Πώς να διαχειρίζεστε μια επιχείρηση υπηρεσιών από το smartphone σας

Η διαχείριση μιας επιχείρησης υπηρεσιών από το πεδίο είναι διαφορετική πρόκληση από τη λειτουργία ενός καταστήματος, ενός γραφείου ή ενός ηλεκτρονικού καταστήματος. Η ημέρα σας κινείται σύμφωνα με το πρόγραμμα. Οδηγείτε από εργασία σε εργασία, απαντάτε σε ερωτήσεις πελατών, στέλνετε τιμολόγια, εισπράττετε πληρωμές και παρακολουθείτε τις επόμενες εργασίες, συχνά χωρίς πολύ χρόνο σε ένα γραφείο.

Γι’ αυτό το smartphone έχει γίνει ένα από τα σημαντικότερα επιχειρηματικά εργαλεία για τους σύγχρονους παρόχους υπηρεσιών. Όταν χρησιμοποιείται σωστά, μπορεί να λειτουργήσει ταυτόχρονα ως κινητό γραφείο, κέντρο επικοινωνίας με πελάτες, σταθμός τιμολόγησης και εργαλείο παρακολούθησης εργασιών.

Για υδραυλικούς, ηλεκτρολόγους, καθαριστές, κηπουρούς, τεχνίτες γενικών εργασιών, τεχνικούς HVAC, groomers κατοικιδίων, κινητούς μηχανικούς και άλλους επαγγελματίες που εργάζονται στο πεδίο, η σωστή mobile ροή εργασίας εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τα λάθη. Επίσης σας βοηθά να δείχνετε οργανωμένοι και άμεσοι, κάτι που μπορεί να ενισχύσει την εμπιστοσύνη των πελατών και να αυξήσει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Γιατί τα smartphone έχουν σημασία για τις επιχειρήσεις υπηρεσιών

Μια επιχείρηση υπηρεσιών εξαρτάται από τον σωστό συγχρονισμό, τον συντονισμό και την τήρηση των υποχρεώσεων. Χαμένα ραντεβού, ασαφής τιμολόγηση, αργή έκδοση τιμολογίων και αδύναμη τήρηση αρχείων δημιουργούν τριβές. Ένα smartphone μπορεί να μειώσει αυτές τις τριβές, αν χρησιμοποιείται με πρόθεση.

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα είναι η ταχύτητα. Αντί να περιμένετε μέχρι να επιστρέψετε σε υπολογιστή, μπορείτε να ενημερώνετε τα στοιχεία πελατών, να επιβεβαιώνετε ραντεβού, να στέλνετε υπενθυμίσεις και να καταχωρίζετε πληρωμές επιτόπου. Αυτό σημαίνει λιγότερα κενά στην επικοινωνία και λιγότερες εκκρεμότητες στο τέλος της ημέρας.

Ένα smartphone κάνει επίσης την επιχείρησή σας πιο ευέλικτη. Αν αλλάξει η κίνηση, μια εργασία καθυστερήσει ή ένας πελάτης χρειάζεται επαναπρογραμματισμό, μπορείτε να προσαρμοστείτε γρήγορα χωρίς να χάσετε τον έλεγχο του προγράμματος. Αυτή η ευελιξία είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για μικρές ομάδες που δεν διαθέτουν ειδικό dispatcher ή διοικητικό προσωπικό.

Χτίστε τη mobile ροή εργασίας σας γύρω από το ταξίδι του πελάτη

Η πιο αποτελεσματική ρύθμιση smartphone δεν είναι απλώς μια συλλογή εφαρμογών. Είναι μια ροή εργασίας δομημένη γύρω από το ταξίδι του πελάτη.

Ξεκινήστε από την πρώτη επαφή. Ένα lead έρχεται μέσω κλήσης, μηνύματος, email ή web form. Το τηλέφωνό σας πρέπει να σας επιτρέπει να καταγράφετε γρήγορα το όνομα του πελάτη, τη διεύθυνση, την ανάγκη υπηρεσίας και την προτιμώμενη ώρα.
Από εκεί, θα πρέπει να μπορείτε να ελέγχετε τη διαθεσιμότητα, να επιβεβαιώνετε το ραντεβού και να στέλνετε υπενθύμιση.

