Εγγραφή Φιλανθρωπικών Οργανώσεων στο Wisconsin: Ένας Πρακτικός Οδηγός Συμμόρφωσης για Μη Κερδοσκοπικούς Φορείς

Η εγγραφή φιλανθρωπικών οργανώσεων στο Wisconsin είναι ένα από τα πρώτα ζητήματα συμμόρφωσης που αντιμετωπίζουν πολλές μη κερδοσκοπικές οργανώσεις μόλις αρχίσουν να συγκεντρώνουν δωρεές. Αν ο οργανισμός σας σκοπεύει να ζητά εισφορές στο Wisconsin, μπορεί να χρειάζεται να εγγραφεί στο Wisconsin Department of Financial Institutions (DFI), να υποβάλλει ετήσιες εκθέσεις και να διατηρεί τα αρχεία του ενημερωμένα.

Αυτός ο οδηγός αναλύει τους κανόνες σε απλή γλώσσα, ώστε οι ιδρυτές μη κερδοσκοπικών οργανισμών, τα μέλη διοικητικών συμβουλίων και οι ομάδες συμμόρφωσης να κατανοούν πότε απαιτείται εγγραφή, ποιες εξαιρέσεις ενδέχεται να ισχύουν και πώς λειτουργούν οι ετήσιες υποβολές.

Τι Καλύπτει η Εγγραφή Φιλανθρωπικών Οργανώσεων στο Wisconsin

Στο Wisconsin, φιλανθρωπική οργάνωση θεωρείται γενικά κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που ζητά εισφορές στην πολιτεία για την υποστήριξη φιλανθρωπικού σκοπού. Η εγγραφή δεν είναι το ίδιο με το καθεστώς φορολογικής απαλλαγής του IRS. Μια οργάνωση μπορεί να αναγνωρίζεται ως μη κερδοσκοπική, αλλά να εξακολουθεί να χρειάζεται εγγραφή στο Wisconsin αν ζητά εισφορές σύμφωνα με τους κρατικούς κανόνες.

Η πολιτεία αντιμετωπίζει επίσης ξεχωριστά τους διαμεσολαβητές συγκέντρωσης κεφαλαίων. Αν προσλάβετε επαγγελματία fundraiser ή σύμβουλο συγκέντρωσης κεφαλαίων, αυτοί οι πάροχοι υπηρεσιών μπορεί να έχουν τις δικές τους απαιτήσεις εγγραφής και εγγύησης.

Πότε Απαιτείται Εγγραφή

Σύμφωνα με τις οδηγίες του Wisconsin DFI, μια φιλανθρωπική οργάνωση πρέπει να εγγραφεί αν:

• Ζητά δωρεές στο Wisconsin και έχει αμειβόμενους υπαλλήλους, ή
• Ζητά δωρεές στο Wisconsin και λαμβάνει εισφορές ύψους 25.000 δολαρίων ή περισσότερο μέσα σε ένα οικονομικό έτος.

Μια οργάνωση εκτός Wisconsin υπόκειται επίσης σε εγγραφή αν ζητά εισφορές στο Wisconsin ή αν εισφορές ζητούνται στο Wisconsin για λογαριασμό της.

Ένας πρακτικός τρόπος να το σκεφτείτε είναι ο εξής: αν ο οργανισμός σας ζητά ενεργά δωρεές από κατοίκους ή επιχειρήσεις του Wisconsin, θα πρέπει να ελέγξετε αν απαιτείται εγγραφή πριν ξεκινήσετε τη συγκέντρωση κεφαλαίων.

Τι Θεωρείται Εισφορά

Το Wisconsin ορίζει την εισφορά με ευρεία έννοια ως επιχορήγηση ή υπόσχεση καταβολής χρημάτων, πίστωσης, περιουσίας ή άλλου στοιχείου αξίας, με ορισμένες εξαιρέσεις.

