5 συμβουλές λογιστικής για μικρούς επιχειρηματίες για ενίσχυση της οικονομικής υγείας

Η λογιστική δεν είναι το πιο συναρπαστικό μέρος της διαχείρισης μιας επιχείρησης, αλλά είναι ένα από τα πιο σημαντικά. Για νέους ιδρυτές, ειδικά για όσους μόλις ίδρυσαν μια LLC ή μια corporation, τα ακριβή βιβλία διευκολύνουν την κατανόηση της ροής μετρητών, την προετοιμασία για τους φόρους, τη συμμόρφωση και τη λήψη καλύτερων αποφάσεων.

Όταν τα αρχεία σας είναι οργανωμένα, μπορείτε να απαντήσετε γρήγορα σε πρακτικά ερωτήματα:

• Πόσα διαθέσιμα μετρητά υπάρχουν αυτή τη στιγμή;
• Ποια προϊόντα ή υπηρεσίες είναι στην πραγματικότητα κερδοφόρα;
• Αυξάνονται τα έξοδα γρηγορότερα από τα έσοδα;
• Τι μπορεί να επανεπενδυθεί με ασφάλεια στην εταιρεία;

Η καλή λογιστική δεν αφορά μόνο την καταγραφή συναλλαγών. Αφορά τη δημιουργία ενός αξιόπιστου οικονομικού συστήματος που υποστηρίζει την ανάπτυξη. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στα πρώτα στάδια μιας επιχείρησης, όταν οι ιδιοκτήτες ισορροπούν ανάμεσα σε θέματα ίδρυσης, τραπεζικών συναλλαγών, φόρων, μισθοδοσίας και καθημερινής λειτουργίας.

Παρακάτω θα βρείτε πέντε πρακτικές συμβουλές λογιστικής που μπορούν να βοηθήσουν τους μικρούς επιχειρηματίες να βελτιώσουν τη σαφήνεια στα οικονομικά τους και να αποφύγουν συνηθισμένα λάθη.

1. Ελέγχετε τις οικονομικές καταστάσεις κάθε μήνα

Οι οικονομικές καταστάσεις σας αφηγούνται την ιστορία της επιχείρησής σας. Ο ισολογισμός δείχνει τι κατέχει και τι οφείλει η εταιρεία. Η κατάσταση αποτελεσμάτων δείχνει τα έσοδα και τα έξοδα. Η κατάσταση ταμειακών ροών δείχνει πώς κινείται το χρήμα μέσα και έξω από την επιχείρηση.

Αν εξετάζετε αυτές τις αναφορές μόνο μία φορά τον χρόνο, τα προβλήματα μπορεί να μείνουν κρυφά για πολύ καιρό. Η μηνιαία ανασκόπηση λειτουργεί ως σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης.

Τι να προσέχετε

• Απρόσμενες αυξήσεις στα έξοδα
• Μειούμενα μικτά περιθώρια κέρδους
• Πελάτες που καθυστερούν τις πληρωμές
• Αύξηση του κόστους προμηθευτών
• Μεταβολές στο υπόλοιπο μετρητών που δεν συμβαδίζουν με τις τάσεις των πωλήσεων

Πώς να βελτιώσετε αυτή τη συνήθεια

Ορίστε μια επαναλαμβανόμενη μηνιαία ανασκόπηση οικονομικών στο ημερολόγιό σας. Κατά τη διάρκεια αυτής της ανασκόπησης, συγκρίνετε τον τρέχοντα μήνα με τους προηγούμενους μήνες και εξετάστε αν τα νούμερα βγάζουν νόημα. Αν κάποια κατηγορία έχει αυξηθεί υπερβολικά γρήγορα, εντοπίστε την αιτία πριν γίνει μεγαλύτερο πρόβλημα.

