Συμβουλές παραγωγικότητας για το καλοκαίρι για επιχειρηματίες που εργάζονται από το σπίτι

Το καλοκαίρι αλλάζει τον ρυθμό της εργασίας για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που δουλεύουν από το σπίτι. Τα σχολικά ωράρια αλλάζουν, οι ρουτίνες χαλαρώνουν, ο οικογενειακός χρόνος αυξάνεται και οι προσδοκίες των πελατών μπορεί να γίνουν πιο δύσκολες στη διαχείριση. Για τους επιχειρηματίες που λειτουργούν μια επιχείρηση από το σπίτι, αυτή η εποχική αναστάτωση μπορεί είτε να γίνει πηγή άγχους είτε ευκαιρία για καλύτερα συστήματα.

Η πιο αποτελεσματική προσέγγιση δεν είναι να αντισταθείτε στη θερινή ευελιξία, αλλά να σχεδιάσετε την επιχείρησή σας γύρω από αυτήν. Με τον σωστό προγραμματισμό, μπορείτε να διατηρήσετε τα έσοδα σε κίνηση, να προστατεύσετε τον χρόνο σας και να προοδεύσετε προς τους μακροπρόθεσμους στόχους σας χωρίς να θυσιάσετε εντελώς την εποχή.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει πρακτικούς τρόπους για να παραμείνετε παραγωγικοί το καλοκαίρι, διατηρώντας την επιχείρησή σας οργανωμένη, ορατή και έτοιμη για ανάπτυξη.

1. Δημιουργήστε ένα καλοκαιρινό πρόγραμμα που ταιριάζει με την πραγματικότητα

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη των επιχειρηματιών που εργάζονται από το σπίτι είναι ότι προσποιούνται πως το καλοκαίρι θα μοιάζει με κάθε άλλη εποχή. Συνήθως δεν θα μοιάζει. Τα παιδιά μπορεί να είναι περισσότερο στο σπίτι, τα ταξιδιωτικά σχέδια μπορεί να διακόπτουν τις κανονικές ώρες, και η ίδια η ζέστη μπορεί να επηρεάσει την ενέργεια και τη συγκέντρωση.

Αντί να βασίζεστε σε ένα άκαμπτο πρόγραμμα, δημιουργήστε μια ευέλικτη δομή βασισμένη στις προτεραιότητες.

Ένα χρήσιμο καλοκαιρινό πρόγραμμα συνήθως περιλαμβάνει:

• Σταθερή ώρα έναρξης και λήξης για τις βασικές εργασίες
• Χρονικά μπλοκ για βαθιά εργασία, επικοινωνία και διοικητικές εργασίες
• Προστατευμένο στον ημερολόγιο χρόνο για οικογένεια ή προσωπικές ανάγκες
• Περιθώριο για απρόβλεπτες διακοπές
• Μια εβδομαδιαία συνεδρία επανεκκίνησης για επανεξέταση προτεραιοτήτων

Δοκιμάστε να ομαδοποιείτε παρόμοιες εργασίες. Για παράδειγμα, χειριστείτε όλες τις κλήσεις με πελάτες σε ένα μπλοκ, όλη τη δημιουργία περιεχομένου σε άλλο και όλες τις οικονομικές διοικητικές εργασίες την ίδια ημέρα. Αυτό μειώνει τις εναλλαγές πλαισίου και κάνει ευκολότερη τη συγκέντρωση όταν η μέρα σας είναι μικρότερη από το συνηθισμένο.

Αν αποδίδετε καλύτερα το πρωί, χρησιμοποιήστε τις πρώτες ώρες για τις εργασίες με τη μεγαλύτερη αξία πριν αυξηθούν οι περισπασμοί. Αν τα βράδια σας είναι πιο παραγωγικά, μετακινήστε το πρόγραμμά σας όπου είναι δυνατό και κρατήστε τις εργασίες χαμηλότερης ενέργειας για το μεσημέρι.

Ο στόχος είναι η συνέπεια, όχι η τελειότητα. Ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα είναι καλύτερο από ένα αυστηρό πρόγραμμα που δεν μπορείτε να διατηρήσετε.