Στη συνέχεια έρχεται η ίδια η εργασία. Το mobile σύστημά σας πρέπει να σας βοηθά να πλοηγείστε προς την τοποθεσία, να ελέγχετε σημειώσεις από προηγούμενες επισκέψεις, να έχετε πρόσβαση σε φωτογραφίες ή στοιχεία εξοπλισμού και να καταγράφετε την εργασία που πραγματοποιήθηκε. Μετά την ολοκλήρωση της εργασίας, θα πρέπει να μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγιο, να δεχθείτε πληρωμή και να καταγράψετε τυχόν επόμενες ανάγκες.

Τέλος, το σύστημα πρέπει να υποστηρίζει τη διατήρηση πελατών. Αυτό σημαίνει αποθήκευση ιστορικού υπηρεσιών, ορισμό υπενθυμίσεων για επαναλαμβανόμενες εργασίες και εύκολη επικοινωνία αργότερα για εποχική συντήρηση, επιθεωρήσεις ή αναβαθμίσεις.

Όταν η διαδικασία σας ακολουθεί τον κύκλο ζωής του πελάτη, το τηλέφωνο γίνεται κάτι περισσότερο από ευκολία. Γίνεται το λειτουργικό σύστημα της επιχείρησης.

Βασικές λειτουργίες που κάθε επιχείρηση υπηρεσιών πρέπει να διαχειρίζεται από το τηλέφωνο

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση τα ίδια εργαλεία, αλλά οι περισσότεροι πάροχοι υπηρεσιών επωφελούνται από μερικές βασικές λειτουργίες σε mobile περιβάλλον.

Προγραμματισμός και κατανομή εργασιών

Χρειάζεστε έναν αξιόπιστο τρόπο να βλέπετε τα ραντεβού της ημέρας, να αλλάζετε ώρες όταν χρειάζεται και να αναθέτετε εργασία στο κατάλληλο μέλος της ομάδας. Ένα ημερολόγιο που συγχρονίζεται σε όλες τις συσκευές μειώνει τις διπλοκρατήσεις και τη σύγχυση.

Αρχεία πελατών

Κάθε πελάτης πρέπει να έχει ένα ενιαίο αρχείο με στοιχεία επικοινωνίας, τοποθεσία, σημειώσεις υπηρεσίας, φωτογραφίες και ιστορικό τιμολογίων. Τα συγκεντρωμένα αρχεία εξοικονομούν χρόνο και διευκολύνουν τη σταθερή παροχή υπηρεσιών.

Πλοήγηση και δρομολόγηση

Η μετακίνηση από εργασία σε εργασία καταναλώνει μεγάλο μέρος της ημέρας. Η mobile πλοήγηση βοηθά στον προγραμματισμό διαδρομών, στη μείωση του χρόνου μετακίνησης και στην αποφυγή καθυστερημένων αφίξεων.

Προσφορές και τιμολόγηση

Οι επιχειρήσεις πεδίου συχνά χρειάζεται να εκτιμήσουν την εργασία πριν ή μετά από μια επίσκεψη. Ένα mobile σύστημα τιμολόγησης σάς επιτρέπει να δημιουργείτε επαγγελματικές προσφορές, να τις μετατρέπετε σε τιμολόγια και να τις στέλνετε αμέσως.

Πληρωμές

Όσο πιο γρήγορα εισπράττετε πληρωμή, τόσο πιο υγιής είναι η ταμειακή ροή σας. Τα mobile εργαλεία πληρωμής μπορούν να μειώσουν την καθυστέρηση ανάμεσα στην ολοκλήρωση της εργασίας και την είσπραξη των χρημάτων.

Υπενθυμίσεις παρακολούθησης

Οι επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες είναι συχνά εκεί όπου προκύπτει το μακροπρόθεσμο κέρδος. Το τηλέφωνό σας πρέπει να σας βοηθά να θυμάστε διαστήματα συντήρησης, ελέγχους εγγύησης, εποχικούς καθαρισμούς και νέες ευκαιρίες.

