Келесі жиналысыңызды міндетті емес етудің 6 себебі

Компания құрып жатқанда, әр сағат маңызды. Негізін қалаушылар, операциялық жетекшілер және шағын командалар көбіне күнтізбелері орындалатын жұмыстан тезірек толып кететін жағдайға тап болады. Жиналыстар үйлестіруді жақсартуға тиіс, бірақ олардың тым көп болуы кері әсер береді: терең жұмысты бөледі, шешім қабылдауды баяулатады және адамдарды бизнесті алға жылжытпай-ақ бос жүргендей күйде қалдырады.

Сондықтан кейбір жиналыстарды міндетті емес ету идеясын байыппен қарастырған жөн. Міндетті емес жиналыстар тәртіпсіз командаларды немесе жауапкершіліктің жоқтығын білдірмейді. Дұрыс ұйымдастырылса, олар шоғырланған жұмысқа орын ашады, дұрыс қатысушыларды тартады және жиналыстарды әлдеқайда мақсатты етеді. Стартаптар мен өсіп келе жатқан бизнестер үшін бұл серпін мен күнтізбедегі тұрақты тығыздықтың арасындағы айырмашылық болуы мүмкін.

Бұл мақала міндетті емес жиналыстардың команда өнімділігін неге жақсарта алатынын, қандай жиналыстарды міндетті емес ету керегін және қашан міндетті жиналыс әлі де дұрыс таңдау болатынын түсіндіреді.

Міндетті емес жиналыс нені білдіреді

Міндетті емес жиналыс - мақсаты жоқ жиналыс емес. Бұл шақырылғандардың бәрі үшін қатысу міндетті емес жиналыс. Ұйымдастырушы мақсатты, күн тәртібін және күтілетін нәтижені алдын ала бөліседі, содан кейін адамдар өз қатысуы құн әкеле ме, жоқ па - соны өздері шешеді.

Осы қарапайым өзгеріс мінез-құлықты өзгертеді. Адамдар мәжбүр болғандықтан емес, өз үлесін қосқысы келгендіктен қатысады. Бұл сондай-ақ жиналыс иесіне сессияны анық, тиімді және жұмсалған уақытқа лайық ету үшін қысым түсіреді.

Негізін қалаушылар мен шағын командалар үшін міндетті емес жиналыстар команда әлі шағын болғанда, міндеттер бір-бірімен қабаттасқанда және уақытты қайталанатын статус жаңартуларына емес, іске асыруға жұмсаған дұрыс болғанда әсіресе пайдалы.

1. Міндетті емес жиналыстар контекст ауыстыруды азайтады

Кез келген бизнестегі ең үлкен жасырын шығындардың бірі - контекстті жиі ауыстыру. Әрбір жиналыс жұмыс ағынын бөледі, назарды орындаудан алыстатады және кейін қайтадан терең жұмысқа оралуға кететін уақытты арттырады.

Адамдар тым көп жиналысқа қатысқанда, олар пайдалы нәтижеден гөрі үзілістен қалпына келуге көбірек уақыт жұмсайды. Бұл әсіресе ерте кезеңдегі компанияларда ауыр тиеді, өйткені сол бір адамдар көбіне сату, операциялар, қаржы, клиенттерге қолдау көрсету және өнімге қатысты шешімдермен қатар айналысады.

Жиналысты міндетті емес ету шоғырланған жұмысқа арналған уақытты қорғауға көмектеседі. Талқылауға қатысуы қажет емес команда мүшелері бизнесті алға жылжытатын басымдықтарға назар аудара алады.

2. Қатысудың еріктілігі жиналыс сапасын арттырады

Міндетті жиналыста көбіне талқылауға тек ішінара ғана қатысты адамдар да отыра береді. Мұндай қатысушылар үнсіз қалуы, бірнеше істі қатар атқаруы немесе нақты қорытындысыз кетіп қалуы мүмкін. Бұл айқын құндылық қоспай-ақ шу тудырады.

Міндетті емес жиналыстар әдетте көбірек белсенді топты тартады. Қатысу таңдауға негізделгенде, келген адамдардың нәтижеге тікелей мүддесі, тиісті тәжірибесі немесе пайдалы көзқарасы болады. Бұл талқылауды жинақырақ әрі шешімдерді пайдалырақ етеді.

Практикалық тұрғыда міндетті емес жиналыстар ұйымдастырушыларды шақыру жібермей тұрып мына үш сұраққа жауап беруге итермелейді:

• Бізге қандай шешім немесе нәтиже қажет?
• Бөлмеде шынымен кім болуы керек?
• Қалғандарының бәрі нені асинхронды түрде қарап шыға алады?

