Данъкът за eCommerce обяснен: Ръководство за начинаещи онлайн търговци

Продажбите онлайн правят възможно достигането до клиенти в цялата страна и по света. Но те въвеждат и важен въпрос за съответствие, който много основатели подценяват: данъкът за eCommerce.

Ако вашият магазин изпраща продукти до повече от един щат или ако продавате достатъчно в един щат, за да възникнат данъчни задължения там, може да се наложи да се регистрирате, събирате, подавате и превеждате данък върху продажбите в повече от една юрисдикция. Правилата не са еднакви навсякъде и именно това прави данъка за eCommerce предизвикателен за нови и разрастващи се бизнеси.

Това ръководство обяснява основите на данъка за eCommerce, как работи nexus, какво може да се наложи да събирате и как да изградите процес за съответствие, който расте заедно с бизнеса ви.

Какво е данък за eCommerce?

Данъкът за eCommerce е данък върху продажбите, use tax и свързаните държавни или местни данъчни задължения, които се прилагат за стоки и в някои щати за определени дигитални или облагаеми услуги, продавани онлайн.

За повечето онлайн търговци основният въпрос е събирането на данък върху продажбите. Обикновено този данък се начислява на клиента при плащане и по-късно се превежда към съответния щатски или местен данъчен орган. В зависимост от бизнес модела ви и мястото, където оперирате, може да се наложи да вземете предвид и use tax, правилата за marketplace facilitator и изискванията за регистрация за разрешителни за данък върху продажбите.

Основният извод е прост: онлайн продажбите не са данъчно освободени по подразбиране. Дали дължите данък зависи от това какво продавате, къде бизнесът ви има nexus и къде се намират клиентите ви.

Данък върху продажбите срещу use tax

Данъкът върху продажбите и use tax са тясно свързани, но не са едно и също.

• Данъкът върху продажбите обикновено се събира от продавача в момента на продажбата.
• Use tax обикновено се дължи от купувача, когато при плащането не е събран данък върху продажбите.

На практика бизнесите често се фокусират върху данъка върху продажбите, защото именно него може да се наложи да събират и превеждат. Но use tax също е важен, особено когато компанията ви купува облагаеми стоки за бизнес нужди от доставчици, които не начисляват данък върху продажбите.

Например, ако компанията ви купува офис оборудване, опаковъчни материали или артикули, свързани с инвентара, без данък и покупката е облагаема във вашия щат, може да се наложи да отчетете use tax в бизнес декларацията си.

Защо данъкът за eCommerce е сложен

Традиционните правила за данъчно облагане на търговията са създадени за физически магазини. eCommerce промени картината, като позволи на бизнесите да продават навсякъде, без да отварят магазин във всеки щат.

Това създаде три нива на сложност:

• Различните щати имат различни данъчни правила.
• Местните юрисдикции могат да добавят собствени данъчни ставки.
• Задължението за събиране на данък може да бъде задействано от физическо присъствие, икономическа активност или marketplace продажби.

Бизнес, който продава един и същ продукт онлайн, може да дължи различни данъчни ставки според местоположението на клиента. Някои продукти са облагаеми в един щат и освободени в друг. Някои щати облагат доставката, а други не. Дигиталните продукти може да се облагат различно от физическите. Затова автоматизираните инструменти и внимателната настройка са важни.

Какво е nexus?

Nexus е връзката между вашия бизнес и щат, която дава на този щат правото да изисква събиране на данък или подаване на декларации.

Има два основни типа nexus, които са релевантни за eCommerce търговците:

Физически nexus

Физически nexus съществува, когато бизнесът ви има материално присъствие в даден щат. Примери са:

• Офис
• Склад
• Служители или външни изпълнители, които работят там
• Инвентар, съхраняван във фулфилмънт център
• Търговски обект

Ако имате физически nexus в даден щат, може да се наложи да се регистрирате и да събирате данък върху продажбите там, дори ако имате само малък брой продажби.

Икономически nexus

Икономическият nexus се основава на обема на продажбите, а не на физическо присъствие. След решението на Върховния съд по делото Wayfair щатите получиха възможност да изискват от дистанционни продавачи да събират данък, когато надхвърлят определени прагове за продажби в съответния щат.

Тези прагове се различават по щати. Много щати използват праг по стойност, праг по брой транзакции или и двете. Например един щат може да изисква регистрация след 100 000 долара продажби, докато друг може да я изисква, след като надхвърлите 200 транзакции.

