Μπορεί η LLC μου να πληρώσει το κινητό μου; Κανόνες, εκπτώσεις και βέλτιστες πρακτικές

Ένα κινητό τηλέφωνο είναι συχνά βασικό εργαλείο εργασίας για τους ιδιοκτήτες μιας LLC. Μπορείτε να το χρησιμοποιείτε για να απαντάτε σε κλήσεις πελατών, να διαχειρίζεστε ραντεβού, να συντονίζεστε με προμηθευτές, να στέλνετε τιμολόγια, να έχετε πρόσβαση σε εφαρμογές και να χειρίζεστε τις καθημερινές λειτουργίες από οπουδήποτε. Αυτό κάνει ένα ερώτημα ιδιαίτερα σημαντικό: μπορεί μια LLC να πληρώσει για ένα κινητό τηλέφωνο;

Η σύντομη απάντηση είναι ναι, αλλά μόνο όταν η δαπάνη του τηλεφώνου χειρίζεται σωστά και συνδέεται με τη χρήση για την επιχείρηση. Οι λεπτομέρειες έχουν σημασία. Είτε η LLC αγοράζει το τηλέφωνο, είτε αποζημιώνει έναν ιδιοκτήτη, είτε πληρώνει ένα μηνιαίο πρόγραμμα, η φορολογική αντιμετώπιση εξαρτάται από τον τρόπο χρήσης του τηλεφώνου και από το πόσο καλά τεκμηριώνετε τη δαπάνη.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πότε μια LLC μπορεί να πληρώσει για ένα κινητό τηλέφωνο, πώς λειτουργούν συνήθως οι εκπτώσεις, ποια αρχεία πρέπει να διατηρείτε και πώς να αποφεύγετε συνηθισμένα λάθη.

Ο βασικός κανόνας: οι επιχειρηματικές δαπάνες πρέπει να είναι συνήθεις και απαραίτητες

Για φορολογικούς σκοπούς, μια επιχειρηματική δαπάνη γενικά πρέπει να είναι τόσο συνήθης όσο και απαραίτητη για τη λειτουργία της επιχείρησης.

Ένα κινητό τηλέφωνο συνήθως εμπίπτει σε αυτή την περιγραφή όταν χρησιμοποιείται για να:

• Επικοινωνείτε με πελάτες ή πελάτισσες
• Διαχειρίζεστε τις επιχειρηματικές λειτουργίες
• Χειρίζεστε προγραμματισμό, υποστήριξη ή πωλήσεις
• Χρησιμοποιείτε επαγγελματικές εφαρμογές, email ή εργαλεία cloud
• Παραμένετε διαθέσιμοι ενώ ταξιδεύετε ή εργάζεστε εξ αποστάσεως

Αν το τηλέφωνο χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση, η δαπάνη συνήθως είναι πιο εύκολο να τεκμηριωθεί. Αν χρησιμοποιείται και για προσωπικούς και για επαγγελματικούς σκοπούς, συνήθως εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό.

Μπορεί μια LLC να πληρώσει για ένα κινητό τηλέφωνο;

Ναι. Μια LLC μπορεί να πληρώσει για ένα κινητό τηλέφωνο με διάφορους τρόπους:

• Η LLC μπορεί να αγοράσει ένα τηλέφωνο για επαγγελματική χρήση
• Η LLC μπορεί να πληρώνει το μηνιαίο πρόγραμμα υπηρεσιών
• Η LLC μπορεί να αποζημιώνει έναν ιδιοκτήτη ή υπάλληλο για τη σχετική με την επιχείρηση χρήση
• Η LLC μπορεί να παρέχει εταιρικό τηλέφωνο για επαγγελματικούς σκοπούς

Η κατάλληλη μέθοδος εξαρτάται από τη δομή της εταιρείας σας και από τον τρόπο χρήσης του τηλεφώνου.