Бұл сұрақтар жиналыстың өзі басталмай тұрып-ақ оны жақсартады.

3. Олар жақсырақ дайындалуға ынталандырады

Жиналыс міндетті болғанда, қатысушылар келіп, жағдайды сол жерде түсіне салуға болады деп ойлауы мүмкін. Міндетті емес қатысу басқа ой қалыптастырады. Қосылуды таңдаған адамдар күн тәртібін оқуға, жазбаларды қарап шығуға және үлес қосуға дайын келуге көбірек бейім.

Мұндай дайындық маңызды. Дайындалған қатысушылары бар жиналыс әдетте қысқарақ, неғұрлым шоғырланған және өнімдірек болады. Уақыттың жартысын фондық ақпарат түсіндіруге жұмсаудың орнына, команда шешім қабылдауға уақыт бөле алады.

Дайындық кейінгі әрекеттерді де жақсартады. Біреу өз қалауымен қатысса, ол тақырыпқа және келесі қадамдарға көбірек жауапкершілік сезінеді.

4. Міндетті емес жиналыстар әртүрлі жұмыс тәсілдерін құрметтейді

Команда мүшелерінің бәрі бірдей жұмыс істемейді. Кейбір адамдар ең жақсы ойды тікелей талқылау кезінде айтады. Басқалары ақпаратты оқығаннан, ой елегінен өткізгеннен немесе мәселені өздігінен шешкеннен кейін тиімдірек қабылдайды.

Міндетті емес жиналыстар осы айырмашылықтарға орын береді. Олар адамдарға нақты уақыттағы қатысу қажет пе, әлде кейінірек қысқаша мазмұнды қарап шығу тиімдірек пе - соны таңдауға мүмкіндік береді.

Бұл икемділік таратылған командалар, гибридті командалар және бірнеше уақыт белдеуінде жұмыс істейтін негізін қалаушылар үшін құнды. Ол сондай-ақ әрбір операциялық талқылауға қатысуды қажет етпейтін, бірақ бәрібір ақпараттан хабардар болуы керек мамандар үшін үйкелісті азайтады.

Нәтижесінде ынтымақтастық пен дербестік арасындағы теңгерім жақсарады.

5. Олар шын мәнінде құнды жиналыстарды анық көрсетеді

Көптеген командалар қайталанатын жиналыстарды тек бұрыннан бар болғаны үшін сақтап қояды. Күнтізбе бастапқы мақсаты енді өзекті болмаса да, тұрақты қоңырауларға толып кетеді.

Міндетті емес жиналыстар табиғи сынақ жасайды: егер қатысу азайса, ұйымдастырушы жиналыстың шын мәнінде пайдалы ма, жоқ па - соны тез түсінеді. Егер адамдар бәрібір қатысуды таңдаса, жиналыстың нақты мақсаты бар деген сөз. Егер ешкімге жуығы келмесе, бұл жиналысты қайта құру немесе мүлде тоқтату керек деген белгі.

Бұл сәтсіздік емес. Бұл пайдалы кері байланыс.

Өсіп келе жатқан компания үшін төмен құндылықты жиналыстарды алып тастау күтпеген мөлшерде уақыт босата алады. Үнемделген уақытты өнім әзірлеуге, сату жұмысына, клиенттерге қызмет көрсетуге немесе операциялық жақсартуларға бағыттауға болады.

6. Олар кіші, сапалы жиналыстарды қолдайды

Міндетті емес жиналыстар көбіне әдейі шағын болады. Бұл проблема емес. Көп жағдайда шағын топ жақсырақ.

Шағын топтың көмегімен мыналарды жасау оңайырақ:

• Тақырыптан ауытқымау
• Шешімге тезірек келу
• Қосымша әңгімелерді азайту
• Жауапкершілікті анық бөлу
• Жиналысты уақытында аяқтау

Бұл әсіресе ұзақ пікірталас емес, шешім керек болатын негізін қалаушылар мен менеджерлер үшін маңызды. Үш маңызды адамның жиналысы көбіне он қатысушысы бар, бірақ нақты иесі жоқ жиналыстан көп нәрсе істей алады.

Шағын жиналыстар шешімдерді құжаттап, тез қадағалауды да жеңілдетеді, бұл қоңырау аяқталғаннан кейінгі орындауды жақсартады.

Жиналыс қашан бәрібір міндетті болуы керек

Міндетті емес жиналыстар пайдалы, бірақ олар бәріне бірдей жауап емес. Кейбір жиналыстар міндетті күйде қалуы керек, өйткені нәтиже қатысы бар барлық адамға әсер етеді немесе командаға нақты уақытта ортақ міндеттеме қажет.

