί με συστήματα γίνεται ευκολότερη στη διαχείριση, ευκολότερη στην κλιμάκωση και ευκολότερη στην πώληση αν έρθει ποτέ εκείνη η μέρα.

Τελική λίστα ελέγχου για να δουλεύετε πιο έξυπνα

Αν θέλετε να εφαρμόσετε αυτή την προσέγγιση στην πράξη, ξεκινήστε από εδώ:

• Στήστε σωστά την επιχείρηση από την πρώτη μέρα
• Χρησιμοποιήστε εργαλεία που μειώνουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες
• Αναθέστε εργασίες που δεν απαιτούν την άμεση προσοχή σας
• Τεκμηριώστε τις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες
• Ελέγξτε τον χρόνο σας και εξαλείψτε τις χαμηλής αξίας εργασίες
• Παρακολουθείτε τις προθεσμίες και τις ευθύνες συμμόρφωσης
• Εστιάστε στους πελάτες και στις ευκαιρίες με τη μεγαλύτερη απόδοση

Η επιτυχία εξακολουθεί να απαιτεί προσπάθεια. Αλλά η σωστή προσπάθεια, εφαρμοσμένη στις σωστές εργασίες, είναι αυτή που δημιουργεί δυναμική.

Για επιχειρηματίες που θέλουν να χτίσουν μια επιχείρηση με λιγότερη τριβή και περισσότερο έλεγχο, η πιο έξυπνη κίνηση είναι συχνά να απλοποιήσουν πρώτα τη βάση και έπειτα να κλιμακώσουν από εκεί.