Шағын бизнестер жобаларды басқаруды қалай тиімді жолға қоя алады

Шағын бизнес иелерінде көбіне артық уақыт та, артық қызметкер де, артық бюджет те болмайды. Дәл сондықтан жобаларды басқару маңызды. Әрбір іске қосу, өтінім беру, науқан және клиентке тапсырылатын жұмыс белгіленген мерзіммен байланысты болғанда, қарапайым үдеріс тұрақты өсім мен үнемі кейін қалу арасындағы айырмашылықты жасай алады.

Жобаларды басқару міндетті түрде күрделі болмауы керек. Шағын бизнесте ол практикалық, түсінікті және басымдықтар өзгергенде бейімделе алатындай икемді болуы тиіс. Жаңа компания құру, екінші орынды ашу, жаңа қызметті іске қосу немесе тоқсандық сәйкестік міндеттеріне дайындалу болсын, негізгі қағидалар бірдей: жұмысты анықтау, жауаптылықты бекіту, ілгерілеуді бақылау және анық коммуникация орнату.

Неліктен жобаларды басқару шағын бизнестер үшін маңызды

Шағын бизнестер әдетте аз құраммен және тар маржамен жұмыс істейді. Бұл бірнеше ортақ тәуекел туғызады:

• Кімнің не үшін жауапты екенін ешкім білмегендіктен, жұмыс екі рет орындалады.
• Тапсырмалар ұсақ қадамдарға бөлінбегендіктен, мерзімдер кешігеді.
• Маңызды деректер ортақ жүйеде емес, біреудің кіріс жәшігінде сақталып қалады.
• Клиент күткен нәтиже команданың шынайы мүмкіндігінен алшақтайды.
• Иелері әрекет етуден гөрі үнемі жағдайды түзетуге көп уақыт жұмсайды.

Жобаларды басқару бұл мәселелерді мақсатты жоспарға айналдыру арқылы шешуге көмектеседі. Команда бәрін есте сақтайды деп үміттенудің орнына, ілгерілеуді көру мен басқаруды жеңілдететін құрылым жасайсыз.

Құрылтайшылар мен иелер үшін мұндай құрылым әсіресе келесі маңызды бизнес оқиғалары кезінде пайдалы:

• компанияны құру және бастапқы орнату
• веб-сайтты іске қосу
• жалдау және бейімдеу
• қор немесе жеткізу тізбегіндегі өзгерістер
• өнімді шығару
• жылдық есептер мен сәйкестік мерзімдері
• кеңсені көшіру немесе кеңейту

Басқаша айтқанда, жобаларды басқару тек ірі корпорациялар үшін емес. Бұл шағын бизнес қалыптастыра алатын ең пайдалы жұмыс дағдыларының бірі.

Нақты нәтиже белгілеуден бастаңыз

Әр жоба бір сұрақтан басталуы керек: табыс қандай көрінеді?

«Маркетингті жақсарту» немесе «бизнесті іске қосу» сияқты көмескі мақсаттарды басқару қиын. Нақты мақсат командаға аяқталу шегін береді. Мысалы:

• компанияның заңды құрылымын тіркеп, қажетті құжаттарды белгілі бір күнге дейін тапсыру
• жаңа қызмет бетiн іске қосып, оны қолдайтын мазмұн жариялау
• жаңа мердігерді бір апта ішінде қабылдап, ішкі қолжетімділікті баптау
• тоқсандық сәйкестік чек-парағын дайындап, оны мерзімге дейін тексеру

Нақты нәтиже төрт нәрсеге жауап беруі керек:

• не жеткізіледі
• кімге қажет
• қашан дайын болуы тиіс
• сапаның қандай деңгейі қабылданады

Нысана неғұрлым нақты болса, соғұрлым оған шынайы жоспар құру оңай болады.

Жобаларды кіші тапсырмаларға бөліңіз

Үлкен жобалар оларды кезеңдер мен тапсырмаларға бөлгенде басқаруға жеңіл болады. Кезең алға жылжуды көрсетеді. Тапсырма сол кезеңге жету үшін орындалатын жеке әрекет.

