Πώς οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να κάνουν τη διαχείριση έργων να λειτουργεί

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων σπάνια έχουν την πολυτέλεια του επιπλέον χρόνου, του επιπλέον προσωπικού ή του επιπλέον προϋπολογισμού. Ακριβώς γι’ αυτό η διαχείριση έργων έχει σημασία. Όταν κάθε λανσάρισμα, κατάθεση, καμπάνια και παραδοτέο πελάτη συνοδεύεται από προθεσμία, μια απλή διαδικασία μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα στη σταθερή ανάπτυξη και τη συνεχή προσπάθεια να προλάβετε τις εξελίξεις.

Η καλή διαχείριση έργων δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Σε μια μικρή επιχείρηση, πρέπει να είναι πρακτική, ορατή και αρκετά ευέλικτη ώστε να προσαρμόζεται όταν αλλάζουν οι προτεραιότητες. Είτε ιδρύετε μια νέα εταιρεία, είτε ανοίγετε ένα δεύτερο κατάστημα, είτε λανσάρετε μια νέα υπηρεσία, είτε προετοιμάζετε τριμηνιαίες εργασίες συμμόρφωσης, ισχύουν τα ίδια βασικά: ορίστε το έργο, αναθέστε την ευθύνη, παρακολουθήστε την πρόοδο και επικοινωνείτε με σαφήνεια.

Γιατί η διαχείριση έργων έχει σημασία για τις μικρές επιχειρήσεις

Οι μικρές επιχειρήσεις συνήθως λειτουργούν με λιτές ομάδες και περιορισμένα περιθώρια. Αυτό δημιουργεί αρκετούς συνηθισμένους κινδύνους:

• Η εργασία διπλασιάζεται επειδή κανείς δεν ξέρει ποιος έχει την ευθύνη για τι.
• Οι προθεσμίες καθυστερούν επειδή οι εργασίες δεν χωρίστηκαν ποτέ σε μικρότερα βήματα.
• Σημαντικές λεπτομέρειες μένουν στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κάποιου αντί σε ένα κοινό σύστημα.
• Οι προσδοκίες των πελατών απομακρύνονται από αυτό που μπορεί ρεαλιστικά να παραδώσει η ομάδα.
• Οι ιδιοκτήτες ξοδεύουν υπερβολικό χρόνο αντιδρώντας αντί να ηγούνται.

Η διαχείριση έργων βοηθά να λυθούν αυτά τα προβλήματα μετατρέποντας έναν στόχο σε σχέδιο. Αντί να ελπίζετε ότι η ομάδα θα θυμάται τα πάντα, δημιουργείτε μια δομή που κάνει την πρόοδο πιο εύκολο να φανεί και πιο εύκολο να διαχειριστεί.

Για τους ιδρυτές και τους ιδιοκτήτες, αυτή η δομή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε επιχειρηματικά γεγονότα υψηλής σημασίας, όπως:

• ίδρυση και αρχική εγκατάσταση εταιρείας
• λανσάρισμα ιστοσελίδας
• πρόσληψη και ένταξη προσωπικού
• αλλαγές σε απόθεμα ή εφοδιαστική αλυσίδα
• κυκλοφορία προϊόντων
• ετήσιες αναφορές και προθεσμίες συμμόρφωσης
• μετακομίσεις ή επεκτάσεις γραφείων

Με άλλα λόγια, η διαχείριση έργων δεν είναι μόνο για μεγάλες εταιρείες. Είναι μία από τις πιο χρήσιμες λειτουργικές συνήθειες που μπορεί να υιοθετήσει μια μικρή επιχείρηση.

