Προσλαμβάνοντας με βάση την καταλληλότητα, όχι μόνο τα βιογραφικά: Ένας πιο έξυπνος τρόπος να χτίσετε μια δυνατή ομάδα

Η πρόσληψη είναι μία από τις σημαντικότερες αποφάσεις που παίρνει μια επιχείρηση. Ένα ισχυρό βιογραφικό μπορεί να δείξει ότι κάποιος έχει ξανακάνει τη δουλειά, αλλά δεν εγγυάται ότι θα διαπρέψει στην εταιρεία σας, θα επικοινωνεί καλά με την ομάδα σας ή θα μείνει αρκετό καιρό ώστε να δημιουργήσει διαρκή αξία. Για μικρές επιχειρήσεις και αναπτυσσόμενες εταιρείες, η διαφορά ανάμεσα σε ένα καλό βιογραφικό και μια καλή καταλληλότητα μπορεί να διαμορφώσει την παραγωγικότητα, την κουλτούρα και την αποχώρηση προσωπικού για χρόνια.

Η καλύτερη διαδικασία πρόσληψης δεν αγνοεί την εμπειρία. Την τοποθετεί στο σωστό πλαίσιο. Αντί να ρωτούν μόνο αν ένας υποψήφιος έχει τα σωστά προσόντα, οι έξυπνοι εργοδότες θέτουν ένα ευρύτερο ερώτημα: Θα λύσει αυτό το άτομο τα προβλήματα που πραγματικά έχουμε, με τον τρόπο που η επιχείρησή μας χρειάζεται να λυθούν;

Τι σημαίνει πραγματικά «καταλληλότητα»

Η καταλληλότητα συχνά αντιμετωπίζεται ως μια ασαφής έννοια, αλλά γίνεται πιο χρήσιμη όταν τη χωρίσουμε σε σαφείς κατηγορίες.

Καταλληλότητα για τον ρόλο

Η καταλληλότητα για τον ρόλο είναι το πιο απλό μέρος. Μπορεί ο υποψήφιος να κάνει τη δουλειά; Έχει την τεχνική ικανότητα, το σχετικό υπόβαθρο και την κρίση που απαιτεί η θέση; Ένα προσεγμένο βιογραφικό μπορεί να το υποδηλώνει, αλλά η καταλληλότητα για τον ρόλο πρέπει να ελέγχεται μέσω παραδειγμάτων, αξιολογήσεων και δομημένων συνεντεύξεων.

Καταλληλότητα για την κουλτούρα

Η καταλληλότητα για την κουλτούρα αφορά τον τρόπο με τον οποίο κάποιος συνεργάζεται με τους άλλους μέσα στην επιχείρησή σας. Επικοινωνεί με τρόπο που ταιριάζει στην ομάδα σας; Αναλαμβάνει ευθύνη; Μπορεί να προσαρμοστεί στον ρυθμό, τη δομή και τις προσδοκίες μιας μικρότερης οργάνωσης; Η καταλληλότητα για την κουλτούρα δεν πρέπει ποτέ να γίνεται δικαιολογία για την πρόσληψη ανθρώπων που σκέφτονται όλοι το ίδιο. Πρέπει να αφορά κοινές αξίες, όχι ομοιότητα.

Καταλληλότητα για ανάπτυξη

Ένας υποψήφιος μπορεί να μην καλύπτει όλα τα σημερινά κριτήρια, αλλά μπορεί να έχει τη δυνατότητα να εξελιχθεί στον ρόλο. Η καταλληλότητα για ανάπτυξη έχει ιδιαίτερη σημασία στις μικρές επιχειρήσεις, όπου οι άνθρωποι συχνά αναλαμβάνουν πολλαπλούς ρόλους και οι αρμοδιότητες αλλάζουν γρήγορα. Η πρόσληψη με βάση τις δυνατότητες εξέλιξης μπορεί να δημιουργήσει μακροπρόθεσμη σταθερότητα και να μειώσει την ανάγκη αντικατάστασης προσωπικού καθώς η επιχείρηση επεκτείνεται.

Καταλληλότητα για τις απαιτήσεις του ρυθμού

Ορισμένοι υποψήφιοι μπορούν να κάνουν τη δουλειά στα χαρτιά, αλλά ίσως να μην ταιριάζουν στον πραγματικό ρυθμό της εταιρείας. Μια startup μπορεί να χρειάζεται κάποιον που νιώθει άνετα με την αβεβαιότητα, ενώ μια πιο εδραιωμένη επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται κάποιον που ευδοκιμεί μέσα από διαδικασίες. Η καταλληλότητα για τις απαιτήσεις του ρυθμού σας βοηθά να διαπιστώσετε αν το άτομο μπορεί πραγματικά να διαχειριστεί το περιβάλλον, όχι μόνο τον τίτλο.

