Πώς να είστε προσιτός προϊστάμενος χωρίς να χάνετε το κύρος σας

Το να είστε ισχυρός προϊστάμενος δεν σημαίνει ότι είστε ψυχρός, απόμακρος ή απρόσιτος. Δεν σημαίνει επίσης ότι προσπαθείτε να είστε φίλοι με όλους. Οι καλύτεροι ηγέτες δημιουργούν έναν χώρο εργασίας όπου οι άνθρωποι νιώθουν σεβασμό και ακούγονται, ενώ ταυτόχρονα καταλαβαίνουν ότι οι αποφάσεις λαμβάνονται με γνώμονα την υγεία της επιχείρησης.

Αυτή η ισορροπία έχει σημασία σε κάθε στάδιο ανάπτυξης, αλλά γίνεται ιδιαίτερα σημαντική για ιδρυτές και μικρούς επιχειρηματίες. Όταν μια ομάδα είναι μικρή, οι προσωπικές σχέσεις δημιουργούνται γρήγορα. Όταν μια εταιρεία αναπτύσσεται, αυτές οι σχέσεις μπορούν είτε να ενισχύσουν την κουλτούρα είτε να δημιουργήσουν σύγχυση σχετικά με τα όρια, τη λογοδοσία και τη δικαιοσύνη.

Η προσιτή ηγεσία δεν αφορά την υποχώρηση στα πρότυπα. Αφορά την καθοδήγηση με σαφήνεια, συνέπεια και επαγγελματισμό, ώστε οι εργαζόμενοι να εμπιστεύονται την κρίση σας ακόμη και όταν δεν συμφωνούν πάντα με τις αποφάσεις σας.

Γιατί η προσιτότητα έχει σημασία

Οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να μοιραστούν ιδέες, να εκφράσουν ανησυχίες και να αναλάβουν πρωτοβουλίες όταν νιώθουν ασφαλείς να μιλήσουν στον προϊστάμενό τους. Αυτό το είδος ανοιχτής επικοινωνίας βοηθά μια επιχείρηση να κινείται πιο γρήγορα και να αποφεύγει λάθη που θα μπορούσαν να προληφθούν. Επίσης, κάνει πιο εύκολο τον εντοπισμό προβλημάτων ηθικού, σημείων συμφόρησης στη ροή εργασίας και κενών στην επικοινωνία πριν εξελιχθούν σε σοβαρά ζητήματα.

Ωστόσο, η προσιτότητα δεν πρέπει να συγχέεται με την υπερβολική οικειότητα εις βάρος του κύρους. Αν οι άνθρωποι δεν ξέρουν πού βρίσκονται τα όρια, μπορεί να αμφισβητήσουν αν οι πολιτικές εφαρμόζονται δίκαια ή αν οι προαγωγές και οι ευκαιρίες βασίζονται στην απόδοση. Ο στόχος είναι να είστε προσβάσιμος χωρίς να γίνεστε ασυνεπής.

Όταν οι ηγέτες πετυχαίνουν αυτή την ισορροπία, οι ομάδες συνήθως ανταποκρίνονται με ισχυρότερη εμπιστοσύνη, καλύτερη συμμετοχή και περισσότερο σεβασμό προς τις αποφάσεις που λαμβάνονται από την κορυφή.

Θέστε τις προσδοκίες από νωρίς

Ένας από τους πιο εύκολους τρόπους να διατηρήσετε το κύρος σας είναι να ορίσετε τις προσδοκίες πριν αρχίσει η σύγχυση. Οι εργαζόμενοι πρέπει να καταλαβαίνουν πώς μοιάζει η επιτυχία, πώς θα αξιολογείται η απόδοση και ποια συμπεριφορά είναι αποδεκτή στον χώρο εργασίας.

Μερικοί πρακτικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό είναι οι εξής:

• Καταγράψτε γραπτώς τις βασικές αρμοδιότητες.
• Εξηγήστε πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις.
• Διευκρινίστε τους κανόνες επικοινωνίας, όπως οι χρόνοι απόκρισης και η εθιμοτυπία στις συναντήσεις.
• Κάντε τα πρότυπα απόδοσης μετρήσιμα όπου είναι δυνατόν.
• Εφαρμόζετε τους ίδιους κανόνες σε όλους στην ομάδα.

