Wie man Steuern für eine LLC einreicht: Ein praktischer Leitfaden für Inhaber

Eine LLC ist eine der flexibelsten Unternehmensformen in den Vereinigten Staaten, doch genau diese Flexibilität sorgt zur Steuerzeit oft für Verwirrung. Wie Sie die Steuern für eine LLC einreichen, hängt davon ab, wie der IRS das Unternehmen einstuft, ob die LLC einen anderen Steuerstatus gewählt hat und ob das Unternehmen Mitarbeiter, Vermögenswerte oder andere steuerliche Verpflichtungen auf Bundes-, Landes- oder lokaler Ebene hat.

Dieser Leitfaden erklärt, wie LLC-Steuern funktionieren, welche Formulare Sie möglicherweise benötigen, welche Fristen wichtig sind und wie Sie das ganze Jahr über organisiert bleiben. Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen oder ein bestehendes aufräumen, können Ihnen diese Grundlagen helfen, Strafen, verpasste Abzüge und unnötigen Stress später zu vermeiden.

Beginnen Sie mit der steuerlichen Einstufung Ihrer LLC

Der erste Schritt ist nicht die Wahl eines Formulars. Es geht darum zu verstehen, wie Ihre LLC standardmäßig besteuert wird.

Eine LLC ist eine rechtliche Unternehmensform, aber keine eigene steuerliche Einstufung. Für Bundessteuerzwecke behandelt der IRS das Unternehmen in der Regel je nach Anzahl der Eigentümer und einer etwaigen von der Gesellschaft getroffenen Wahl.

LLC mit einem Eigentümer

Eine LLC mit einem Eigentümer wird für Zwecke der Bundesertragsteuer in der Regel als nicht eigenständige Einheit behandelt. Das bedeutet, dass der IRS die LLC normalerweise nicht separat vom Eigentümer besteuert. Stattdessen werden Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens über die persönliche Steuererklärung des Eigentümers gemeldet.

In den meisten Fällen weist eine LLC mit einem Eigentümer Gewinn oder Verlust auf Schedule C aus und reicht diese Informationen zusammen mit Form 1040 ein. Erzielt die LLC Mieteinnahmen, können diese je nach Art der Tätigkeit anders gemeldet werden, häufig über Schedule E.

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass Geld, das auf dem Geschäftskonto verbleibt, nicht steuerpflichtig sei. Das kann dennoch steuerpflichtig sein. Wenn das Unternehmen im Laufe des Jahres Einnahmen erzielt hat, müssen diese in der Regel gemeldet werden, unabhängig davon, ob Sie das Geld an sich selbst ausgeschüttet oder im Unternehmen belassen haben.

LLC mit mehreren Eigentümern

Eine LLC mit mehreren Eigentümern wird standardmäßig in der Regel als Personengesellschaft besteuert. In diesem Fall reicht die LLC typischerweise eine Informationsmeldung für Personengesellschaften ein, und jeder Eigentümer erhält einen Schedule K-1, der seinen Anteil an Einkommen, Abzügen, Steuergutschriften und anderen Steuerpositionen ausweist.

Das Unternehmen selbst zahlt auf pass-through-Einkommen normalerweise keine Bundesertragsteuer. Stattdessen melden die Mitglieder ihren jeweiligen Anteil in ihren eigenen Steuererklärungen.

Diese Standardbehandlung kann effizient sein, setzt aber auch voraus, dass die LLC genaue Aufzeichnungen über Eigentumsanteile, Verteilungen und Ausschüttungen führt. Ein guter Operating Agreement ist hier wichtig, weil er oft festlegt, wie Gewinne und Verluste aufgeteilt werden.

Steuererklärung für eine LLC mit einem Eigentümer

Wenn Ihre LLC nur einen Eigentümer hat und keine Wahl zur Besteuerung als Kapitalgesellschaft getroffen wurde, ist Ihre Steuererklärung in der Regel mit Ihrer persönlichen Steuererklärung verbunden.

Sie werden in der Regel:

• Geschäftseinnahmen und -ausgaben auf Schedule C ausweisen
• Die Ergebnisse in Ihre Form 1040 aufnehmen
• Einkommensteuer auf den Nettogewinn zahlen
• Möglicherweise Selbstständigensteuer auf die Einkünfte aus aktiver unternehmerischer Tätigkeit schulden

Wenn Sie über die LLC selbstständig tätig sind, müssen Sie möglicherweise auch unterjährige geschätzte Steuerzahlungen leisten. Wenn Sie bis zum Jahresende warten, kann eine hohe Steuerlast und möglicherweise eine Strafzahlung wegen zu geringer Vorauszahlungen entstehen.

Die Selbstständigensteuer deckt die Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge ab, die normalerweise zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt würden. Wenn Sie für sich selbst über eine als Einzelunternehmen besteuerte LLC arbeiten, zahlen Sie in der Regel beide Anteile.