Ξεκινήστε με ένα σαφές αποτέλεσμα

Κάθε έργο πρέπει να ξεκινά με ένα ερώτημα: πώς μοιάζει η επιτυχία;

Ένας ασαφής στόχος όπως «βελτίωση του μάρκετινγκ» ή «λανσάρισμα της επιχείρησης» είναι υπερβολικά γενικός για να διαχειριστεί σωστά. Ένας σαφής στόχος δίνει στην ομάδα μια γραμμή τερματισμού. Για παράδειγμα:

• καταχώριση της εταιρικής οντότητας και ολοκλήρωση των απαιτούμενων υποβολών μέχρι συγκεκριμένη ημερομηνία
• λανσάρισμα νέας σελίδας υπηρεσίας και δημοσίευση υποστηρικτικού περιεχομένου
• ένταξη νέου συνεργάτη και ρύθμιση εσωτερικής πρόσβασης μέσα σε μία εβδομάδα
• προετοιμασία λίστας ελέγχου τριμηνιαίας συμμόρφωσης και ανασκόπησή της πριν από την προθεσμία

Ένα σαφές αποτέλεσμα πρέπει να απαντά σε τέσσερα πράγματα:

• τι παραδίδεται
• ποιος το χρειάζεται
• πότε πρέπει να ολοκληρωθεί
• ποιο επίπεδο ποιότητας είναι αποδεκτό

Όσο πιο ακριβής είναι ο στόχος, τόσο πιο εύκολο είναι να χτίσετε γύρω του ένα ρεαλιστικό σχέδιο.

Χωρίστε τα έργα σε μικρότερες εργασίες

Τα μεγάλα έργα γίνονται διαχειρίσιμα όταν χωρίζονται σε ορόσημα και εργασίες. Ένα ορόσημο δείχνει πρόοδο. Μια εργασία είναι η επιμέρους ενέργεια που απαιτείται για να επιτευχθεί αυτό το ορόσημο.

Για παράδειγμα, ένα έργο λανσαρίσματος επιχείρησης μπορεί να χωριστεί σε:

1. επιβεβαίωση της επωνυμίας της επιχείρησης
2. επιλογή της δομής της οντότητας
3. προετοιμασία εγγράφων ίδρυσης
4. ολοκλήρωση της καταχώρισης και λήψη των απαιτούμενων αρχείων
5. άνοιγμα επιχειρηματικού τραπεζικού λογαριασμού
6. δημιουργία βασικών λειτουργικών διαδικασιών
7. προετοιμασία της πρώτης καμπάνιας προώθησης

Κάθε βήμα μπορεί στη συνέχεια να ανατεθεί σε ένα άτομο και να τοποθετηθεί σε χρονοδιάγραμμα. Αυτό διευκολύνει την εκτίμηση της προσπάθειας, τον εντοπισμό σημείων συμφόρησης και τη διατήρηση της δυναμικής.

Ένας χρήσιμος κανόνας είναι να κάνετε τις εργασίες αρκετά μικρές ώστε, όπου είναι δυνατό, να μπορούν να ολοκληρωθούν σε μία συγκεντρωμένη συνεδρία εργασίας. Αν μια εργασία ακούγεται υπερβολικά ευρεία για να ολοκληρωθεί, πιθανότατα πρέπει να χωριστεί ξανά.

Αναθέστε έναν υπεύθυνο για κάθε εργασία

Τίποτα δεν επιβραδύνει περισσότερο ένα έργο μικρής επιχείρησης από τη θολή ιδιοκτησία. Αν πολλά άτομα υποθέτουν ότι κάποιος άλλος χειρίζεται την εργασία, συχνά αυτή σταματά.

Κάθε εργασία πρέπει να έχει έναν υπεύθυνο. Αυτό το άτομο μπορεί να μην κάνει κάθε μέρος της δουλειάς, αλλά είναι υπεύθυνο για να διασφαλίσει ότι προχωρά.

Η σωστή ανάθεση απαντά στα εξής ερωτήματα:

• Ποιος είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση;
• Ποιος πρέπει να ελέγξει την εργασία;
• Ποιος πρέπει να ενημερωθεί αν κάτι αλλάξει;
• Ποια είναι η προθεσμία;

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε ομάδες που καθοδηγούνται από τον ιδρυτή, όπου ένα άτομο μπορεί να έχει πολλούς ρόλους. Ακόμα κι αν το ίδιο άτομο έχει την ευθύνη για πολλές εργασίες, το έργο πρέπει να κάνει την ευθύνη ορατή. Ένας κοινός πίνακας παρακολούθησης, λίστα ελέγχου ή ταμπλό βοηθά στην αποφυγή χαμένων βημάτων.

