7 λόγοι για τους οποίους οι εργαζόμενοι υποαποδίδουν και τι μπορούν να κάνουν οι επιχειρηματίες

Η πρόσληψη του πρώτου σας εργαζομένου είναι ένα ορόσημο για κάθε ιδρυτή. Σημαίνει ότι η LLC ή η εταιρεία σας δεν είναι πια απλώς μια ιδέα στο χαρτί. Μετατρέπεται σε μια πραγματική λειτουργική επιχείρηση με συστήματα, ευθύνες και ανθρώπους που πρέπει να φέρνουν αποτελέσματα.

Όμως, μόλις μια επιχείρηση αρχίσει να προσθέτει μέλη στην ομάδα της, εμφανίζεται μια γνώριμη πρόκληση: η υποαπόδοση. Η εργασία μπορεί να καθυστερεί, η ποιότητα να πέφτει, η επικοινωνία να διαταράσσεται ή ένας νέος εργαζόμενος να φαίνεται αποστασιοποιημένος. Το πρόβλημα δεν είναι πάντα η τεμπελιά. Σε πολλές περιπτώσεις, η υποαπόδοση οφείλεται σε ζήτημα διοίκησης, διαδικασιών ή καταλληλότητας και μπορεί να διορθωθεί.

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ειδικά για όσους χτίζουν μια εταιρεία μετά τη σύσταση, η κατανόηση του γιατί οι εργαζόμενοι υποαποδίδουν είναι απαραίτητη. Οι σαφείς προσδοκίες, οι σωστές προσλήψεις και οι ισχυρές πρακτικές διοίκησης προστατεύουν τον χρόνο σας, μειώνουν την αποχώρηση προσωπικού και βοηθούν την εταιρεία σας να αναπτυχθεί πάνω σε μια σταθερή βάση.

1. Οι προσδοκίες δεν ορίστηκαν ποτέ με σαφήνεια

Ένας συνηθισμένος λόγος υποαπόδοσης είναι απλός: οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν ακριβώς πώς μοιάζει η επιτυχία.

Αν ένας ρόλος περιγράφεται αόριστα ή αν οι προτεραιότητες αλλάζουν κάθε εβδομάδα, οι εργαζόμενοι μπορεί να αφιερώνουν χρόνο σε λάθος εργασίες. Μπορεί να πιστεύουν ότι τα πάνε καλά, ενώ η διοίκηση βλέπει χαμένες προθεσμίες ή αδύναμο αποτέλεσμα.

Τι να κάνετε

• Γράψτε σαφείς περιγραφές θέσεων πριν από την πρόσληψη.
• Ορίστε καθημερινές, εβδομαδιαίες και μηνιαίες αρμοδιότητες.
• Εξηγήστε πώς θα μετράται η απόδοση.
• Θέστε μετρήσιμους στόχους, όχι μόνο γενικές οδηγίες.
• Επανεξετάστε τις προσδοκίες κατά την ένταξη και ξανά μετά τις πρώτες εβδομάδες.

Η σαφήνεια μειώνει τη σύγχυση και δίνει στους εργαζομένους έναν στόχο που μπορούν πραγματικά να πετύχουν. Επίσης, κάνει πιο εύκολες τις συζητήσεις για την απόδοση, επειδή και οι δύο πλευρές γνωρίζουν τι είχε συμφωνηθεί.

2. Ο εργαζόμενος δεν εκπαιδεύτηκε επαρκώς

Ακόμα και ένας δυνατός υποψήφιος μπορεί να δυσκολευτεί αν η εκπαίδευση είναι ελλιπής. Πολλοί ιδρυτές θεωρούν ότι ένας έξυπνος εργαζόμενος θα τα βρει όλα γρήγορα μόνος του. Αυτή η υπόθεση συχνά οδηγεί σε λάθη που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί.

Η εκπαίδευση δεν αφορά μόνο το πού αποθηκεύονται τα αρχεία ή ποιο λογισμικό να χρησιμοποιηθεί. Περιλαμβάνει επίσης το επιχειρηματικό πλαίσιο, τα εσωτερικά πρότυπα, τις συνήθειες επικοινωνίας και την αρμοδιότητα λήψης αποφάσεων.

