Συχνές ερωτήσεις για την αναφορά BOI: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι ξένες εταιρείες που εγγράφονται στις ΗΠΑ

Η αναφορά Beneficial Ownership Information (BOI) έχει αλλάξει σημαντικά από τότε που τέθηκε σε ισχύ για πρώτη φορά ο Corporate Transparency Act. Από την προσωρινή τελική ρύθμιση της FinCEN της 26ης Μαρτίου 2025, η υποχρέωση αναφοράς BOI εφαρμόζεται πλέον μόνο σε οντότητες που έχουν συσταθεί βάσει αλλοδαπού δικαίου και εγγράφονται για να δραστηριοποιηθούν στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Αυτό σημαίνει ότι οι περισσότερες εταιρείες που έχουν συσταθεί στις Ηνωμένες Πολιτείες απαλλάσσονται προς το παρόν από την υποχρέωση αναφοράς BOI στη FinCEN. Αν η επιχείρησή σας είναι αλλοδαπή εταιρεία που σχεδιάζει να εγγραφεί σε πολιτεία των ΗΠΑ ή αν έχετε ήδη εγγραφεί και θέλετε ακόμη να κατανοήσετε τις υποχρεώσεις σας, αυτός ο οδηγός εξηγεί τους κανόνες με απλή γλώσσα.

Τι είναι η αναφορά BOI;

Η αναφορά BOI είναι μια ομοσπονδιακή υποβολή προς τη FinCEN που ταυτοποιεί τα πρόσωπα που τελικά κατέχουν ή ελέγχουν μια αναφέρουσα εταιρεία. Σκοπός του κανόνα είναι να αυξήσει τη διαφάνεια και να συμβάλει στην αποτροπή παράνομων δραστηριοτήτων που μπορούν να αποκρύπτονται πίσω από εικονικές εταιρείες ή πολύπλοκες δομές ιδιοκτησίας.

Η αναφορά υποβάλλεται ηλεκτρονικά μέσω του συστήματος BOI E-Filing της FinCEN και δεν κατατίθεται σε πολιτειακή υπηρεσία καταχώρισης.

Ποιος πρέπει να υποβάλει αναφορά BOI τώρα;

Σύμφωνα με τον ισχύοντα κανόνα της FinCEN, μόνο οι αλλοδαπές αναφέρουσες εταιρείες πρέπει να υποβάλλουν αναφορές BOI. Αλλοδαπή αναφέρουσα εταιρεία είναι μια οντότητα που:

• Έχει συσταθεί βάσει του δικαίου ξένης χώρας, και
• Έχει εγγραφεί για να δραστηριοποιηθεί σε οποιαδήποτε πολιτεία των ΗΠΑ ή σε φυλετική δικαιοδοσία, καταθέτοντας έγγραφο σε γραμματέα πολιτείας ή σε παρόμοιο γραφείο

Αν η εταιρεία σας έχει συσταθεί στις Ηνωμένες Πολιτείες, απαλλάσσεται προς το παρόν από την υποχρέωση αναφοράς BOI στη FinCEN.

Γιατί άλλαξε ο κανόνας;

Το πλαίσιο αναφοράς BOI αρχικά σχεδιάστηκε για να καλύπτει πολλές οντότητες που έχουν συσταθεί στις ΗΠΑ και στο εξωτερικό. Η FinCEN αναθεώρησε αργότερα τον κανόνα, τον Μάρτιο του 2025, περιορίζοντας την υποχρέωση αναφοράς σε αλλοδαπές οντότητες που είναι εγγεγραμμένες στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτό σημαίνει ότι το πιο σημαντικό ερώτημα δεν είναι πλέον μόνο αν υπάρχει μια εταιρεία, αλλά πού έχει συσταθεί και αν εμπίπτει πράγματι στο πεδίο εφαρμογής του ισχύοντος κανόνα.

Ποιες πληροφορίες περιλαμβάνονται σε μια αναφορά BOI;

Μια αναφορά BOI περιλαμβάνει πληροφορίες για την ίδια την εταιρεία και για τους πραγματικούς δικαιούχους της. Σε ορισμένες περιπτώσεις, περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες για τον αιτούντα της εταιρείας.