Γιατί τα δυνατά βιογραφικά εξακολουθούν να μην αποδίδουν πάντα

Το βιογραφικό είναι μια σύνοψη, όχι απόδειξη. Σας λέει πού εργάστηκε κάποιος, ποιους τίτλους είχε και ποιες δεξιότητες ισχυρίζεται ότι διαθέτει. Δεν σας λέει πώς συμπεριφέρεται υπό πίεση, πώς φέρεται στους συναδέλφους ή πώς παίρνει αποφάσεις όταν οι οδηγίες είναι ασαφείς.

Αυτό το κενό έχει σημασία, επειδή τα πιο ακριβά λάθη στις προσλήψεις συνήθως δεν αφορούν μόνο την ικανότητα. Συμβαίνουν όταν ένα άτομο είναι κατάλληλο από πλευράς προσόντων αλλά όχι ευθυγραμμισμένο με τον ρόλο. Μπορεί να είναι τεχνικά επαρκές και παρ' όλα αυτά να δημιουργεί τριβές, να μην ανταποκρίνεται στις προσδοκίες ή να φεύγει γρήγορα επειδή ο ρόλος δεν ταιριάζει στον τρόπο που προτιμά να εργάζεται.

Για μια μικρή επιχείρηση, μία κακή πρόσληψη μπορεί να έχει μεγαλύτερο αντίκτυπο από όσο περιμένουν πολλοί ηγέτες. Μπορεί να καθυστερήσει την παράδοση, να απορροφήσει χρόνο της διοίκησης και να αναγκάσει την εταιρεία να ξαναρχίσει τη διαδικασία πρόσληψης πριν η ομάδα είναι έτοιμη.

Χτίστε μια διαδικασία πρόσληψης γύρω από τη δουλειά, όχι γύρω από τον εντυπωσιασμό

Αν θέλετε να προσλαμβάνετε με βάση την καταλληλότητα, χρειάζεστε μια διαδικασία πιο σκόπιμη από το να διαβάζετε βιογραφικά και να αυτοσχεδιάζετε στις συνεντεύξεις.

1. Ορίστε το πραγματικό αποτέλεσμα

Ξεκινήστε με το αποτέλεσμα που χρειάζεστε, όχι με τον τίτλο της θέσης. Ρωτήστε τι σημαίνει επιτυχία σε 90 ημέρες, σε έξι μήνες και σε ένα έτος. Ένα σαφές αποτέλεσμα κάνει ευκολότερη την αξιολόγηση των υποψηφίων με βάση τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.

Για παράδειγμα, αντί να λέτε ότι χρειάζεστε κάποιον στο μάρκετινγκ, ορίστε το έργο:

• Δημιουργία καμπανιών για παραγωγή leads
• Βελτίωση των ποσοστών μετατροπής της ιστοσελίδας
• Συντονισμός της επικοινωνίας μεταξύ πωλήσεων και λειτουργίας
• Αναφορά της απόδοσης με τρόπο που να κατανοεί η διοικητική ομάδα

Όσο πιο συγκεκριμένο είναι το αποτέλεσμα, τόσο πιο εύκολο είναι να εντοπίσετε αν ένας υποψήφιος ταιριάζει.

2. Χωρίστε τα απαραίτητα από τις προτιμήσεις

Πολλές καθυστερήσεις στις προσλήψεις προκύπτουν από περιγραφές θέσεων που συνδυάζουν τις ουσιώδεις απαιτήσεις με προαιρετικά επιπλέον στοιχεία. Ένας υποψήφιος μπορεί να απορριφθεί επειδή δεν είχε ένα συγκεκριμένο όνομα εταιρείας στο βιογραφικό του, παρότι μπορεί να κάνει τη δουλειά καλύτερα από κάποιον που πληροί κάθε μεμονωμένο κριτήριο.

Δημιουργήστε τρεις λίστες:

• Απαραίτητα: οι δεξιότητες και οι συμπεριφορές που απαιτούνται για την επιτυχία
• Δεξιότητες που μπορούν να διδαχθούν: στοιχεία που κάποιος μπορεί να μάθει γρήγορα
• Προτιμήσεις: χαρακτηριστικά που είναι χρήσιμα αλλά όχι υποχρεωτικά

Αυτή η προσέγγιση κρατά τη διαδικασία εστιασμένη και αποτρέπει τον ρόλο από το να γίνει τόσο στενός, ώστε να μην πληροί κανένας καλός υποψήφιος τα κριτήρια.