Мысалы, бизнесті іске қосу жобасы мынадай бөліктерге бөлінуі мүмкін:

1. бизнес атауын растау
2. ұйымдық құрылымды таңдау
3. құрылтай құжаттарын дайындау
4. тіркеуді аяқтап, қажетті құжаттарды алу
5. бизнес банктік шотын ашу
6. негізгі жұмыс рәсімдерін құру
7. алғашқы маркетингтік әрекетті дайындау

Әр қадамды кейін адамға бекітіп, уақыт кестесіне қоюға болады. Бұл еңбекті бағалауды, тар орындарды анықтауды және қарқынды сақтауды жеңілдетеді.

Пайдалы қағида: мүмкін болса, әр тапсырма бір шоғырланған жұмыс сессиясында аяқталатындай шағын болсын. Егер тапсырма тым ауқымды болып көрінсе, оны тағы бөлу керек шығар.

Әр тапсырмаға бір жауапты адам бекітіңіз

Кім жауапты екені түсініксіз болса, шағын бизнес жобасы өте тез баяулайды. Бірнеше адам жұмысты басқа біреу істеп жатыр деп ойласа, тапсырма жиі тоқтап қалады.

Әр тапсырмада бір жауапты адам болуы керек. Ол адам жұмыстың барлық бөлігін өзі орындамауы мүмкін, бірақ оның ілгерілеуін қамтамасыз етуге жауап береді.

Жақсы жауапкершілік мына сұрақтарға жауап береді:

• Аяқтауға кім жауап береді?
• Жұмысты кім қарап шығуы керек?
• Бір нәрсе өзгерсе, кімге хабарлау қажет?
• Мерзім қандай?

Бұл әсіресе бір адамның бірнеше рөл атқаратын құрылтайшы басқаратын командаларда маңызды. Бір адам бірнеше тапсырмаға жауапты болса да, жауапкершілік бәрібір көрініп тұруы керек. Ортақ трекер, чек-парақ немесе тақта жіберіп алынған қадамдардың алдын алады.

Қарапайым жоспарлау жүйесін қолданыңыз

Шағын бизнестерге реттеліп отыру үшін күрделі корпоративтік платформа қажет емес. Оларға команда шынымен қолданатын жүйе керек.

Жақсы жүйе мына нәрселерді оңай көрсетуі тиіс:

• жобаның атауы
• мақсат
• әр тапсырма немесе кезең
• жауапты адам
• мерзім
• ағымдағы күйі
• бөгелген элементтер

Мұны кестеде, тапсырмалар тақтасында, күнтізбеде немесе жобаны басқару қосымшасында қадағалауға болады. Құралдың өзі емес, оны қолдану тәртібі маңыздырақ.

Ең жақсы құрал - команданың көлемі мен жұмыс барысына сай келетін құрал. Екі адамдық стартап ортақ чек-парақ пен апта сайынғы шолу арқылы жұмыс істей алады. Бірнеше бөлімге өскен компанияға файлдарды сақтау, тапсырма тәуелділіктері және хабарландырулар сияқты қосымша құрылым қажет болуы мүмкін.

Коммуникацияны жұмыс барысына енгізіңіз

Көп жобалар жұмыс қиын болғандықтан емес, коммуникация әлсіз болғандықтан сәтсіздікке ұшырайды.

Шағын командалар көбіне бейресми жаңартуларға сүйенеді, бұл қарқын артқанға дейін жұмыс істеуі мүмкін. Одан жақсы тәсіл - басынан бастап байланыс ырғағын анықтау.

Мысалы:

• шұғыл іске қосу жұмыстары үшін күнделікті қысқа тексерістер
• жүріп жатқан жобалар үшін апталық статус жаңартулары
• ірі шешімдер алдында кезеңдік шолулар
• маңызды қоңыраулардан кейін жазбаша қорытындылар

Анық коммуникация ақпараттың қайда сақталатынын да қамтуы керек. Егер шешім жиналыста қабылданса, ол команда мүшелерінің бәрі таба алатын жерде жазылып тұруы тиіс. Егер мерзім өзгерсе, трекер сол өзгерісті бірден көрсетуі керек.