Τι να κάνετε

• Δημιουργήστε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία ένταξης.
• Τεκμηριώστε τις βασικές ροές εργασίας και τις τυπικές διαδικασίες λειτουργίας.
• Αντιστοιχίστε τους νέους εργαζομένους με έναν manager ή ένα έμπειρο μέλος της ομάδας.
• Επαναλάβετε την εκπαίδευση μετά τις πρώτες 30, 60 και 90 ημέρες.
• Ρωτήστε τους νέους εργαζομένους σε ποια σημεία νιώθουν αβεβαιότητα.

Η καλή εκπαίδευση μειώνει τον χρόνο προσαρμογής και αποτρέπει τα μικρά λάθη από το να γίνουν ακριβά. Επίσης, δίνει αυτοπεποίθηση στους νέους εργαζομένους, κάτι που συχνά βελτιώνει γρήγορα την απόδοση.

3. Ο ρόλος δεν ταιριάζει στο άτομο

Μερικές φορές η υποαπόδοση δεν προκαλείται από έλλειψη προσπάθειας. Προκαλείται από αναντιστοιχία ανάμεσα στη δουλειά και στο άτομο.

Ένας εργαζόμενος μπορεί να έχει ισχυρές αναλυτικές δεξιότητες αλλά να τοποθετείται σε έναν ρόλο που απαιτεί συνεχή επαφή με πελάτες. Ένας άλλος μπορεί να είναι δημιουργικός αλλά να δυσκολεύεται σε ένα ιδιαίτερα δομημένο περιβάλλον. Αν μια επιχείρηση αγνοήσει την καταλληλότητα, μπορεί να προσπαθεί να χωρέσει το λάθος άτομο στη λάθος θέση.

Τι να κάνετε

• Αξιολογήστε τις δεξιότητες πριν από την πρόσληψη, όχι μετά.
• Αντιστοιχίστε τις ευθύνες με τα δυνατά σημεία του ατόμου.
• Δώστε προσοχή στο στυλ επικοινωνίας, στον ρυθμό και στις εργασιακές προτιμήσεις.
• Αναθέστε εκ νέου καθήκοντα όταν είναι δυνατό πριν εξετάσετε την απόλυση.
• Χρησιμοποιήστε δοκιμαστικές περιόδους για να επιβεβαιώσετε νωρίς την καταλληλότητα.

Η καλύτερη αντιστοίχιση ρόλου βελτιώνει το ηθικό, την απόδοση και τη διατήρηση του προσωπικού. Επίσης, βοηθά τους ιδιοκτήτες να χτίσουν μια ομάδα που στηρίζει το επιχειρηματικό μοντέλο αντί να το αντιμάχεται.

4. Οι managers δίνουν είτε πολύ λίγη είτε υπερβολική επίβλεψη

Οι εργαζόμενοι αποδίδουν άσχημα όταν η διοίκηση είναι ασυνεπής. Κάποιοι μένουν εντελώς μόνοι τους. Άλλοι παρακολουθούνται υπερβολικά και χάνουν την ικανότητα να σκέφτονται ανεξάρτητα. Και τα δύο άκρα δημιουργούν προβλήματα.

Η υπερβολικά μικρή επίβλεψη οδηγεί σε χαμένες προθεσμίες και ασαφή λογοδοσία. Η υπερβολική επίβλεψη δημιουργεί μικροδιαχείριση, μειώνει την εμπιστοσύνη και μπορεί να αποθαρρύνει την πρωτοβουλία.

Τι να κάνετε

• Ορίστε συχνότητες ελέγχου ανάλογα με το επίπεδο εμπειρίας του εργαζομένου.
• Ελέγχετε την πρόοδο χωρίς να επιτηρείτε κάθε εργασία.
• Δίνετε ανατροφοδότηση που είναι συγκεκριμένη και έγκαιρη.
• Επιτρέψτε στους ικανούς εργαζομένους να παίρνουν αποφάσεις μέσα σε καθορισμένα όρια.
• Αυξήστε την επίβλεψη μόνο όταν τα δεδομένα απόδοσης δείχνουν ότι υπάρχει ανάγκη.