Βελτιώστε τους χρόνους απόκρισης με εργαλεία επικοινωνίας

Οι πελάτες κρίνουν τις επιχειρήσεις υπηρεσιών όχι μόνο από την ποιότητα της εργασίας, αλλά και από το πόσο εύκολα μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί τους. Οι αργές απαντήσεις και οι ασαφείς ενημερώσεις δημιουργούν ανασφάλεια.

Μια ισχυρή mobile διαδικασία επικοινωνίας πρέπει να σας επιτρέπει να κάνετε καλά τρία πράγματα.

Πρώτον, να επιβεβαιώνετε γρήγορα τα ραντεβού. Ένα σύντομο μήνυμα που περιλαμβάνει την ημερομηνία, το χρονικό παράθυρο και το τι να περιμένει ο πελάτης μειώνει τις απουσίες και τη σύγχυση.

Δεύτερον, να στέλνετε ενημερώσεις κατάστασης όταν χρειάζεται. Αν καθυστερείτε, ένα γρήγορο μήνυμα είναι καλύτερο από τη σιωπή. Οι πελάτες είναι συνήθως πιο υπομονετικοί όταν γνωρίζουν τι συμβαίνει.

Τρίτον, να κάνετε follow-up μετά την εργασία. Ένα μήνυμα ευχαριστίας, ένα αίτημα για αξιολόγηση ή μια υπενθύμιση συντήρησης μπορεί να ενισχύσει τη σχέση και να αυξήσει την πιθανότητα επαναλαμβανόμενης εργασίας.

Το κλειδί είναι η συνέπεια. Οι πελάτες δεν χρειάζονται μεγάλα μηνύματα. Χρειάζονται αξιόπιστα μηνύματα.

Κάντε την τιμολόγηση και τις πληρωμές μέρος της ίδιας ροής

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα για τις επιχειρήσεις υπηρεσιών είναι το κενό ανάμεσα στην ολοκλήρωση της εργασίας και την πληρωμή. Τα έντυπα τιμολόγια, η καθυστερημένη χρέωση και η χειροκίνητη παρακολούθηση δημιουργούν αποφεύξιμα προβλήματα ταμειακής ροής.

Η mobile τιμολόγηση κλείνει αυτό το κενό. Μόλις ολοκληρωθεί η εργασία, θα πρέπει να μπορείτε να δημιουργείτε το τιμολόγιο όσο οι λεπτομέρειες είναι ακόμη φρέσκες. Αν το σύστημά σας το επιτρέπει, συμπεριλάβετε στη ίδια ροή αναλυτικά στοιχεία για εργασία, υλικά, φόρους, εκπτώσεις και σημειώσεις.

Η είσπραξη πληρωμής πρέπει να είναι εξίσου απλή. Όσα λιγότερα βήματα χρειάζεται ο πελάτης για να πληρώσει, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα η πληρωμή να γίνει άμεσα. Αυτό έχει τη μεγαλύτερη σημασία για μικρές επιχειρήσεις που δεν μπορούν να αντέξουν μεγάλους κύκλους απαιτήσεων.

Ακόμη και όταν η πληρωμή δεν μπορεί να γίνει επιτόπου, το τηλέφωνό σας πρέπει να σας διευκολύνει στην παρακολούθηση ανεξόφλητων υπολοίπων και στην αποστολή υπενθυμίσεων. Αυτή η ορατότητα σάς βοηθά να παραμένετε μπροστά από τις εκπρόθεσμες οφειλές αντί να τις ανακαλύπτετε εβδομάδες αργότερα.

Χρησιμοποιήστε φωτογραφίες, σημειώσεις και ιστορικό εργασιών για να μειώσετε τα λάθη

Μια καλή mobile ρύθμιση κάνει περισσότερα από το να οργανώνει ημερομηνίες και πληρωμές. Δημιουργεί επίσης μια αξιόπιστη μνήμη για την επιχείρηση.

Οι φωτογραφίες βοηθούν στην καταγραφή της κατάστασης πριν και μετά, της ολοκληρωμένης εργασίας, της ζημιάς ή των ειδικών οδηγιών. Οι σημειώσεις βοηθούν στην καταγραφή προτιμήσεων πελάτη, λεπτομερειών πρόσβασης, προβλημάτων εξοπλισμού και ενεργειών παρακολούθησης.

