6 λόγοι για να κάνετε την επόμενη συνάντησή σας προαιρετική

Όταν χτίζετε μια εταιρεία, κάθε ώρα μετράει. Ιδρυτές, στελέχη και μικρές ομάδες συχνά ξεκινούν με ημερολόγια που γεμίζουν πιο γρήγορα από ό,τι προλαβαίνει να γίνει η δουλειά. Οι συναντήσεις υποτίθεται ότι βελτιώνουν τον συντονισμό, αλλά όταν είναι υπερβολικά πολλές κάνουν το αντίθετο: διακόπτουν τη βαθιά εργασία, επιβραδύνουν τη λήψη αποφάσεων και αφήνουν τους ανθρώπους να νιώθουν απασχολημένοι χωρίς η επιχείρηση να προχωράει.

Γι’ αυτό η ιδέα να γίνουν ορισμένες συναντήσεις προαιρετικές αξίζει σοβαρή προσοχή. Οι προαιρετικές συναντήσεις δεν σημαίνουν αδόμητες ομάδες ή έλλειψη λογοδοσίας. Όταν γίνονται σωστά, δημιουργούν χώρο για συγκεντρωμένη εργασία, προσελκύουν τους κατάλληλους συμμετέχοντες και κάνουν τις συναντήσεις πιο στοχευμένες. Για νεοφυείς και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις, αυτό μπορεί να είναι η διαφορά ανάμεσα στη δυναμική και στη συνεχή συμφόρηση του ημερολογίου.

Αυτό το άρθρο εξηγεί γιατί οι προαιρετικές συναντήσεις μπορούν να βελτιώσουν την απόδοση της ομάδας, πώς να αποφασίσετε ποιες συναντήσεις πρέπει να είναι προαιρετικές και πότε μια υποχρεωτική συνάντηση παραμένει η σωστή επιλογή.

Τι σημαίνει πραγματικά μια προαιρετική συνάντηση

Μια προαιρετική συνάντηση δεν είναι μια συνάντηση χωρίς σκοπό. Είναι μια συνάντηση στην οποία η παρουσία δεν είναι υποχρεωτική για όλους όσοι έχουν προσκληθεί. Ο διοργανωτής κοινοποιεί εκ των προτέρων τον στόχο, την ατζέντα και το αναμενόμενο αποτέλεσμα και έπειτα αφήνει τον καθένα να αποφασίσει αν η παρουσία του θα προσθέσει αξία.

Αυτή η απλή αλλαγή μεταβάλλει τη συμπεριφορά. Οι άνθρωποι συμμετέχουν επειδή θέλουν να συμβάλουν, όχι επειδή αναγκάζονται να παραστούν. Επίσης, ασκεί πίεση στον υπεύθυνο της συνάντησης να κάνει τη συνεδρία σαφή, αποτελεσματική και άξια του χρόνου που απαιτεί.

Για ιδρυτές και μικρές ομάδες, οι προαιρετικές συναντήσεις μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμες όταν η ομάδα είναι ακόμη λιτή, οι αρμοδιότητες αλληλεπικαλύπτονται και ο χρόνος αξιοποιείται καλύτερα στην εκτέλεση παρά σε επαναλαμβανόμενες ενημερώσεις κατάστασης.

1. Οι προαιρετικές συναντήσεις μειώνουν την εναλλαγή πλαισίου

Ένα από τα μεγαλύτερα κρυφά κόστη σε κάθε επιχείρηση είναι η εναλλαγή πλαισίου. Κάθε συνάντηση διακόπτει τη ροή εργασίας, αποσπά την προσοχή από την εκτέλεση και αυξάνει τον χρόνο που χρειάζεται για να επιστρέψει κανείς σε βαθιά εργασία μετά.

Όταν οι άνθρωποι παρακολουθούν πάρα πολλές συναντήσεις, ξοδεύουν περισσότερο χρόνο ανακάμπτοντας από τις διακοπές παρά παράγοντας ουσιαστικό έργο. Αυτό είναι ιδιαίτερα επώδυνο για εταιρείες αρχικού σταδίου, όπου τα ίδια άτομα συχνά χειρίζονται πωλήσεις, λειτουργίες, οικονομικά, υποστήριξη πελατών και αποφάσεις προϊόντος.

Η προαιρετική συμμετοχή σε μια συνάντηση βοηθά να προστατευτεί ο χρόνος για συγκεντρωμένη εργασία. Τα μέλη της ομάδας που δεν χρειάζονται τη συζήτηση μπορούν να παραμείνουν προσηλωμένα στις προτεραιότητες που πραγματικά προωθούν την επιχείρηση.