3. Χρησιμοποιήστε ένα scorecard

Ένα scorecard δίνει σε κάθε συνεντευκτή το ίδιο πλαίσιο αξιολόγησης. Μειώνει την αυθαιρεσία και κάνει τις συγκρίσεις πιο δίκαιες. Συμπεριλάβετε κατηγορίες όπως:

• Τεχνική επάρκεια
• Επικοινωνία
• Επίλυση προβλημάτων
• Ανάληψη ευθύνης
• Προσαρμοστικότητα
• Ευθυγράμμιση με την ομάδα

Αξιολογήστε τους υποψηφίους με βάση τα ίδια κριτήρια αντί να βασίζεστε σε μια γενική εντύπωση.

4. Ζητήστε πραγματικά παραδείγματα

Οι ερωτήσεις συμπεριφοράς είναι πιο αποτελεσματικές από τις γενικές απόψεις. Αντί να ρωτάτε αν κάποιος είναι ομαδικός παίκτης, ζητήστε του να περιγράψει μια στιγμή που διαχειρίστηκε σύγκρουση, αντιμετώπισε μια καθυστέρηση προθεσμίας ή χρειάστηκε να μάθει κάτι γρήγορα.

Οι καλές ερωτήσεις συνέντευξης αποκαλύπτουν πώς σκέφτονται και δρουν οι άνθρωποι. Οι ισχυροί υποψήφιοι μπορούν να συνδέσουν τη συμπεριφορά τους στο παρελθόν με τις απαιτήσεις του ρόλου σας.

5. Δοκιμάστε την εργασία όταν είναι δυνατόν

Ένα δείγμα εργασίας, μια μελέτη περίπτωσης ή μια πρακτική άσκηση μπορεί να αποκαλύψει περισσότερα από όσα θα έδειχνε ποτέ ένα βιογραφικό. Αν η δουλειά απαιτεί γραφή, ανάλυση, επικοινωνία με πελάτες, πωλήσεις ή λειτουργική εργασία, δημιουργήστε μια δοκιμασία που να μοιάζει με την πραγματική θέση.

Κρατήστε το τεστ σχετικό, δίκαιο και αρκετά σύντομο ώστε οι υποψήφιοι να μπορούν να το ολοκληρώσουν χωρίς περιττή επιβάρυνση. Ο στόχος δεν είναι να λάβετε δωρεάν εργασία. Ο στόχος είναι να δείτε πώς προσεγγίζει το άτομο το είδος της δουλειάς που θα κάνει πραγματικά.

Οι σωστές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε

Η πρόσληψη με βάση την καταλληλότητα ξεκινά με καλύτερες ερωτήσεις. Ακολουθούν μερικές που μπορούν να αποκαλύψουν αν ένας υποψήφιος ευθυγραμμίζεται πραγματικά με τον ρόλο.

• Τι είδους περιβάλλον σας βοηθά να αποδίδετε καλύτερα;
• Πείτε μου για μια φορά που μπήκατε σε μια ομάδα με διαφορετικές προσδοκίες από την προηγούμενη θέση σας.
• Τι είδους ανατροφοδότηση σας βοηθά να βελτιώνεστε πιο γρήγορα;
• Περιγράψτε μια κατάσταση στην οποία χρειάστηκε να μάθετε γρήγορα μια νέα διαδικασία.
• Πώς προτεραιοποιείτε όταν όλα φαίνονται επείγοντα;
• Τι είδους προϊστάμενος ή στυλ ηγεσίας σας βοηθά να πετύχετε;

Οι απαντήσεις θα σας βοηθήσουν να δείτε αν ο τρόπος εργασίας του υποψηφίου ταιριάζει με τις πραγματικές ανάγκες της εταιρείας σας.

Αποφεύγοντας το λάθος είδος καταλληλότητας

Η πρόσληψη με βάση την καταλληλότητα μπορεί να παρερμηνευθεί αν δεν γίνει προσεκτικά. Δεν πρέπει να γίνεται συντόμευση για τον αποκλεισμό ανθρώπων με βάση την προσωπική προκατάληψη, την οικειότητα ή υποθέσεις που δεν σχετίζονται με την απόδοση.

Μια καλή διαδικασία πρόσληψης αποφεύγει αυτά τα λάθη:

• Σύγχυση ανάμεσα στην καταλληλότητα και την ομοιότητα
• Πρόσληψη ανθρώπων επειδή μοιάζουν οικείοι
• Υπερβολική βαρύτητα στην αυτοπεποίθηση αντί για τα στοιχεία
• Υπερτίμηση της πρώτης εντύπωσης
• Άφημα ενός συνεντευκτή να κυριαρχεί στην απόφαση

Οι ισχυρές εταιρείες χτίζουν ποικιλόμορφες ομάδες με διαφορετικά υπόβαθρα και οπτικές. Ο στόχος δεν είναι να προσλάβετε ανθρώπους που είναι όλοι ίδιοι. Ο στόχος είναι να προσλάβετε ανθρώπους που μπορούν να συνεργάζονται καλά ενώ φέρνουν διαφορετικά πλεονεκτήματα στην επιχείρηση.