Αν η LLC πληρώνει απευθείας, η δαπάνη πρέπει να καταχωρίζεται στα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης ως δαπάνη τηλεφώνου ή επικοινωνιών. Αν ένας ιδιοκτήτης ή υπάλληλος πληρώνει πρώτα, τότε η LLC μπορεί να αποζημιώσει το κόστος βάσει μιας σαφούς πολιτικής αποζημιώσεων.

Πώς λειτουργούν συνήθως οι εκπτώσεις για το κινητό τηλέφωνο

Το βασικό φορολογικό ερώτημα δεν είναι απλώς αν η LLC πληρώνει τον λογαριασμό. Το πραγματικό ζήτημα είναι πόσο από τη δαπάνη αφορά επιχειρηματική χρήση.

1. Τηλέφωνο αποκλειστικά για την επιχείρηση

Αν ένα τηλέφωνο χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση, η LLC μπορεί γενικά να εκπέσει ολόκληρο το κόστος των εξής:

• Της ίδιας της συσκευής
• Των μηνιαίων χρεώσεων υπηρεσιών
• Των αξεσουάρ που σχετίζονται με την επιχείρηση
• Των απαραίτητων πρόσθετων υπηρεσιών, όπως προγράμματα hotspot ή διεθνής υπηρεσία για εργασία

Αυτό είναι το πιο καθαρό σενάριο από πλευράς τήρησης αρχείων.

2. Κοινό προσωπικό και επαγγελματικό τηλέφωνο

Πολλοί μικροί επιχειρηματίες χρησιμοποιούν ένα τηλέφωνο για τα πάντα. Σε αυτή την περίπτωση, η LLC συνήθως μπορεί να εκπέσει μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό του κόστους.

Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε το τηλέφωνό σας περίπου κατά 60% για την επιχείρηση και κατά 40% για προσωπικούς λόγους, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε το 60% των επιλέξιμων δαπανών τηλεφώνου.

Αυτό το ποσοστό πρέπει να βασίζεται σε μια λογική μέθοδο και να υποστηρίζεται από αρχεία, όπως:

• Καταγραφές κλήσεων
• Αριθμός μηνυμάτων
• Χρήση εφαρμογών
• Χρόνος που αφιερώνεται σε επιχειρηματικές δραστηριότητες
• Μια γραπτή εκτίμηση που τεκμηριώνεται με συνεπή παρακολούθηση

Η IRS γενικά αναμένει μια τεκμηριωμένη κατανομή, όχι μια απλή εικασία.

3. Ξεχωριστό επαγγελματικό και προσωπικό τηλέφωνο

Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων προτιμούν να διατηρούν ένα τηλέφωνο αποκλειστικά για εργασία και ένα άλλο για προσωπική χρήση. Αυτό συχνά κάνει τη λογιστική πιο εύκολη.

Αν το δεύτερο τηλέφωνο χρησιμοποιείται μόνο για την επιχείρηση, η LLC μπορεί συνήθως να αντιμετωπίσει ολόκληρο τον λογαριασμό ως επιχειρηματική δαπάνη, με την προϋπόθεση ότι η δαπάνη είναι συνήθης, απαραίτητη και σωστά τεκμηριωμένη.

Τι γίνεται με το κόστος της ίδιας της συσκευής;

Το μηνιαίο πρόγραμμα δεν είναι το μόνο μέρος της εικόνας. Η συσκευή του τηλεφώνου μπορεί επίσης να εκπίπτει, αλλά η φορολογική αντιμετώπιση μπορεί να εξαρτάται από τον τρόπο χρήσης του και από τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση λογιστικοποιεί την αγορά.

Γενικά, αν το τηλέφωνο αποτελεί επιχειρηματικό περιουσιακό στοιχείο, μπορεί να αντιμετωπιστεί ως επιχειρηματική δαπάνη ή ως κεφαλαιουχικό στοιχείο, ανάλογα με τα πραγματικά δεδομένα, το κόστος και τη λογιστική μέθοδο που χρησιμοποιεί η εταιρεία.

Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, ένα τηλέφωνο με σχετικά χαμηλό κόστος που χρησιμοποιείται κυρίως ή αποκλειστικά για την επιχείρηση μπορεί να είναι πιο εύκολο να καταχωριστεί ως δαπάνη. Πιο ακριβά συστήματα μπορεί να χρειάζονται διαφορετική φορολογική αντιμετώπιση.

Επειδή η αντιμετώπιση μπορεί να διαφέρει, είναι συνετό να κρατάτε την απόδειξη αγοράς, να σημειώνετε τον επιχειρηματικό σκοπό και να επιβεβαιώνετε πώς η λογιστική σας μέθοδος χειρίζεται τη δαπάνη.

Μπορεί μια LLC να πληρώσει για το κινητό ενός υπαλλήλου;

Ναι. Μια LLC μπορεί να πληρώσει για το κινητό ενός υπαλλήλου, αν αυτό χρειάζεται για επιχειρηματικούς σκοπούς.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Πωλητές που χρειάζεται να παραμένουν σε επαφή με πελάτες
• Απομακρυσμένους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν το τηλέφωνο για επικοινωνία και πρόσβαση
• Εργαζομένους πεδίου που χρειάζονται συνεχή διαθεσιμότητα
• Διευθυντές που συντονίζουν ομάδες και προγράμματα εν κινήσει

Η LLC μπορεί είτε να παρέχει εταιρικό τηλέφωνο είτε να αποζημιώνει τον υπάλληλο για τη χρήση του προσωπικού του τηλεφώνου για την επιχείρηση.

Αν η αποζημίωση δομείται σωστά και συνδέεται με την πραγματική επιχειρηματική χρήση, μπορεί να είναι πιο εύκολο να τεκμηριωθεί από φορολογική και μισθοδοτική άποψη.

Απευθείας πληρωμή έναντι αποζημίωσης

Υπάρχουν δύο συνηθισμένοι τρόποι διαχείρισης των εξόδων τηλεφώνου:

Απευθείας πληρωμή από την LLC

Η εταιρεία πληρώνει απευθείας τον λογαριασμό τηλεφώνου.

Αυτό λειτουργεί καλύτερα όταν:

• Το τηλέφωνο χρησιμοποιείται κυρίως ή αποκλειστικά για την επιχείρηση
• Η εταιρεία θέλει απλή λογιστική παρακολούθηση
• Η συσκευή παρέχεται ως εταιρική ιδιοκτησία

Αποζημίωση προς τον ιδιοκτήτη ή τον υπάλληλο

Το άτομο πληρώνει τον λογαριασμό και η LLC τού επιστρέφει το επιχειρηματικό μέρος.

Αυτό λειτουργεί καλύτερα όταν:

• Ένα προσωπικό τηλέφωνο χρησιμοποιείται και για προσωπικά και για επαγγελματικά θέματα
• Η επιχείρηση θέλει να αποφύγει να πληρώνει απευθείας για μη επιχειρηματική χρήση
• Θέλετε καθαρότερο διαχωρισμό μεταξύ επιχειρηματικών και προσωπικών δαπανών

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο, η τεκμηρίωση είναι κρίσιμη.

Ποια αρχεία πρέπει να κρατάτε;

Αν θέλετε να στηρίξετε μια έκπτωση για κινητό τηλέφωνο, κρατήστε καθαρά αρχεία.

Χρήσιμη τεκμηρίωση περιλαμβάνει:

• Μηνιαίους λογαριασμούς τηλεφώνου
• Αποδείξεις αγοράς της συσκευής
• Απόδειξη πληρωμής
• Γραπτή εξήγηση της επιχειρηματικής χρήσης
• Καταγραφές που δείχνουν επιχειρηματικές κλήσεις ή μοτίβα χρήσης
• Αρχεία αποζημιώσεων, αν η LLC επιστρέφει χρήματα σε ιδιοκτήτη ή υπάλληλο

Ο στόχος είναι να δείξετε ότι η δαπάνη συνδέεται με την επιχείρηση και ότι το ποσό που εκπίπτει είναι λογικό.

