9 Συνηθισμένα λάθη στην υποβολή του Delaware Franchise Tax και πώς να τα αποφύγετε

Η περίοδος του Delaware franchise tax αιφνιδιάζει πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, ειδικά όταν διαχειρίζονται ταυτόχρονα έγγραφα σύστασης, ετήσια συμμόρφωση και τις καθημερινές λειτουργίες. Οι κανόνες είναι απλοί μόλις τους κατανοήσετε, αλλά μικρά λάθη μπορούν να δημιουργήσουν πρόστιμα, καθυστερήσεις ή περιττό άγχος.

Για τις corporations του Delaware, η ετήσια αναφορά franchise tax και η πληρωμή γενικά λήγουν έως την 1η Μαρτίου. Οι LLCs, LPs και GPs του Delaware δεν υποβάλλουν ετήσια αναφορά franchise tax, αλλά οφείλουν τον ετήσιο entity tax έως την 1η Ιουνίου. Οι foreign corporations ακολουθούν ξεχωριστό πρόγραμμα υποβολής. Επειδή οι κανόνες διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο οντότητας, το πρώτο λάθος που κάνουν πολλοί ιδιοκτήτες είναι να θεωρούν ότι κάθε επιχείρηση στο Delaware αντιμετωπίζεται με τον ίδιο τρόπο.

Ακολουθούν εννέα από τα πιο συνηθισμένα λάθη στην υποβολή του Delaware franchise tax και πρακτικοί τρόποι για να τα αποφύγετε.

1. Σύγχυση ανάμεσα στην ετήσια αναφορά της corporation και στον ετήσιο φόρο της LLC

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι η αντιμετώπιση κάθε οντότητας του Delaware σαν να ήταν corporation. Οι corporations του Delaware πρέπει να υποβάλλουν ετήσια αναφορά και να πληρώνουν franchise tax. Οι LLCs, LPs και GPs του Delaware γενικά δεν υποβάλλουν ετήσια αναφορά, αλλά πληρώνουν ετήσιο φόρο.

Η διαφορά αυτή έχει σημασία επειδή η διαδικασία υποβολής, η προθεσμία και οι απαιτούμενες πληροφορίες δεν είναι ίδιες. Αν χρησιμοποιήσετε τη λάθος φόρμα, μπορεί να νομίζετε ότι η συμμόρφωσή σας έχει ολοκληρωθεί ενώ δεν έχει.

Πώς να το αποφύγετε: Επιβεβαιώστε τον τύπο της οντότητάς σας πριν από την υποβολή. Ελέγξτε τα έγγραφα σύστασης και κρατήστε ένα ημερολόγιο συμμόρφωσης που διαχωρίζει τις προθεσμίες των corporations από εκείνες των άλλων οντοτήτων.

2. Να περιμένετε μέχρι την προθεσμία για να ξεκινήσετε

Πολλοί ιδιοκτήτες περιμένουν μέχρι τις τελευταίες ημέρες πριν από τη λήξη για να συγκεντρώσουν αρχεία, να επαληθεύσουν τα στοιχεία της οντότητας και να κάνουν την πληρωμή. Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί περιττό κίνδυνο. Αν αντιμετωπίσετε πρόβλημα σύνδεσης, ελλιπή αρχεία, απορία στον υπολογισμό ή απόρριψη πληρωμής, μπορεί να χάσετε την προθεσμία.

Το Delaware απαιτεί επίσης ηλεκτρονική υποβολή για πολλές ετήσιες αναφορές corporations, κάτι που κάνει τα προβλήματα της τελευταίας στιγμής ακόμη πιο εκνευριστικά.

Πώς να το αποφύγετε: Ξεκινήστε νωρίς. Ελέγξτε εκ των προτέρων τα στοιχεία της οντότητάς σας, επιβεβαιώστε ποιος θα υποβάλει τη δήλωση και δώστε χρόνο για να λυθούν τυχόν ασυμφωνίες πριν από την προθεσμία.

3. Χρήση λάθος αρχείου οντότητας ή αριθμού φακέλου

Όταν ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης διαχειρίζεται πολλές οντότητες, είναι εύκολο να επιλέξει τη λάθος εταιρεία σε μια κρατική πύλη ή να αναφέρει λάθος αριθμό φακέλου σε μια πληρωμή ή υποβολή. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε καταχώριση πληρωμής στον λάθος λογαριασμό ή σε συσχέτιση της αναφοράς με τη λάθος οντότητα.

Αυτό το λάθος εμφανίζεται ιδιαίτερα συχνά σε ομάδες που κατέχουν πολλές corporations, LLCs ή holding entities με παρόμοια ονόματα.

Πώς να το αποφύγετε: Κρατήστε μια κεντρική λίστα οντοτήτων με την ακριβή νομική ονομασία, τον αριθμό φακέλου, τον τύπο οντότητας, την ημερομηνία σύστασης και την προθεσμία συμμόρφωσης κάθε εταιρείας. Επαληθεύστε κάθε στοιχείο πριν από την πληρωμή.