2. Χρησιμοποιήστε το καλοκαίρι για να δημιουργήσετε μεγαλύτερη μόχλευση στην επιχείρησή σας

Το καλοκαίρι είναι μια καλή περίοδος για να χτίσετε στοιχεία που συνεχίζουν να λειτουργούν αφού απομακρυνθείτε από το γραφείο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει περιεχόμενο, συστήματα, προσφορές και αυτοματισμούς που μειώνουν την ποσότητα της χειροκίνητης εργασίας που χρειάζεται να κάνετε αργότερα.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Συγγραφή αναρτήσεων blog σε ομάδες
• Δημιουργία μιας σειράς υποδοχής για email
• Δημιουργία ενός οδηγού ή checklist για λήψη
• Μετατροπή επαναλαμβανόμενων απαντήσεων σε πελάτες σε πρότυπα
• Ρύθμιση αυτόματης τιμολόγησης και υπενθυμίσεων
• Ηχογράφηση σύντομων εκπαιδευτικών βίντεο ή FAQ

Αυτού του είδους τα στοιχεία δημιουργούν μόχλευση. Σας εξοικονομούν χρόνο τώρα και υποστηρίζουν την ανάπτυξη αργότερα.

Αν πουλάτε υπηρεσίες, εξετάστε αν μπορείτε να πακετάρετε ένα μέρος της τεχνογνωσίας σας σε ένα επαναλήψιμο προϊόν ή πρόγραμμα. Αν πουλάτε προϊόντα, αναζητήστε τρόπους να απλοποιήσετε την εκτέλεση παραγγελιών, την υποστήριξη πελατών και την επικοινωνία παρακολούθησης. Κάθε διαδικασία που απλοποιείτε το καλοκαίρι κάνει την επιχείρησή σας πιο εύκολη στη διαχείριση για το υπόλοιπο του έτους.

Το παθητικό εισόδημα δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως συντόμευση, αλλά μπορεί να γίνει ουσιαστικό μέρος του επιχειρηματικού σας μοντέλου όταν χτίζεται με πρόθεση. Τα καλύτερα καλοκαιρινά projects είναι εκείνα που μειώνουν τη μελλοντική προσπάθεια.

3. Παραμείνετε ορατοί ακόμη και όταν το πρόγραμμά σας επιβραδύνεται

Το καλοκαίρι συχνά δελεάζει τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων να χαλαρώσουν το μάρκετινγκ. Αυτό μπορεί να είναι λάθος. Ακόμη κι αν η ζήτηση μειωθεί σε ορισμένους κλάδους, η σταθερή ορατότητα διατηρεί ενεργό το pipeline σας και βοηθά να αποτραπεί μια εποχική πτώση εσόδων.

Δεν χρειάζεται να κάνετε πιο έντονο μάρκετινγκ. Χρειάζεται να κάνετε πιο συνεπές μάρκετινγκ.

Εστιάστε στα κανάλια που ήδη λειτουργούν για την επιχείρησή σας:

• Δημοσιεύστε ένα χρήσιμο άρθρο ή post κάθε εβδομάδα
• Διατηρήστε ενεργή την επικοινωνία μέσω email με το κοινό σας
• Ανανεώστε το προφίλ σας στο Google Business ή τις καταχωρίσεις σε καταλόγους
• Μοιραστείτε αποτελέσματα πελατών, μαρτυρίες ή case studies
• Χρησιμοποιήστε τα social media για να απαντάτε σε συχνές ερωτήσεις
• Επαναχρησιμοποιήστε παλαιότερο περιεχόμενο σε νέες μορφές

Αν το κοινό σας είναι επίσης πιο απασχολημένο το καλοκαίρι, κάντε το μάρκετινγκ πιο εύκολο στην κατανάλωση. Σύντομα checklists, γρήγορες συμβουλές και άμεσες απαντήσεις συχνά αποδίδουν καλύτερα από μακροσκελείς εξηγήσεις. Το καθαρό, χρήσιμο περιεχόμενο είναι πιο πολύτιμο από τη συχνή αλλά αδιάφορη ανάρτηση.

Ένα καλό καλοκαιρινό πλάνο μάρκετινγκ δεν χρειάζεται να είναι μεγάλο. Απλώς πρέπει να είναι αξιόπιστο.