Πληροφορίες εταιρείας

Μια αναφέρουσα εταιρεία συνήθως πρέπει να παρέχει:

• Εμπορική επωνυμία
• Οποιαδήποτε trade names ή DBAs
• Διεύθυνση επιχείρησης
• Δικαιοδοσία όπου συστάθηκε η οντότητα
• Αριθμό φορολογικού μητρώου, εφόσον ισχύει

Πληροφορίες πραγματικού δικαιούχου

Για κάθε πραγματικό δικαιούχο, η εταιρεία συνήθως πρέπει να αναφέρει:

• Πλήρες νόμιμο ονοματεπώνυμο
• Ημερομηνία γέννησης
• Κατοικία
• Έναν μοναδικό αριθμό ταυτοποίησης από αποδεκτό έγγραφο ταυτοποίησης, μαζί με τη δικαιοδοσία έκδοσης

Πληροφορίες αιτούντος της εταιρείας

Αν η εταιρεία εγγράφηκε στις Ηνωμένες Πολιτείες στις 1 Ιανουαρίου 2024 ή μετά από αυτήν την ημερομηνία, η αρχική αναφορά BOI πρέπει επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες για τον αιτούντα της εταιρείας.

Αυτό συνήθως περιλαμβάνει το πρόσωπο που υπέβαλε το έγγραφο εγγραφής και, σε ορισμένες περιπτώσεις, το πρόσωπο που έδωσε την εντολή για την υποβολή.

Ποιος θεωρείται πραγματικός δικαιούχος;

Πραγματικός δικαιούχος είναι γενικά ένα πρόσωπο που ασκεί ουσιαστικό έλεγχο στην εταιρεία ή κατέχει ή ελέγχει τουλάχιστον το 25% των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας.

Στην πράξη, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει άτομα που:

• Λαμβάνουν βασικές επιχειρηματικές αποφάσεις
• Ελέγχουν σημαντικά οικονομικά ή λειτουργικά ζητήματα
• Κατέχουν σημαντικά δικαιώματα ιδιοκτησίας
• Έχουν εξουσία επί της οντότητας μέσω άλλων συμφωνιών

Η ακριβής ανάλυση μπορεί να εξαρτάται από τα πραγματικά περιστατικά. Σε ορισμένες επιχειρήσεις, το πρόσωπο με το μεγαλύτερο ποσοστό ιδιοκτησίας είναι επίσης πραγματικός δικαιούχος. Σε άλλες, ο έλεγχος έχει μεγαλύτερη σημασία από το ποσοστό συμμετοχής.

Πρέπει να αναφέρονται τα πρόσωπα των ΗΠΑ;

Όχι, σύμφωνα με τον ισχύοντα κανόνα της FinCEN.

Η ενημέρωση του Μαρτίου 2025 αφαίρεσε την απαίτηση αναφοράς BOI για πρόσωπα των ΗΠΑ. Αν ένα πρόσωπο των ΗΠΑ πληροί τις προϋποθέσεις ως πραγματικός δικαιούχος αλλοδαπής αναφέρουσας εταιρείας, το πρόσωπο αυτό δεν περιλαμβάνεται στην αναφορά BOI σύμφωνα με το ισχύον ομοσπονδιακό πλαίσιο αναφοράς.

Τι είναι ο αιτών της εταιρείας;

Ο αιτών της εταιρείας είναι το πρόσωπο που συνδέεται με την πράξη σύστασης ή εγγραφής της οντότητας.

Για τις αναφέρουσες εταιρείες που πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες αιτούντος, ο αιτών είναι συνήθως ένα από τα ακόλουθα:

• Το πρόσωπο που υπέβαλε άμεσα το έγγραφο σύστασης ή εγγραφής
• Το πρόσωπο που έδωσε εντολή για την υποβολή του εγγράφου

Αν δικηγόρος, ειδικός σύστασης ή υπάλληλος χειρίστηκε τη διαδικασία υποβολής, η ανάλυση εξαρτάται από το ποιος υπέβαλε πραγματικά το έγγραφο και ποιος έδωσε την εντολή για αυτή την υποβολή.

Ποιες είναι οι προθεσμίες υποβολής BOI;

Οι προθεσμίες εξαρτώνται από το πότε η αλλοδαπή αναφέρουσα εταιρεία υπήχθη στον κανόνα.

Αν η εταιρεία ήταν ήδη εντός πεδίου εφαρμογής πριν από τις 26 Μαρτίου 2025

Η FinCEN όρισε προθεσμία έως τις 25 Απριλίου 2025 για τις περισσότερες υφιστάμενες αλλοδαπές αναφέρουσες εταιρείες.

Αν η εταιρεία καθίσταται αναφέρουσα εταιρεία στις 26 Μαρτίου 2025 ή αργότερα

Η αρχική αναφορά BOI γενικά πρέπει να υποβληθεί εντός 30 ημερολογιακών ημερών από τότε που η εταιρεία λάβει ειδοποίηση ότι η εγγραφή της στις ΗΠΑ έχει τεθεί σε ισχύ ή από τότε που η αρμόδια πολιτειακή υπηρεσία διαθέσει δημόσια για πρώτη φορά την εγγραφή, όποιο από τα δύο συμβεί πρώτο.

