6 lý do nên biến cuộc họp tiếp theo của bạn thành cuộc họp tùy chọn

Khi bạn đang xây dựng một công ty, từng giờ đều có giá trị. Các nhà sáng lập, người vận hành và các nhóm nhỏ thường bắt đầu với những lịch làm việc kín chỗ nhanh hơn tốc độ hoàn thành công việc. Cuộc họp được tạo ra để cải thiện sự phối hợp, nhưng quá nhiều cuộc họp lại làm điều ngược lại: chúng làm gián đoạn công việc chuyên sâu, làm chậm quá trình ra quyết định và khiến mọi người cảm thấy bận rộn nhưng không giúp doanh nghiệp tiến lên.

Vì vậy, ý tưởng biến một số cuộc họp thành tùy chọn rất đáng được xem xét nghiêm túc. Cuộc họp tùy chọn không có nghĩa là nhóm làm việc thiếu cấu trúc hoặc thiếu trách nhiệm. Khi được thực hiện tốt, chúng tạo ra khoảng trống cho công việc tập trung, thu hút đúng người tham gia và làm cho cuộc họp có chủ đích hơn. Với các startup và doanh nghiệp đang phát triển, điều đó có thể là khác biệt giữa đà tiến và tình trạng lịch họp bị quá tải liên tục.

Bài viết này giải thích vì sao cuộc họp tùy chọn có thể cải thiện hiệu suất nhóm, cách xác định những cuộc họp nào nên là tùy chọn, và khi nào một cuộc họp bắt buộc vẫn là lựa chọn đúng.

Cuộc họp tùy chọn thực sự có nghĩa là gì

Cuộc họp tùy chọn không phải là cuộc họp không có mục đích. Đó là cuộc họp mà việc tham dự không bắt buộc đối với tất cả mọi người trong danh sách mời. Người tổ chức chia sẻ trước mục tiêu, chương trình và kết quả mong đợi, sau đó để mọi người tự quyết định liệu sự hiện diện của họ có tạo thêm giá trị hay không.

Sự thay đổi nhỏ này làm thay đổi hành vi. Mọi người tham gia vì họ muốn đóng góp, chứ không phải vì họ bị buộc phải có mặt. Nó cũng tạo áp lực cho người chủ trì cuộc họp phải làm cho buổi họp rõ ràng, hiệu quả và xứng đáng với thời gian của người tham dự.

Với các nhà sáng lập và nhóm nhỏ, cuộc họp tùy chọn đặc biệt hữu ích khi đội ngũ còn tinh gọn, trách nhiệm chồng lấn, và thời gian nên được dành cho việc thực thi hơn là cho các cập nhật trạng thái lặp đi lặp lại.

1. Cuộc họp tùy chọn giảm việc chuyển đổi ngữ cảnh

Một trong những chi phí ẩn lớn nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào là việc chuyển đổi ngữ cảnh. Mỗi cuộc họp đều làm gián đoạn luồng công việc, kéo sự chú ý ra khỏi việc thực thi và làm tăng thời gian cần để quay lại trạng thái tập trung sâu sau đó.

Khi mọi người tham dự quá nhiều cuộc họp, họ dành nhiều thời gian hơn để phục hồi sau các gián đoạn thay vì tạo ra đầu ra có ý nghĩa. Điều đó đặc biệt nặng nề với các công ty giai đoạn đầu, nơi cùng một người thường phải xử lý bán hàng, vận hành, tài chính, hỗ trợ khách hàng và các quyết định về sản phẩm.

Biến một cuộc họp thành tùy chọn giúp bảo vệ thời gian cho công việc chuyên sâu. Những thành viên không cần tham gia thảo luận có thể tiếp tục tập trung vào các ưu tiên thực sự đưa doanh nghiệp tiến lên.

2. Tham dự tùy chọn cải thiện chất lượng cuộc họp

Một cuộc họp bắt buộc thường lấp đầy chỗ bằng những người chỉ liên quan một phần đến cuộc thảo luận. Những người tham dự đó có thể giữ im lặng, làm việc khác song song, hoặc rời đi mà không có kết luận rõ ràng. Điều đó tạo ra nhiễu mà không mang lại nhiều giá trị.

Cuộc họp tùy chọn thường thu hút một nhóm gắn kết hơn. Khi việc tham dự là lựa chọn, những người xuất hiện thường có lợi ích trực tiếp với kết quả, có chuyên môn liên quan hoặc có góc nhìn hữu ích. Điều đó làm cho cuộc thảo luận cô đọng hơn và các quyết định trở nên hữu dụng hơn.

