Ο φόρος στο eCommerce εξηγείται: Ένας οδηγός για αρχάριους πωλητές online

Η πώληση online σάς επιτρέπει να προσεγγίζετε πελάτες σε ολόκληρη τη χώρα και σε όλο τον κόσμο. Ταυτόχρονα, εισάγει ένα σημαντικό ζήτημα συμμόρφωσης που πολλοί ιδρυτές υποτιμούν: τον φόρο στο eCommerce.

Αν το κατάστημά σας αποστέλλει προϊόντα σε πολλές πολιτείες ή αν πραγματοποιείτε αρκετές πωλήσεις σε μία πολιτεία ώστε να ενεργοποιούνται φορολογικές υποχρεώσεις εκεί, μπορεί να χρειαστεί να εγγραφείτε, να συλλέγετε, να υποβάλλετε και να αποδίδετε φόρο πωλήσεων σε περισσότερες από μία δικαιοδοσίες. Οι κανόνες δεν είναι ίδιοι παντού, και αυτό είναι που κάνει τον φόρο στο eCommerce απαιτητικό για νέες και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τα βασικά του φόρου στο eCommerce, πώς λειτουργεί το nexus, τι μπορεί να χρειαστεί να χρεώνετε και πώς να δημιουργήσετε μια διαδικασία συμμόρφωσης που κλιμακώνεται μαζί με την επιχείρησή σας.

Τι είναι ο φόρος στο eCommerce;

Ο φόρος στο eCommerce είναι ο φόρος πωλήσεων, ο φόρος χρήσης και οι σχετικές κρατικές ή τοπικές φορολογικές υποχρεώσεις που εφαρμόζονται σε αγαθά και, σε ορισμένες πολιτείες, σε ορισμένες ψηφιακές ή φορολογητέες υπηρεσίες που πωλούνται online.

Για τους περισσότερους online πωλητές, το βασικό ερώτημα είναι η είσπραξη φόρου πωλήσεων. Ο φόρος πωλήσεων συνήθως χρεώνεται στον πελάτη στο ταμείο και στη συνέχεια αποδίδεται στην αρμόδια κρατική ή τοπική φορολογική αρχή. Ανάλογα με το επιχειρηματικό σας μοντέλο και το πού δραστηριοποιείστε, μπορεί επίσης να χρειαστεί να εξετάσετε τον φόρο χρήσης, τους κανόνες για marketplace facilitator και τις απαιτήσεις εγγραφής για άδειες φόρου πωλήσεων.

Η βασική ιδέα είναι απλή: οι online πωλήσεις δεν είναι από προεπιλογή αφορολόγητες. Το αν οφείλετε φόρο εξαρτάται από το τι πουλάτε, πού έχει nexus η επιχείρησή σας και πού βρίσκονται οι πελάτες σας.

Φόρος πωλήσεων έναντι φόρου χρήσης

Ο φόρος πωλήσεων και ο φόρος χρήσης συνδέονται στενά, αλλά δεν είναι το ίδιο.

• Ο φόρος πωλήσεων συνήθως εισπράττεται από τον πωλητή τη στιγμή της πώλησης.
• Ο φόρος χρήσης οφείλεται γενικά από τον αγοραστή όταν δεν εισπράχθηκε φόρος πωλήσεων στο ταμείο.

Στην πράξη, οι επιχειρήσεις συχνά επικεντρώνονται στον φόρο πωλήσεων, επειδή αυτός είναι ο φόρος που μπορεί να υποχρεούνται να εισπράττουν και να αποδίδουν. Ωστόσο, ο φόρος χρήσης έχει επίσης σημασία, ειδικά όταν η εταιρεία σας αγοράζει φορολογητέα είδη για επαγγελματική χρήση από προμηθευτές που δεν χρεώνουν φόρο πωλήσεων.

Για παράδειγμα, αν η εταιρεία σας αγοράζει εξοπλισμό γραφείου, υλικά συσκευασίας ή είδη που σχετίζονται με το απόθεμα χωρίς φόρο και η αγορά είναι φορολογητέα στην πολιτεία σας, μπορεί να χρειαστεί να υπολογίσετε φόρο χρήσης στη φορολογική σας δήλωση.

Γιατί ο φόρος στο eCommerce είναι περίπλοκος

Οι παραδοσιακοί κανόνες φορολογίας λιανικής είχαν σχεδιαστεί γύρω από φυσικά καταστήματα. Το eCommerce άλλαξε το τοπίο, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να πωλούν παντού χωρίς να ανοίγουν κατάστημα σε κάθε πολιτεία.

