Cách trở thành một sếp dễ gần mà không đánh mất uy tín

Là một người lãnh đạo giỏi không có nghĩa là phải lạnh lùng, xa cách hoặc khó tiếp cận. Điều đó cũng không có nghĩa là cố gắng làm bạn với tất cả mọi người. Những nhà lãnh đạo tốt nhất tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe, đồng thời vẫn hiểu rằng các quyết định được đưa ra vì lợi ích của doanh nghiệp.

Sự cân bằng đó quan trọng ở mọi giai đoạn tăng trưởng, nhưng đặc biệt quan trọng đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ. Khi đội ngũ còn nhỏ, các mối quan hệ cá nhân hình thành rất nhanh. Khi công ty phát triển, những mối quan hệ đó có thể củng cố văn hóa hoặc tạo ra sự nhầm lẫn về ranh giới, trách nhiệm giải trình và tính công bằng.

Lãnh đạo dễ gần không phải là nới lỏng tiêu chuẩn. Đó là dẫn dắt bằng sự rõ ràng, nhất quán và tính chuyên nghiệp để nhân viên tin vào phán đoán của bạn, ngay cả khi họ không phải lúc nào cũng đồng ý với quyết định của bạn.

Vì sao sự dễ gần quan trọng

Nhân viên có xu hướng chia sẻ ý tưởng, nêu lên lo ngại và chủ động hơn khi họ cảm thấy an toàn khi nói chuyện với người quản lý. Mức độ cởi mở đó giúp doanh nghiệp vận hành nhanh hơn và tránh được những sai sót có thể ngăn ngừa. Nó cũng giúp dễ dàng nhận ra các vấn đề về tinh thần làm việc, điểm nghẽn trong quy trình và khoảng trống giao tiếp trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.

Tuy nhiên, sự dễ gần không nên bị nhầm lẫn với thái độ quá thoải mái đến mức làm giảm uy quyền. Nếu mọi người không biết ranh giới ở đâu, họ có thể nghi ngờ liệu chính sách có được áp dụng công bằng hay liệu việc thăng chức và cơ hội có dựa trên hiệu suất hay không. Mục tiêu là có thể tiếp cận mà không trở nên thiếu nhất quán.

Khi nhà lãnh đạo đạt được sự cân bằng này, đội ngũ thường phản hồi bằng sự tin tưởng mạnh hơn, mức độ gắn kết tốt hơn và sự tôn trọng cao hơn đối với những quyết định từ cấp trên.

Đặt kỳ vọng từ sớm

Một trong những cách dễ nhất để giữ vững uy tín là xác định kỳ vọng trước khi sự nhầm lẫn xuất hiện. Nhân viên cần hiểu thế nào là thành công, hiệu suất sẽ được đánh giá ra sao và hành vi nào được chấp nhận trong môi trường làm việc.

Một vài cách thực tế để làm điều đó gồm:

• Ghi rõ trách nhiệm cốt lõi bằng văn bản.
• Giải thích cách các quyết định được đưa ra.
• Làm rõ các chuẩn mực giao tiếp, chẳng hạn như thời gian phản hồi và phép lịch sự trong họp.
• Làm cho các tiêu chuẩn hiệu suất có thể đo lường được khi có thể.
• Áp dụng cùng một quy tắc cho tất cả mọi người trong đội ngũ.

Khi mọi người hiểu khuôn khổ, họ sẽ ít có khả năng hiểu nhầm sự thân thiện của bạn thành việc nới lỏng tiêu chuẩn. Kỳ vọng rõ ràng cũng giúp việc hướng dẫn trở nên dễ dàng hơn vì cuộc trao đổi có thể tập trung vào kết quả thay vì giả định.

Giao tiếp trực tiếp và tôn trọng

Những người quản lý dễ gần không ẩn sau ngôn ngữ mơ hồ. Họ giao tiếp thẳng thắn, nhưng làm điều đó một cách tôn trọng. Điều đó có nghĩa là đưa ra phản hồi trung thực mà không gay gắt và đặt câu hỏi mà không tỏ ra phòng thủ.

Nếu một nhân viên làm tốt, hãy nói cụ thể. Nếu có điều gì cần cải thiện, hãy giải thích điều gì phải thay đổi và vì sao điều đó quan trọng. Lời khen mơ hồ và lời phê bình mơ hồ đều tạo ra sự bất định. Phản hồi cụ thể xây dựng uy tín.

Ví dụ, thay vì nói: "Hãy chuyên nghiệp hơn", hãy nói: "Vui lòng gửi cập nhật cho khách hàng trước 3 giờ chiều để đội ngũ có thời gian xem lại trước cuộc họp."

