6 Dahilan para Gawing Opsyonal ang Iyong Susunod na Pulong

Kapag bumubuo ka ng kumpanya, mahalaga ang bawat oras. Madalas na nagsisimula ang mga founder, operator, at maliliit na team sa mga kalendaryong mas mabilis mapuno kaysa sa kayang tapusin na trabaho. Ang mga pulong ay dapat makatulong sa koordinasyon, pero kapag sobra ang dami nito, kabaligtaran ang nangyayari: naaantala ang malalim na pagtutok sa trabaho, bumabagal ang pagdedesisyon, at napaparamdam sa mga tao na abala sila pero hindi talaga umuusad ang negosyo.

Kaya mahalagang pag-isipan nang seryoso ang ideya ng paggawa ng ilang pulong na opsyonal. Hindi ibig sabihin ng opsyonal na pulong ay walang istruktura ang team o walang pananagutan. Kapag ginawa nang maayos, nagbibigay ito ng espasyo para sa nakatutok na trabaho, inaakit ang tamang mga kalahok, at ginagawang mas sinasadya ang mga pulong. Para sa mga startup at lumalaking negosyo, maaaring iyon ang pagkakaiba sa pagitan ng momentum at tuloy-tuloy na pagsisiksikan ng iskedyul.

Ipinaliliwanag ng artikulong ito kung bakit makakatulong ang mga opsyonal na pulong sa performance ng team, paano magpasya kung aling mga pulong ang dapat gawing opsyonal, at kailan mas tama pa rin ang isang mandatory na pulong.

Ano Talaga ang Kahulugan ng Opsyonal na Pulong

Ang opsyonal na pulong ay hindi pulong na walang layunin. Isa itong pulong kung saan hindi obligado ang pagdalo ng lahat ng nasa imbitasyon. Ibinabahagi ng organizer ang layunin, agenda, at inaasahang resulta nang maaga, pagkatapos ay hinahayaang magpasya ang mga tao kung ang presensya nila ay makakadagdag ng halaga.

Ang simpleng pagbabagong iyon ay nagbabago ng asal. Dumadalo ang mga tao dahil gusto nilang mag-ambag, hindi dahil napilitan silang sumali. Pinipilit din nito ang may-ari ng pulong na gawing malinaw, episyente, at sulit ang oras ng sesyon.

Para sa mga founder at maliliit na team, lalong kapaki-pakinabang ang mga opsyonal na pulong kapag lean pa ang team, magkakahalo ang mga responsibilidad, at mas mainam na gamitin ang oras sa pagpapatupad kaysa sa paulit-ulit na status update.

1. Binabawasan ng Opsyonal na Pulong ang Context Switching

Isa sa pinakamalaking nakatagong gastos sa anumang negosyo ay ang context switching. Bawat pulong ay humahadlang sa daloy ng trabaho, humihila ng atensyon palayo sa pagpapatupad, at nagpapahaba ng oras bago muling makabalik sa malalim na trabaho.

Kapag napakaraming pulong ang dinadaluhan ng mga tao, mas matagal ang ginugugol nila sa pagbawi mula sa mga pagkaantala kaysa sa paglikha ng makabuluhang output. Lalong masakit iyon sa mga kumpanya sa maagang yugto, kung saan ang parehong mga tao ay madalas na humahawak ng sales, operations, finance, customer support, at mga desisyon sa produkto.

Nakakatulong ang paggawa ng pulong na opsyonal para maprotektahan ang oras para sa mas matinding pagtutok sa trabaho. Ang mga miyembro ng team na hindi kailangan sa talakayan ay maaaring manatiling nakatutok sa mga prayoridad na talagang nagpapasulong sa negosyo.

2. Pinapahusay ng Opsyonal na Pagdalo ang Kalidad ng Pulong

Ang mandatory na pulong ay kadalasang napupuno ng mga taong bahagyang lang may kinalaman sa usapan. Maaaring manahimik ang mga dadalo, mag-multitask, o umalis nang walang malinaw na nakuha. Nagdudulot iyon ng ingay nang hindi masyadong nagdadagdag ng halaga.

Ang mga opsyonal na pulong ay kadalasang umaakit ng mas engaged na grupo. Kapag ang pagdalo ay isang pagpipilian, ang mga taong sumasali ay karaniwang may direktang interes sa resulta, may kaugnay na kadalubhasaan, o may kapaki-pakinabang na pananaw. Dahil doon, mas tumitimo ang talakayan at mas nagiging kapaki-pakinabang ang mga desisyon.