Χρησιμοποιήστε ένα απλό σύστημα σχεδιασμού

Οι μικρές επιχειρήσεις δεν χρειάζονται μια πολύπλοκη πλατφόρμα μεγάλων επιχειρήσεων για να παραμείνουν οργανωμένες. Αυτό που χρειάζονται είναι ένα σύστημα που η ομάδα θα χρησιμοποιεί πραγματικά.

Ένα καλό σύστημα πρέπει να κάνει εύκολο να φαίνονται:

• το όνομα του έργου
• ο στόχος
• κάθε εργασία ή ορόσημο
• ο υπεύθυνος
• η προθεσμία
• η τρέχουσα κατάσταση
• τυχόν μπλοκαρισμένα στοιχεία

Αυτά μπορούν να παρακολουθούνται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, πίνακα εργασιών, ημερολόγιο ή εφαρμογή διαχείρισης έργων. Το ίδιο το εργαλείο έχει μικρότερη σημασία από την πειθαρχία που το συνοδεύει.

Το καλύτερο εργαλείο είναι αυτό που ταιριάζει στο μέγεθος και τη ροή εργασίας της ομάδας. Μια startup δύο ατόμων μπορεί να τα καταφέρει με μια κοινή λίστα ελέγχου και εβδομαδιαία ανασκόπηση. Μια αναπτυσσόμενη εταιρεία με αρκετά τμήματα μπορεί να χρειάζεται περισσότερη δομή, συμπεριλαμβανομένης αποθήκευσης αρχείων, εξαρτήσεων μεταξύ εργασιών και ειδοποιήσεων.

Ενσωματώστε την επικοινωνία στη ροή εργασίας

Πολλά έργα αποτυγχάνουν όχι επειδή η εργασία είναι δύσκολη, αλλά επειδή η επικοινωνία είναι αδύναμη.

Οι μικρές ομάδες συχνά βασίζονται σε ανεπίσημες ενημερώσεις, κάτι που μπορεί να λειτουργήσει μέχρι να αυξηθεί ο ρυθμός. Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να οριστεί από την αρχή ένας ρυθμός επικοινωνίας.

Για παράδειγμα:

• καθημερινές σύντομες ενημερώσεις για επείγουσες εργασίες λανσαρίσματος
• εβδομαδιαίες ενημερώσεις προόδου για συνεχιζόμενα έργα
• ανασκοπήσεις ορόσημων πριν από σημαντικές αποφάσεις
• γραπτές περιλήψεις μετά από σημαντικές κλήσεις

Η σαφής επικοινωνία πρέπει επίσης να περιλαμβάνει το πού βρίσκεται η πληροφορία. Αν μια απόφαση λαμβάνεται σε μια συνάντηση, πρέπει να καταγράφεται κάπου όπου μπορεί να τη βρει η υπόλοιπη ομάδα. Αν μια προθεσμία αλλάξει, ο πίνακας παρακολούθησης πρέπει να αντικατοπτρίζει αμέσως την αλλαγή.

Η καλή επικοινωνία εξοικονομεί χρόνο επειδή μειώνει τις επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις, τις λανθασμένες υποθέσεις και τις εκπλήξεις της τελευταίας στιγμής.

Παρακολουθήστε προθεσμίες και εξαρτήσεις

Ένα έργο σπάνια είναι απλώς μια λίστα εργασιών. Πολλές εργασίες εξαρτώνται από το να συμβεί πρώτα κάτι άλλο.

Για παράδειγμα, ένα νέο λανσάρισμα υπηρεσίας μπορεί να απαιτεί:

• κείμενο ιστοσελίδας πριν από τον σχεδιασμό
• σχεδιασμό πριν από την ανάπτυξη
• ανάπτυξη πριν από τον έλεγχο
• έλεγχο πριν από το λανσάρισμα

Αν μια εξάρτηση παραλειφθεί, όλο το πρόγραμμα μπορεί να καθυστερήσει. Γι’ αυτό η παρακολούθηση έργων πρέπει να προσδιορίζει όχι μόνο την προθεσμία, αλλά και τη σειρά των εργασιών.