Οι μηνιαίες ανασκοπήσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για επιχειρήσεις που μόλις ιδρύθηκαν, επειδή οι αρχικές δαπάνες συχνά συσσωρεύονται γρήγορα. Τα τέλη ίδρυσης, τα εργαλεία εκκίνησης, οι επαγγελματικές υπηρεσίες, η διαφήμιση και τα αποθέματα μπορούν όλα να δημιουργήσουν ανομοιόμορφα πρότυπα μετρητών. Οι τακτικοί έλεγχοι σάς βοηθούν να παραμένετε μπροστά από αυτές τις αλλαγές.

2. Κρατήστε χωριστά τα προσωπικά και τα επιχειρηματικά οικονομικά

Ένας από τους απλούστερους κανόνες της λογιστικής είναι και ένας από τους πιο συχνά παραμελημένους: μην αναμειγνύετε ποτέ προσωπικές και επιχειρηματικές δαπάνες.

Η χρήση του ίδιου λογαριασμού ή της ίδιας κάρτας και για τα δύο μπορεί αρχικά να φαίνεται βολική, αλλά αργότερα δημιουργεί προβλήματα. Τα ανακατεμένα αρχεία δυσκολεύουν τη συμφωνία λογαριασμών, περιπλέκουν τη φορολογική αναφορά και μπορούν να αποδυναμώσουν τον νομικό διαχωρισμό που θέλουν να διατηρήσουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.

Γιατί έχει σημασία ο διαχωρισμός

• Τα επιχειρηματικά έξοδα είναι πιο εύκολο να παρακολουθούνται και να κατηγοριοποιούνται
• Η προετοιμασία των φόρων γίνεται πιο καθαρή και γρήγορη
• Η ανάλυση της ροής μετρητών είναι ευκολότερη
• Μειώνετε τον κίνδυνο να χαθούν εκπιπτόμενες δαπάνες
• Τα επιχειρηματικά αρχεία είναι πιο αξιόπιστα αν τα εξετάσει ένας λογιστής ή ένας δανειστής

Πρακτικά βήματα

Ανοίξτε έναν ξεχωριστό επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό μόλις ιδρυθεί η εταιρεία. Χρησιμοποιήστε επιχειρηματική πιστωτική κάρτα για αγορές της εταιρείας, όποτε είναι δυνατό. Αν αποζημιώνετε τον εαυτό σας για μια νόμιμη επιχειρηματική δαπάνη, τεκμηριώστε το καθαρά και κρατήστε την απόδειξη.

Για ιδρυτές που μόλις ξεκινούν, αυτή η συνήθεια πρέπει να αρχίζει από την πρώτη ημέρα. Όταν τα όρια ανάμεσα σε επιχειρηματικά και προσωπικά είναι θολά από νωρίς, γίνεται πολύ πιο δύσκολο να τακτοποιηθούν αργότερα τα αρχεία.

3. Αυτοματοποιήστε επαναλαμβανόμενες λογιστικές εργασίες

Η χειροκίνητη λογιστική μπορεί να λειτουργήσει για μια πολύ μικρή επιχείρηση, αλλά γρήγορα γίνεται αναποτελεσματική. Η καταχώριση των ίδιων δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα, η χειροκίνητη αρχειοθέτηση αποδείξεων και η ενημέρωση τιμολογίων ένα προς ένα αυξάνουν την πιθανότητα λαθών.

Η αυτοματοποίηση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να βελτιώσει τη συνέπεια.

Τι να αυτοματοποιήσετε

• Τιμολόγηση και υπενθυμίσεις πληρωμής
• Κατηγοριοποίηση εξόδων
• Εισαγωγή τραπεζικών συναλλαγών
• Καταγραφή αποδείξεων
• Επαναλαμβανόμενοι λογαριασμοί
• Βασική οικονομική αναφορά

Οφέλη της αυτοματοποίησης

• Λιγότερος χρόνος για εισαγωγή δεδομένων
• Λιγότερα σφάλματα μεταγραφής
• Ταχύτερο κλείσιμο μήνα
• Καλύτερη εικόνα των τρεχόντων οικονομικών στοιχείων
• Ευκολότερη συνεργασία με λογιστές ή bookkeepers

Πολλοί μικροί επιχειρηματίες περιμένουν μέχρι η λογιστική να γίνει αγχωτική πριν προσθέσουν εργαλεία. Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να αυτοματοποιήσετε όσο το δυνατόν νωρίτερα, ώστε το σύστημα να μεγαλώνει μαζί με την εταιρεία. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις που αναμένουν αύξηση του όγκου συναλλαγών μετά την ίδρυση.