Όταν οι άνθρωποι γνωρίζουν το πλαίσιο, είναι λιγότερο πιθανό να εκλάβουν τη φιλικότητά σας ως χαλάρωση των προτύπων. Οι σαφείς προσδοκίες κάνουν επίσης πιο εύκολο το coaching, επειδή η συζήτηση μπορεί να επικεντρωθεί στα αποτελέσματα και όχι στις υποθέσεις.

Χρησιμοποιήστε άμεση και σεβαστική επικοινωνία

Οι προσιτοί προϊστάμενοι δεν κρύβονται πίσω από ασαφή διατύπωση. Επικοινωνούν άμεσα, αλλά το κάνουν με σεβασμό. Αυτό σημαίνει ότι δίνουν ειλικρινές feedback χωρίς σκληρότητα και κάνουν ερωτήσεις χωρίς αμυντική στάση.

Αν ένας εργαζόμενος αποδίδει καλά, πείτε το συγκεκριμένα. Αν κάτι χρειάζεται βελτίωση, εξηγήστε τι πρέπει να αλλάξει και γιατί έχει σημασία. Ο αόριστος έπαινος και η αόριστη κριτική δημιουργούν και τα δύο αβεβαιότητα. Το συγκεκριμένο feedback χτίζει αξιοπιστία.

Για παράδειγμα, αντί να πείτε «Να είστε πιο επαγγελματίας», πείτε «Παρακαλώ στείλτε τις ενημερώσεις προς τον πελάτη μέχρι τις 3 μ.μ., ώστε η ομάδα να έχει χρόνο να τις ελέγξει πριν από τη συνάντηση».

Αυτού του είδους η επικοινωνία δείχνει ότι το κύρος σας βασίζεται στη διαδικασία και στα αποτελέσματα, όχι στη διάθεση.

Κρατήστε ξεχωριστές τη φιλία και τη διοίκηση

Είναι φυσικό να τα πηγαίνετε καλύτερα με ορισμένους εργαζομένους από ό,τι με άλλους. Κοινά ενδιαφέροντα, παρόμοιες προσωπικότητες ή πιο συχνή συνεργασία μπορούν να δημιουργήσουν πιο στενές σχέσεις. Ο κίνδυνος προκύπτει όταν αυτές οι σχέσεις αρχίζουν να επηρεάζουν τις επιχειρηματικές αποφάσεις ή την εικόνα της δικαιοσύνης.

Ένας ηγέτης μπορεί να παραμένει ζεστός και προσιτός χωρίς να αντιμετωπίζει κάποιους από την ομάδα διαφορετικά πίσω από τις σκηνές. Αποφύγετε να δημιουργείτε ιδιωτικά κανάλια πρόσβασης που δεν έχουν οι υπόλοιποι εργαζόμενοι. Μην αφήνετε τις ανεπίσημες σχέσεις να επηρεάζουν αποδοχές, προαγωγές, πρόγραμμα εργασίας ή πειθαρχικές αποφάσεις.

Αν είστε κοντά με κάποιον στην ομάδα, ίσως βοηθήσει να είστε ακόμη πιο πειθαρχημένος στον τρόπο που χειρίζεστε αυτή τη σχέση στην εργασία. Όσο πιο ορατά είναι τα πρότυπά σας, τόσο λιγότερος χώρος υπάρχει για φήμες ή δυσαρέσκεια.

Ο κανόνας είναι απλός: να είστε ανθρώπινος, αλλά όχι αυθαίρετος.

Λαμβάνετε αποφάσεις με βάση κριτήρια, όχι τη διάθεση

Το κύρος γίνεται εύθραυστο όταν οι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι τα αποτελέσματα εξαρτώνται από τα συναισθήματά σας και όχι από σταθερά πρότυπα. Αυτή η εντύπωση μπορεί να εξαπλωθεί γρήγορα, ειδικά σε μικρότερες εταιρείες όπου όλοι βλέπουν πώς λαμβάνονται οι αποφάσεις.

Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, δημιουργήστε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Χρησιμοποιήστε αντικειμενικά κριτήρια για προσλήψεις, προαγωγές, αμοιβές, ανάθεση έργων και πειθαρχικά θέματα. Όποτε είναι δυνατόν, τεκμηριώστε τους λόγους πίσω από σημαντικές αποφάσεις, ώστε να υπάρχει σαφές αρχείο αν προκύψουν αργότερα ερωτήσεις.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε απόφαση πρέπει να είναι μηχανική. Η κρίση εξακολουθεί να έχει σημασία. Αλλά η κρίση πρέπει να είναι αρκετά διαφανής ώστε οι άνθρωποι να καταλαβαίνουν τη λογική πίσω από αυτήν.

Μια δίκαιη διαδικασία προστατεύει τόσο την επιχείρηση όσο και τον ηγέτη. Μειώνει τις συγκρούσεις, περιορίζει την εύνοια και κάνει πιο εύκολη την υπεράσπιση των αποφάσεων αν αμφισβητηθούν ποτέ.

Διαχειριστείτε τη σύγκρουση ιδιωτικά και επαγγελματικά

Οι διαφωνίες είναι αναπόφευκτες σε κάθε επιχείρηση που αναπτύσσεται. Αυτό που έχει σημασία είναι ο τρόπος που αντιμετωπίζονται. Αν ένα θέμα είναι προσωπικό, συζητήστε το ιδιωτικά. Αν σχετίζεται με την απόδοση, κρατήστε την εστίαση στα εργασιακά πρότυπα και στις συγκεκριμένες συμπεριφορές.

Η δημόσια κριτική συχνά δημιουργεί περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει. Μπορεί να φέρει σε δύσκολη θέση τους εργαζομένους, να ενθαρρύνει αμυντική στάση και να κάνει τα άλλα μέλη της ομάδας να διστάζουν να εκφράσουν ανησυχίες. Οι ιδιωτικές συζητήσεις είναι συνήθως πιο αποτελεσματικές επειδή διατηρούν την αξιοπρέπεια ενώ εξακολουθούν να επιτρέπουν την ειλικρινή διόρθωση.

Όταν προκύπτει σύγκρουση, παραμείνετε ψύχραιμοι και αποφύγετε τις υπερβολές. Μείνετε στα γεγονότα. Περιγράψτε το ζήτημα, εξηγήστε τον αντίκτυπο και ορίστε το επόμενο βήμα. Αυτή η προσέγγιση ενισχύει το κύρος σας, επειδή δείχνει πειθαρχία και όχι συναισθηματική αντίδραση.

Θέστε όρια στη διαθεσιμότητα

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να προσπαθείτε να είστε τόσο προσβάσιμος ώστε κάθε ερώτηση να γίνεται επείγουσα και κάθε αίτημα να γίνεται ευέλικτο. Αυτό μπορεί να μοιάζει φιλικό βραχυπρόθεσμα, αλλά μπορεί να οδηγήσει σε εξουθένωση και ασυνεπή διοίκηση.

Τα όρια βοηθούν όλους. Κάνουν τον χρόνο σας πιο προβλέψιμο, μειώνουν τη σύγχυση και δείχνουν ότι ο σεβασμός πρέπει να είναι αμοιβαίος. Μπορείτε να παραμένετε προσιτός χωρίς να είστε σε ετοιμότητα για κάθε μη ουσιώδες ζήτημα.

Πρακτικά όρια μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Καθορισμό ωρών γραφείου για ανοιχτές ερωτήσεις.
• Χρήση επίσημων καναλιών για εγκρίσεις.
• Περιορισμό της επικοινωνίας εκτός ωραρίου μόνο σε πραγματικά επείγοντα θέματα.
• Μεταφορά μη επείγοντων ζητημάτων σε προγραμματισμένα check-ins.

Όταν η ομάδα γνωρίζει πότε και πώς μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας, η πρόσβαση γίνεται πιο αποτελεσματική και λιγότερο αποσπασματική.

Να είστε φιλικός με επαγγελματικό τρόπο

Δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να δείχνετε προσωπικότητα στη δουλειά. Στην πραγματικότητα, ένας ηγέτης που είναι εντελώς άκαμπτος μπορεί να κάνει τον χώρο εργασίας να φαίνεται τεταμένος και άτονος. Λίγο χιούμορ, καλοσύνη και προσωπικό ενδιαφέρον μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά.