Παραδείγματα που δεν αντιμετωπίζονται ως εισφορές περιλαμβάνουν:

• Έσοδα από bingo ή λαχεία
• Κρατικές επιχορηγήσεις
• Γνήσιες συνδρομές, τέλη ή εισφορές που καταβάλλονται από μέλη, εκτός αν η ιδιότητα μέλους αποκτάται ως αντάλλαγμα για απόκριση σε δωρεά

Αυτή η διάκριση έχει σημασία, επειδή πολλές οργανώσεις συγχέουν τα έσοδα από συγκέντρωση κεφαλαίων με τις φιλανθρωπικές εισφορές. Η ταξινόμηση επηρεάζει το αν έχουν επιτευχθεί τα όρια εγγραφής και ποιες εκθέσεις πρέπει να υποβληθούν.

Τι Θεωρείται Ζητούμενη Προσφορά

Η ζητούμενη προσφορά είναι κάτι περισσότερο από μια άμεση επιστολή συγκέντρωσης κεφαλαίων. Το Wisconsin αντιμετωπίζει πολλές επικοινωνίες συγκέντρωσης κεφαλαίων ως ζητούμενες προσφορές, όπως:

• Προφορικά αιτήματα για δωρεές
• Γραπτά αιτήματα για δωρεές
• Ανακοινώσεις προς τα μέσα ενημέρωσης
• Διαφημίσεις που ζητούν οικονομική υποστήριξη
• Υλικό που χρησιμοποιεί το όνομα μιας οργάνωσης ως λόγο για την αγορά ενός προϊόντος
• Προωθητικές ενέργειες που αναφέρουν ότι όλα ή μέρος των εσόδων θα ωφελήσουν μια φιλανθρωπική οργάνωση

Αν η καμπάνια σας περιλαμβάνει ταχυδρομικά έντυπα, email appeals, εκδηλώσεις, αναρτήσεις στα social media ή προωθήσεις cause marketing, ελέγξτε προσεκτικά το μήνυμα πριν από την έναρξη.

Κοινές Εξαιρέσεις

Το Wisconsin αναγνωρίζει αρκετές εξαιρέσεις από την εγγραφή φιλανθρωπικών οργανώσεων. Μερικές από τις πιο συνηθισμένες αφορούν οργανώσεις που:

• Δεν ζητούν εισφορές στο Wisconsin
• Είναι θρησκευτικοί φορείς που εξαιρούνται από την υποβολή του ομοσπονδιακού IRS Form 990
• Είναι ορισμένες πολιτικές οργανώσεις ή υποψήφιοι που καλύπτονται από κανόνες αναφοράς εκλογών
• Αναμένουν να συγκεντρώσουν ή να λάβουν όχι περισσότερο από 25.000 δολάρια σε ένα οικονομικό έτος και δεν έχουν αμειβόμενους υπαλλήλους
• Ζητούν εισφορές μόνο από μέλη, στην περίπτωση ορισμένων αδελφικών, πολιτικών, ευεργετικών, πατριωτικών ή κοινωνικών οργανώσεων
• Είναι οργανώσεις βετεράνων που πληρούν τις προϋποθέσεις, εκπαιδευτικά ιδρύματα με περιορισμένης έκτασης προσέλκυση δωρεών, κρατικές υπηρεσίες, τοπικοί φορείς αυτοδιοίκησης, ιδιωτικά σχολεία ή ορισμένες κοινοβουλευτικές εταιρείες

Οι εξαιρέσεις εξαρτώνται από τα πραγματικά περιστατικά. Αν ο οργανισμός σας βρίσκεται κοντά στο όριο υποβολής ή χρησιμοποιεί τρίτους fundraisers, είναι ασφαλέστερο να επιβεβαιώσετε την κατάστασή σας παρά να υποθέσετε ότι ισχύει κάποια εξαίρεση.

Πώς να Εγγραφείτε στο Wisconsin

Το DFI χρησιμοποιεί το Form #296, την Αίτηση Εγγραφής Φιλανθρωπικής Οργάνωσης, για να εκδώσει αριθμό διαπιστευτηρίου σε οργανισμούς που θέλουν να ζητούν εισφορές στο Wisconsin ή να έχουν εισφορές να ζητούνται για λογαριασμό τους.