Steuererklärung für eine LLC mit mehreren Eigentümern

Wenn eine LLC mehr als einen Eigentümer hat und in ihrer Standardsteuerklassifikation bleibt, wird der Einreichungsprozess formeller.

Die LLC:

• Reicht Form 1065, U.S. Return of Partnership Income, ein
• Stellt jedem Mitglied einen Schedule K-1 aus
• Führt den Anteil jedes Eigentümers an Einkommen, Abzügen, Gutschriften und Verlusten nach

Jeder Eigentümer verwendet die Informationen aus dem K-1 in seiner eigenen Steuererklärung. Selbst wenn die LLC nicht alle Gewinne in bar ausschüttet, können die Mitglieder dennoch auf ihren zugewiesenen Anteil Steuern schulden.

Das ist einer der Gründe, warum eine sorgfältige Buchführung entscheidend ist. Die Besteuerung von Personengesellschaften basiert auf Zuteilungen und Meldungen, nicht nur auf dem Geld, das das Geschäftskonto verlassen hat.

Besteuerung als S Corporation wählen

Einige LLCs entscheiden sich für die Besteuerung als S Corporation, weil dies in der richtigen Situation die Selbstständigensteuer senken kann.

Damit eine LLC als S Corp besteuert wird, muss sie in der Regel eine entsprechende Wahl beim IRS treffen. Wenn die Wahl genehmigt wird, reicht das Unternehmen Form 1120-S ein und stellt den Eigentümern einen Schedule K-1 aus.

Die Besteuerung als S Corporation kann für profitable Unternehmen attraktiv sein, weil Eigentümer zwei Arten von Vergütung erhalten können:

• Ein Gehalt über die Lohnabrechnung
• Ausschüttungen verbleibender Gewinne

Der Gehaltsanteil unterliegt Lohnsteuern, während Ausschüttungen im Allgemeinen nicht in gleicher Weise der Selbstständigensteuer unterliegen. Deshalb ziehen manche Unternehmer die S-Corp-Wahl in Betracht, sobald das Unternehmen stetige Gewinne erzielt.

Der Nachteil ist der höhere Aufwand bei der Einhaltung von Vorschriften. Eine S Corp erfordert in der Regel Payroll, eine angemessene Vergütung, eine formalere Buchführung und eine klarere Trennung zwischen Gehältern und Ausschüttungen. Der IRS erwartet, dass sich Eigentümer-Mitarbeiter für ihre Arbeit ein angemessenes Gehalt zahlen.

Eine S-Corp-Wahl ist nicht automatisch die richtige Entscheidung. Sie kann in manchen Fällen Steuern sparen, bringt aber auch zusätzlichen Verwaltungsaufwand und neue Einreichungspflichten mit sich.

Besteuerung als C Corporation wählen

Eine LLC kann sich auch dafür entscheiden, als C Corporation besteuert zu werden.

Wenn das Unternehmen diese Wahl trifft, reicht die LLC normalerweise Form 1120, die U.S. Corporation Income Tax Return, ein. Anders als bei der Pass-through-Besteuerung werden C Corporations als eigenständige Rechtssubjekte besteuert.

Das bedeutet, dass das Unternehmen möglicherweise auf seine Gewinne Steuern zahlt und die Eigentümer bei einer Ausschüttung von Gewinnen in Form von Dividenden erneut Steuern zahlen können. Dies wird oft als Doppelbesteuerung bezeichnet.

Die Behandlung als C Corporation ist für kleine LLCs seltener, kann aber in bestimmten Fällen sinnvoll sein, insbesondere wenn das Unternehmen Gewinne im Unternehmen behalten, bestimmte Investoren ansprechen oder bestimmte Mitarbeiterleistungen anbieten möchte.

Die wichtigsten Formulare verstehen

So lassen sich die wichtigsten Bundesformulare für eine LLC einfach einordnen:

• Schedule C: Häufig für eine LLC mit einem Eigentümer, die als Einzelunternehmen besteuert wird
• Form 1065: Häufig für eine LLC mit mehreren Eigentümern, die als Personengesellschaft besteuert wird
• Schedule K-1: Wird verwendet, um den Anteil jedes Eigentümers an Steuerpositionen in Erklärungen von Personengesellschaften und S Corporations auszuweisen
• Form 1120-S: Wird verwendet, wenn eine LLC die Besteuerung als S Corporation wählt
• Form 1120: Wird verwendet, wenn eine LLC die Besteuerung als C Corporation wählt
• Form 2553: Wird häufig verwendet, um den S-Corporation-Status zu wählen
• Form 8832: Wird häufig verwendet, um die steuerliche Einstufung als Kapitalgesellschaft zu wählen

Das richtige Formular zu kennen ist nur ein Teil des Prozesses. Sie müssen auch wissen, wer es einreicht, wann es fällig ist und welche Unterlagen es stützen.