Επειδή η προθεσμία είναι σύντομη, οι αλλοδαπές εταιρείες θα πρέπει, όπου είναι δυνατόν, να συγκεντρώνουν πληροφορίες ιδιοκτησίας πριν οριστικοποιηθεί η εγγραφή τους.

Πρέπει να ενημερώνονται οι αναφορές BOI;

Ναι, αν αλλάξουν οι πληροφορίες που αναφέρθηκαν.

Μια αναφορά BOI δεν είναι ετήσια υποβολή, αλλά πρέπει να ενημερώνεται όταν οι πληροφορίες που είχαν υποβληθεί προηγουμένως παύσουν να είναι ακριβείς. Συνήθεις λόγοι ενημέρωσης περιλαμβάνουν:

• Αλλαγή στους πραγματικούς δικαιούχους
• Αλλαγή στη διεύθυνση ενός πραγματικού δικαιούχου
• Αλλαγή στη νόμιμη επωνυμία της εταιρείας
• Αλλαγή στη διεύθυνση της αναφέρουσας εταιρείας
• Άλλες αλλαγές σε πληροφορίες που είχαν ήδη υποβληθεί

Αν η εταιρεία σας πρέπει να ενημερώσει την αναφορά της, μην περιμένετε. Η προθεσμία ενημέρωσης είναι σύντομη και οι καθυστερημένες ενημερώσεις μπορούν να δημιουργήσουν κίνδυνο συμμόρφωσης.

Μπορούν να διορθωθούν οι αναφορές BOI;

Ναι. Αν μια υποβολή περιέχει ανακρίβεια, θα πρέπει να διορθωθεί μόλις η εταιρεία ανακαλύψει το λάθος.

Μια διορθωμένη αναφορά διαφέρει από μια ενημερωμένη αναφορά. Η ενημέρωση αντανακλά νέα πληροφορία. Η διόρθωση διορθώνει κάτι που ήταν λάθος στην αρχική υποβολή.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία, επειδή η σωστή υποβολή μπορεί να εξαρτάται από το αν το ζήτημα είναι μεταβολή ή λάθος.

Ποιες εξαιρέσεις ισχύουν;

Η σημαντικότερη εξαίρεση σήμερα είναι απλή: οι οντότητες που έχουν συσταθεί στις ΗΠΑ απαλλάσσονται από την υποχρέωση αναφοράς BOI στη FinCEN σύμφωνα με τον ισχύοντα κανόνα.

Άλλες αλλοδαπές οντότητες μπορεί επίσης να απαλλάσσονται, ανάλογα με τη φύση της επιχείρησης, τη δικαιοδοσία και τη συγκεκριμένη ρυθμιστική κατηγορία που εμπλέκεται. Οι εξαιρέσεις μπορεί να είναι τεχνικές, επομένως είναι σημαντικό να μην θεωρείτε ότι μια εταιρεία πληροί τις προϋποθέσεις μόνο επειδή είναι μικρή, ανενεργή ή στενά ελεγχόμενη.

Αν η επιχείρησή σας ενδέχεται να πληροί προϋποθέσεις εξαίρεσης, εξετάστε προσεκτικά την επίσημη καθοδήγηση της FinCEN πριν από οποιαδήποτε υποβολή.

Είναι δημόσια η αναφορά BOI;

Όχι. Οι αναφορές BOI δεν αποτελούν δημόσια αρχεία.

Η FinCEN διατηρεί τις πληροφορίες σε ασφαλές σύστημα και περιορίζει την πρόσβαση σύμφωνα με τον νόμο. Ο σκοπός είναι η υποστήριξη των αρμόδιων αρχών και της εθνικής ασφάλειας, όχι η δημιουργία δημόσιου μητρώου ιδιοκτησίας.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο FinCEN Identifier αντί για προσωπικές πληροφορίες;

Ναι, σε ορισμένες περιπτώσεις.

Ο FinCEN Identifier είναι ένας μοναδικός αριθμός που μπορεί να αποδοθεί σε ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο. Όταν επιτρέπεται, μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε αναφορά BOI αντί για ορισμένα προσωπικά στοιχεία.

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν το ίδιο άτομο εμπλέκεται σε πολλαπλά πλαίσια αναφοράς ή όταν μια αναφέρουσα εταιρεία χρειάζεται μια πιο απλοποιημένη διαδικασία συμμόρφωσης.

Πώς πρέπει να προετοιμάζονται οι αλλοδαπές εταιρείες;

Οι αλλοδαπές εταιρείες θα πρέπει να συγκεντρώνουν πληροφορίες για την ιδιοκτησία και την εγγραφή πριν ξεκινήσουν τη διαδικασία εγγραφής στις ΗΠΑ. Αυτή η προετοιμασία μπορεί να αποτρέψει προβλήματα της τελευταίας στιγμής και να μειώσει τον κίνδυνο ελλιπούς υποβολής.