Μόλις ολοκληρωθεί η εγγραφή, οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του DFI για να:

• Αναζητούν εγγεγραμμένους φορείς
• Ελέγχουν την κατάσταση της αίτησης
• Ενημερώνουν τα στοιχεία επικοινωνίας
• Ανανεώνουν την εγγραφή
• Ανακτούν PIN και αριθμούς διαπιστευτηρίου
• Κατεβάζουν και εκτυπώνουν έγγραφα

Για τις ομάδες συμμόρφωσης, το βασικό λειτουργικό σημείο είναι να υπάρχει εσωτερική ανάθεση ευθύνης για την εγγραφή, την ανανέωση και την ετήσια υποβολή πριν τεθεί σε ισχύ η πρώτη καμπάνια.

Απαιτήσεις Ετήσιας Αναφοράς

Κάθε φιλανθρωπική οργάνωση που είναι εγγεγραμμένη στο Wisconsin πρέπει να υποβάλλει ετήσια οικονομική αναφορά. Σκοπός της αναφοράς είναι να παρέχει στο κοινό μια καθαρή εικόνα για τη φιλανθρωπική και μη φιλανθρωπική δραστηριότητα της οργάνωσης.

Η ετήσια αναφορά υποβάλλεται εντός 12 μηνών μετά τη λήξη του οικονομικού έτους της οργάνωσης.

Το Wisconsin χρησιμοποιεί διαφορετικά έντυπα ανάλογα με το καθεστώς υποβολής του οργανισμού:

• Form #1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report, για ορισμένες μικρότερες οργανώσεις
• Form #1952, Wisconsin Supplement to Financial Report, για οργανισμούς που υποβάλλουν IRS 990, 990-EZ ή 990-PF και δεν πληρούν τις προϋποθέσεις για το Form #1943
• Form #308, Charitable Organization Annual Report, για οργανισμούς που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις για τα άλλα δύο έντυπα

Δεν υπάρχει τέλος για την υποβολή της ετήσιας οικονομικής αναφοράς.

Ετήσια Αναφορά έναντι Ανανέωσης

Ένα συνηθισμένο λάθος συμμόρφωσης είναι να αντιμετωπίζονται η ετήσια αναφορά και η ανανέωση σαν να είναι η ίδια υποχρέωση. Πρόκειται για ξεχωριστές απαιτήσεις.

• Η ανανέωση της εγγραφής πρέπει να υποβάλλεται ηλεκτρονικά πριν από τις 31 Ιουλίου κάθε έτους
• Η ετήσια οικονομική αναφορά πρέπει να υποβάλλεται εντός 12 μηνών μετά τη λήξη του οικονομικού έτους
• Η ετήσια αναφορά δεν μπορεί να υποβληθεί ηλεκτρονικά

Αυτό σημαίνει ότι ένας μη κερδοσκοπικός φορέας μπορεί να έχει μία προθεσμία που συνδέεται με το οικονομικό του έτος και μια ξεχωριστή προθεσμία που συνδέεται με το ετήσιο ημερολόγιο της πολιτείας. Η παράλειψη οποιασδήποτε από τις δύο μπορεί να δημιουργήσει αποφεύξιμα προβλήματα συμμόρφωσης.

Ονόματα, DBA και Άλλες Ενημερώσεις

Αν ο οργανισμός σας αλλάξει εμπορικό σήμα ή όνομα d/b/a, το Wisconsin απαιτεί ειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημέρες πριν χρησιμοποιηθεί το νέο όνομα. Η πολιτεία μπορεί να απορρίψει ένα όνομα αν δεν είναι διαθέσιμο ή αν δεν είναι αποδεκτό.

Θα πρέπει επίσης να ενημερώνετε τους αριθμούς τηλεφώνου, τις διευθύνσεις email και τις ταχυδρομικές διευθύνσεις μέσω του ηλεκτρονικού λογαριασμού κάθε φορά που αλλάζουν αυτά τα στοιχεία. Τα καθαρά αρχεία βοηθούν στην αποφυγή απωλειών ειδοποιήσεων και προβλημάτων ανανέωσης.

Fundraising Counsel και Επαγγελματίες Fundraisers

Αν συνεργάζεστε με αμειβόμενο fundraiser, το Wisconsin αντιμετωπίζει αυτή τη σχέση ως ξεχωριστό θέμα συμμόρφωσης.