Αυτό δημιούργησε τρία επίπεδα πολυπλοκότητας:

• Διαφορετικές πολιτείες έχουν διαφορετικούς φορολογικούς κανόνες.
• Οι τοπικές δικαιοδοσίες μπορεί να προσθέτουν τους δικούς τους συντελεστές φόρου.
• Η υποχρέωση είσπραξης φόρου μπορεί να ενεργοποιείται από φυσική παρουσία, οικονομική δραστηριότητα ή πωλήσεις μέσω marketplace.

Μια επιχείρηση που πουλά το ίδιο προϊόν online μπορεί να οφείλει διαφορετικούς φορολογικούς συντελεστές ανάλογα με την τοποθεσία του πελάτη. Ορισμένα προϊόντα φορολογούνται σε μία πολιτεία και απαλλάσσονται σε μια άλλη. Ορισμένες πολιτείες φορολογούν τα έξοδα αποστολής, ενώ άλλες όχι. Τα ψηφιακά προϊόντα μπορεί να φορολογούνται διαφορετικά από τα φυσικά προϊόντα. Γι’ αυτό τα αυτοματοποιημένα εργαλεία και η προσεκτική ρύθμιση είναι σημαντικά.

Τι είναι το nexus;

Το nexus είναι η σύνδεση ανάμεσα στην επιχείρησή σας και μια πολιτεία, που δίνει σε αυτή την πολιτεία το δικαίωμα να απαιτήσει είσπραξη ή δήλωση φόρου.

Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι nexus που αφορούν τους πωλητές eCommerce:

Φυσικό nexus

Φυσικό nexus υπάρχει όταν η επιχείρησή σας έχει απτή παρουσία σε μια πολιτεία. Παραδείγματα:

• Γραφείο
• Αποθήκη
• Υπάλληλοι ή συνεργάτες που εργάζονται εκεί
• Απόθεμα που αποθηκεύεται σε κέντρο εκτέλεσης παραγγελιών
• Λιανικό κατάστημα

Αν έχετε φυσικό nexus σε μια πολιτεία, μπορεί να χρειάζεται να εγγραφείτε και να εισπράττετε φόρο πωλήσεων εκεί, ακόμη κι αν πραγματοποιείτε μόνο μικρό αριθμό πωλήσεων.

Οικονομικό nexus

Το οικονομικό nexus βασίζεται στην εμπορική δραστηριότητα και όχι στη φυσική παρουσία. Μετά την απόφαση Wayfair του Ανώτατου Δικαστηρίου, οι πολιτείες απέκτησαν τη δυνατότητα να απαιτούν από απομακρυσμένους πωλητές να εισπράττουν φόρο μόλις ξεπεράσουν ορισμένα όρια πωλήσεων στην πολιτεία.

Αυτά τα όρια διαφέρουν ανά πολιτεία. Πολλές χρησιμοποιούν όριο σε δολάρια, όριο σε συναλλαγές ή και τα δύο. Για παράδειγμα, μια πολιτεία μπορεί να απαιτεί εγγραφή μετά από πωλήσεις $100,000, ενώ μια άλλη μόλις ξεπεράσετε 200 συναλλαγές.

Το οικονομικό nexus είναι μία από τις πιο σημαντικές έννοιες για τους ιδρυτές online επιχειρήσεων, επειδή μπορεί να δημιουργήσει φορολογικές υποχρεώσεις ακόμη και όταν η επιχείρησή σας δεν έχει γραφείο ή υπαλλήλους στην πολιτεία.

Πώς να καταλάβετε πού οφείλετε φόρο στο eCommerce

Δεν υπάρχει ένας ενιαίος κανόνας για όλη τη χώρα. Πρέπει να εξετάσετε κάθε πολιτεία όπου μπορεί να έχετε nexus.

Ξεκινήστε με αυτά τα ερωτήματα:

• Πού βρίσκεται φυσικά η επιχείρησή σας;
• Αποθηκεύετε απόθεμα σε αποθήκη τρίτου μέρους ή σε κέντρο εκτέλεσης παραγγελιών;
• Έχετε υπαλλήλους, συνεργάτες ή γραφεία σε κάποια πολιτεία;
• Σε ποιες πολιτείες έχετε σημαντικό όγκο πωλήσεων;
• Πουλάτε μέσω του δικού σας website, μέσω marketplace ή και των δύο;
• Πουλάτε φορολογητέα προϊόντα, απαλλασσόμενα προϊόντα ή ψηφιακά αγαθά;

Αν η απάντηση σε οποιοδήποτε από αυτά τα ερωτήματα δείχνει σύνδεση με κάποια πολιτεία, τότε η πολιτεία αυτή μπορεί να χρειάζεται έλεγχο για απαιτήσεις εγγραφής και είσπραξης φόρου.