Η καλή διοίκηση δημιουργεί δομή χωρίς να πνίγει την πρωτοβουλία. Οι εργαζόμενοι συνήθως αποδίδουν καλύτερα όταν καταλαβαίνουν τόσο το όριο όσο και την ελευθερία μέσα σε αυτό.

5. Ο εργαζόμενος δεν βλέπει λόγο να νοιαστεί

Οι άνθρωποι συνήθως αποδίδουν καλύτερα όταν καταλαβαίνουν γιατί έχει σημασία η δουλειά τους.

Αν οι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι οι εργασίες τους είναι ανούσιες, επαναλαμβανόμενες ή αποσυνδεδεμένες από τους στόχους της εταιρείας, η εμπλοκή μειώνεται. Η εργασία γίνεται κάτι που απλώς ολοκληρώνουν, όχι κάτι που τους ανήκει.

Αυτό έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία στις μικρές επιχειρήσεις. Οι εργαζόμενοι συχνά δουλεύουν πιο σκληρά όταν βλέπουν τον άμεσο αντίκτυπο της συνεισφοράς τους σε πελάτες, έσοδα ή ανάπτυξη.

Τι να κάνετε

• Εξηγήστε γιατί η εργασία είναι σημαντική για την επιχείρηση.
• Συνδέστε την ατομική εργασία με τους ευρύτερους στόχους της εταιρείας.
• Αναγνωρίζετε δημόσια την καλή απόδοση όταν είναι κατάλληλο.
• Δημιουργήστε ευκαιρίες για ανάληψη ευθύνης.
• Προσφέρετε διαδρομές εξέλιξης, ώστε ο εργαζόμενος να βλέπει μέλλον στην εταιρεία.

Το κίνητρο δεν προέρχεται μόνο από συνθήματα. Προέρχεται από το νόημα, την αναγνώριση και την αίσθηση ότι η προσπάθεια οδηγεί κάπου χρήσιμα.

6. Η επιχείρηση δεν διαθέτει τα σωστά συστήματα

Η υποαπόδοση μπορεί να είναι σύμπτωμα αδύναμων συστημάτων και όχι αδύναμων εργαζομένων.

Αν η εργασία βρίσκεται διάσπαρτη σε πολλά spreadsheets, emails και μηνύματα, τα λάθη γίνονται πιο πιθανά. Αν οι προθεσμίες δεν παρακολουθούνται, οι προτεραιότητες δεν είναι ορατές και οι εγκρίσεις είναι ασυνεπείς, ακόμη και ικανοί εργαζόμενοι θα δυσκολευτούν να αποδίδουν αξιόπιστα.

Τι να κάνετε

• Συγκεντρώστε τις εργασίες σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων.
• Τυποποιήστε τις επαναλαμβανόμενες ροές εργασίας.
• Χρησιμοποιήστε πρότυπα για συνηθισμένα έγγραφα και επικοινωνίες.
• Δημιουργήστε απλές διαδικασίες έγκρισης.
• Εξετάζετε τακτικά τα σημεία συμφόρησης.

Τα συστήματα κάνουν την απόδοση επαναλήψιμη. Επίσης, μειώνουν την εξάρτηση από τη μνήμη, την εικασία και τις λύσεις της τελευταίας στιγμής.

7. Προσωπικά ζητήματα ή η κουλτούρα στον χώρο εργασίας παρεμβαίνουν

Μερικές φορές η απόδοση ενός εργαζομένου πέφτει επειδή κάτι έξω από τη δουλειά τον επηρεάζει. Σε άλλες περιπτώσεις, ο ίδιος ο χώρος εργασίας δημιουργεί πίεση μέσω σύγκρουσης, έλλειψης εμπιστοσύνης ή κακής επικοινωνίας.

Ένας επιχειρηματίας δεν χρειάζεται να λύνει κάθε προσωπικό πρόβλημα, αλλά η ηγεσία πρέπει να παρατηρεί όταν η απόδοση αλλάζει και να αντιδρά επαγγελματικά.