Οι μικρές επιχειρήσεις πρέπει να δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στις εξαρτήσεις όταν τα έργα περιλαμβάνουν:

• εξωτερικούς προμηθευτές
• νομικό ή κανονιστικό έλεγχο
• δημόσιες ανακοινώσεις
• ρύθμιση επεξεργασίας πληρωμών
• αλλαγές στις λειτουργίες που επηρεάζουν τους πελάτες

Μια απλή προβολή χρονοδιαγράμματος ή λίστα εξαρτήσεων μπορεί να βοηθήσει την ομάδα να δει πού μπορεί να ξεκινήσουν οι καθυστερήσεις πριν επεκταθούν.

Κρατήστε το εύρος υπό έλεγχο

Η ανεξέλεγκτη αύξηση του εύρους είναι ένας από τους μεγαλύτερους λόγους που τα μικρά έργα γίνονται ακριβά και αργά.

Η ανεξέλεγκτη αύξηση του εύρους συμβαίνει όταν προστίθενται νέες εργασίες χωρίς να προσαρμοστεί ο προϋπολογισμός, το χρονοδιάγραμμα ή οι πόροι. Στην αρχή μπορεί να φαίνεται αθώα. Μια σελίδα ακόμα. Μία ακόμη αναθεώρηση. Ένα ακόμη χαρακτηριστικό. Αλλά οι μικρές προσθήκες συσσωρεύονται γρήγορα.

Για να ελέγξετε το εύρος, ορίστε τι περιλαμβάνεται από την αρχή και αποφασίστε πώς θα χειρίζεστε τα αιτήματα αλλαγών.

Μια πρακτική διαδικασία αλλαγών μπορεί να ρωτά:

• Είναι αυτή η αλλαγή απαραίτητη τώρα;
• Επηρεάζει την προθεσμία;
• Απαιτεί περισσότερο προϋπολογισμό ή περισσότερο χρόνο προσωπικού;
• Ποιος εγκρίνει την αλλαγή;

Αυτό δεν σημαίνει ότι ένα έργο δεν μπορεί ποτέ να εξελιχθεί. Σημαίνει ότι οι αλλαγές πρέπει να είναι σκόπιμες και όχι τυχαίες.

Ελέγχετε την πρόοδο τακτικά

Ένα έργο δεν πρέπει ποτέ να λειτουργεί σε αυτόματο πιλότο για πολύ καιρό.

Οι τακτικές ανασκοπήσεις βοηθούν την ομάδα να εντοπίζει έγκαιρα τα προβλήματα. Κατά τη διάρκεια μιας ανασκόπησης, ρωτήστε:

• Τι έχει ολοκληρωθεί;
• Τι καθυστερεί;
• Τι είναι μπλοκαρισμένο;
• Τι χρειάζεται απόφαση;
• Τι άλλαξε από την τελευταία ενημέρωση;

Για τις μικρές επιχειρήσεις, σύντομες εβδομαδιαίες ανασκοπήσεις είναι συχνά αρκετές για τα περισσότερα έργα. Εργασίες με μεγαλύτερη πίεση μπορεί να χρειάζονται συχνότερους ελέγχους.

Αυτές οι ανασκοπήσεις δίνουν επίσης στους ιδιοκτήτες την ευκαιρία να ανακατανείμουν πόρους. Αν μια εργασία καθυστερεί, ένα άλλο μέλος της ομάδας μπορεί να βοηθήσει. Αν το χρονοδιάγραμμα είναι μη ρεαλιστικό, η επιχείρηση μπορεί να προσαρμοστεί πριν το πρόβλημα γίνει δημόσιο.

Καταγράψτε αποφάσεις και παραδόσεις

Η τεκμηρίωση είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους μείωσης του κινδύνου.

Αν ένα έργο βασίζεται μόνο σε προφορικές συζητήσεις, οι λεπτομέρειες μπορούν να χαθούν γρήγορα. Οι γραπτές σημειώσεις βοηθούν να διατηρείται τι συμφωνήθηκε, ποιος συμφώνησε και ποιο είναι το επόμενο βήμα.

Τουλάχιστον, καταγράψτε:

• βασικές αποφάσεις
• προθεσμίες
• αλλαγές υπευθυνοτήτων
• κατάσταση έγκρισης
• επόμενα βήματα μετά τις συναντήσεις

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις που συνεργάζονται με εξωτερικούς συνεργάτες, απομακρυσμένες ομάδες ή πολλαπλούς προμηθευτές. Επίσης δημιουργεί συνέχεια όταν κάποιος δεν είναι διαθέσιμος ή αποχωρεί από την εταιρεία.