Ποια προϊόντα φορολογούνται;

Το αν ένα προϊόν φορολογείται εξαρτάται από την πολιτεία και την κατηγορία του είδους.

Συνηθισμένα παραδείγματα:

• Φυσικά αγαθά: Συχνά φορολογούνται, αν και μπορεί να ισχύουν απαλλαγές
• Ρούχα: Φορολογούνται σε ορισμένες πολιτείες, εν μέρει απαλλάσσονται σε άλλες
• Τρόφιμα και είδη παντοπωλείου: Συχνά φορολογούνται διαφορετικά από τα γενικά εμπορεύματα
• Ψηφιακές λήψεις: Φορολογούνται σε ορισμένες πολιτείες, απαλλάσσονται σε άλλες
• Λογισμικό και συνδρομές: Η φορολόγηση διαφέρει σημαντικά
• Έξοδα αποστολής και χειρισμού: Άλλοτε φορολογούνται, άλλοτε όχι

Αυτός είναι ο λόγος που δύο πωλητές με σχεδόν ίδια καταστήματα μπορεί να έχουν διαφορετικές φορολογικές υποχρεώσεις. Η ταξινόμηση του προϊόντος έχει σημασία, όπως και η πολιτεία προορισμού.

Πωλήσεις μέσω marketplace έναντι απευθείας πωλήσεων από το website

Αν πουλάτε μέσω marketplace όπως το Amazon, το Etsy ή το Walmart Marketplace, η είσπραξη φόρου μπορεί να γίνεται διαφορετικά από ό,τι αν πουλάτε μέσω του δικού σας store.

Πολλές πολιτείες έχουν νόμους για marketplace facilitator. Σύμφωνα με αυτούς τους κανόνες, το marketplace μπορεί να είναι υπεύθυνο για την είσπραξη και απόδοση του φόρου πωλήσεων για συναλλαγές που πραγματοποιούνται μέσω της πλατφόρμας του.

Αυτό όμως δεν καταργεί πάντα όλες τις υποχρεώσεις σας. Μπορεί να χρειάζεται ακόμη να:

• Παρακολουθείτε ξεχωριστά τις πωλήσεις μέσω marketplace
• Διατηρείτε αρχεία για τους φόρους που εισπράχθηκαν από την πλατφόρμα
• Εγγραφείτε σε πολιτείες όπου έχετε πρόσθετο nexus
• Δηλώνετε τις μη marketplace πωλήσεις από το δικό σας site

Αν πουλάτε τόσο μέσω του δικού σας website όσο και μέσω marketplace, χρειάζεστε ένα σαφές σύστημα για να αποφύγετε την υποδήλωση ή τη διπλή δήλωση.

Πώς να εγγραφείτε για φόρο πωλήσεων

Αν απαιτείται να εισπράττετε φόρο πωλήσεων σε μια πολιτεία, συνήθως πρέπει να εγγραφείτε πριν ξεκινήσετε την είσπραξη.

Η διαδικασία συνήθως περιλαμβάνει:

• Δημιουργία επιχειρηματικής οντότητας ή επιβεβαίωση της νομικής σας μορφής
• Απόκτηση ομοσπονδιακού EIN, αν χρειάζεται
• Εγγραφή στο φορολογικό τμήμα της πολιτείας
• Αίτηση για άδεια φόρου πωλήσεων ή seller’s permit
• Ρύθμιση του συστήματος checkout ώστε να χρεώνει τον σωστό φόρο

Οι κανόνες εγγραφής διαφέρουν ανά πολιτεία. Ορισμένες πολιτείες επιτρέπουν ηλεκτρονική εγγραφή μέσα σε λίγα λεπτά, ενώ άλλες απαιτούν επιπλέον έγγραφα. Η παράλειψη της εγγραφής μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα αργότερα, ακόμη κι αν τελικά αποδώσετε τον σωστό φόρο.

Πώς να εισπράττετε φόρο eCommerce στο checkout

Αφού γνωρίζετε πού πρέπει να εισπράττετε φόρο, το σύστημα checkout σας πρέπει να υπολογίζει αυτόματα το σωστό ποσό.