Το ιστορικό εργασιών είναι ιδιαίτερα σημαντικό για επαναλαμβανόμενους πελάτες. Αν ένας πελάτης καλέσει μήνες αργότερα, θα πρέπει να μπορείτε να δείτε τι έγινε, ποια ανταλλακτικά χρησιμοποιήθηκαν και τι προτάθηκε στη συνέχεια. Αυτό το επίπεδο λεπτομέρειας βελτιώνει την ποιότητα της υπηρεσίας και μειώνει την επαναλαμβανόμενη διάγνωση.

Για επιχειρήσεις που βασίζονται σε επαναλαμβανόμενες επισκέψεις, αυτό το ιστορικό αρχείο γίνεται ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Βοηθά την ομάδα σας να λειτουργεί σαν έμπειρη οργάνωση, ακόμη κι αν η εταιρεία είναι ακόμη μικρή.

Προστατέψτε τα δεδομένα και μείνετε οργανωμένοι

Μια επιχείρηση που βασίζεται σε smartphone χρειάζεται καλές πρακτικές διαχείρισης δεδομένων. Τα τηλέφωνα είναι εύκολο να χαθούν, να πέσουν ή να αντικατασταθούν, οπότε οι σημαντικές επιχειρηματικές πληροφορίες δεν πρέπει να υπάρχουν μόνο σε μία συσκευή.

Χρησιμοποιήστε εργαλεία που συγχρονίζουν με ασφάλεια τα δεδομένα, ώστε τα αρχεία πελατών, τα τιμολόγια και τα προγράμματα να μην εξαρτώνται από μία μόνο συσκευή. Βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας μπορεί να ανακτήσει τις πληροφορίες αν ένα τηλέφωνο υποστεί ζημιά ή αντικατασταθεί.

Αξίζει επίσης να θέσετε σαφείς εσωτερικούς κανόνες. Αποφασίστε πού αποθηκεύονται οι σημειώσεις πελατών, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτές, πώς καταχωρίζονται ονόματα και διευθύνσεις και πώς επισημαίνονται οι ολοκληρωμένες εργασίες. Τα μικρά πρότυπα εξοικονομούν χρόνο αργότερα και μειώνουν τη σύγχυση στην ομάδα.

Αν έχετε εργαζομένους ή εξωτερικούς συνεργάτες, οι άδειες πρόσβασης έχουν επίσης σημασία. Δεν χρειάζονται όλοι πρόσβαση σε κάθε αρχείο. Περιορίστε την πρόσβαση ανάλογα με τον ρόλο, όπου είναι δυνατό.

Αυτοματοποιήστε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες

Οι καλύτερες mobile ροές εργασίας δεν αποθηκεύουν απλώς πληροφορίες. Αφαιρούν επαναλαμβανόμενη δουλειά.

Ο αυτοματισμός μπορεί να αναλάβει υπενθυμίσεις ραντεβού, μηνύματα ευχαριστίας, ειδοποιήσεις για καθυστερημένες πληρωμές, follow-up υπηρεσιών και προτροπές επαναλαμβανόμενης συντήρησης. Αυτές οι μικρές εργασίες είναι εύκολο να ξεχαστούν, αλλά έχουν μεγάλη επίδραση στα έσοδα και στην ικανοποίηση των πελατών.

Δεν χρειάζεται να αυτοματοποιήσετε τα πάντα. Ξεκινήστε με τις εργασίες που επαναλαμβάνονται συχνά και καταναλώνουν τη μεγαλύτερη προσοχή. Για πολλές επιχειρήσεις υπηρεσιών, αυτό σημαίνει υπενθυμίσεις, παρακολούθηση τιμολογίων και επικοινωνία για προγραμματισμένη συντήρηση.