Η καλή τήρηση αρχείων βοηθά επίσης κατά την προετοιμασία της φορολογικής δήλωσης και διευκολύνει τον διαχωρισμό των εκπιπτόμενων δαπανών από τις προσωπικές.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Οι μικροί επιχειρηματίες συχνά αντιμετωπίζουν προβλήματα όταν αναμειγνύουν προσωπικές και επιχειρηματικές δαπάνες χωρίς σαφή μέθοδο. Αποφύγετε αυτά τα λάθη:

1. Έκπτωση ολόκληρου του λογαριασμού χωρίς τεκμηρίωση

Αν το τηλέφωνο χρησιμοποιείται και για προσωπικούς και για επιχειρηματικούς σκοπούς, μην θεωρείτε ότι ολόκληρο το κόστος εκπίπτει.

2. Έλλειψη αρχείων αποζημίωσης

Αν ο ιδιοκτήτης ή ο υπάλληλος πληρώνει πρώτα και η LLC αποζημιώνει αργότερα, κρατήστε τα έγγραφα που συνδέουν την αποζημίωση με τον επιχειρηματικό σκοπό.

3. Παράβλεψη του προσωπικού μέρους της χρήσης

Αν ένα τηλέφωνο χρησιμοποιείται για οικογενειακές κλήσεις, streaming, αγορές ή προσωπικά μηνύματα, αυτό το μέρος γενικά δεν θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως επιχειρηματική έκπτωση.

4. Λησμονώντας το κόστος της συσκευής και των αξεσουάρ

Ένα πρόγραμμα τηλεφώνου είναι μόνο ένα μέρος του συνολικού κόστους. Αξεσουάρ, θήκες, φορτιστές και συναφείς χρεώσεις υπηρεσιών μπορεί επίσης να έχουν σημασία αν χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση.

5. Χρήση αδύναμης μεθόδου κατανομής

Το ποσοστό που δηλώνετε θα πρέπει να βασίζεται σε κάτι λογικό και συνεπές. Μια πρόχειρη εκτίμηση χωρίς υποστήριξη μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα αργότερα.

Βέλτιστες πρακτικές για ιδιοκτήτες LLC

Αν η LLC σας βασίζεται σε κινητό τηλέφωνο, αυτές οι πρακτικές μπορούν να κάνουν τη φορολογική καταγραφή πιο καθαρή:

• Χρησιμοποιήστε, αν είναι δυνατόν, ένα τηλέφωνο αποκλειστικά για την επιχείρηση
• Κρατάτε οργανωμένους τους μηνιαίους λογαριασμούς
• Διαχωρίζετε προσωπικούς και επιχειρηματικούς λογαριασμούς όταν είναι πρακτικό
• Τεκμηριώνετε τον επιχειρηματικό σκοπό του τηλεφώνου
• Ελέγχετε τακτικά τις αποζημιώσεις
• Συνεργαστείτε με φοροτεχνικό αν η περίπτωσή σας είναι μικτή ή πολύπλοκη

Ένα απλό σύστημα μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει τα λάθη κατά τη φορολογική υποβολή.

Παίζει ρόλο η δομή της LLC;

Ναι, ο τρόπος με τον οποίο φορολογείται η LLC σας μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο αναφοράς της δαπάνης τηλεφώνου.

Μια μονοπρόσωπη LLC, μια πολυπρόσωπη LLC και μια LLC που φορολογείται ως S corporation μπορούν να έχουν διαφορετικές υποχρεώσεις αναφοράς. Το τηλέφωνο μπορεί να εξακολουθεί να αποτελεί νόμιμη επιχειρηματική δαπάνη, αλλά η λογιστική μέθοδος και ο χειρισμός της μισθοδοσίας μπορεί να διαφέρουν.

Γι’ αυτό βοηθά να οργανώσετε σωστά την επιχείρησή σας από την αρχή και να διατηρείτε ξεχωριστά αρχεία για προσωπικές και επιχειρηματικές δαπάνες.