Về mặt thực tế, cuộc họp tùy chọn buộc người tổ chức phải trả lời ba câu hỏi trước khi gửi lời mời:

• Chúng ta cần quyết định hay kết quả gì?
• Ai thực sự cần có mặt trong phòng?
• Những người còn lại có thể xem xét không đồng bộ điều gì?

Những câu hỏi đó giúp cải thiện cuộc họp ngay cả trước khi nó bắt đầu.

3. Chúng khuyến khích sự chuẩn bị tốt hơn

Khi một cuộc họp là bắt buộc, người tham dự có thể cho rằng họ chỉ cần xuất hiện rồi tính tiếp trong buổi họp. Việc tham dự tùy chọn tạo ra một tư duy khác. Những người chủ động tham gia thường có xu hướng đọc chương trình họp, xem lại ghi chú và đến với sự chuẩn bị để đóng góp.

Sự chuẩn bị đó rất quan trọng. Một cuộc họp có người tham gia đã chuẩn bị thường ngắn hơn, tập trung hơn và hiệu quả hơn. Thay vì dành một nửa thời gian để giải thích bối cảnh, nhóm có thể dùng thời gian để ra quyết định.

Sự chuẩn bị cũng cải thiện việc thực hiện sau đó. Khi ai đó tham gia vì lựa chọn của họ, họ thường cảm thấy có trách nhiệm hơn với chủ đề và các bước tiếp theo.

4. Cuộc họp tùy chọn tôn trọng các phong cách làm việc khác nhau

Không phải thành viên nào trong nhóm cũng làm việc theo cùng một cách. Một số người suy nghĩ tốt nhất trong thảo luận trực tiếp. Những người khác xử lý thông tin hiệu quả hơn sau khi đọc, suy ngẫm hoặc tự phân tích vấn đề.

Cuộc họp tùy chọn tạo không gian cho những khác biệt đó. Chúng cho phép mọi người tự chọn xem có cần tham gia theo thời gian thực hay không, hoặc việc xem lại bản tóm tắt sau đó có hiệu quả hơn không.

Sự linh hoạt này rất hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa, nhóm kết hợp, và các nhà sáng lập làm việc qua nhiều múi giờ. Nó cũng có thể giảm ma sát cho các chuyên gia không cần dự họp mọi thảo luận vận hành nhưng vẫn cần nắm thông tin.

Kết quả là sự cân bằng lành mạnh hơn giữa cộng tác và tự chủ.

5. Chúng cho thấy cuộc họp nào thực sự có giá trị

Nhiều nhóm giữ các cuộc họp định kỳ chỉ vì chúng đã tồn tại từ trước. Lịch làm việc bị lấp đầy bởi các cuộc gọi cố định, ngay cả khi mục đích ban đầu không còn phù hợp.

Cuộc họp tùy chọn tạo ra một phép thử tự nhiên: nếu số người tham dự giảm, người tổ chức sẽ nhanh chóng biết được cuộc họp đó có thực sự hữu ích hay không. Nếu mọi người vẫn chủ động tham gia, cuộc họp đó có lẽ đang phục vụ một mục đích thực sự. Nếu hầu như không ai tham gia, nhóm có tín hiệu rằng cuộc họp có thể cần được thiết kế lại hoặc hủy bỏ.

Đó không phải là thất bại. Đó là phản hồi hữu ích.

Với một công ty đang phát triển, việc loại bỏ những cuộc họp ít giá trị có thể tạo ra một lượng năng lực đáng ngạc nhiên. Thời gian tiết kiệm được có thể chuyển sang công việc sản phẩm, tiếp cận bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc cải thiện vận hành.

6. Chúng hỗ trợ các cuộc họp nhỏ hơn, tốt hơn

Cuộc họp tùy chọn thường trở nên nhỏ hơn một cách tự nhiên. Điều đó không phải là vấn đề. Trong nhiều trường hợp, nhỏ hơn lại tốt hơn.

Một nhóm nhỏ giúp dễ:

• Giữ đúng chủ đề
• Đưa ra quyết định nhanh hơn
• Giảm các cuộc trò chuyện bên lề
• Phân công trách nhiệm rõ ràng
• Kết thúc cuộc họp đúng giờ

Điều này đặc biệt quan trọng với các nhà sáng lập và quản lý khi họ cần quyết định chứ không phải tranh luận kéo dài. Một cuộc họp với ba người có liên quan thường có thể làm được nhiều hơn một cuộc họp với mười người tham dự nhưng không có chủ sở hữu rõ ràng.

Các cuộc họp nhỏ hơn cũng giúp ghi lại quyết định và theo dõi nhanh hơn, từ đó cải thiện việc thực thi sau khi cuộc gọi kết thúc.