Το κλειδί είναι να παραμένετε επαγγελματίας. Μπορείτε να ρωτήσετε για το σαββατοκύριακο κάποιου, να γιορτάσετε μια επέτειο ή να δείξετε εκτίμηση για ένα σημαντικό επίτευγμα χωρίς να μετατρέψετε τον χώρο εργασίας σε κοινωνική λέσχη. Η επαγγελματική φιλικότητα δημιουργεί άνεση. Η ανεπίσημη οικειότητα δημιουργεί σύγχυση.

Σκεφτείτε το έτσι: η ομάδα πρέπει να νιώθει άνετα να σας φέρνει προβλήματα, αλλά δεν πρέπει ποτέ να μην είναι σαφές ποιος λαμβάνει την τελική απόφαση.

Χτίστε κουλτούρα σεβασμού

Η προσιτή εξουσία λειτουργεί καλύτερα σε μια κουλτούρα όπου ο σεβασμός είναι ορατός και προς τις δύο κατευθύνσεις. Οι εργαζόμενοι πρέπει να νιώθουν ότι η άποψή τους έχει σημασία. Οι ηγέτες πρέπει να νιώθουν ότι η κατεύθυνσή τους θα ακολουθηθεί. Αυτός ο αμοιβαίος σεβασμός δεν προκύπτει τυχαία.

Προκύπτει από συνήθειες:

• Να ακούτε πριν αντιδράσετε.
• Να δίνετε δημόσια τα εύσημα.
• Να διορθώνετε τα ζητήματα ιδιωτικά.
• Να τηρείτε τις δεσμεύσεις σας.
• Να εφαρμόζετε τις πολιτικές με συνέπεια.

Όταν αυτές οι συνήθειες επαναλαμβάνονται, η επιχείρηση αναπτύσσει μια σταθερή κουλτούρα. Οι άνθρωποι σταματούν να μαντεύουν πώς θα αντιδράσει ο ηγέτης και αρχίζουν να εμπιστεύονται το σύστημα.

Τι σημαίνει αυτό για τους ιδρυτές

Για τους ιδρυτές που χτίζουν μια νέα LLC ή corporation, το στυλ ηγεσίας διαμορφώνει την εταιρεία πολύ πριν η επιχείρηση γίνει αρκετά μεγάλη ώστε να έχει επίπεδα διοίκησης. Ο τρόπος που επικοινωνείτε, αναθέτετε και επιβάλλετε πρότυπα στις πρώτες ημέρες συχνά γίνεται η κουλτούρα αργότερα.

Γι’ αυτό αξίζει να θέσετε τον τόνο από νωρίς. Αν θέλετε μια επιχείρηση που μπορεί να αναπτυχθεί χωρίς διαρκείς συγκρούσεις, ηγηθείτε με τρόπο που είναι ταυτόχρονα προσιτός και πειθαρχημένος. Να είστε ο προϊστάμενος με τον οποίο οι άνθρωποι μπορούν να μιλήσουν, αλλά και ο προϊστάμενος του οποίου οι αποφάσεις γίνονται σεβαστές.

Η Zenind στηρίζει τους ιδρυτές από τα πρώτα στάδια της σύστασης εταιρείας, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στο χτίσιμο μιας επιχείρησης με δομή και σιγουριά. Μόλις η οντότητα συσταθεί, η ισχυρή ηγεσία βοηθά να μετατραπεί αυτό το νομικό θεμέλιο σε μια υγιή, κλιμακούμενη εταιρεία.

Τελικό συμπέρασμα

Οι καλύτεροι προϊστάμενοι δεν είναι εκείνοι που προσπαθούν περισσότερο να είναι αρεστοί. Είναι εκείνοι που δημιουργούν εμπιστοσύνη μέσω της σαφήνειας, της δικαιοσύνης και της συνέπειας. Η προσιτότητα έχει σημασία επειδή οι άνθρωποι χρειάζονται πρόσβαση στον ηγέτη τους. Το κύρος έχει σημασία επειδή μια επιχείρηση χρειάζεται κατεύθυνση.

Αν μπορέσετε να συνδυάσετε τα δύο, θα δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας όπου οι εργαζόμενοι νιώθουν ότι ακούγονται, τα πρότυπα παραμένουν σαφή και η εταιρεία μπορεί να αναπτυχθεί χωρίς να χάνει τον έλεγχο της κουλτούρας της.