Η αυτοματοποίηση δεν αντικαθιστά την κρίση. Κάποιος πρέπει ακόμα να ελέγχει τις αναφορές και να επιβεβαιώνει ότι οι συναλλαγές έχουν κατηγοριοποιηθεί σωστά. Αλλά αφαιρεί μεγάλο μέρος της επαναλαμβανόμενης εργασίας και βοηθά να παραμένουν τα βιβλία ενημερωμένα.

4. Καταγράφετε κάθε έξοδο, ακόμη και τις μικρές

Τα μικρά έξοδα είναι εύκολο να αγνοηθούν, αλλά συσσωρεύονται πιο γρήγορα από όσο αντιλαμβάνονται οι περισσότεροι ιδιοκτήτες. Συναντήσεις για καφέ, τέλη στάθμευσης, είδη γραφείου, συνδρομές λογισμικού, έξοδα αποστολής και ταξιδιωτικά έξοδα μπορούν όλα να γίνουν σημαντικά με τον χρόνο.

Αν αυτά τα κόστη δεν καταγράφονται σωστά, η οικονομική σας εικόνα γίνεται ελλιπής.

Γιατί έχουν σημασία τα μικρά έξοδα

• Επηρεάζουν τα περιθώρια κέρδους
• Βελτιώνουν την ακρίβεια του προϋπολογισμού
• Μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις για επιχειρηματικές φορολογικές εκπτώσεις
• Δείχνουν πού διαρρέουν χρήματα
• Σας βοηθούν να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις τιμολόγησης

Καλύτερες συνήθειες παρακολούθησης εξόδων

• Φυλάξτε τις αποδείξεις αμέσως
• Χρησιμοποιήστε εφαρμογή κινητού για την καταγραφή χάρτινων αποδείξεων
• Κατηγοριοποιείτε τα έξοδα μόλις πραγματοποιούνται
• Συμφωνείτε τους λογαριασμούς τακτικά αντί να περιμένετε μέχρι το τέλος του έτους
• Διατηρήστε σαφή πολιτική για την αποζημίωση ιδιοκτητών ή εργαζομένων

Τα καλύτερα συστήματα λογιστικής κάνουν την καταγραφή εξόδων εύκολη. Αν μια απόδειξη χρειάζεται πολύ χρόνο για να αρχειοθετηθεί, συχνά χάνεται. Μια απλή διαδικασία είναι καλύτερη από μια τέλεια διαδικασία που κανείς δεν ακολουθεί.

Για νεότερες επιχειρήσεις, η πειθαρχημένη παρακολούθηση εξόδων βοηθά επίσης στη δημιουργία οικονομικών προτύπων. Αν γνωρίζετε ακριβώς πόσο κοστίζει η λειτουργία της εταιρείας κάθε μήνα, γίνεται ευκολότερος ο προγραμματισμός για ανάπτυξη, προσλήψεις και προϋπολογισμούς μάρκετινγκ.

5. Γνωρίζετε πότε να συνεργαστείτε με επαγγελματία

Δεν υπάρχει τίποτα λάθος στο να χειρίζεστε μόνοι σας τη λογιστική στα πρώτα στάδια μιας επιχείρησης. Στην πραγματικότητα, πολλοί ιδρυτές ξεκινούν έτσι. Όμως, καθώς η εταιρεία μεγαλώνει, ο όγκος και η πολυπλοκότητα της εργασίας συνήθως αυξάνονται.

Σε κάποιο σημείο, η λογιστική μόνοι σας μπορεί να σας επιβραδύνει ή να δημιουργήσει περιττό ρίσκο.