Sa praktikal na usapan, ang mga opsyonal na pulong ay nagtutulak sa mga organizer na sagutin ang tatlong tanong bago magpadala ng imbitasyon:

• Ano ang desisyon o resulta na kailangan natin?
• Sino talaga ang kailangang nasa silid?
• Ano ang maaaring repasuhin ng iba nang asynchronous?

Pinapaganda ng mga tanong na iyon ang pulong bago pa man ito magsimula.

3. Hinihikayat Nila ang Mas Mabuting Paghahanda

Kapag mandatory ang isang pulong, maaaring isipin ng mga dadalo na maaari silang dumating at doon na lang umintindi ng lahat. Nagpapalit iyon ng pananaw kapag opsyonal ang pagdalo. Ang mga taong piniling sumali ay mas malamang na basahin ang agenda, repasuhin ang mga tala, at dumating na handang mag-ambag.

Mahalaga ang paghahandang iyon. Ang pulong na may mga handang kalahok ay karaniwang mas maikli, mas nakatutok, at mas produktibo. Sa halip na ubusin ang kalahati ng oras sa pagpapaliwanag ng background information, maaaring gamitin ng team ang oras sa pagdedesisyon.

Pinapahusay din ng paghahanda ang follow-through. Kapag kusang sumali ang isang tao, mas malamang na maramdaman niyang may-ari siya ng paksa at ng mga susunod na hakbang.

4. Iginagalang ng Opsyonal na Pulong ang Iba’t Ibang Work Style

Hindi pare-pareho ang paraan ng pagtatrabaho ng bawat miyembro ng team. Ang ilan ay pinakamagaling mag-isip sa live na talakayan. Ang iba naman ay mas epektibong nagpo-proseso ng impormasyon pagkatapos magbasa, magmuni-muni, o magtrabaho nang mag-isa sa isang problema.

Nagbibigay ng puwang ang mga opsyonal na pulong para sa mga pagkakaibang iyon. Hinahayaan nila ang mga tao na pumili kung kailangan ba ang real-time na pakikilahok o kung mas epektibong basahin na lang ang buod sa ibang oras.

Kapaki-pakinabang ang ganitong flexibility para sa mga distributed team, hybrid team, at mga founder na nagtatrabaho sa iba’t ibang time zone. Maaari rin nitong bawasan ang friction para sa mga specialist na hindi kailangang dumalo sa bawat operational na usapan pero kailangang manatiling may alam.

Ang resulta ay mas malusog na balanse sa pagitan ng collaboration at autonomy.

5. Ipinapakita Nila Kung Aling mga Pulong ang Talagang Mahalaga

Maraming team ang nagpapatuloy sa mga recurring na pulong dahil matagal na itong umiiral. Napupuno ang kalendaryo ng mga standing call, kahit hindi na akma ang orihinal na layunin.

Pinipilit ng mga opsyonal na pulong ang likas na pagsusuri: kung bumaba ang pagdalo, mabilis na malalaman ng organizer kung tunay bang kapaki-pakinabang ang pulong. Kung patuloy pa ring pinipiling dumalo ng mga tao, malamang na may tunay na silbi ang pulong. Kung halos walang sumasali, may senyales ang team na maaaring kailangan nang i-redesign o kanselahin ang pulong.

Hindi iyon kabiguan. Kapaki-pakinabang na feedback iyon.

Para sa lumalaking kumpanya, ang pagtanggal sa mga pulong na mababa ang halaga ay maaaring maglabas ng nakakagulat na dami ng kapasidad. Ang oras na matitipid ay maaaring ilaan muli sa product work, sales outreach, customer service, o operational improvements.

6. Sinusuportahan Nila ang Mas Maliit at Mas Mahusay na Pulong

Madalas na mas maliit ang mga opsyonal na pulong sa disenyo. Hindi iyon problema. Sa maraming kaso, mas mabuti ang mas maliit.

Mas madaling gawin sa mas maliit na grupo ang mga sumusunod:

• Manatili sa paksa
• Makapagdesisyon nang mas mabilis
• Bawasan ang side conversations
• Malinaw na italaga ang may-ari
• Tapusin ang pulong sa oras

Lalong mahalaga ito para sa mga founder at manager na kailangan ng desisyon, hindi mahabang debate. Ang pulong na may tatlong relevant na tao ay kadalasang mas maraming magagawa kaysa sa pulong na may sampung dumalo at walang malinaw na may-ari.

Mas madali ring idokumento ang mga desisyon at agad na sumunod sa mga ito kapag mas maliit ang pulong, na nagpapahusay sa execution pagkatapos ng tawag.