Auf die Einreichungsfristen achten

Die Fristen hängen davon ab, wie Ihre LLC besteuert wird.

Einige allgemeine Regeln sollten Sie sich merken:

• Individuelle Einkommensteuererklärungen sind in der Regel Mitte April fällig
• Erklärungen für Personengesellschaften und S Corporations sind typischerweise im dritten Monat nach Ende des Steuerjahres fällig
• Erklärungen für C Corporations sind im Allgemeinen im vierten Monat nach Ende des Steuerjahres fällig

Fristen können sich verschieben, wenn sie auf Wochenenden oder Feiertage fallen. Daher ist es sinnvoll, die aktuellen IRS-Fälligkeitstermine jedes Jahr zu prüfen.

Das Verpassen einer Frist kann Strafen auslösen, selbst wenn keine Steuer geschuldet wird. Wenn Ihre LLC eine Fristverlängerung benötigt, kann diese mehr Zeit für die Einreichung geben, verlängert aber nicht immer die Zahlungsfrist.

Geschätzte Steuern nicht vergessen

Viele LLC-Inhaber müssen während des Jahres Steuern zahlen, statt bis zur Steuererklärungsfrist zu warten.

Wenn das Einkommen Ihrer LLC nicht über ein Lohnabrechnungssystem einbehalten wird, müssen Sie möglicherweise vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen leisten. Das ist häufig der Fall bei:

• Inhabern einer LLC mit einem Eigentümer, die Einkommen auf Schedule C melden
• Mitgliedern von Personengesellschaften, die pass-through-Einkommen erhalten
• Eigentümern von S Corporations, die je nach Situation dennoch auf Gehalt oder Ausschüttungen Steuern schulden

Geschätzte Steuern helfen, eine große Nachzahlung zur Einreichungszeit zu vermeiden. Sie verringern auch das Risiko von Strafzahlungen wegen zu geringer Vorauszahlungen.

Wenn sich Ihre Geschäftseinnahmen im Jahresverlauf ändern, ist es sinnvoll, Ihre Schätzungen zu überprüfen, statt davon auszugehen, dass die Zahlen des letzten Quartals weiterhin gelten.

Wenn Ihre LLC Mitarbeiter hat

Sobald Ihre LLC Mitarbeiter einstellt, wird das steuerliche Bild komplexer.

Möglicherweise müssen Sie Folgendes übernehmen:

• Einbehaltung der Bundes-Einkommensteuer
• Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern
• Bundesarbeitslosensteuer
• Lohnsteuerpflichten auf Landesebene, abhängig vom Standort
• W-2-Meldungen zum Jahresende

Wenn Sie sich selbst als S-Corporation über die Lohnabrechnung bezahlen, wird die Einhaltung der Payroll-Vorschriften besonders wichtig. Eigentümer unterschätzen oft, wie viel laufende Verwaltung Payroll erzeugt.

Auch staatliche und lokale Steuern zählen

Die Bundesertragsteuer ist nur ein Teil des Gesamtbilds.

Je nach Bundesstaat und Stadt, in der Ihre LLC tätig ist, können zusätzlich folgende Abgaben anfallen:

• State income tax
• Franchise tax
• Gross receipts tax
• Sales tax
• Use tax
• Property tax
• Jährliche Berichtspflichten oder Verlängerungsgebühren

Die Regeln der Bundesstaaten unterscheiden sich stark. Einige Staaten besteuern LLCs auf eine Weise, die sich deutlich von den Bundesregeln unterscheidet. Andere erheben Mindeststeuern oder jährliche Gebühren, selbst wenn das Unternehmen wenig oder kein Einkommen erzielt hat.

Wenn Ihre LLC in mehr als einem Bundesstaat tätig ist, müssen Sie möglicherweise Nexus, Registrierung und mehrere Einreichungspflichten berücksichtigen.

Abzüge, die das zu versteuernde Einkommen senken können

LLCs können ihr zu versteuerndes Einkommen oft durch gewöhnliche und notwendige Betriebsausgaben reduzieren.

Typische Abzüge können sein:

• Büromaterial
• Software und Abonnements
• Werbung und Marketing
• Professionelle Dienstleistungen
• Geschäftsversicherungen
• Internet- und Telefonkosten, die für das Geschäft genutzt werden
• Fahrzeugkilometer oder geschäftsbezogene Reisen
• Miete für Büroräume
• Homeoffice-Kosten, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind
• Beiträge zu Altersvorsorgeplänen in geeigneten Fällen
• Abzug für Krankenversicherung für qualifizierte selbstständige Inhaber

Gute Abzüge sind nur wertvoll, wenn sie ordnungsgemäß dokumentiert sind. Bewahren Sie Belege auf, führen Sie Fahrtenbücher und trennen Sie geschäftliche und private Ausgaben so weit wie möglich.