Πώς ωφελούνται οι μικρές επιχειρήσεις από την πρόσληψη με βάση την καταλληλότητα

Οι μικρές επιχειρήσεις δεν έχουν το ίδιο περιθώριο λάθους με τις μεγάλες εταιρείες. Κάθε νέα πρόσληψη αλλάζει τη δυναμική της ομάδας. Κάθε κακή πρόσληψη κοστίζει χρόνο, χρήμα και ορμή.

Μια προσέγγιση που δίνει προτεραιότητα στην καταλληλότητα βοηθά τις μικρές επιχειρήσεις να:

• Μειώσουν την αποχώρηση προσωπικού
• Συντομεύσουν τον χρόνο προσαρμογής
• Βελτιώσουν την επικοινωνία της ομάδας
• Αυξήσουν την υπευθυνότητα
• Μειώσουν το κόστος των επαναλαμβανόμενων προσλήψεων
• Χτίσουν ισχυρότερη εσωτερική κουλτούρα

Επίσης, δημιουργεί μια πιο ανθεκτική εταιρεία. Όταν οι εργαζόμενοι κατανοούν την επιχείρηση, μοιράζονται τις αξίες της και μπορούν να αναπτυχθούν μαζί της, ο οργανισμός γίνεται λιγότερο εξαρτημένος από τη συνεχή αντικατάσταση προσωπικού.

Πρόσληψη για μια αναπτυσσόμενη εταιρεία

Για τους ιδρυτές και τους ιδιοκτήτες, η πρόσληψη είναι συχνά ένα από τα πρώτα μεγάλα τεστ μετά τη σύσταση μιας εταιρείας. Μόλις η επιχείρηση ξεκινήσει να λειτουργεί, η ομάδα που θα χτίσετε θα καθορίσει πόσο καλά θα μπορείτε να εξυπηρετείτε πελάτες, να τηρείτε υποσχέσεις και να αναπτύσσεστε με υπευθυνότητα.

Γι’ αυτό οι αποφάσεις πρόσληψης πρέπει να στηρίζουν τη μακροπρόθεσμη δομή της επιχείρησης, όχι απλώς να καλύπτουν ένα άμεσο κενό. Οι καλύτερες πρώιμες προσλήψεις είναι συχνά άνθρωποι που μπορούν να αποδώσουν σήμερα και να προσαρμοστούν αύριο.

Αν χτίζετε μια εταιρεία από το μηδέν, σκεφτείτε κάθε πρόσληψη ως μέρος της λειτουργικής σας βάσης. Μια προσεκτική διαδικασία πρόσληψης δεν είναι διοικητική επιβάρυνση. Είναι επιχειρηματικό πλεονέκτημα.

Μια απλή λίστα ελέγχου πρόσληψης

Πριν κάνετε μια προσφορά, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να απαντήσετε στις εξής ερωτήσεις:

• Ποιο πρόβλημα λύνει αυτό το άτομο;
• Πώς ορίζεται η επιτυχία σε αυτόν τον ρόλο;
• Ποιες δεξιότητες είναι απαραίτητες από την πρώτη ημέρα;
• Ποιες δεξιότητες μπορούν να διδαχθούν;
• Πώς θα συνεργαστεί αυτό το άτομο με την υπάρχουσα ομάδα;
• Ποια στοιχεία δείχνουν ότι μπορεί να κάνει τη δουλειά;
• Έχουν αξιολογήσει πολλαπλοί συνεντευκτές τα ίδια κριτήρια;

Αν κάποια από αυτές τις απαντήσεις δεν είναι ξεκάθαρη, επιβραδύνετε. Μια παύση τώρα είναι καλύτερη από μια δαπανηρή αντικατάσταση αργότερα.

Τελική σκέψη

Η πρόσληψη με βάση την καλύτερη καταλληλότητα δεν σημαίνει ότι αγνοείτε τα βιογραφικά. Σημαίνει ότι κοιτάζετε πέρα από αυτά. Ένα βιογραφικό μπορεί να δείξει το ιστορικό, αλλά η καταλληλότητα προβλέπει την απόδοση στο συγκεκριμένο επιχειρηματικό σας περιβάλλον. Οι εταιρείες που προσλαμβάνουν σωστά είναι εκείνες που ορίζουν τι χρειάζονται, το αξιολογούν με συνέπεια και παίρνουν αποφάσεις με βάση τα στοιχεία και όχι την ευκολία.