Ταιριάξτε το στυλ του έργου με το στάδιο της επιχείρησης

Μια startup, μια τοπική επιχείρηση παροχής υπηρεσιών και μια αναπτυσσόμενη εταιρεία με πολλαπλές τοποθεσίες δεν διαχειρίζονται τα έργα με ακριβώς τον ίδιο τρόπο.

Οι επιχειρήσεις σε αρχικό στάδιο συνήθως χρειάζονται ταχύτητα και σαφήνεια. Τα συστήματά τους πρέπει να είναι απλά και προσαρμόσιμα. Καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει, γίνεται πιο σημαντικό να τυποποιούνται οι επαναλαμβανόμενες εργασίες ώστε να μην χρειάζεται να επανεφευρίσκονται κάθε φορά.

Για παράδειγμα:

• ένας νέος ιδρυτής μπορεί να χρειάζεται μια λίστα ελέγχου για εργασίες ίδρυσης και λανσαρίσματος
• μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών μπορεί να χρειάζεται μια επαναλαμβανόμενη ροή εργασίας ένταξης πελατών
• μια μεγαλύτερη εταιρεία μπορεί να χρειάζεται πιο επίσημο προγραμματισμό, αναφορές και εγκρίσεις

Το σωστό επίπεδο διαδικασίας είναι αυτό που υποστηρίζει την ανάπτυξη χωρίς να δημιουργεί περιττή γραφειοκρατία.

Κάντε τη διαχείριση έργων μέρος της κουλτούρας

Η διαχείριση έργων λειτουργεί καλύτερα όταν γίνεται μέρος του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση και όχι κάτι που χρησιμοποιείται μόνο σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.

Αυτό σημαίνει ότι η ομάδα αντιμετωπίζει τον σχεδιασμό, την ευθύνη, την επικοινωνία και την τεκμηρίωση ως φυσιολογικές συνήθειες. Σημαίνει επίσης ότι οι ηγέτες δίνουν το παράδειγμα με συνέπεια.

Όταν η διαχείριση έργων γίνεται μέρος της κουλτούρας, η επιχείρηση αποκτά αρκετά μακροπρόθεσμα πλεονεκτήματα:

• λιγότερες χαμένες προθεσμίες
• καλύτερη λογοδοσία
• λιγότερο άγχος σε περιόδους αιχμής
• πιο ακριβής σχεδιασμός
• πιο ομαλές εμπειρίες πελατών

Για τις μικρές επιχειρήσεις, αυτά τα οφέλη μπορούν να έχουν άμεσο αντίκτυπο στην κερδοφορία και τη φήμη.

Τελικές σκέψεις

Η διαχείριση έργων δεν χρειάζεται να είναι επίσημη για να είναι αποτελεσματική. Για τις μικρές επιχειρήσεις, ο στόχος δεν είναι η γραφειοκρατία για χάρη της γραφειοκρατίας. Ο στόχος είναι να διατηρείται η εργασία σε κίνηση, να μειώνεται η σύγχυση και να δημιουργείται ένας επαναλήψιμος τρόπος παροχής αποτελεσμάτων.

Ξεκινήστε με ένα σαφές αποτέλεσμα. Χωρίστε την εργασία σε επιμέρους εργασίες. Αναθέστε υπευθυνότητα. Παρακολουθήστε προθεσμίες και εξαρτήσεις. Επικοινωνείτε συχνά. Καταγράφετε αποφάσεις. Ελέγχετε την πρόοδο πριν τα προβλήματα μεγαλώσουν.

Αυτό είναι αρκετό για να μετατρέψει τη διαχείριση έργων από πηγή άγχους σε πρακτικό εργαλείο ανάπτυξης.

Όταν μια μικρή επιχείρηση μπορεί να διαχειρίζεται καλά τα έργα της, μπορεί να κινείται πιο γρήγορα, να εξυπηρετεί τους πελάτες πιο αξιόπιστα και να αφιερώνει περισσότερο χρόνο σε ό,τι πραγματικά χτίζει την εταιρεία.