2. Η προαιρετική παρουσία βελτιώνει την ποιότητα της συνάντησης

Μια υποχρεωτική συνάντηση συχνά γεμίζει τις θέσεις με ανθρώπους που σχετίζονται μόνο εν μέρει με τη συζήτηση. Αυτοί οι συμμετέχοντες μπορεί να παραμείνουν σιωπηλοί, να ασχολούνται με άλλα πράγματα παράλληλα ή να αποχωρήσουν χωρίς ξεκάθαρο συμπέρασμα. Αυτό δημιουργεί θόρυβο χωρίς να προσθέτει μεγάλη αξία.

Οι προαιρετικές συναντήσεις τείνουν να προσελκύουν μια πιο αφοσιωμένη ομάδα. Όταν η συμμετοχή είναι επιλογή, όσοι παρευρίσκονται συνήθως έχουν άμεσο ενδιαφέρον για το αποτέλεσμα, σχετική τεχνογνωσία ή μια χρήσιμη οπτική. Αυτό κάνει τη συζήτηση πιο συμπαγή και τις αποφάσεις πιο χρήσιμες.

Στην πράξη, οι προαιρετικές συναντήσεις ωθούν τους διοργανωτές να απαντήσουν σε τρία ερωτήματα πριν στείλουν την πρόσκληση:

• Ποια απόφαση ή ποιο αποτέλεσμα χρειαζόμαστε;
• Ποιος πραγματικά πρέπει να είναι στην αίθουσα;
• Τι μπορεί να εξετάσει ασύγχρονα ο υπόλοιπος κόσμος;

Αυτά τα ερωτήματα βελτιώνουν τη συνάντηση πριν καν ξεκινήσει.

3. Ενθαρρύνουν καλύτερη προετοιμασία

Όταν μια συνάντηση είναι υποχρεωτική, οι συμμετέχοντες μπορεί να θεωρήσουν ότι μπορούν να εμφανιστούν και να τα καταλάβουν όλα στην πορεία. Η προαιρετική συμμετοχή δημιουργεί διαφορετική νοοτροπία. Οι άνθρωποι που επιλέγουν να παρευρεθούν είναι πιο πιθανό να διαβάσουν την ατζέντα, να εξετάσουν σημειώσεις και να έρθουν προετοιμασμένοι να συμβάλουν.

Αυτή η προετοιμασία έχει σημασία. Μια συνάντηση με προετοιμασμένους συμμετέχοντες είναι συνήθως πιο σύντομη, πιο εστιασμένη και πιο παραγωγική. Αντί να ξοδεύεται ο μισός χρόνος στην εξήγηση του υπόβαθρου, η ομάδα μπορεί να αφιερώσει τον χρόνο στη λήψη αποφάσεων.

Η προετοιμασία βελτιώνει επίσης την υλοποίηση. Όταν κάποιος συμμετέχει από επιλογή, είναι πιο πιθανό να αισθανθεί ιδιοκτησία για το θέμα και τα επόμενα βήματα.

4. Οι προαιρετικές συναντήσεις σέβονται διαφορετικά στυλ εργασίας

Δεν εργάζονται όλα τα μέλη μιας ομάδας με τον ίδιο τρόπο. Κάποιοι σκέφτονται καλύτερα μέσα από ζωντανή συζήτηση. Άλλοι επεξεργάζονται τις πληροφορίες πιο αποτελεσματικά αφού διαβάσουν, αναστοχαστούν ή δουλέψουν πάνω σε ένα πρόβλημα μόνοι τους.

Οι προαιρετικές συναντήσεις αφήνουν χώρο για αυτές τις διαφορές. Δίνουν στους ανθρώπους τη δυνατότητα να επιλέξουν αν η συμμετοχή σε πραγματικό χρόνο είναι απαραίτητη ή αν αρκεί να διαβάσουν αργότερα μια σύνοψη.

Αυτή η ευελιξία είναι πολύτιμη για κατανεμημένες ομάδες, υβριδικές ομάδες και ιδρυτές που εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Μπορεί επίσης να μειώσει τις τριβές για ειδικούς που δεν χρειάζεται να παρευρίσκονται σε κάθε λειτουργική συζήτηση, αλλά πρέπει να παραμένουν ενήμεροι.

Το αποτέλεσμα είναι μια πιο υγιής ισορροπία ανάμεσα στη συνεργασία και την αυτονομία.