Τι να κάνετε

• Αντιμετωπίστε έγκαιρα τις ξαφνικές πτώσεις απόδοσης.
• Κάντε ιδιωτικές, με σεβασμό συζητήσεις.
• Ρωτήστε αν ο εργαζόμενος χρειάζεται υποστήριξη ή περισσότερη σαφήνεια.
• Παρακολουθείτε συγκρούσεις στην ομάδα, εξουθένωση ή μη ρεαλιστικά φορτία εργασίας.
• Ενισχύστε μια κουλτούρα λογοδοσίας και σεβασμού.

Ένας υγιής χώρος εργασίας δεν εξαλείφει κάθε πρόβλημα, αλλά μειώνει τις τριβές που προκαλούν αποτρέψιμη υποαπόδοση.

Πώς πρέπει να αντιδράσουν οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων

Αν ένας εργαζόμενος υποαποδίδει, μην περάσετε κατευθείαν στην επίρριψη ευθύνης. Ξεκινήστε με τη διάγνωση.

Ρωτήστε τα εξής:

• Ήταν σαφής η προσδοκία;
• Εκπαιδεύτηκε σωστά ο εργαζόμενος;
• Είναι αυτός ο σωστός ρόλος για το άτομο;
• Τα συστήματα βοηθούν ή εμποδίζουν την απόδοση;
• Η διοίκηση είναι συνεπής;
• Υπάρχει ζήτημα κουλτούρας που επηρεάζει την ομάδα;

Μόλις εντοπίσετε την αιτία, μπορείτε να επιλέξετε τη σωστή λύση. Αυτό μπορεί να σημαίνει καλύτερη εκπαίδευση, αναθεωρημένες προσδοκίες, βελτιωμένη επίβλεψη ή μετακίνηση σε διαφορετικό ρόλο.

Για τους ιδρυτές, αυτό είναι μέρος του να χτίζετε μια πραγματική επιχείρηση. Η σύσταση της νομικής οντότητας είναι η αρχή από πλευράς νομιμότητας. Η δημιουργία μιας αξιόπιστης ομάδας είναι αυτό που μετατρέπει αυτή την οντότητα σε μια ανθεκτική εταιρεία.

Ένα απλό σύστημα βελτίωσης απόδοσης

Όταν η απόδοση δεν είναι η αναμενόμενη, χρησιμοποιήστε μια δομημένη αντίδραση:

1. Καταγράψτε το πρόβλημα.
2. Κάντε μια ιδιωτική συνάντηση με τον εργαζόμενο.
3. Εξηγήστε το κενό ανάμεσα στην προσδοκία και στο αποτέλεσμα.
4. Επιβεβαιώστε τη βασική αιτία.
5. Θέστε ένα σύντομο χρονοδιάγραμμα βελτίωσης.
6. Παρέχετε υποστήριξη και παρακολούθηση.
7. Επανεκτιμήστε και αποφασίστε το επόμενο βήμα.

Αυτή η διαδικασία είναι δίκαιη, ξεκάθαρη και πιο εύκολο να υποστηριχθεί από το να αντιδρά κανείς συναισθηματικά. Επίσης, βοηθά τους ειλικρινείς εργαζομένους να βελτιωθούν πριν η κατάσταση γίνει μη αναστρέψιμη.

Τελικές σκέψεις

Οι εργαζόμενοι υποαποδίδουν για πολλούς λόγους και οι πιο αποτελεσματικοί ηγέτες κοιτάζουν πέρα από την επιφάνεια. Μερικές φορές το πρόβλημα είναι έλλειψη δεξιοτήτων. Άλλες φορές είναι ασαφής κατεύθυνση, αδύναμα συστήματα ή κακή καταλληλότητα. Σε άλλες περιπτώσεις, η ίδια η επιχείρηση δημιουργεί σύγχυση που θα μπορούσε να διορθωθεί με καλύτερη δομή.

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ο στόχος δεν είναι απλώς να προσλάβουν ανθρώπους. Είναι να δημιουργήσουν ένα περιβάλλον όπου οι άνθρωποι μπορούν να πετύχουν. Αυτό σημαίνει σαφείς ρόλους, συνεπή διοίκηση, καλή ένταξη και συστήματα που υποστηρίζουν την ανάπτυξη.

Όσο ισχυρότερη είναι η εσωτερική σας δομή, τόσο πιο εύκολο γίνεται να κλιμακώσετε την επιχείρησή σας με αυτοπεποίθηση.