Мысалдар:

• Тікелей растауды қажет ететін компания деңгейіндегі хабарландырулар
• Барлық негізгі мүдделі тараптар келісуі тиіс стратегиялық жоспарлау сессиялары
• Жедел кері байланыс пен тікелей талқылауды қажет ететін сезімтал әңгімелер
• Жылдамдық маңызды болатын дағдарысқа ден қою жиналыстары
• Әр қатысушы аяқтауы тиіс оқу сессиялары

Мақсат - міндетті жиналыстарды толық алып тастау емес. Мақсат - қатысу шынымен қашан қажет екенін саналы түрде анықтау.

Түсінбеушілік тудырмай жиналысты қалай міндетті емес етуге болады

Егер міндетті емес жиналыстар тиімді жұмыс істесін десеңіз, құрылым қажет. Әйтпесе, міндетті емес дегені бұлыңғыр болып, бұлыңғыр жиналыстар еленбейтін жиналыстарға айналады.

Форматты тиімді ету үшін мына тәжірибелерді қолданыңыз:

1. Мақсатын анық көрсетіңіз

Тақырыпты, қабылданатын шешімді немесе жауап берілетін сұрақты қосыңыз. Егер жиналыстың мақсаты анық болмаса, ол күнтізбеде болмауы керек.

2. Кімнің қатысуы міндетті, кімнің қатысуы ерікті екенін көрсетіңіз

Барлығын әдет бойынша міндетті емес деп белгілемеңіз. Кімнің не үшін қатысуы керегін нақтылаңыз.

3. Материалдарды алдын ала бөлісіңіз

Жиналысқа дейін қысқа күн тәртібін, анықтамалық жазбаларды немесе бір беттік қысқаша шолуды жіберіңіз. Бұл адамдарға қатысу-қатыспау туралы шешім қабылдауға мүмкіндік береді.

4. Нәтижені тіркеңіз

Қатысу міндетті емес болса, жиналысқа келмегендер де кейін ақпарат ала алатынына көз жеткізіңіз. Жиналыстан кейін жазбаларды, шешімдерді және әрекет тармақтарын жариялаңыз.

5. Асинхронды жалғастыруды құрметтеңіз

Егер біреу жиналысқа қатыспаса, ол бәрібір нәтижені қарап шығып, қажет болса кейін үлес қоса алатын жолға ие болуы керек.

6. Қайталанатын жиналыстарды жүйелі түрде қарап шығыңыз

Ай сайын немесе тоқсан сайын шолу жасап, жиналыстың әлі де керек пе, қысқа болуы керек пе, әлде міндетті емес форматқа ауысуы керек пе - соны бағалаңыз.

Негізін қалаушыларға арналған қарапайым шешім қабылдау үлгісі

Егер жиналысты міндетті емес ету керек пе деп ойлансаңыз, мына төрт сұрақты қойыңыз:

1. Шақырылғандардың әрқайсысы шешімді сол сәтте қабылдауға көмектесуі керек пе?
2. Тек негізгі қатысушылар келсе де, жиналыс пайдалы бола ма?
3. Команданың қалған бөлігі кейіннен асинхронды түрде хабардар бола ала ма?
4. Бұл дәл қазір бәрінің уақытын пайдаланудың ең тиімді жолы ма?

Егер осы сұрақтардың көбіне жауап иә болса, міндетті емес жиналыс дұрыс таңдау болуы мүмкін.

Егер олай болмаса, жиналысқа жинақы күн тәртібі, аз қатысушы немесе мүлде басқа формат қажет болуы мүмкін.

Негізгі түйін

Жиналысты міндетті емес ету стандарттарды төмендету емес. Бұл уақытты әлдеқайда ақылды пайдалану. Негізін қалаушылар мен өсіп келе жатқан командалар үшін бұл жақсырақ шоғырлануға, белсендірек қатысуға және күнтізбедегі кедергілердің азаюына әкелуі мүмкін.

Ең жақсы жиналыстар - қатысушысы ең көп жиналыстар емес. Олар - дұрыс қатысушылары, анық мақсаты және практикалық нәтижесі бар жиналыстар. Міндетті емес жиналыстар сізге дәл осыған жетуге көмектесе алады.

Егер сіздің командаңыз жұмысты ілгерілетпейтін қоңырауларға тым көп уақыт жұмсап жүрсе, бір қайталанатын жиналысты міндетті емес етіп бастаңыз. Не болатынын бақылаңыз. Көп жағдайда нәтиже - айқынырақ ойлау, жақсырақ шешімдер және бизнесті шынымен өсіретін жұмысқа көбірек уақыт бөлу.