Жақсы коммуникация уақытты үнемдейді, өйткені ол қайталанатын сұрақтарды, қате түсініктерді және соңғы сәттегі тосын жағдайларды азайтады.

Мерзімдер мен тәуелділіктерді бақылаңыз

Жоба көбіне тек тапсырмалар тізімі емес. Көптеген тапсырмалар алдымен басқа бір нәрсенің орындалуына тәуелді.

Мысалы, жаңа қызметті іске қосу үшін мыналар қажет болуы мүмкін:

• дизайнға дейін веб-сайт мәтіні
• әзірлеуге дейін дизайн
• тестілеуге дейін әзірлеу
• іске қосуға дейін тестілеу

Егер тәуелділік ескерілмесе, бүкіл кесте кешігуі мүмкін. Сондықтан жобаны бақылау тек мерзімді емес, сонымен бірге жұмыс ретін де көрсетуі тиіс.

Шағын бизнестер әсіресе мына жағдайларда тәуелділіктерге мән беруі керек:

• сыртқы мердігерлер
• заңдық немесе сәйкестік тексеруі
• жария хабарландырулар
• төлем өңдеу жүйесін баптау
• клиенттерге әсер ететін операциялық өзгерістер

Қарапайым таймлайн көрінісі немесе тәуелділіктер тізімі командаға кідірістер қай жерде басталуы мүмкін екенін олар таралмай тұрып көруге көмектеседі.

Ауқымды бақылауда ұстаңыз

Ауқымның ұлғаюы - шағын жобалардың қымбаттап, баяулауына әкелетін басты себептердің бірі.

Ауқымның ұлғаюы бастапқы бюджет, мерзім немесе ресурс өзгертілмей, жаңа тапсырмалар қосылғанда пайда болады. Басында бұл зиянсыз көрінуі мүмкін. Тағы бір бет. Тағы бір түзету. Тағы бір функция. Бірақ ұсақ толықтырулар тез жиналып қалады.

Ауқымды бақылау үшін, басынан не кіретінін анықтап, өзгеріс сұраулары қалай өңделетінін шешіңіз.

Пайдалы өзгеріс үдерісі мына сұрақтарды қоюы мүмкін:

• Бұл өзгеріс дәл қазір қажет пе?
• Ол мерзімге әсер ете ме?
• Қосымша бюджет немесе еңбек уақыты керек пе?
• Өзгерісті кім мақұлдайды?

Бұл жоба мүлде өзгермейді дегенді білдірмейді. Бұл өзгерістер кездейсоқ емес, саналы түрде жасалуы тиіс деген сөз.

Ілгерілеуді жүйелі түрде қарап отырыңыз

Жоба тым ұзақ уақыт бойы автоматты режимде қалмауы керек.

Жүйелі шолулар командаға мәселелерді ерте көруге көмектеседі. Шолу кезінде мына сұрақтарды қойыңыз:

• Не аяқталды?
• Не кешігіп жатыр?
• Не бөгеліп тұр?
• Қандай шешім керек?
• Соңғы тексерістен бері не өзгерді?

Шағын бизнестер үшін көп жобаға апталық қысқа шолу жеткілікті болады. Қарқыны жоғары жұмыстарға жиірек тексеріс қажет болуы мүмкін.

Мұндай шолулар иелерге ресурстарды қайта бөлуге де мүмкіндік береді. Егер бір тапсырма баяу жүрсе, басқа команда мүшесі көмектесе алады. Егер мерзім шынайы емес болса, бизнес мәселе ашық дауға айналмай тұрып түзете алады.

Шешімдер мен тапсыруларды құжаттаңыз

Құжаттандыру - тәуекелді азайтудың ең қарапайым тәсілдерінің бірі.