4. Εισαγωγή ελλιπών ή παρωχημένων στοιχείων εταιρείας

Οι ετήσιες αναφορές βασίζονται σε ακριβή στοιχεία της οντότητας. Αν το registered office, το principal office ή τα στοιχεία επικοινωνίας σας είναι παρωχημένα, η υποβολή σας μπορεί να είναι ελλιπής ή να δημιουργήσει αργότερα σύγχυση.

Οι εταιρικές υποβολές μπορεί επίσης να απαιτούν τρέχοντα στοιχεία διευθυντών και στελεχών. Αν αυτά τα αρχεία δεν είναι ενημερωμένα, η αναφορά μπορεί να μην αντικατοπτρίζει τη σημερινή δομή διοίκησης της εταιρείας.

Πώς να το αποφύγετε: Συγκρίνετε την ετήσια αναφορά με τα εσωτερικά σας αρχεία πριν από την υποβολή. Βεβαιωθείτε ότι η νομική επωνυμία, οι διευθύνσεις και τα στοιχεία διοίκησης της εταιρείας είναι ενημερωμένα.

5. Αφήνετε κενά τα απαιτούμενα πεδία στελεχών ή διευθυντών

Για τις corporations του Delaware, τα απαιτούμενα στοιχεία διοίκησης πρέπει να συμπληρώνονται προσεκτικά. Η παράλειψη ενός πεδίου διευθυντή ή στελέχους, ή η υπόθεση ότι τα στοιχεία της προηγούμενης χρονιάς αρκούν, μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα στην υποβολή.

Αυτό το πρόβλημα εμφανίζεται συχνά όταν η ιδιοκτησία άλλαξε μέσα στη χρονιά, όταν η εταιρεία έχει πολλούς αξιωματούχους ή όταν το άτομο που υποβάλλει δεν είναι το ίδιο με αυτό που διαχειρίζεται τα εταιρικά αρχεία.

Πώς να το αποφύγετε: Επιβεβαιώστε το τρέχον roster του διοικητικού συμβουλίου και των στελεχών πριν από την υποβολή της αναφοράς. Αν η εταιρεία έχει αλλάξει δομή μέσα στη χρονιά, ενημερώστε πρώτα τα αρχεία και στη συνέχεια ολοκληρώστε την υποβολή.

6. Λανθασμένος υπολογισμός του franchise tax

Το franchise tax των corporations του Delaware δεν είναι πάντα ένα απλό σταθερό ποσό. Ο φόρος εξαρτάται από τη δομή της οντότητας και τη μέθοδο υπολογισμού που χρησιμοποιείται. Αν χρησιμοποιήσετε λανθασμένα δεδομένα, λάθος μέθοδο ή παρωχημένες πληροφορίες κεφαλαίου, μπορεί να πληρώσετε λιγότερο ή περισσότερο από το σωστό.

Αυτό μπορεί να αποτελέσει πρόβλημα ακόμη και όταν η υποβολή γίνεται εγκαίρως. Μια σωστή υποβολή με λανθασμένη πληρωμή εξακολουθεί να αφήνει την εταιρεία εκτεθειμένη σε επακόλουθα ζητήματα.

Πώς να το αποφύγετε: Ελέγξτε ξανά τον αριθμό μετοχών, τα στοιχεία κεφαλαιοποίησης και κάθε παράμετρο υπολογισμού πριν από την πληρωμή. Αν η corporation σας έχει πιο σύνθετη δομή, εξετάστε προσεκτικά τον υπολογισμό αντί να βασιστείτε σε εικασίες.

7. Παράβλεψη της διαφοράς μεταξύ domestic και foreign corporations

Οι domestic corporations του Delaware και οι foreign corporations δεν ακολουθούν πάντα το ίδιο χρονοδιάγραμμα υποβολής. Αν η εταιρεία σας έχει συσταθεί στο Delaware αλλά δραστηριοποιείται αλλού, ή αν έχει συσταθεί σε άλλη πολιτεία αλλά είναι εγγεγραμμένη στο Delaware, οι κανόνες υποβολής μπορεί να διαφέρουν.

Οι ιδιοκτήτες μερικές φορές θεωρούν ότι μία προθεσμία ισχύει για κάθε corporation που ελέγχουν. Έτσι προκύπτουν οι χαμένες υποβολές.

Πώς να το αποφύγετε: Διαχωρίστε τις domestic από τις foreign οντότητες στο compliance tracker σας. Εξετάστε την υποχρέωση υποβολής κάθε εταιρείας ξεχωριστά αντί να υποθέτετε ότι ένα πρόγραμμα ταιριάζει σε όλες.

8. Παράλειψη αποθήκευσης αποδεικτικού πληρωμής και επιβεβαίωσης υποβολής

Μια ολοκληρωμένη πληρωμή δεν είναι το ίδιο με το να έχετε καθαρό αρχείο συμμόρφωσης. Αν τα αρχεία σας είναι ελλιπή, μπορεί να δυσκολευτείτε αργότερα αν χρειαστεί να αποδείξετε ότι έγινε υποβολή, ότι η πληρωμή επεξεργάστηκε ή ότι ένα φορολογικό έτος εξοφλήθηκε.