Икономическият nexus е един от най-важните концепти за онлайн основателите, защото може да създаде данъчни задължения дори когато бизнесът ви няма офис или служители в щата.

Как да разберете къде дължите данък за eCommerce

Няма единен национален правилник. Трябва да прегледате всеки щат, в който може да имате nexus.

Започнете с тези въпроси:

• Къде се намира бизнесът ви физически?
• Съхранявате ли инвентар в склад или фулфилмънт център на трета страна?
• Имате ли служители, изпълнители или офиси в някой щат?
• В кои щати имате значителен обем продажби?
• Продавате ли чрез собствен уебсайт, marketplace или и двете?
• Продавате ли облагаеми продукти, освободени продукти или дигитални стоки?

Ако отговорът на някой от тези въпроси подсказва връзка със щат, този щат може да изисква преглед за регистрация и за задължения за събиране на данък.

Кои продукти са облагаеми?

Дали даден продукт е облагаем зависи от щата и категорията на артикула.

Чести примери са:

• Физически стоки: често облагаеми, макар че може да има изключения
• Облекло: облагаемо в някои щати, частично освободено в други
• Храни и хранителни стоки: често се облагат по различен начин от обикновените стоки
• Дигитални изтегляния: облагаеми в някои щати, освободени в други
• Софтуер и абонаменти: облагаемостта варира значително
• Доставка и обработка: понякога облагаеми, понякога не

Затова двама продавачи с почти идентични магазини могат да имат различни данъчни задължения. Класификацията на продукта има значение, както и щатът на доставка.

Marketplace продажби срещу директни продажби през уебсайт

Ако продавате през marketplaces като Amazon, Etsy или Walmart Marketplace, събирането на данък може да се обработва по различен начин в сравнение с продажбите през собствен магазин.

Много щати имат закони за marketplace facilitator. Според тези правила marketplace-ът може да носи отговорност за събирането и превеждането на данък върху продажбите по транзакции, извършени през неговата платформа.

Това не винаги премахва всички ваши задължения. Може да се наложи да:

• Проследявате marketplace продажбите отделно
• Водите записи за данъците, събрани от платформата
• Да се регистрирате в щати, където имате допълнителен nexus
• Да отчитате продажбите извън marketplace-а от собствения си сайт

Ако продавате и чрез собствен уебсайт, и чрез marketplace, ви е нужна ясна система, за да избегнете недостатъчно или двойно отчитане.

Как да се регистрирате за данък върху продажбите

Ако сте задължени да събирате данък върху продажбите в даден щат, обикновено трябва да се регистрирате, преди да започнете да го събирате.

Процесът обикновено включва:

• Създаване на бизнес структура или потвърждаване на правната ви форма
• Получаване на федерален EIN, ако е необходимо
• Регистрация в щатския данъчен отдел
• Кандидатстване за permit за данък върху продажбите или seller’s permit
• Настройване на checkout системата да събира правилния данък

Правилата за регистрация се различават по щати. Някои щати позволяват онлайн регистрация за минути, докато други изискват допълнителни документи. Пропускането на стъпката за регистрация може да доведе до санкции по-късно, дори ако в крайна сметка превеждате правилния данък.

Как да събирате данък за eCommerce при checkout

След като знаете къде трябва да събирате данък, checkout системата ви трябва автоматично да изчислява точната сума.

Надеждната настройка обикновено включва:

• Валидиране на адреса при checkout
• Съответствие на продуктовите данъчни кодове
• Актуализации на щатските и местните ставки
• Обработка на клиенти, освободени от данък, когато е приложимо
• Разделяне на marketplace и директните продажби в отчетността

Повечето растящи търговци използват софтуер за автоматизация на данъците, защото ръчното изчисление става непрактично с увеличаването на щатите, типовете продукти и локациите на клиентите.

Автоматизацията намалява грешките, но не премахва отговорността за съответствие. Все още трябва да знаете къде сте регистрирани, какво събирате и кога трябва да подадете декларация.

Как да превеждате данък върху продажбите

Събирането на данъка е само половината от работата. Трябва също да подавате декларации и да превеждате сумите към правилния орган навреме.

Типичните стъпки включват:

• Проследяване на облагаемите продажби по юрисдикции
• Съгласуване на събрания данък с отчетите за продажби
• Подаване на декларации месечно, тримесечно или годишно според щата
• Плащане на дължимия баланс преди крайния срок
• Съхраняване на записи за проверки и одити

Честотата на подаване варира по щати и може да се промени, когато приходите ви нараснат. Бизнес, който подава годишно в един щат, може да трябва да подава месечно в друг.