Μια αξιόπιστη ρύθμιση συνήθως περιλαμβάνει:

• Επαλήθευση διεύθυνσης στο checkout
• Αντιστοίχιση φορολογικών κωδικών προϊόντων
• Ενημερώσεις κρατικών και τοπικών συντελεστών
• Χειρισμό πελατών με απαλλαγή φόρου όταν ισχύει
• Διαχωρισμό marketplace και απευθείας πωλήσεων στις αναφορές

Οι περισσότεροι αναπτυσσόμενοι πωλητές χρησιμοποιούν λογισμικό αυτοματοποίησης φόρων, επειδή ο χειροκίνητος υπολογισμός γίνεται μη πρακτικός όσο αυξάνονται οι πολιτείες, οι τύποι προϊόντων και οι τοποθεσίες πελατών.

Η αυτοματοποίηση μειώνει τα λάθη, αλλά δεν αντικαθιστά την ευθύνη συμμόρφωσης. Πρέπει ακόμη να γνωρίζετε πού έχετε εγγραφεί, τι εισπράττετε και πότε πρέπει να υποβάλετε δήλωση.

Πώς να αποδίδετε τον φόρο πωλήσεων

Η είσπραξη φόρου είναι μόνο η μισή δουλειά. Πρέπει επίσης να υποβάλλετε δηλώσεις και να αποδίδετε τα χρήματα στην αρμόδια αρχή εγκαίρως.

Τυπικά βήματα περιλαμβάνουν:

• Παρακολούθηση φορολογητέων πωλήσεων ανά δικαιοδοσία
• Συμφωνία του φόρου που εισπράχθηκε με τις αναφορές πωλήσεων
• Υποβολή δηλώσεων μηνιαία, τριμηνιαία ή ετησίως, ανάλογα με την πολιτεία
• Πληρωμή του υπολοίπου πριν από την προθεσμία
• Τήρηση αρχείων για υποστήριξη σε περίπτωση ελέγχου

Η συχνότητα υποβολής διαφέρει ανά πολιτεία και μπορεί να αλλάξει καθώς αυξάνονται τα έσοδά σας. Μια επιχείρηση που υποβάλλει ετησίως σε μία πολιτεία μπορεί να χρειάζεται μηνιαία υποβολή σε άλλη.

Συνηθισμένα λάθη στον φόρο eCommerce

Πολλοί online πωλητές αντιμετωπίζουν τα ίδια αποτρέψιμα προβλήματα.

1. Καθυστέρηση στην εγγραφή

Οι ιδρυτές μερικές φορές περιμένουν μέχρι να γίνουν «μεγαλύτεροι» πριν ασχοληθούν με τον φόρο πωλήσεων. Όμως το nexus μπορεί να ξεκινήσει νωρίτερα από όσο αναμένεται, ειδικά με αποθήκευση αποθέματος ή υψηλό όγκο πωλήσεων σε μία πολιτεία.

2. Παράβλεψη των κανόνων των marketplace

Αν ένα marketplace εισπράττει φόρο για εσάς, αυτό δεν σημαίνει ότι εξαφανίζονται όλες οι υποχρεώσεις. Χρειάζεστε ακόμη ακριβή αρχεία και έλεγχο ανά πολιτεία.

3. Λανθασμένη ταξινόμηση προϊόντων

Η φορολογησιμότητα μπορεί να αλλάζει ανάλογα με τον τύπο του είδους, τη δομή του πακέτου ή την ψηφιακή παράδοση. Η λανθασμένη ταξινόμηση συχνά οδηγεί σε υποείσπραξη ή υπερείσπραξη.

4. Χρήση λάθος διεύθυνσης

Ο φόρος πωλήσεων συνήθως πρέπει να βασίζεται στη διεύθυνση προορισμού του πελάτη και όχι μόνο στη διεύθυνση της επιχείρησής σας. Τα λανθασμένα δεδομένα διεύθυνσης μπορούν να δημιουργήσουν λάθος συντελεστές.

5. Παράλειψη υποβολής δηλώσεων

Ορισμένοι πωλητές εισπράττουν φόρο αλλά ξεχνούν να υποβάλουν δηλώσεις. Αυτό μπορεί να προκαλέσει πρόστιμα ακόμη και όταν το σωστό ποσό είχε εισπραχθεί.

6. Μη παρακολούθηση τοποθεσιών αποθέματος

Αν χρησιμοποιείτε κέντρα εκτέλεσης παραγγελιών, το απόθεμα μπορεί να δημιουργήσει φυσικό nexus σε πολιτείες όπου δεν το περιμένατε.