Αυτό γίνεται πιο σοβαρό όταν διαχειρίζεστε πολλές οντότητες, ανταποκρίνεστε σε αιτήματα δανειστών, προετοιμάζεστε για έλεγχο ή προσπαθείτε να επιλύσετε κάποια ασυμφωνία με την πολιτεία.

Πώς να το αποφύγετε: Αποθηκεύστε αμέσως μετά την υποβολή τις επιβεβαιώσεις, τις αποδείξεις και τις περιλήψεις κατάθεσης. Φυλάξτε τα σε έναν ειδικό φάκελο συμμόρφωσης για κάθε οντότητα, ώστε να είναι εύκολη η μελλοντική ανάκτηση.

9. Πέφτετε θύματα παραπλανητικών ειδοποιήσεων ή επιστολών τρίτων

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στο Delaware λαμβάνουν συχνά επιστολές ή email που μοιάζουν επίσημα αλλά δεν προέρχονται από την πολιτεία. Ορισμένα είναι διαφημιστικές προσεγγίσεις, ενώ άλλα προσπαθούν να εισπράξουν πληρωμή για υπηρεσίες που δεν αποτελούν την πραγματική υποβολή franchise tax.

Αν πληρώσετε το λάθος μέρος ή χρησιμοποιήσετε ανεπίσημη φόρμα, μπορεί να εξακολουθείτε να οφείλετε τον φόρο στην πολιτεία.

Πώς να το αποφύγετε: Επαληθεύστε τον αποστολέα πριν ενεργήσετε σε οποιαδήποτε ειδοποίηση. Όταν υπάρχει αμφιβολία, συγκρίνετε την επικοινωνία με τις επίσημες οδηγίες του Delaware Division of Corporations ή ελέγξτε τα αρχεία του registered agent σας.

Μια απλή λίστα ελέγχου για την υποβολή του Delaware franchise tax

Πριν υποβάλετε μια δήλωση Delaware franchise tax ή μια πληρωμή ετήσιου entity tax, επιβεβαιώστε τα παρακάτω:

• Ο τύπος της οντότητάς σας είναι σωστός
• Η νομική σας επωνυμία ταιριάζει με τα κρατικά αρχεία
• Ο αριθμός φακέλου σας είναι σωστός
• Η προθεσμία σας είναι στο ημερολόγιό σας
• Τα στοιχεία διοίκησης και διεύθυνσης είναι ενημερωμένα
• Οι παράμετροι υπολογισμού σας έχουν ελεγχθεί
• Η μέθοδος πληρωμής σας είναι έτοιμη
• Η επιβεβαίωσή σας έχει αποθηκευτεί

Μια σύντομη λίστα ελέγχου μπορεί να αποτρέψει τα περισσότερα λάθη που προκαλούν καθυστερημένα τέλη ή σύγχυση στην υποβολή.

Γιατί έχει σημασία η οργανωμένη συμμόρφωση

Η περίοδος του franchise tax δεν αφορά μόνο την πληρωμή ενός λογαριασμού. Είναι μέρος της διατήρησης της καλής κατάστασης, της προστασίας των εταιρικών σας αρχείων και της ετοιμότητας της επιχείρησής σας για χρηματοδότηση, τραπεζικές συναλλαγές και μελλοντική επέκταση.

Αν διαχειρίζεστε περισσότερες από μία οντότητες, η επιβάρυνση αυξάνεται γρήγορα. Διαφορετικές προθεσμίες, διαφορετικοί τύποι οντοτήτων και διαφορετικά σύνολα εγγράφων μπορούν να κάνουν τη συμμόρφωση να φαίνεται αποσπασματική. Γι' αυτό πολλοί ιδρυτές βασίζονται σε ένα δομημένο σύστημα υπενθυμίσεων, αποθήκευσης εγγράφων και παρακολούθησης οντοτήτων.

Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι με εργαλεία σύστασης και συμμόρφωσης που σχεδιάστηκαν για να μειώνουν τις χαμένες προθεσμίες και να διατηρούν τις σημαντικές πληροφορίες της εταιρείας σε ένα σημείο. Όταν τα αρχεία σας είναι καθαρά, η περίοδος των φόρων γίνεται πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση.

Τελικές σκέψεις

Τα περισσότερα λάθη στο Delaware franchise tax μπορούν να αποφευχθούν. Οι μεγαλύτεροι κίνδυνοι προκύπτουν από την καθυστέρηση, τη χρήση λάθος στοιχείων οντότητας, την παρερμηνεία της υποχρέωσης υποβολής ή την αποτυχία διατήρησης αποδεικτικού υποβολής.

Αν αντιμετωπίζετε το franchise tax ως μέρος της συνεχούς διαδικασίας συμμόρφωσής σας και όχι ως μια ετήσια αγγαρεία μιας φοράς, θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα μειώσετε την πιθανότητα προστίμων. Ένα σαφές σύστημα, ακριβή αρχεία και έγκαιρη προετοιμασία συμβάλλουν σημαντικά στο να διατηρήσετε την οντότητά σας στο Delaware σε καλή κατάσταση.