Kailan Dapat Manatiling Mandatory ang Pulong

Kapaki-pakinabang ang mga opsyonal na pulong, pero hindi ito sagot sa lahat ng bagay. May mga pulong na dapat manatiling required dahil ang resulta ay nakaaapekto sa lahat ng sangkot o kailangan ng team ng magkasanib na commitment sa real time.

Kabilang sa mga halimbawa ang:

• Company-wide na anunsyo na nangangailangan ng direktang pagtanggap
• Mga strategic planning session kung saan kailangang magkaisa ang lahat ng pangunahing stakeholder
• Mga sensitibong usapan na nangangailangan ng agarang feedback at live na talakayan
• Critical incident response meeting kung saan mahalaga ang bilis
• Mga training session na kailangang matapos ng bawat dadalo

Hindi ang layunin ang alisin nang tuluyan ang mandatory na mga pulong. Ang layunin ay maging sinadya sa pagpili kung kailan talaga kailangan ang pagdalo.

Paano Gawing Opsyonal ang mga Pulong nang Hindi Nagdudulot ng Pagkalito

Kung gusto mong gumana ang mga opsyonal na pulong, kailangan mo ng istruktura. Kung hindi, ang opsyonal ay maaaring maging malabo, at ang malabong pulong ay nagiging pulong na hindi pinapansin.

Gamitin ang mga sumusunod na gawi para maging epektibo ang format:

1. Linawin ang layunin

Isama ang paksa, ang desisyong gagawin, o ang tanong na sasagutin. Kung walang malinaw na layunin ang pulong, malamang ay hindi ito dapat nakalagay sa kalendaryo.

2. Tukuyin kung sino ang required at sino ang opsyonal

Huwag gawing opsyonal ang lahat bilang default. Maging tiyak kung sino ang kailangang dumalo at bakit.

3. Ibahagi ang mga materyales nang maaga

Magpadala ng maikling agenda, background notes, o isang pahinang buod bago ang pulong. Binibigyan nito ang mga tao ng pagkakataong magpasya kung dapat ba silang sumali.

4. Itala ang resulta

Kung opsyonal ang pagdalo, siguraduhing makakasabay pa rin sa impormasyon ang mga hindi dumalo. I-post ang mga tala, desisyon, at action item pagkatapos ng pulong.

5. Igalang ang asynchronous na follow-up

Kung hindi dumalo ang isang tao, kailangan pa rin nilang magkaroon ng paraan para repasuhin ang resulta at mag-ambag sa ibang pagkakataon kung kailangan.

6. Regular na suriin ang mga recurring na pulong

Magtakda ng buwanan o quarterly na review para itanong kung kailangan pa bang umiral ang isang pulong, kung dapat ba itong paikliin, o kung dapat ba itong gawing opsyonal.

Isang Simpleng Framework sa Pagpapasya para sa mga Founder

Kung pinag-iisipan mong gawing opsyonal ang isang pulong, itanong ang apat na ito:

1. Kailangan ba ng bawat inimbitahan na tumulong sa live na pagdedesisyon?
2. Magiging kapaki-pakinabang pa ba ang pulong kung ang mga pangunahing contributor lang ang dadalo?
3. Maaari bang makahabol ang iba ng team nang asynchronous?
4. Ito ba ang pinakamainam na paggamit ng oras ng lahat ngayon?

Kung oo ang sagot sa karamihan ng mga tanong na iyon, malamang na tama ang opsyonal na pulong.

Kung hindi, maaaring kailangan ng pulong ng mas mahigpit na agenda, mas kaunting kalahok, o ibang format.

Ang Pangwakas na Mensahe

Ang paggawa ng isang pulong na opsyonal ay hindi tungkol sa pagpapababa ng pamantayan. Ito ay tungkol sa paggamit ng oras nang mas matalino. Para sa mga founder at lumalaking team, maaari itong magdulot ng mas mahusay na focus, mas malakas na partisipasyon, at mas kaunting bottleneck sa kalendaryo.

Ang pinakamahuhusay na pulong ay hindi yaong may pinakamaraming dumalo. Ang pinakamahuhusay ay yaong may tamang mga dumalo, malinaw na layunin, at praktikal na resulta. Makakatulong ang mga opsyonal na pulong para makarating ka roon.

Kung masyadong maraming oras ang nagugugol ng team mo sa mga tawag na hindi nakakapagpasulong ng trabaho, magsimula sa paggawa ng isang recurring na pulong na opsyonal. Subaybayan kung ano ang mangyayari. Sa maraming kaso, ang resulta ay mas malinaw na pag-iisip, mas magagandang desisyon, at mas maraming oras para sa trabahong talagang nagpapalago ng negosyo.