Τι συμβαίνει αν αγνοήσετε τον φόρο eCommerce;

Η μη συμμόρφωση με τους κανόνες φόρου πωλήσεων μπορεί να οδηγήσει σε:

• Πρόστιμα καθυστερημένης υποβολής
• Τόκους σε απλήρωτο φόρο
• Απώλεια καλής κατάστασης με την πολιτεία
• Αναδρομικές φορολογικές απαιτήσεις
• Αυξημένο κίνδυνο ελέγχου

Όσο περισσότερο περιμένει μια επιχείρηση να αντιμετωπίσει τις φορολογικές της υποχρεώσεις, τόσο πιο ακριβή γίνεται συνήθως η διόρθωση. Γι’ αυτό είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε νωρίς μια διαδικασία συμμόρφωσης, ειδικά αν σκοπεύετε να επεκταθείτε σε πολλές πολιτείες.

Πρακτικό checklist συμμόρφωσης για φόρο eCommerce

Χρησιμοποιήστε αυτό το checklist αν στήνετε ένα online store ή αν επανεξετάζετε την τρέχουσα διαδικασία συμμόρφωσης:

• Επιβεβαιώστε πού έχει η επιχείρησή σας φυσικό nexus
• Εξετάστε τα όρια οικονομικού nexus για τις πολιτείες όπου πουλάτε
• Ελέγξτε αν τα προϊόντα σας φορολογούνται σε κάθε πολιτεία
• Διαχωρίστε τις πωλήσεις marketplace από τις απευθείας πωλήσεις από το website σας
• Εγγραφείτε για άδειες φόρου πωλήσεων όπου απαιτείται
• Ρυθμίστε σωστά τη συλλογή φόρου στο checkout
• Συμφωνείτε τα δεδομένα πωλήσεων με τις φορολογικές αναφορές σε κάθε περίοδο υποβολής
• Υποβάλετε δηλώσεις και αποδίδετε εγκαίρως
• Διατηρείτε αρχεία για ελέγχους και τροποποιήσεις

Αν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση, η ολοκλήρωση των σωστών βημάτων σύστασης από νωρίς μπορεί επίσης να διευκολύνει τη φορολογική συμμόρφωση. Μια σωστά συσταθείσα LLC ή corporation σάς βοηθά να διαχωρίζετε τα επιχειρηματικά από τα προσωπικά οικονομικά, να δημιουργείτε σαφή νομική δομή και να προετοιμάζεστε για τις απαιτήσεις κρατικής εγγραφής.

Πώς υποστηρίζει η Zenind τους ιδρυτές online επιχειρήσεων

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύουν εταιρείες στις ΗΠΑ και να παραμένουν οργανωμένοι καθώς αναπτύσσονται. Για τους ιδρυτές eCommerce, αυτό έχει σημασία επειδή η φορολογική συμμόρφωση συχνά ξεκινά με τη σωστή επιχειρηματική δομή.

Μια καθαρή ρύθμιση μπορεί να σας βοηθήσει να:

• Ιδρύσετε την LLC ή την corporation σας
• Εξασφαλίσετε το EIN και τα επιχειρηματικά σας αρχεία
• Προετοιμαστείτε για εγγραφές ανά πολιτεία
• Χτίσετε βάση για λογιστική και φορολογική συμμόρφωση
• Εστιάσετε στην ανάπτυξη χωρίς να χάνετε τον έλεγχο των νομικών υποχρεώσεων

Αν το κατάστημά σας αναπτύσσεται γρήγορα, η σωστή οργάνωση της σύστασης της εταιρείας από νωρίς μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα, όταν εγγραφείτε για φόρο πωλήσεων, ανοίξετε επιχειρηματικούς τραπεζικούς λογαριασμούς ή επεκταθείτε σε επιπλέον πολιτείες.

Τελικές σκέψεις

Ο φόρος στο eCommerce είναι διαχειρίσιμος όταν κατανοείτε τα βασικά: nexus, φορολογητέα προϊόντα, εγγραφή, είσπραξη και υποβολή δηλώσεων. Η πρόκληση δεν είναι ότι οι κανόνες είναι αδύνατοι. Η πρόκληση είναι ότι διαφέρουν ανά πολιτεία και αλλάζουν καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει.

Αν πουλάτε online, μην αντιμετωπίζετε τη φορολογική συμμόρφωση ως κάτι δευτερεύον. Επανεξετάζετε τακτικά το αποτύπωμα nexus, αυτοματοποιείτε όπου έχει νόημα και κρατάτε καθαρά αρχεία από την πρώτη μέρα.

Για ιδρυτές που χτίζουν μια online επιχείρηση, μια ισχυρή βάση σύστασης εταιρείας και ένα απλό workflow συμμόρφωσης μπορούν να κάνουν τη διαφορά ανάμεσα σε ελεγχόμενη ανάπτυξη και ακριβή διόρθωση αργότερα.