Πότε πρέπει να ζητήσετε βοήθεια από φοροτεχνικό

Θα πρέπει να ζητήσετε επαγγελματική φορολογική καθοδήγηση αν:

• Το τηλέφωνο χρησιμοποιείται σε μεγάλο βαθμό τόσο για προσωπικούς όσο και για επιχειρηματικούς σκοπούς
• Αποζημιώνετε ιδιοκτήτες ή υπαλλήλους σε τακτική βάση
• Η LLC σας φορολογείται ως S corporation ή partnership
• Δεν είστε βέβαιοι πώς να ταξινομήσετε την αγορά της συσκευής
• Χρειάζεστε βοήθεια για να δημιουργήσετε σωστή πολιτική αποζημιώσεων

Ένας φοροτεχνικός μπορεί να σας βοηθήσει να εφαρμόσετε σωστά τους κανόνες για τη δική σας δομή και να αποφύγετε λάθη στην αναφορά.

Πώς η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να χτίσετε πιο καθαρή επιχειρηματική βάση

Η σωστή φορολογική αντιμετώπιση είναι ευκολότερη όταν η LLC σας είναι οργανωμένη σωστά από την αρχή. Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διαχειρίζονται LLCs με τη δομή που χρειάζονται για να κρατούν διαχωρισμένα τα επιχειρηματικά και τα προσωπικά ζητήματα.

Όταν τα αρχεία της εταιρείας σας, τα στοιχεία ιδιοκτησίας και οι υποχρεώσεις συμμόρφωσης είναι σε τάξη, γίνεται ευκολότερο να παρακολουθείτε δαπάνες όπως λογαριασμούς τηλεφώνου, αποζημιώσεις και λειτουργικά έξοδα.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί η LLC μου να πληρώσει το προσωπικό μου κινητό τηλέφωνο;

Ναι, αν το τηλέφωνο χρησιμοποιείται και για την επιχείρηση. Η LLC γενικά πρέπει να πληρώνει ή να εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό μέρος, εκτός αν το τηλέφωνο χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την επιχείρηση.

Είναι ένα επαγγελματικό κινητό τηλέφωνο εκπιπτόμενη δαπάνη;

Συνήθως ναι, αν η δαπάνη είναι συνήθης, απαραίτητη και σωστά τεκμηριωμένη.

Μπορώ να εκπέσω αξεσουάρ κινητού;

Αξεσουάρ που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση, όπως φορτιστές, θήκες ή ακουστικά, μπορεί επίσης να είναι εκπιπτόμενα αν υποστηρίζουν τις επιχειρηματικές λειτουργίες.

Τι γίνεται αν χρησιμοποιώ ένα τηλέφωνο για όλα;

Συχνά μπορείτε να εκπέσετε το επιχειρηματικό μέρος, αλλά χρειάζεστε μια λογική μέθοδο για να διαχωρίσετε τη χρήση για την επιχείρηση από την προσωπική χρήση.

Πρέπει να κρατήσω ξεχωριστό τηλέφωνο για την LLC μου;

Δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά ένα ξεχωριστό επαγγελματικό τηλέφωνο συχνά κάνει την τήρηση αρχείων και τις εκπτώσεις πολύ πιο απλές.

Τελικές σκέψεις

Μια LLC μπορεί συνήθως να πληρώνει για ένα κινητό τηλέφωνο όταν η δαπάνη συνδέεται με τη χρήση για την επιχείρηση και τεκμηριώνεται σωστά. Το κλειδί είναι να διακρίνετε μεταξύ προσωπικής και επιχειρηματικής χρήσης, να επιλέξετε μια συνεπή λογιστική προσέγγιση και να κρατάτε αρχεία που στηρίζουν την έκπτωση.

Είτε αγοράζετε ένα αποκλειστικό επαγγελματικό τηλέφωνο είτε αποζημιώνετε ένα κοινόχρηστο τηλέφωνο, ο σωστός χειρισμός μπορεί να κάνει τη λογιστική της LLC σας πιο καθαρή και τη φορολογική αναφορά σας πιο τεκμηριωμένη.