Das ganze Jahr über bessere Aufzeichnungen führen

Die Steuererklärung wird viel einfacher, wenn die Buchführung bereits organisiert ist.

Ein praktisches Buchführungssystem für eine LLC sollte Folgendes umfassen:

• Ein separates Geschäftskonto
• Klare Buchhaltung für Einnahmen und Ausgaben
• Monatliche Abstimmung der Konten
• Kopien von Rechnungen und Belegen
• Payroll-Unterlagen, falls zutreffend
• Aufzeichnungen zu Eigentum und Ausschüttungen
• Steuererklärungen und Fristverlängerungen der Vorjahre

Zenind hilft Unternehmern von Anfang an, organisiert zu bleiben, mit Unterstützung bei Gründung und Compliance, was die Steuerzeit erleichtern kann, wenn Ihre Unterlagen und Einreichungen bereits in Ordnung sind.

Häufige Steuerfehler bei LLCs vermeiden

Viele Probleme bei der Einreichung entstehen durch einige wiederkehrende Fehler.

Achten Sie auf diese Punkte:

• Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
• Vergessen, K-1-Informationen korrekt auszustellen oder zu verwenden
• Verpasste geschätzte Steuerzahlungen
• Wahl des S-Corp-Status ohne Verständnis der Payroll-Verpflichtungen
• Annahme, dass zurückbehaltenes Bargeld kein steuerpflichtiges Einkommen ist
• Landessteuern ignorieren, weil die Bundeserklärung bereits eingereicht wurde
• Vergessen, Jahresberichte oder Verlängerungsunterlagen einzureichen
• Fehlende Unterlagen für geltend gemachte Abzüge

Je stärker Ihre LLC wächst, desto teurer können diese Fehler werden.

Eine einfache Checkliste zur LLC-Steuererklärung

Stellen Sie vor der Einreichung sicher, dass Sie:

• Bestätigt haben, wie die LLC steuerlich eingestuft wird
• Alle Einnahmen- und Ausgabenunterlagen geprüft haben
• Kontoauszüge und Buchhaltungsberichte gesammelt haben
• Payroll-Informationen zusammengestellt haben, falls das Unternehmen Mitarbeiter hat
• Geprüft haben, ob geschätzte Steuern gezahlt wurden
• K-1s vorbereitet haben, wenn es sich um eine Personengesellschaft oder S Corporation handelt
• Bundes-, Landes- und lokale Fristen überprüft haben
• Die verfügbaren Abzüge für das Jahr geprüft haben

Wenn etwas nicht übereinstimmt, korrigieren Sie es vor der Einreichung. Kleine Fehler können später zu größeren Problemen werden.

Wann professionelle Hilfe sinnvoll ist

Für jede kleine LLC brauchen Sie keinen Steuerberater, aber der Bedarf an Unterstützung steigt schnell, sobald das Unternehmen aktiver wird.

Es ist in der Regel sinnvoll, Rat einzuholen, wenn Ihre LLC:

• Mehrere Eigentümer hat
• Eine S-Corp-Wahl erwägt
• Mitarbeiter beschäftigt
• In mehr als einem Bundesstaat tätig ist
• Immobilien oder bedeutende Ausrüstung besitzt
• Ungewöhnlich hohe Umsätze oder komplexe Abzüge hat
• Den Steuerstatus ändert

Ein qualifizierter Steuerberater oder Buchhalter kann Ihnen helfen, Steuerklassifikationen zu vergleichen, Einreichungsfehler zu vermeiden und ein System aufzubauen, das zu Ihrem Unternehmen passt.

Abschließende Gedanken

Die Steuererklärung für eine LLC ist kein Einheitsprozess. Der richtige Ansatz hängt davon ab, wie der IRS das Unternehmen einstuft, ob das Unternehmen eine Besteuerung als Kapitalgesellschaft gewählt hat und welche weiteren bundesstaatlichen, landesweiten und lokalen Pflichten gelten.

Für viele Inhaber geht es nicht nur darum, die Erklärung einzureichen. Es geht darum, einen wiederholbaren Prozess aufzubauen, der die Geschäftsunterlagen das ganze Jahr über organisiert hält. Das macht die Steuerzeit einfacher, verringert das Risiko von Strafen und hilft Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen, während Ihr Unternehmen wächst.

Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder eine neue LLC einrichten, kann Zenind Ihnen mit Gründungs- und Compliance-Unterstützung helfen, organisiert zu bleiben, damit Sie sich auf den Betrieb Ihres Unternehmens und die termingerechte Einreichung konzentrieren können.