5. Αποκαλύπτουν ποιες συναντήσεις έχουν πραγματική αξία

Πολλές ομάδες διατηρούν επαναλαμβανόμενες συναντήσεις απλώς επειδή πάντα υπήρχαν. Το ημερολόγιο γεμίζει με σταθερές κλήσεις, ακόμη και όταν ο αρχικός σκοπός δεν ισχύει πια.

Οι προαιρετικές συναντήσεις λειτουργούν ως φυσικό τεστ: αν η συμμετοχή μειωθεί, ο διοργανωτής μαθαίνει γρήγορα αν η συνάντηση είναι πραγματικά χρήσιμη. Αν οι άνθρωποι συνεχίσουν να επιλέγουν να συμμετέχουν, η συνάντηση πιθανότατα εξυπηρετεί έναν πραγματικό σκοπό. Αν σχεδόν κανείς δεν μπαίνει, η ομάδα έχει ένα σήμα ότι ίσως η συνάντηση χρειάζεται επανασχεδιασμό ή ακύρωση.

Αυτό δεν είναι αποτυχία. Είναι χρήσιμη ανατροφοδότηση.

Για μια αναπτυσσόμενη εταιρεία, η κατάργηση συναντήσεων χαμηλής αξίας μπορεί να δημιουργήσει εκπληκτικά μεγάλη χωρητικότητα. Ο χρόνος που εξοικονομείται μπορεί να διοχετευτεί σε εργασία προϊόντος, προσέγγιση πωλήσεων, εξυπηρέτηση πελατών ή βελτιώσεις λειτουργιών.

6. Υποστηρίζουν μικρότερες, καλύτερες συναντήσεις

Οι προαιρετικές συναντήσεις συχνά καταλήγουν μικρότερες από σχεδιασμό. Αυτό δεν είναι πρόβλημα. Σε πολλές περιπτώσεις, το μικρότερο είναι καλύτερο.

Μια μικρότερη ομάδα διευκολύνει:

• Τη διατήρηση της συζήτησης στο θέμα
• Τη λήψη απόφασης πιο γρήγορα
• Τη μείωση των παράλληλων συζητήσεων
• Τον σαφή προσδιορισμό της ευθύνης
• Τη λήξη της συνάντησης στην ώρα της

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδρυτές και μάνατζερ που χρειάζονται αποφάσεις, όχι παρατεταμένη συζήτηση. Μια συνάντηση με τρία σχετικά άτομα μπορεί συχνά να πετύχει περισσότερα από μια συνάντηση με δέκα συμμετέχοντες και χωρίς σαφή υπεύθυνο.

Οι μικρότερες συναντήσεις διευκολύνουν επίσης την καταγραφή αποφάσεων και την άμεση παρακολούθηση, κάτι που βελτιώνει την εκτέλεση μετά το τέλος της κλήσης.

Πότε μια συνάντηση πρέπει να παραμένει υποχρεωτική

Οι προαιρετικές συναντήσεις είναι χρήσιμες, αλλά δεν είναι η λύση για όλα. Ορισμένες συναντήσεις πρέπει να παραμένουν υποχρεωτικές επειδή το αποτέλεσμα επηρεάζει όλους τους εμπλεκόμενους ή επειδή η ομάδα χρειάζεται μια κοινή δέσμευση σε πραγματικό χρόνο.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Ανακοινώσεις σε επίπεδο εταιρείας που απαιτούν άμεση επιβεβαίωση
• Συνεδρίες στρατηγικού σχεδιασμού όπου όλοι οι βασικοί ενδιαφερόμενοι πρέπει να ευθυγραμμιστούν
• Ευαίσθητες συζητήσεις που χρειάζονται άμεση ανατροφοδότηση και ζωντανό διάλογο
• Συναντήσεις αντιμετώπισης κρίσιμων περιστατικών όπου η ταχύτητα έχει σημασία
• Εκπαιδεύσεις που πρέπει να ολοκληρώσει κάθε συμμετέχων

Στόχος δεν είναι να εξαλειφθούν πλήρως οι υποχρεωτικές συναντήσεις. Ο στόχος είναι να υπάρχει πρόθεση και σαφήνεια ως προς το πότε η παρουσία είναι πραγματικά απαραίτητη.