4. Προετοιμαστείτε για διακοπές πριν συμβούν

Το καλοκαίρι μπορεί να φέρει περισσότερα από αλλαγές στο πρόγραμμα. Διακοπές ρεύματος, καταιγίδες, ταξίδια, κενά στη φροντίδα των παιδιών και προβλήματα συσκευών μπορούν όλα να διακόψουν τις επιχειρηματικές λειτουργίες. Λίγη προετοιμασία μπορεί να αποτρέψει αυτές τις διακοπές από το να γίνουν ακριβά προβλήματα.

Κάθε επιχείρηση που λειτουργεί από το σπίτι θα πρέπει να έχει ένα βασικό πλάνο επιχειρησιακής συνέχειας. Τουλάχιστον, αυτό το πλάνο θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Αντίγραφα ασφαλείας βασικών αρχείων σε περισσότερα από ένα σημεία
• Ασφαλή πρόσβαση σε κωδικούς πρόσβασης και εργαλεία ανάκτησης λογαριασμών
• Μια λίστα βασικών επαφών και προμηθευτών
• Πλάνο επικοινωνίας με πελάτες κατά τη διάρκεια διακοπής
• Πρόσβαση από κινητό σε email, έγγραφα και εργαλεία προγραμματισμού

Αν ζείτε σε περιοχή με καταιγίδες ή συχνές διακοπές ρεύματος, σκεφτείτε πώς θα εργαστείτε όταν το internet ή η ηλεκτροδότηση δεν είναι διαθέσιμα. Ένα φορητό hotspot, φορτισμένες εφεδρικές μπαταρίες και πρόσβαση εκτός σύνδεσης σε σημαντικά έγγραφα μπορούν να κάνουν σημαντική διαφορά.

Σκεφτείτε επίσης τη συνέχιση της επιχείρησης από την πλευρά του πελάτη. Αν θα λείψετε, ενημερώστε τους πελάτες εκ των προτέρων. Ρυθμίστε αυτοματοποιημένα μηνύματα απουσίας, ενημερώστε το ημερολόγιό σας και ορίστε ποια αιτήματα μπορούν να περιμένουν μέχρι να επιστρέψετε.

Οι προετοιμασμένες επιχειρήσεις ανακάμπτουν πιο γρήγορα. Το καλοκαίρι είναι η σωστή στιγμή για να ενισχύσετε αυτή την ανθεκτικότητα.

5. Κρατήστε μια πιο σύντομη λίστα υποχρεώσεων με πιο καθαρές προτεραιότητες

Κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού, πολλοί επιχειρηματίες προσπαθούν να διατηρήσουν το ίδιο φόρτο εργασίας που είχαν το υπόλοιπο του έτους. Αυτό συχνά οδηγεί σε απογοήτευση επειδή οι διαθέσιμες ώρες είναι διαφορετικές.

Καλύτερη στρατηγική είναι να μειώσετε το μέγεθος της καθημερινής λίστας υποχρεώσεων και να κάνετε τις προτεραιότητες πιο ορατές.

Χρησιμοποιήστε έναν απλό κανόνα:

• Μία εργασία που προωθεί τα έσοδα
• Μία εργασία που βελτιώνει τις λειτουργίες
• Μία εργασία που υποστηρίζει το μάρκετινγκ ή την ορατότητα
• Μία εργασία που διατηρεί τη διοίκηση ή τη συμμόρφωση

Αυτή η δομή σας βοηθά να αποφύγετε να περάσετε όλη την ημέρα σε εργασίες χαμηλού αντίκτυπου. Επίσης, διατηρεί την επιχείρησή σας σε κίνηση ακόμη και όταν η προσοχή σας είναι μοιρασμένη.

Ο εβδομαδιαίος προγραμματισμός είναι ιδιαίτερα χρήσιμος το καλοκαίρι. Στην αρχή κάθε εβδομάδας, προσδιορίστε τις σημαντικότερες παραδόσεις, προθεσμίες και παρακολουθήσεις. Έπειτα αποφασίστε τι μπορεί να καθυστερήσει, να ανατεθεί ή να παραλειφθεί.

Αν μια εργασία δεν επηρεάζει τις πωλήσεις, την ποιότητα εξυπηρέτησης, τη νομική συμμόρφωση ή την εμπειρία του πελάτη, ίσως να μην χρειάζεται να γίνει άμεσα.