Ο αυτοματισμός πρέπει να υποστηρίζει την κρίση σας, όχι να την αντικαθιστά. Ο στόχος είναι να ελευθερώσετε χρόνο ώστε να επικεντρωθείτε στα μέρη της επιχείρησης που απαιτούν ανθρώπινη παρέμβαση, όπως η επίλυση προβλημάτων πελατών, η εκπαίδευση τεχνικών και το κλείσιμο νέων εργασιών.

Μια ισχυρή νομική βάση εξακολουθεί να είναι σημαντική

Μια mobile ροή εργασίας μπορεί να κάνει την επιχείρηση αποδοτική, αλλά δεν αντικαθιστά την ανάγκη για τη σωστή εταιρική δομή. Αν ξεκινάτε ή αναπτύσσετε μια επιχείρηση υπηρεσιών στις Ηνωμένες Πολιτείες, είναι έξυπνο να συστήσετε σωστά την επιχείρηση, να κρατάτε οργανωμένα τα αρχεία σας και να παραμένετε συνεπείς με τις υποχρεώσεις σας από την αρχή.

Εδώ ταιριάζει φυσικά το Zenind. Το Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύσουν LLCs και corporations και να παραμένουν συνεπείς με τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στη λειτουργία της επιχείρησης. Μόλις η εταιρεία συσταθεί σωστά, τα συστήματα smartphone σας μπορούν να υποστηρίζουν τις καθημερινές λειτουργίες με πολύ λιγότερες τριβές.

Μια ισχυρή βάση ίδρυσης και συμμόρφωσης δίνει περισσότερη σταθερότητα στην επιχείρησή σας καθώς μεγαλώνει. Επίσης διευκολύνει τον διαχωρισμό προσωπικής και επιχειρηματικής δραστηριότητας, τη διατήρηση πιο καθαρών αρχείων και τη δημιουργία μιας επαγγελματικής λειτουργίας έτοιμης για ανάπτυξη.

Οι πιο έξυπνες mobile επιχειρήσεις κρατούν τη διαδικασία απλή

Οι επιχειρήσεις υπηρεσιών δεν κερδίζουν επειδή χρησιμοποιούν τις περισσότερες εφαρμογές. Κερδίζουν επειδή χρησιμοποιούν τις σωστές, μέσα σε μια συνεπή διαδικασία.

Η πιο αποτελεσματική mobile ρύθμιση συνήθως έχει μερικά κοινά χαρακτηριστικά:

• Κρατά τα στοιχεία πελατών σε ένα σημείο.
• Κάνει τον προγραμματισμό και την κατανομή εργασιών εύκολα ενημερώσιμα.
• Υποστηρίζει γρήγορη τιμολόγηση και είσπραξη πληρωμών.
• Αποθηκεύει μαζί φωτογραφίες, σημειώσεις και ιστορικό εργασιών.
• Σας βοηθά να παρακολουθείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες.
• Μειώνει τη χειροκίνητη δουλειά αντί να την αυξάνει.

Αν το τρέχον σύστημά σας δημιουργεί περισσότερα πατήματα, περισσότερη χειροκίνητη αντιγραφή ή περισσότερες χαμένες λεπτομέρειες, πιθανότατα είναι υπερβολικά περίπλοκο.

Τελικές σκέψεις

Ένα smartphone μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από το να απαντά σε κλήσεις ή να ελέγχει μηνύματα. Για μια καλά οργανωμένη επιχείρηση υπηρεσιών, μπορεί να διαχειρίζεται ραντεβού, να παρακολουθεί πελάτες, να εισπράττει πληρωμές, να τεκμηριώνει εργασίες και να υποστηρίζει επαναλαμβανόμενες συνεργασίες από οπουδήποτε.

Οι επιχειρήσεις που ωφελούνται περισσότερο είναι εκείνες που χτίζουν μια απλή, πειθαρχημένη ροή εργασίας γύρω από το ταξίδι του πελάτη και διατηρούν οργανωμένα τα αρχεία τους από την αρχή. Σε συνδυασμό με μια σωστή βάση ίδρυσης επιχείρησης, αυτή η προσέγγιση δίνει στους παρόχους υπηρεσιών την ταχύτητα και τη σαφήνεια που χρειάζονται για να αναπτυχθούν χωρίς να χάσουν τον έλεγχο.