Чести грешки при eCommerce данъците

Много онлайн търговци допускат едни и същи лесни за избягване грешки.

1. Твърде дълго отлагане на регистрацията

Основателите понякога чакат, докато станат „по-големи“, преди да мислят за данъка върху продажбите. Но nexus може да възникне по-рано от очакваното, особено при съхранение на инвентар или силен обем продажби в един щат.

2. Пренебрегване на marketplace правилата

Ако marketplace събира данъка вместо вас, това не означава, че всички задължения изчезват. Все още са нужни точни записи и преглед по щати.

3. Неправилна класификация на продуктите

Облагаемостта може да се промени според типа на артикулите, структурата на пакетите или дигиталната доставка. Неправилната класификация често води до недостатъчно или прекомерно събиране.

4. Използване на грешен адрес

Данъкът върху продажбите обикновено трябва да се базира на адреса за доставка на клиента, а не само на бизнес адреса ви. Лошите адресни данни могат да доведат до неправилни ставки.

5. Пропускане на подаването на декларации

Някои продавачи събират данъка, но забравят да подадат декларации. Това може да доведе до санкции, дори когато правилната сума е събрана.

6. Липса на проследяване на локациите на инвентара

Ако използвате фулфилмънт центрове, инвентарът може да създаде физически nexus в щати, където не сте го очаквали.

Какво се случва, ако игнорирате eCommerce данъка?

Неспазването на правилата за данък върху продажбите може да доведе до:

• Санкции за закъсняло подаване
• Лихви върху неплатения данък
• Загуба на добър статут пред щата
• Данъчни задължения за минали периоди
• Повишен риск от одит

Колкото по-дълго бизнесът изчаква да адресира данъчните си задължения, толкова по-скъпо обикновено става последващото изчистване. Затова е по-добре да изградите процес за съответствие отрано, особено ако планирате разширяване в няколко щата.

Практичен контролен списък за съответствие с eCommerce данъци

Използвайте този списък, ако настройвате онлайн магазин или преглеждате текущия си процес за съответствие:

• Потвърдете къде бизнесът ви има физически nexus
• Прегледайте праговете за икономически nexus в щатите, в които продавате
• Проверете дали продуктите ви са облагаеми във всеки щат
• Отделяйте marketplace продажбите от директните продажби през уебсайта
• Регистрирайте се за разрешителни за данък върху продажбите, когато е необходимо
• Конфигурирайте правилно събирането на данък при checkout
• Съгласувайте данните за продажбите с данъчните отчети за всеки период на подаване
• Подавате и превеждайте навреме
• Съхранявайте записи за одити и корекции

Ако стартирате нов бизнес, изпълнението на правилните стъпки за учредяване на компанията отрано също може да улесни данъчното съответствие. Правилно учредено LLC или корпорация ви помага да разделите личните и бизнес финанси, да установите ясна правна структура и да се подготвите за изискванията за щатска регистрация.

Как Zenind подкрепя онлайн основателите

Zenind помага на предприемачите да учредяват бизнеси в САЩ и да останат организирани, докато растат. За основателите в eCommerce това е важно, защото данъчното съответствие често започва с правилната бизнес структура.

Една добре подредена основа може да ви помогне да:

• Учредите своето LLC или корпорация
• Осигурите EIN и бизнес документи
• Да се подготвите за регистрации по щати
• Изградите основа за счетоводство и данъчно съответствие
• Се фокусирате върху растежа, без да губите следа от правните задължения

Ако магазинът ви расте бързо, правилното подреждане на компанията от самото начало може да ви спести време по-късно, когато се регистрирате за данък върху продажбите, отваряте бизнес банкови сметки или се разширявате в допълнителни щати.

Финални мисли

Данъкът за eCommerce е управляем, когато разбирате основите: nexus, облагаеми продукти, регистрация, събиране и подаване. Предизвикателството не е, че правилата са невъзможни. Предизвикателството е, че те се различават по щати и се променят с растежа на бизнеса ви.

Ако продавате онлайн, не третирайте данъчното съответствие като нещо второстепенно. Преглеждайте редовно своя nexus обхват, автоматизирайте там, където има смисъл, и поддържайте ясни записи от първия ден.

За основателите, които изграждат онлайн бизнес, здрава основа за учредяване на компанията и прост работен процес за съответствие могат да бъдат разликата между контролиран растеж и скъпо изчистване по-късно.