6. Κάντε χρόνο για μάθηση και επαγγελματική ανάπτυξη

Το καλοκαίρι μπορεί να είναι μια ιδανική εποχή για εκπαίδευση επειδή ο ρυθμός είναι συχνά λίγο πιο αργός και το ημερολόγιο έχει μεγαλύτερη ευελιξία. Αντί να γεμίζετε κάθε ελεύθερη ώρα με εκκρεμότητες, σκεφτείτε να επενδύσετε μέρος αυτού του χρόνου στην ανάπτυξη.

Χρήσιμοι καλοκαιρινοί μαθησιακοί στόχοι μπορεί να είναι:

• Βελτίωση της διαδικασίας πωλήσεών σας
• Εκμάθηση ενός νέου εργαλείου λογισμικού
• Ενίσχυση των δεξιοτήτων σας στο copywriting ή το περιεχόμενο
• Μελέτη των βασικών της οικονομικής διαχείρισης
• Συμμετοχή σε μια επιχειρηματική ομάδα δικτύωσης
• Επανεξέταση κρατικών και ομοσπονδιακών απαιτήσεων για τη νομική μορφή της επιχείρησής σας

Το κλειδί είναι να επιλέξετε εκπαίδευση που έχει άμεσο επιχειρηματικό όφελος. Ένα σύντομο, στοχευμένο μάθημα που σας βοηθά να εργάζεστε πιο γρήγορα ή να εξυπηρετείτε καλύτερα τους πελάτες σας είναι συχνά πιο πολύτιμο από ευρεία μάθηση χωρίς άμεση εφαρμογή.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις πιο ήσυχες περιόδους για να επανεξετάσετε την τιμολόγησή σας, τα πακέτα υπηρεσιών και το ταξίδι του πελάτη. Πολλές οικιακές επιχειρήσεις λειτουργούν αντιδραστικά για πολύ καιρό. Το καλοκαίρι δημιουργεί χώρο για στρατηγική σκέψη.

7. Κρατήστε οργανωμένη τη δομή και τη συμμόρφωση της επιχείρησής σας

Η παραγωγικότητα δεν αφορά μόνο τη διαχείριση χρόνου. Αφορά επίσης τη μείωση της τριβής στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας. Αν τα αρχεία σας είναι διάσπαρτα, οι υποβολές σας είναι καθυστερημένες ή η δομή της επιχείρησής σας δεν είναι σαφής, ακόμη και ένα καλά σχεδιασμένο καλοκαίρι θα φαίνεται πιο δύσκολο από όσο χρειάζεται.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για επιχειρηματίες που έχουν πρόσφατα ξεκινήσει επιχείρηση ή προετοιμάζονται να την τυποποιήσουν.

Μια ισχυρή βάση μπορεί να περιλαμβάνει:

• Τη σύσταση της σωστής νομικής οντότητας
• Τη σωστή καταχώριση της επιχείρησής σας στην πολιτεία όπου δραστηριοποιείστε
• Τη διατήρηση ημερολογίου για προθεσμίες συμμόρφωσης
• Τη διατήρηση ακριβών αρχείων και εγγράφων
• Τον διαχωρισμό προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών

Για πολλούς μικρούς επιχειρηματίες, η σύσταση LLC είναι ένα πρακτικό βήμα προς τη δημιουργία δομής και αξιοπιστίας. Μπορεί επίσης να κάνει ευκολότερο τον διαχωρισμό προσωπικών και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει.

Εδώ μπορεί να βοηθήσει η Zenind. Η Zenind υποστηρίζει τη σύσταση και τη συμμόρφωση επιχειρήσεων στις ΗΠΑ, ώστε οι επιχειρηματίες να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο στο να καταλαβαίνουν τις καταθέσεις και περισσότερο χρόνο στο να χτίζουν τις εταιρείες τους. Αν το καλοκαίρι είναι η στιγμή που τελικά οργανώνεστε, είναι επίσης μια καλή στιγμή για να εξετάσετε αν η νομική οντότητα, η κρατική εγγραφή και η ρύθμιση συμμόρφωσης της επιχείρησής σας βρίσκονται εκεί που πρέπει.

8. Προστατέψτε την ενέργειά σας, όχι μόνο το ημερολόγιό σας

Ένα πλάνο παραγωγικότητας για το καλοκαίρι δεν είναι βιώσιμο αν αγνοεί το επίπεδο ενέργειάς σας. Η ζέστη, οι οικογενειακές υποχρεώσεις και οι ακανόνιστες ρουτίνες μπορούν όλα να αυξήσουν την κόπωση. Όταν συμβαίνει αυτό, η λύση συνήθως δεν είναι να πιέσετε περισσότερο. Είναι να εργαστείτε πιο έξυπνα.