Οι επαγγελματίες fundraisers και οι fundraising counsels χρησιμοποιούν το Form #294 για εγγραφή. Ανάλογα με τον τρόπο που διαχειρίζονται τις εισφορές, μπορεί επίσης να χρειάζεται να διατηρούν εγγυητική επιστολή:

• 20.000 δολάρια για fundraising counsel
• 20.000 δολάρια για custodial professional fundraisers
• 5.000 δολάρια για non-custodial professional fundraisers

Οι επαγγελματίες fundraisers πρέπει επίσης να υποβάλλουν ειδοποίηση προσέλκυσης δωρεών και σύμβαση για κάθε φιλανθρωπική οργάνωση που εξυπηρετούν, και η φιλανθρωπική οργάνωση πρέπει να επιβεβαιώνει την υποβολή.

Για τους μη κερδοσκοπικούς φορείς, το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό: μην υποθέτετε ότι ο προμηθευτής σας έχει καλύψει κάθε υποβολή. Ορίστε ένα άτομο για να ελέγχει τις συμφωνίες με τρίτους fundraisers πριν ξεκινήσει η καμπάνια.

Συνηθισμένα Λάθη Συμμόρφωσης που Πρέπει να Αποφεύγετε

Τα πιο συνηθισμένα λάθη υποβολής είναι συνήθως λειτουργικά και όχι νομικά:

• Έναρξη καμπάνιας προσέλκυσης δωρεών πριν επιβεβαιωθεί η κατάσταση εγγραφής
• Σύγχυση μεταξύ φορολογικής απαλλαγής και εγγραφής φιλανθρωπικής οργάνωσης στο Wisconsin
• Παράλειψη της ετήσιας προθεσμίας ανανέωσης τον Ιούλιο
• Λήθη της ξεχωριστής προθεσμίας για την ετήσια οικονομική αναφορά
• Παράλειψη ενημέρωσης των στοιχείων επικοινωνίας του οργανισμού
• Υπόθεση ότι η εγγραφή του επαγγελματία fundraiser καλύπτει και τη φιλανθρωπική οργάνωση
• Χρήση ονόματος ή μηνύματος συγκέντρωσης κεφαλαίων που θα μπορούσε να παραπλανήσει τους δωρητές

Αυτά τα ζητήματα συχνά αποτρέπονται εύκολα με ένα απλό ημερολόγιο συμμόρφωσης και έναν ορισμένο εσωτερικό υπεύθυνο.

Πώς Ταιριάζει η Zenind στη Ροή Συμμόρφωσης

Η Zenind βοηθά ιδρυτές και διαχειριστές μη κερδοσκοπικών οργανισμών να δημιουργήσουν τη νομική και διοικητική βάση για μια νέα οντότητα. Για οργανισμούς που σχεδιάζουν να ζητούν δωρεές στο Wisconsin, αυτή η βάση πρέπει να περιλαμβάνει έλεγχο της σύστασης της οντότητας, της τήρησης αρχείων, των ημερομηνιών ανανέωσης και των ευθυνών υποβολής.

Μια ισχυρή διαδικασία συμμόρφωσης διευκολύνει τη διατήρηση της οργάνωσης καθώς ο φορέας αναπτύσσεται, ειδικά όταν η συγκέντρωση κεφαλαίων, οι αναφορές και οι κρατικές εγγραφές αρχίζουν να κινούνται με διαφορετικά χρονοδιαγράμματα.

Τελικό Συμπέρασμα

Η εγγραφή φιλανθρωπικών οργανώσεων στο Wisconsin δεν είναι απλώς ένα βήμα γραφειοκρατίας. Είναι μέρος του ευρύτερου πλαισίου συμμόρφωσης που επιτρέπει σε έναν μη κερδοσκοπικό φορέα να συγκεντρώνει κεφάλαια υπεύθυνα και να παραμένει σε καλή κατάσταση.

Αν ο οργανισμός σας ζητά εισφορές στο Wisconsin, εξετάστε έγκαιρα τους κανόνες εγγραφής, προσδιορίστε αν ισχύει κάποια εξαίρεση και ορίστε ένα ημερολόγιο για τις ετήσιες αναφορές και τις ανανεώσεις. Αυτή η προσέγγιση είναι πολύ ευκολότερη από το να προσπαθείτε να διορθώσετε μια χαμένη υποβολή εκ των υστέρων.