Πώς να κάνετε τις συναντήσεις προαιρετικές χωρίς να προκαλέσετε σύγχυση

Αν θέλετε οι προαιρετικές συναντήσεις να λειτουργήσουν, χρειάζεστε δομή. Αλλιώς, το προαιρετικό μπορεί να γίνει ασαφές και οι ασαφείς συναντήσεις καταλήγουν να αγνοούνται.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις πρακτικές για να γίνει η μορφή αποτελεσματική:

1. Δηλώστε καθαρά τον σκοπό

Συμπεριλάβετε το θέμα, την απόφαση που πρέπει να ληφθεί ή το ερώτημα που πρέπει να απαντηθεί. Αν η συνάντηση δεν έχει σαφή σκοπό, πιθανότατα δεν θα έπρεπε να βρίσκεται στο ημερολόγιο.

2. Καθορίστε ποιοι είναι υποχρεωτικοί και ποιοι προαιρετικοί

Μην χαρακτηρίζετε όλους προαιρετικούς από προεπιλογή. Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με το ποιος πρέπει να παρευρεθεί και γιατί.

3. Μοιραστείτε το υλικό εκ των προτέρων

Στείλτε μια σύντομη ατζέντα, σημειώσεις υπόβαθρου ή μια σύνοψη μίας σελίδας πριν από τη συνάντηση. Αυτό δίνει στους ανθρώπους την ευκαιρία να αποφασίσουν αν πρέπει να συμμετάσχουν.

4. Καταγράψτε το αποτέλεσμα

Αν η συμμετοχή είναι προαιρετική, βεβαιωθείτε ότι όσοι δεν παρευρέθηκαν μπορούν να ενημερωθούν. Δημοσιεύστε σημειώσεις, αποφάσεις και ενέργειες μετά τη συνάντηση.

5. Σεβαστείτε την ασύγχρονη παρακολούθηση

Αν κάποιος δεν παρευρεθεί, πρέπει να έχει τρόπο να δει το αποτέλεσμα και να συμβάλει αργότερα αν χρειαστεί.

6. Επανεξετάζετε τακτικά τις επαναλαμβανόμενες συναντήσεις

Ορίστε μια μηνιαία ή τριμηνιαία ανασκόπηση για να ρωτάτε αν μια συνάντηση εξακολουθεί να χρειάζεται να υπάρχει, αν πρέπει να είναι πιο σύντομη ή αν πρέπει να γίνει προαιρετική.

Ένα απλό πλαίσιο απόφασης για ιδρυτές

Αν αποφασίζετε αν μια συνάντηση πρέπει να γίνει προαιρετική, κάντε αυτές τις τέσσερις ερωτήσεις:

1. Πρέπει κάθε προσκεκλημένος να βοηθήσει να ληφθεί η απόφαση ζωντανά;
2. Θα εξακολουθεί να είναι χρήσιμη η συνάντηση αν συμμετέχουν μόνο οι βασικοί συντελεστές;
3. Μπορεί η υπόλοιπη ομάδα να ενημερωθεί ασύγχρονα;
4. Είναι αυτή η καλύτερη χρήση του χρόνου όλων αυτή τη στιγμή;

Αν η απάντηση στις περισσότερες από αυτές τις ερωτήσεις είναι ναι, μια προαιρετική συνάντηση είναι πιθανότατα η σωστή επιλογή.

Αν όχι, η συνάντηση ίσως χρειάζεται πιο αυστηρή ατζέντα, λιγότερους συμμετέχοντες ή διαφορετική μορφή συνολικά.

Το συμπέρασμα

Το να κάνετε μια συνάντηση προαιρετική δεν σημαίνει ότι χαμηλώνετε τα πρότυπα. Σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε τον χρόνο πιο έξυπνα. Για ιδρυτές και αναπτυσσόμενες ομάδες, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη συγκέντρωση, ισχυρότερη συμμετοχή και λιγότερα εμπόδια στο ημερολόγιο.

Οι καλύτερες συναντήσεις δεν είναι αυτές με τους περισσότερους συμμετέχοντες. Είναι αυτές με τους σωστούς συμμετέχοντες, έναν σαφή σκοπό και ένα πρακτικό αποτέλεσμα. Οι προαιρετικές συναντήσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να φτάσετε εκεί.

Αν η ομάδα σας περνάει υπερβολικά πολύ χρόνο σε κλήσεις που δεν προχωρούν τη δουλειά, ξεκινήστε κάνοντας μία επαναλαμβανόμενη συνάντηση προαιρετική. Παρακολουθήστε τι θα συμβεί. Σε πολλές περιπτώσεις, το αποτέλεσμα είναι πιο καθαρή σκέψη, καλύτερες αποφάσεις και περισσότερος χρόνος για τη δουλειά που πραγματικά αναπτύσσει την επιχείρηση.