Μια πρακτική λίστα ελέγχου περιλαμβάνει:

• Επιβεβαίωση ότι η οντότητα είναι πράγματι αλλοδαπή αναφέρουσα εταιρεία
• Ταυτοποίηση όλων των πραγματικών δικαιούχων
• Καθορισμό του αν απαιτούνται πληροφορίες αιτούντος της εταιρείας
• Συγκέντρωση αποδεκτών εγγράφων ταυτοποίησης
• Επαλήθευση νόμιμων ονομάτων, διευθύνσεων και ποσοστών ιδιοκτησίας
• Δημιουργία διαδικασίας για μελλοντικές ενημερώσεις σε περίπτωση αλλαγών στην ιδιοκτησία

Η έγκαιρη προετοιμασία έχει σημασία, επειδή οι προθεσμίες BOI δεν είναι ιδιαίτερα γενναιόδωρες.

Πώς βοηθά η Zenind τους ιδρυτές να παραμένουν οργανωμένοι

Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να διαχειρίζονται εργασίες σύστασης και συμμόρφωσης με έμφαση στην ακρίβεια και την ταχύτητα. Για εταιρείες που εγγράφονται στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτό σημαίνει καλύτερη οργάνωση στη σύσταση της οντότητας, στις προθεσμίες συμμόρφωσης και στα αρχεία που απαιτούνται για την υποστήριξη των υποβολών.

Αν η επιχείρησή σας έχει συσταθεί στο εξωτερικό και σχεδιάζει να εγγραφεί στις ΗΠΑ, μια σαφής ροή εργασιών σύστασης μπορεί να κάνει τη συμμόρφωση με το BOI πολύ πιο εύκολη στη διαχείριση.

Συχνές ερωτήσεις για την αναφορά BOI

Πρέπει κάθε LLC να υποβάλει αναφορά BOI;

Όχι. Σύμφωνα με τον ισχύοντα κανόνα της FinCEN, μόνο οι αλλοδαπές οντότητες που εγγράφονται για να δραστηριοποιηθούν στις ΗΠΑ εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής.

Οι εγχώριες εταιρείες των ΗΠΑ εξακολουθούν να υποβάλλουν αναφορές BOI;

Όχι. Οι οντότητες που έχουν συσταθεί στις ΗΠΑ απαλλάσσονται προς το παρόν από την υποχρέωση αναφοράς BOI στη FinCEN.

Τι γίνεται αν η εταιρεία μου έχει μόνο έναν ιδιοκτήτη;

Μπορεί να εξακολουθεί να απαιτείται υποβολή αν η εταιρεία είναι αλλοδαπή αναφέρουσα εταιρεία και πληροί τις απαιτήσεις του κανόνα.

Πρέπει να υποβάλλω κάθε χρόνο;

Όχι. Η αναφορά BOI δεν είναι ετήσια υποβολή. Υποβάλλετε αρχική αναφορά και στη συνέχεια την ενημερώνετε αν αλλάξουν οι πληροφορίες που έχουν αναφερθεί.

Τι συμβαίνει αν χάσω την προθεσμία;

Η μη τήρηση της προθεσμίας BOI μπορεί να δημιουργήσει ζητήματα συμμόρφωσης. Αν δεν είστε βέβαιοι αν μια υποβολή είναι εκπρόθεσμη ή ελλιπής, εξετάστε άμεσα την επίσημη καθοδήγηση της FinCEN.

Τελικό συμπέρασμα

Οι κανόνες αναφοράς BOI είναι πολύ πιο περιορισμένοι από ό,τι ήταν όταν ο Corporate Transparency Act έγινε για πρώτη φορά κεντρικό θέμα. Σήμερα, το βασικό ερώτημα είναι αν η οντότητά σας είναι αλλοδαπή εταιρεία που έχει εγγραφεί για να δραστηριοποιηθεί στις Ηνωμένες Πολιτείες.

Αν είναι, μπορεί να έχετε υποχρεώσεις υποβολής BOI, σύντομες προθεσμίες και συνεχή καθήκοντα ενημέρωσης. Αν πρόκειται για οντότητα που έχει συσταθεί στις ΗΠΑ, απαλλάσσεστε προς το παρόν από την υποβολή BOI στη FinCEN.

Για κάθε επιχείρηση που δραστηριοποιείται διασυνοριακά, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να επιβεβαιώνετε τον ισχύοντα κανόνα πριν από οποιαδήποτε υποβολή και να διατηρείτε ενημερωμένα τα αρχεία ιδιοκτησίας για μελλοντική συμμόρφωση.