Khi nào cuộc họp vẫn nên là bắt buộc

Cuộc họp tùy chọn rất hữu ích, nhưng không phải là giải pháp cho mọi thứ. Một số cuộc họp nên giữ tính bắt buộc vì kết quả ảnh hưởng đến tất cả những người liên quan hoặc vì nhóm cần một cam kết chung theo thời gian thực.

Ví dụ bao gồm:

• Thông báo toàn công ty cần sự xác nhận trực tiếp
• Các phiên lập kế hoạch chiến lược mà tất cả các bên liên quan chính phải thống nhất
• Các cuộc thảo luận nhạy cảm cần phản hồi ngay và trao đổi trực tiếp
• Các cuộc họp ứng phó sự cố nghiêm trọng mà tốc độ là yếu tố then chốt
• Các buổi đào tạo mà mọi người tham dự đều phải hoàn thành

Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn các cuộc họp bắt buộc. Mục tiêu là có chủ đích về thời điểm nào thực sự cần sự tham gia.

Cách biến cuộc họp thành tùy chọn mà không gây nhầm lẫn

Nếu muốn cuộc họp tùy chọn hoạt động hiệu quả, bạn cần có cấu trúc. Nếu không, tùy chọn có thể trở nên mơ hồ, và cuộc họp mơ hồ sẽ nhanh chóng trở thành cuộc họp bị bỏ qua.

Hãy dùng các thực hành sau để định dạng này hiệu quả:

1. Nêu rõ mục đích

Bao gồm chủ đề, quyết định cần đưa ra hoặc câu hỏi cần được trả lời. Nếu cuộc họp không có mục đích rõ ràng, có lẽ nó không nên xuất hiện trên lịch.

2. Xác định ai là người bắt buộc và ai là người tùy chọn

Đừng mặc định gắn nhãn mọi người đều tùy chọn. Hãy cụ thể về ai cần tham gia và vì sao.

3. Gửi tài liệu trước

Gửi trước một chương trình ngắn, ghi chú bối cảnh hoặc bản tóm tắt một trang trước cuộc họp. Điều đó cho mọi người cơ hội quyết định xem họ có nên tham gia hay không.

4. Ghi lại kết quả

Nếu việc tham dự là tùy chọn, hãy đảm bảo những người không tham dự vẫn có thể nắm thông tin. Đăng ghi chú, quyết định và các đầu việc sau cuộc họp.

5. Tôn trọng việc theo dõi không đồng bộ

Nếu ai đó không tham dự, họ vẫn nên có cách xem lại kết quả và đóng góp sau đó nếu cần.

6. Rà soát các cuộc họp định kỳ thường xuyên

Lên lịch rà soát hàng tháng hoặc hàng quý để xem một cuộc họp có còn cần tồn tại không, có nên rút ngắn không, hoặc có nên chuyển thành tùy chọn không.

Một khung ra quyết định đơn giản cho nhà sáng lập

Nếu bạn đang cân nhắc có nên biến một cuộc họp thành tùy chọn hay không, hãy tự hỏi bốn câu sau:

1. Mọi người trong danh sách mời có cần giúp đưa ra quyết định ngay trong cuộc họp không?
2. Cuộc họp có còn hữu ích nếu chỉ những người đóng góp chính tham gia không?
3. Phần còn lại của nhóm có thể cập nhật thông tin sau đó một cách không đồng bộ không?
4. Đây có phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất của mọi người lúc này không?

Nếu câu trả lời cho phần lớn các câu hỏi trên là có, cuộc họp tùy chọn có lẽ là lựa chọn đúng.

Nếu không, cuộc họp có thể cần một chương trình chặt chẽ hơn, ít người tham gia hơn, hoặc một hình thức khác hoàn toàn.

Kết luận

Biến một cuộc họp thành tùy chọn không phải là hạ thấp tiêu chuẩn. Đó là cách sử dụng thời gian thông minh hơn. Với các nhà sáng lập và nhóm đang phát triển, điều đó có thể dẫn đến sự tập trung tốt hơn, mức độ tham gia cao hơn và ít tắc nghẽn lịch làm việc hơn.

Những cuộc họp tốt nhất không phải là những cuộc họp có nhiều người tham dự nhất. Đó là những cuộc họp có đúng người, đúng mục đích và một kết quả thực tiễn. Cuộc họp tùy chọn có thể giúp bạn đạt được điều đó.

Nếu nhóm của bạn đang dành quá nhiều thời gian cho những cuộc gọi không tạo ra tiến triển, hãy bắt đầu bằng cách biến một cuộc họp định kỳ thành tùy chọn. Theo dõi điều gì xảy ra. Trong nhiều trường hợp, kết quả sẽ là suy nghĩ rõ ràng hơn, quyết định tốt hơn và nhiều thời gian hơn cho công việc thực sự thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.