Σημάδια ότι ίσως ήρθε η ώρα για βοήθεια

• Έχετε καθυστερήσει στις συμφωνίες λογαριασμών
• Η φορολογική περίοδος προκαλεί περιττό άγχος
• Οι αναφορές σας δεν φαίνονται αξιόπιστες
• Δεν είστε βέβαιοι αν οι συναλλαγές έχουν κατηγοριοποιηθεί σωστά
• Η μισθοδοσία, ο φόρος πωλήσεων ή η αναφορά συνεργατών έχει γίνει πιο περίπλοκη
• Ξοδεύετε πολύ χρόνο διαχειριζόμενοι τα βιβλία αντί να διευθύνετε την επιχείρηση

Τι μπορεί να προσθέσει ένας επαγγελματίας

Ένας καταρτισμένος bookkeeper ή λογιστής μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρείτε πιο καθαρά αρχεία, να βελτιώσετε την ακρίβεια των αναφορών και να μειώσετε την πιθανότητα δαπανηρών λαθών. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ερμηνεύσετε τα νούμερα, ώστε να παίρνετε αποφάσεις με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση.

Για πολλούς μικρούς επιχειρηματίες, η πραγματική αξία δεν είναι μόνο η συμμόρφωση. Είναι η σαφήνεια. Όταν η οικονομική εικόνα είναι ξεκάθαρη, είναι ευκολότερο να σχεδιάσετε τους φόρους, να προβλέψετε την ανάπτυξη και να προετοιμαστείτε για συζητήσεις χρηματοδότησης.

Η λογιστική ξεκινά με σωστή επιχειρηματική δομή

Η λογιστική είναι ευκολότερη όταν η ίδια η επιχείρηση έχει στηθεί σωστά. Γι’ αυτό το στάδιο της ίδρυσης έχει σημασία.

Όταν οι ιδιοκτήτες ιδρύουν μια LLC ή μια corporation, δεν συμπληρώνουν απλώς μια νομική διαδικασία. Δημιουργούν τη δομή που υποστηρίζει τις τραπεζικές συναλλαγές, τη λογιστική, τη φορολογία και τη συμμόρφωση. Μια καθαρή αρχική εγκατάσταση κάνει ευκολότερο να διατηρούνται τα αρχεία οργανωμένα από την αρχή.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύσουν επιχειρήσεις στις ΗΠΑ με έμφαση στην απλότητα, τη σαφήνεια και τη συμμόρφωση. Αυτό το θεμέλιο έχει σημασία, επειδή η ισχυρή λογιστική είναι πολύ πιο εύκολο να διατηρηθεί όταν η εταιρεία διαθέτει σωστά αρχεία, ξεχωριστή επιχειρηματική ταυτότητα και τα κατάλληλα διοικητικά συστήματα.

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση, σκεφτείτε την ίδρυση και τη λογιστική ως συνδεδεμένα βήματα, όχι ως ξεχωριστά. Όσο νωρίτερα χτίσετε καλές συνήθειες, τόσο πιο εύκολο γίνεται να αναπτυχθείτε με υπευθυνότητα.

Τελικές σκέψεις

Η λογιστική δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη, αλλά χρειάζεται να είναι συνεπής. Με μηνιαίο έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων, διαχωρισμό προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών, αυτοματοποίηση των επαναλαμβανόμενων εργασιών, καταγραφή κάθε εξόδου και αναγνώριση του πότε χρειάζεται βοήθεια, οι μικροί επιχειρηματίες μπορούν να χτίσουν μια πολύ ισχυρότερη οικονομική βάση.

Αυτή η βάση είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για νέες εταιρείες. Όταν τα βιβλία σας είναι οργανωμένα από την αρχή, μπορείτε να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο στην αποκατάσταση λαθών και περισσότερο στην ανάπτυξη.

Η καλή λογιστική δεν αφορά μόνο την καταμέτρηση. Αφορά τη δημιουργία της ορατότητας και της πειθαρχίας που χρειάζεται κάθε επιχείρηση για να προχωρά με αυτοπεποίθηση.