Μερικοί πρακτικοί τρόποι για να προστατεύσετε την ενέργειά σας περιλαμβάνουν:

• Κάντε διαλείμματα πριν νιώσετε εξαντλημένοι
• Εργαστείτε στο πιο δροσερό και ήσυχο μέρος του σπιτιού
• Κρατήστε νερό κοντά σας και παραμείνετε ενυδατωμένοι
• Περιορίστε τις εναλλαγές εργασιών κατά τα μπλοκ βαθιάς συγκέντρωσης
• Κρατήστε τις φυσικές εξωτερικές δουλειές για συνδυασμένα δρομολόγια
• Μειώστε τις περιττές αποφάσεις μέσω προτύπων και ρουτινών

Η διαχείριση ενέργειας συχνά παραβλέπεται από επιχειρηματίες που υπερηφανεύονται για την αυτονομία τους. Όμως η προστασία της συγκέντρωσης και της αντοχής σας είναι επιχειρηματική απόφαση. Όσο πιο σκόπιμοι είστε με την ενέργειά σας, τόσο πιο αξιόπιστη γίνεται η απόδοσή σας.

9. Κλείστε κάθε εβδομάδα με μια επανεκκίνηση

Ο απλούστερος τρόπος να μην γίνει χαοτικό το καλοκαίρι είναι να κάνετε επανεκκίνηση κάθε εβδομάδα. Μια συνεδρία προγραμματισμού την Παρασκευή ή την Κυριακή διαρκεί μόνο 20 έως 30 λεπτά, αλλά μπορεί να αποτρέψει πολλή σύγχυση στη μέση της εβδομάδας.

Χρησιμοποιήστε την εβδομαδιαία επανεκκίνησή σας για να:

• Επανεξετάσετε τι ολοκληρώθηκε
• Ελέγξετε επερχόμενες προθεσμίες και συναντήσεις
• Εντοπίσετε σημεία συμφόρησης ή ανολοκλήρωτη εργασία
• Ενημερώσετε το πλάνο μάρκετινγκ και περιεχομένου σας
• Επιβεβαιώσετε τυχόν αλλαγές σε οικογενειακό, ταξιδιωτικό ή σχολικό πρόγραμμα
• Προετοιμάσετε τις τρεις βασικές προτεραιότητές σας για την επόμενη εβδομάδα

Αυτή η συνήθεια κάνει πιο εύκολο το να ξεκινάτε κάθε εβδομάδα με ώθηση αντί να αντιδράτε συνεχώς. Με τον καιρό, η επανεκκίνηση γίνεται ένας σταθεροποιητικός ρυθμός που βοηθά την επιχείρησή σας να παραμένει οργανωμένη σε όλη τη διάρκεια της σεζόν.

Τελικές σκέψεις

Το καλοκαίρι δεν χρειάζεται να είναι μια αργή ή αγχωτική περίοδος για τους επιχειρηματίες που εργάζονται από το σπίτι. Με ρεαλιστικό προγραμματισμό, ισχυρότερα συστήματα, σταθερό μάρκετινγκ και καλύτερη προετοιμασία, μπορεί να γίνει μία από τις πιο παραγωγικές περιόδους του έτους.

Το κλειδί είναι να προσαρμόσετε την επιχείρησή σας στην εποχή αντί να επιβάλλετε μια ρουτίνα όλης της χρονιάς που πλέον δεν ταιριάζει. Κρατήστε τις προτεραιότητές σας ορατές, προστατεύστε την ενέργειά σας και χρησιμοποιήστε τις πιο ήσυχες περιόδους για να ενισχύσετε τα θεμέλια της εταιρείας σας.

Αν επίσης τυποποιείτε την επιχείρησή σας ή βελτιώνετε τη ρύθμιση συμμόρφωσής σας, η Zenind μπορεί να βοηθήσει να στηρίξετε τη δομή πίσω από την ανάπτυξή σας, ώστε να μπορείτε να παραμένετε συγκεντρωμένοι στη λειτουργία της ίδιας της επιχείρησης.