Егер жоба тек ауызша әңгімеге сүйенсе, детальдар тез жоғалып кетеді. Жазбаша ескертпелер не келісілгенін, кім келіскенін және келесі не болатынын сақтауға көмектеседі.

Ең аз дегенде мына нәрселерді құжаттаңыз:

• негізгі шешімдер
• мерзімдер
• жауапты адамның ауысуы
• бекіту мәртебесі
• жиналыстан кейінгі келесі қадамдар

Бұл әсіресе мердігерлермен, қашықтағы командалармен немесе бірнеше жеткізушімен жұмыс істейтін бизнестер үшін пайдалы. Сондай-ақ біреу қолжетімсіз болғанда немесе компаниядан кеткенде сабақтастықты сақтайды.

Жобалау стилін бизнестің кезеңіне сәйкестендіріңіз

Стартап, жергілікті қызмет компаниясы және бірнеше нүктеде жұмыс істейтін өсіп келе жатқан бизнес жобаларды бірдей басқармайды.

Ерте кезеңдегі бизнестерге әдетте жылдамдық пен айқындық керек. Олардың жүйелері қарапайым әрі бейімделгіш болуы тиіс. Бизнес өскен сайын қайталанатын жобаларды стандарттау маңыздырақ бола бастайды, сонда оларды әр жолы қайта ойлап табудың қажеті жоқ.

Мысалы:

• жаңа құрылтайшыға тіркеу және іске қосу міндеттері үшін чек-парақ қажет болуы мүмкін
• қызмет көрсететін бизнеске қайталанатын қабылдау үдерісі керек болуы мүмкін
• үлкенірек компанияға неғұрлым ресми жоспарлау, есеп беру және мақұлдау қажет болуы мүмкін

Дұрыс процесс деңгейі - өсуді қолдайтын, бірақ артық бюрократия тудырмайтын деңгей.

Жобаларды басқаруды мәдениеттің бөлігіне айналдырыңыз

Жобаларды басқару ең жақсы нәтиже береді, егер ол тек төтенше жағдайларда қолданылатын нәрсе емес, бизнестің жұмыс істеу тәсілінің бір бөлігіне айналса.

Бұл команда жоспарлау, жауапкершілік, коммуникация және құжаттандыруды қалыпты әдет ретінде қабылдайтынын білдіреді. Сондай-ақ бұл дағдыларды басшылардың тұрақты түрде үлгі етуі керек деген сөз.

Жобаларды басқару мәдениеттің бір бөлігі болғанда, бизнес бірнеше ұзақ мерзімді артықшылыққа ие болады:

• кешіккен мерзімдер азаяды
• жауапкершілік күшейеді
• тығыз кезеңдердегі күйзеліс төмендейді
• жоспарлау дәлірек болады
• клиент тәжірибесі жеңілдейді

Шағын бизнестер үшін мұндай артықшылықтар табысқа да, беделге де тікелей әсер етуі мүмкін.

Қорытынды

Жобаларды басқару тиімді болу үшін міндетті түрде формалды болуы шарт емес. Шағын бизнестер үшін мақсат - қағазбастылық емес. Мақсат - жұмысты алға жылжыту, түсінбеушілікті азайту және нәтижені қайталанатын тәсілмен жеткізу.

Нақты нәтижеден бастаңыз. Жұмысты тапсырмаларға бөліңіз. Жауаптылықты бекітіңіз. Мерзімдер мен тәуелділіктерді бақылаңыз. Жиі байланыста болыңыз. Шешімдерді құжаттаңыз. Мәселе ушықпай тұрып ілгерілеуді қарап шығыңыз.

Бұл жобаларды басқаруды стресс көзі емес, өсімге арналған практикалық құралға айналдыруға жеткілікті.

Шағын бизнес жобаларды жақсы басқара алса, ол тезірек қимылдай алады, клиенттерге сенімдірек қызмет көрсете алады және компанияны шынымен алға жылжытатын нәрсеге көбірек уақыт бөле алады.