Cách giao tiếp như vậy cho thấy quyền uy của bạn dựa trên quy trình và kết quả, chứ không phải cảm xúc nhất thời.

Tách bạch giữa tình bạn và quản lý

Việc bạn hợp với một số nhân viên hơn những người khác là điều tự nhiên. Sở thích chung, tính cách tương đồng hoặc tần suất làm việc cùng nhau nhiều hơn có thể tạo ra các mối quan hệ gần gũi hơn. Rủi ro xuất hiện khi những mối quan hệ đó bắt đầu ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh hoặc làm ảnh hưởng đến cảm nhận về sự công bằng.

Một nhà lãnh đạo vẫn có thể ấm áp và dễ mến mà không đối xử khác biệt với một số thành viên trong nhóm ở hậu trường. Tránh tạo ra những kênh tiếp cận riêng mà các nhân viên khác không có. Đừng để các mối quan hệ thân thiết ảnh hưởng đến lương thưởng, thăng chức, lịch làm việc hoặc các quyết định kỷ luật.

Nếu bạn thân thiết với ai đó trong đội ngũ, tốt hơn là bạn càng phải kỷ luật hơn trong cách xử lý mối quan hệ đó tại nơi làm việc. Tiêu chuẩn của bạn càng rõ ràng, càng ít chỗ cho tin đồn hoặc sự bất mãn.

Nguyên tắc rất đơn giản: hãy giữ sự chân thành, nhưng đừng tùy tiện.

Ra quyết định dựa trên tiêu chí, không phải cảm xúc

Uy tín trở nên mong manh khi nhân viên tin rằng kết quả phụ thuộc vào cảm xúc của bạn hơn là các tiêu chuẩn nhất quán. Cảm nhận đó có thể lan rất nhanh, đặc biệt là trong các công ty nhỏ, nơi mọi người đều thấy cách các quyết định được đưa ra.

Để tránh vấn đề đó, hãy xây dựng một quy trình ra quyết định có thể lặp lại. Sử dụng các tiêu chí khách quan cho tuyển dụng, thăng chức, lương thưởng, phân công dự án và kỷ luật. Khi có thể, hãy ghi lại lý do đằng sau những quyết định quan trọng để có một hồ sơ rõ ràng nếu sau này có câu hỏi.

Điều này không có nghĩa là mọi quyết định đều phải máy móc. Phán đoán vẫn quan trọng. Nhưng phán đoán đó nên đủ minh bạch để mọi người hiểu logic đằng sau nó.

Một quy trình công bằng bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn nhà lãnh đạo. Nó giảm xung đột, hạn chế thiên vị và giúp việc bảo vệ các quyết định dễ dàng hơn nếu chúng bị chất vấn.

Xử lý xung đột một cách riêng tư và chuyên nghiệp

Bất đồng là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào. Điều quan trọng là cách xử lý chúng. Nếu vấn đề mang tính cá nhân, hãy giải quyết riêng. Nếu vấn đề liên quan đến hiệu suất, hãy tập trung vào tiêu chuẩn công việc và những hành vi cụ thể.

Phê bình công khai thường gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết được. Nó có thể khiến nhân viên xấu hổ, làm họ phòng thủ hơn và khiến các thành viên khác trong nhóm e dè khi nêu lên mối quan ngại. Các cuộc trao đổi riêng thường hiệu quả hơn vì chúng giữ được phẩm giá mà vẫn cho phép sửa sai thẳng thắn.

Khi xung đột phát sinh, hãy giữ bình tĩnh và tránh phóng đại. Hãy bám vào sự thật. Nêu vấn đề, giải thích tác động và xác định bước tiếp theo. Cách tiếp cận đó củng cố uy tín của bạn vì nó thể hiện sự kỷ luật thay vì phản ứng cảm tính.

Đặt ranh giới về mức độ sẵn sàng

Một sai lầm phổ biến là cố gắng dễ tiếp cận đến mức mọi câu hỏi đều trở nên khẩn cấp và mọi yêu cầu đều có thể linh hoạt. Điều đó có thể tạo cảm giác thân thiện trong ngắn hạn, nhưng về lâu dài lại có thể dẫn đến kiệt sức và quản lý thiếu nhất quán.

Ranh giới có ích cho tất cả mọi người. Chúng giúp thời gian của bạn dễ dự đoán hơn, giảm sự nhầm lẫn và thể hiện rằng sự tôn trọng là hai chiều. Bạn vẫn có thể dễ gần mà không cần phải luôn trực chiến cho mọi vấn đề không thiết yếu.

Một số ranh giới thực tế có thể bao gồm:

• Thiết lập giờ làm việc để giải đáp câu hỏi mở.
• Sử dụng các kênh chính thức cho việc phê duyệt.
• Giới hạn trao đổi ngoài giờ cho những trường hợp thật sự khẩn cấp.
• Chuyển các vấn đề không cấp bách sang những buổi trao đổi đã lên lịch.

Khi đội ngũ biết khi nào và bằng cách nào để liên hệ với bạn, việc tiếp cận sẽ hiệu quả hơn và ít gây gián đoạn hơn.

Thân thiện theo cách chuyên nghiệp

Không có gì sai khi thể hiện cá tính tại nơi làm việc. Trên thực tế, một nhà lãnh đạo quá cứng nhắc có thể khiến môi trường làm việc trở nên căng thẳng và thiếu sức sống. Một chút hài hước, tử tế và quan tâm cá nhân có thể tạo ra khác biệt lớn.

Điều quan trọng là vẫn giữ tính chuyên nghiệp. Bạn có thể hỏi về cuối tuần của ai đó, chúc mừng sinh nhật hoặc thể hiện sự trân trọng đối với một cột mốc mà không biến nơi làm việc thành một câu lạc bộ xã giao. Sự thân thiện chuyên nghiệp tạo ra sự thoải mái. Sự gần gũi thiếu khuôn khổ tạo ra nhầm lẫn.

Hãy nghĩ theo cách này: đội ngũ nên cảm thấy thoải mái khi mang vấn đề đến cho bạn, nhưng họ không bao giờ nên mơ hồ về việc ai là người đưa ra quyết định cuối cùng.

Xây dựng văn hóa tôn trọng

Quyền uy dễ gần phát huy hiệu quả nhất trong một văn hóa mà sự tôn trọng được thể hiện rõ ràng ở cả hai chiều. Nhân viên nên cảm thấy ý kiến của họ có giá trị. Nhà lãnh đạo nên cảm thấy chỉ đạo của mình sẽ được thực hiện. Sự tôn trọng lẫn nhau đó không tự nhiên mà có.

Nó đến từ thói quen:

• Lắng nghe trước khi phản ứng.
• Ghi nhận công lao công khai.
• Sửa lỗi một cách riêng tư.
• Thực hiện đúng cam kết.
• Áp dụng chính sách một cách nhất quán.

Khi những thói quen đó được lặp lại, doanh nghiệp sẽ hình thành một văn hóa ổn định. Mọi người không còn phải đoán cách người lãnh đạo sẽ phản ứng, mà bắt đầu tin tưởng vào hệ thống.

Điều này có ý nghĩa gì đối với nhà sáng lập

Đối với các nhà sáng lập đang xây dựng một LLC hoặc corporation mới, phong cách lãnh đạo sẽ định hình công ty từ rất lâu trước khi doanh nghiệp đủ lớn để có nhiều tầng quản lý. Cách bạn giao tiếp, ủy quyền và thực thi tiêu chuẩn trong những ngày đầu thường trở thành văn hóa về sau.

Đó là lý do bạn nên đặt tông từ sớm. Nếu bạn muốn xây dựng một doanh nghiệp có thể phát triển mà không liên tục xảy ra xung đột, hãy lãnh đạo theo cách vừa dễ gần vừa kỷ luật. Hãy là kiểu sếp mà mọi người có thể trò chuyện, nhưng cũng là kiểu sếp mà các quyết định được tôn trọng.

Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập từ những giai đoạn đầu của quá trình thành lập công ty để họ có thể tập trung xây dựng doanh nghiệp với cấu trúc và sự tự tin. Khi pháp nhân đã được thành lập, khả năng lãnh đạo vững vàng sẽ giúp biến nền tảng pháp lý đó thành một công ty lành mạnh và có thể mở rộng.

Kết luận

Những người lãnh đạo tốt nhất không phải là những người cố gắng được yêu mến nhất. Họ là những người xây dựng niềm tin thông qua sự rõ ràng, công bằng và nhất quán. Sự dễ gần quan trọng vì con người cần có thể tiếp cận người lãnh đạo. Uy quyền quan trọng vì doanh nghiệp cần có định hướng.

Nếu bạn có thể kết hợp cả hai, bạn sẽ xây dựng được một môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy được lắng nghe, các tiêu chuẩn luôn rõ ràng và công ty có thể phát triển mà không đánh mất quyền kiểm soát văn hóa.